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公文写作实务2010.11.22烟草行业的公文作为行业各单位施行专卖管理、组织生产经营活动的工具，在传达贯彻党和国家的路线方针政策，发布行政规章，交流工作情况等方面发挥了重要作用。近几年，潍坊市局（公司）系统的公文工作能够认真落实上级的有关规定要求，在行文规则、体例格式等方面日渐规范，公文质量有了较大提高。同时，在日常公文处理工作中，仍存在一些问题，仍有不合规定、不规范的地方，不仅影响到公文传递信息的效力，在某种程度上，还损害了公文的权威性及法定性。下面，主要就什么是公文、如何撰写公文等内容，与大家作一个交流。一、什么是公文（一）公文的概念。所谓的公文，就是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文是传达贯彻党和国家的路线方针政策，发布部门规章和行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，提出意见和建议，报告情况，交流经验的重要工具。（二）公文的种类及分类1.公文的种类。国家行政机关公文的种类主要有13种：（1）命令（令）（2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）议案（8）报告（9）请示（10）批复（11）意见（12）函（13）会议纪要。对于市局（公司）系统经常用到的有：通知、通报、请示、报告、批复、函和会议纪要等7类公文。2.公文的分类公文从不同角度可进行不同的划分。按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文3大类。一是上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。二是下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如命令（令）、决定、通知、通报、批复等。三是平行文指同级机关或不相隶属机关之间的行文，如函。二、怎样写好公文在现代社会和国家管理过程中，公文具有重要作用。就烟草行业而言，公文是保证全系统高效有序运转的重要工具。作为每一位员工，写好公文、用好公文是一项基本功，也是必备的素质。公文写作是一种综合能力的反映，既要观点正确，又要选材得当；既要具有一定的政治理论水平与专业知识，还要掌握一定的写作能力。因此，要提高公文写作的能力，就必须从多方面去充实自己，需要坚持不懈的努力。具体的途径：一、多学习二、多积累三、勤动笔公文写作的基本要求：一是要保证公文内容在政治上的正确性。二是要实事求是。三是要在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。四是公文起草要符合统一规定的体例格式与程序。三、几种常用公文的写作方法通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。1、按通知的性质分为以下5种（1）印发、批转、转发性通知。（2）指示性通知。（3）知照性通知。（4）事务性通知。（5）任免、聘用通知。2、常用通知的写法（1）印发、批转、转发性通知的写法。正文须把握三点：一是对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度；二是写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；三是提出希望和要求。我们在日常发文时，需要特别注意的是，被印发、批转、转发的内容，属于正文的一部分，不可作为正文的附件。（2）事务性通知的写法。事务性通知通常由3部分组成：①发文缘由。②具体事项。③执行要求。这里要特别讲一下会议通知。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、会议内容，参会人员、时间、地点，需准备的材料，会议联系人等。通报适用于传达重要情况、重要事项，表彰先进、批评错误。1、分类（1）表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。（2）批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。（3）工作情况通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。2、写法通报的内容和形式都比较单一，通报一般不提出工作上的具体要求及需要组织实施的事项，文字表达简洁明快，观点鲜明，事实清楚，切忌夸张渲染。下面主要讲一下表彰性、批评性通报和工作情况通报的写法。（1）表彰、批评性通报①陈列明白主要事实。②分析指出事例的教育意义。③决定要求。（2）工作情况通报三个步骤必须充分介绍情况针对上述情况分析原因最后提出要求请示适用于向上级机关请求指示、批准。1.请示通常可分为事项性请示和政策性请示两种（1）事项性请示。这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。（2）政策性请示。下级机关往往会在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。2.写法请示的正文包括事由、事项和结语3部分。结合这个例文，我们讲一下请示的写法。（1）事由。请示的事由是请示事项和要求的理由及依据。要先把事由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这才能顺理成章。