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内部资料××××××科技发展有限公司管理制度汇编2005年1月前言该制度汇编了××××××科技发展有限公司的各项管理制度，现整理、修订、汇编成册。今后将根据需要进行修订、补充与完善。公司要求全体员工认真学习，贯彻落实公司的各项规章制度，并在实际工作中不断完善和创新，以规范化管理为基础，将公司的各项工作纳入规范管理的轨道，并逐步实现科学化管理。为了提高规章制度的质量，请各部门在执行过程中，注意积累，总结经验，随时将有关意见和建议反馈给办公室，以供今后修订时参考。二○○五年一月第一篇行政管理制度公文处理办法第一章总则第一条根据××××××科技发展有限责任公司《公文处理办法》的有关规定，为使××××××科技发展有限公司（以下简称“公司”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。第二条公文是传达、贯彻上级部门有关精神，请示、报告、指导、答复和商洽工作，加强各方面联系，以及处理日常业务的重要工具，是具有法定效力和规范体式的文书。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全，必须严格执行有关保密规定，严守公司秘密。第五条公司各部门经理必须高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对公文处理工作的监督和检查。第六条办公室是公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。各部门应当配备兼职文书人员负责公文处理工作。第七条应充分利用办公自动化软件及电子公文网络等高效、安全的现代技术处理公文。第二章发文办理第八条发文办理指以本单位或本部门名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审核、会签、编号、复核、签发、文印、校对、用印、登记、分发等程序。第九条发文分为公司发文和部室发文（一）公司发文：一般适用于公司向上级单位和政府主管部门请示、报告工作，涉及全公司的工作以及需要以公司名义与其他单位进行公文往来等情况。（二）部室发文：一般适用于部门专业性工作、会议文件以及以部门名义与其他单位进行公文往来等情况。（三）办理流程公司发文：拟稿－审核－签发－制作（详见附件1）部室发文：拟稿－签发－制作（详见附件2）第十条拟稿（一）符合国家的法律、法规及其公司的有关规定。（二）情况属实、观点明确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。（三）拟发文稿一律采用专用“发文纸”。拟稿人应按发文纸上各栏目要求填写清楚，要有部门经理签批，并签署日期。要用钢笔或签字笔书写。（四）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。第十一条审核部门经理或授权委托人负责审核，审核的重点是：（一）是否确需行文。（二）行文方式是否妥当。（三）是否需要协商、会签其他部门。（四）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合《公司公文写作规范》的规定。第十二条会签发文涉及到其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门经理应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司主管领导协调或裁定。第十三条编号、复核及核签办公室对主办部门提交的发文进行编号、复核以及办公室经理核签后，呈送公司领导签发。第十四条签发（一）公司发文应根据分工和授权由总经理或副总经理签发。事关重大的文件应先经副总经理核签后，由总经理签发。（二）部室发文由部门经理签发。（三）已经签发的文稿，如需对文稿进行实质性修改时，须重新请原签发人审定。（四）各级领导签发公文，必须签名，不得划圈。第十五条纸质公文的制发（一）文印、校对1、公司发文由办公室负责文印，由主办部门负责校对。部门发文由主办部门负责文印和校对。2、印制文件要整洁、清晰、符合公文格式要求。3、严格控制文印份数，不得随意增加。4、校对工作是对公文做最后的把关，应确保公文准确无误。（二）用印1、以纸质形式发送的公文，应加盖印章。2、按照《用印管理办法》在文件的成文日期上加盖公章和部门章。3、公司发文应加盖公司章，部室发文应加盖部门章。4、用印数与文件份数应相符。（三）分发根据文件份数和主送单位、抄送单位等标识进行分发。第十六条电子公文的制发（一）电子公文的办理流程同纸质公文。（二）公司内部发文要求使用电子公文格式，在指定的公文网上发送。（三）出于安全考虑，电子公文上不加放电子图章；如需电子公文上加放电子公章时，要确保电子公章的安全性。第三章收文办理第十七条收文办理指对收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、归档、销毁等程序。第十八条办理流程（详见附件3）签收－登记－拟办－批办－承办－归档。第十九条签收、登记（一）署名公司和办公室的信件及公文由办公室文书拆封、登记、分发。（二）各部门或个人收到的主送公司的正式公文及上级单位或领导的批示，应及时送办公室。（三）凡参加会议带回的公文，应及时送办公室。第二十条拟办、批办、承办（一）公司收文由办公室经理根据文件内容提出拟办意见，送公司领导批示。（二）各部门收到公司领导批示后的公文，先经部门经理阅批，再交承办人办理。公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门经理要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司主管领导协调。（三）要求各部门承办的公文应及时办理，不得延误、推诿，部门经理及兼职文书应经常检查本部门公文承办情况，做到件件有结果。一般公文处理时间不超过7天；重要公文不超过14天；紧急公文要按时限要求急速处理。（四）审批公文时，对有具体请示事项的，应当明确签署意见、姓名和审批日期。（五）重要公文和有一定时限的公文，办公室要催办，主办部门经理也要及时催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。（六）领导批示有关部门、人员传阅的公文，由办公室组织传阅，应杜绝文件积压和横传的现象。第四章公文归档第二十一条公文办理完毕后，各部门应当根据公司档案管理有关规定，及时进行整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。第二十二条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值进行归档，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第二十三条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合归档要求。第二十四条公司发文由办公室负责，部室发文由部门兼职文书负责，并按规定向办公室移交。第二十五条电子公文归档（一）具有保存价值的电子公文，必须制成纸质文件与原电子文件一同归档。（二）归档电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。（三）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室经理批准，可以销毁。销毁保密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。第五章附则第二十六条本办法解释权属公司办公室。第二十七条本办法自发布之日起实行。附件1：公司发文程序拟稿主办部门审核主办部门经理签发主管领导中转办公室会签会签部门可选环节编号、文印办公室（文书）用印、登记、分发办公室复核办公室（秘书）存档核签办公室（经理）附件2：部室发文程序拟稿主办部门审核、签发主办部门经理制发、存档部门文书会签会签部门可选环节审核、签发部门主管领导附件3：公司收文程序中转办公室拟办办公室经理批示有关领导收文登记办公室（文书）办理主办部门公文写作规范第一章总则第一条为提高××××××科技发展有限公司(以下简称“本公司”)公文写作水平，规范公文格式，结合公司实际情况，特制定本规范。第二章公文种类第二条本公司适用的公文种类有以下几种：（一）请示向上级（指公司领导）请求指示、批准，用“请示”。（二）报告向上级汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问，用“报告”。（三）决定对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位或个人，变更或撤销下级单位不适当的决定事项，用“决定”。（四）批复答复下级单位请示事项，用“批复”。（五）通报传达重要精神或情况，表彰先进，批评错误，用“通报”。（六）通知传达公司领导会议决定，要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，发布规章制度、布置工作，干部任免和机构设置调整，用“通知”。（七）工作联系单平行单位或不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用“工作联系单”。（八）会议纪要记载、传达会议情况和议定事项，要求与会或有关单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。一般有两种方式：①以会议纪要名称为文头的可不盖章印发；②会议纪要为附件的以通知印发。（九）意见对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。第三章公文语言第三条公文语言要严谨周密、简明精练、庄重得体。办理公文要严格使用规范性用语，避免出现歧义，影响工作的开展。第四条公文写作常用规范性用语（一）称谓用语即指代发文者和受文者名称的用语。一般使用“本（公司）”、“我（公司）”、“你（单位）”、“贵（单位）”、“该（单位）”等。（二）经办用语即说明工作处理过程的已然时态，表明处理时间及经过情况的用语。一般使用“经（公司领导办公会研究决定）”、“已经公司领导办公会批准”、“兹经（调查）”等。（三）引叙用语即引叙来文时的用语。一般使用“前接（你部门来文）”、“近接（该部门《××报告》）”。（四）期请用语即表示发文者的某种期望和要求的用语。一般使用“希望遵照”、“请”、“拟请”、“希”等。（五）表态用语即表明发文者态度的用语。一般使用“照办”、“可行”、“不可行”、“同意”、“不同意”等。（六）征询用语即表示征求、询问受文者对有关事项的意见和态度的用语。一般使用“妥否，请批示。”等。（七）期复用语即表示发文者的某种期望和要求的用语。一般使用“恳请”、“切盼”、“请批示”、“请回复”等。期复用语也可以同征询用语一起使用，如“妥否，请批示”。（八）结尾用语大体分为两种情况：一是一般性结尾用语，如“为要”、“为盼”、“为荷”等；二是为某种公文文种所特有，如“特此通知”、“现予以公布”等。此外，在公文写作用语中，大量使用介词结构，如“为了”、“为”、“按照”、“对”、“对于”、“关于”、“在”、“根据”、“遵照”、“随着”等。第五条公文处理常用规范性用语（一）下级对上级：1、“请××阅示”：即对提交的材料表示意见，多用于处理外来工作联系单；2、“请××批示”：即对下级提出的意见、建议和请求表示意见；3、“请××审核”：即审查核定；4、“请××审批”：即审核并批示；5、“请××核签”：即表示在总经理签发之前，先由主管领导批准；6、“请××签发”：即表示在审核同意或核签后，签名正式发出。（二）上级对下级：1、“请××阅处”：即表示阅后进行处理；2、“请××研定”：即表示研究后做出决定；3、“请××阅研”：即表示了解并研究；4、“请××转发”：即表示按领导要求向下级转发文件；5、“请××阅转××办”：即表示××阅后，由另外的××办理；6、“请××阅转××阅”：即表示先由××阅，再由××阅；7、“请××商××阅处”：即表示主办部门在协商有关部门后进行处理。(三)平级之间：1、“请××会签”：即对公文主办部门提出的协商事件发表意见；2、“请××阅提意见”：即对公文提出事件发表意见。（四）通用用语：“请××阅”：即表示了解、知道。第四章公文格式第三条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、主题词、抄送单位、校对、打印份数、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及单位秘密的公文应当标明密级（分绝密、机密和秘密）和保密期限。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★隔开。（二）紧急公文应当根据紧急程度标识“特急”、“急件”。由办公室加盖“急件”印章。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号，一般包括：单位代字、年份、序号。序号不编虚