事由很重要，关系到事项是否成立，是否可行，当然关系到上级机关审批请示的态度。因此，事由常常十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写上。（2）事项。包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，一条一条地写出来，条理要清楚，重点要突出。（3）结语。请示的结语有“以上请示，请批复”、“当否，请批示”等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。（4）附注。在日期下，打上联系人、联系电话，用圆括号括起来。3、注意事项（1）不应越级请示，不横向请示。请示的主送单位必须是发文主体有隶属关系的直接上级机关。虽是上级机关，但不是直接隶属关系，不应直接请示。如济南市局不应绕过省局直接向国家局请示，否则就是越级请示。县级局不经直接上级机关的市局，向省局请示，也是越级请示。上级机关对越级行文原则上不予受理。请求平行职能部门审批其范围内的事项，也不应使用请示，正确的方法是使用“函”（2）请示不应多头主送。请示的主送机关只有一个，即与发文机关有隶属关系的直接上级机关。如果请示的内容也涉及其它单位，通常采用抄报的形式。且请示不应直接主送领导者个人。（3）请示应一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，由于职责交叉，部门之间相互推诿、扯皮，以致延误工作，影响效率。如果一项工作涉及若干方面的问题需要上级批准解决，可进行专题分解，分别行文请示。（4）请示件不下发。请示的事项是未解决的事项，在上级机关还没批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。1、种类（1）综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。（2）专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。（3）回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。2.专题性报告的写法专题报告正文可采用“三段式”结构法。（1）以反映情况为主的专题工作报告主要写当前的情况、存在的问题、今后的打算和意见这三个部分；（2）以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验、下一步工作措施这三个部分；（3）因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施这三个部分。结尾通常用“特此报告”、“此报告”、“请审核”等结束语。请示与报告的区别它们的区别：一是陈请性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或者要求的公文，具有陈述性。二是求复性。请示的行文目的是请求上级批准，解决某个具体问题，请求作出明确答复。而报告的目的则在于使上级掌握某方面或阶段的情况，不要求批复。三是超前性。请示的行文时机具有超前性，必须在事前行文，等上级机关作出答复之后才能付诸实施。而报告则可在事后行文，也可在工作进行过程中行文，一般不在事前行文。四是单一性。请示事项具有单一性，要求一文一事。而报告可以一文一事，也可以一文数事。一、报告与请示不可混用，如“关于××××问题的请示报告”，是报告呢？还是请示呢？二、报告中不可以夹带请示事项。否则很容易误事。如果既想汇报工作，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。批复适用于上级机关在答复下级机关的请示事项同意或不同意。1、特点（1）被动性。批复是专门对应请示来答复的。没有请示，就无所谓批复。（2）针对性。针对请示内容进行批复，必须紧扣请示的内容行文。（3）指示性：批复的内容带有明确的指示性，是下级开展工作的依据。2、写法批复的主送机关一般只有一个，但如果几个单位就同一类事情进行请示，也可一并列入批复正文一般由缘由、批复事项、结语三部分组成。批复缘由：即批复根据，写在开头第一句，使下级机关明确这份批复是针对哪篇请示所发。写作时引述请示的标题、发文字号，或概括来文的内容。批复事项：表明态度、意见和要求。对比较简单的问题，直接表态。如果涉及的问题较多，除表态外，还可提出一些具体的意见或要求，以便下级单位理解、掌握。如果对请示的内容持否定意见的批复，不能只简单的否定，要同时说明理由及依据。结语：“此复”或“特此批复”。函适于用平行机关、不相隶属机关之间相互商洽工作，通报情况，询问和答复问题，征询意见，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种。在党政公文重要文种中，“函”是唯一的一个平行文。需要注意的是，这里的函指的是正式公函，是采用正式文件的标印格式。“函”不是便函，便函属于不规范性公文。1、种类申请函、答复函、商洽涵、咨询函、告知函、催办函等。2、函的用法函应当是机关、单位公务往来中比较简便灵活、使用范围广、使用频率高的公文文种。但在具体工作中，由于一些同志对这种文种认识不够，使用不多，把本来应以函的形式制发的公文，误变成“通知”、“请示”、“报告”等，影响公文的规范化。函是平行公文，制发主体与受文单位为平行机关或不相隶属单位。申请函与请示有时在效力上是一样的，区别仅在于受文机关与制发机关是否有隶属关系。受文单位对于用函请求批准的事项，要用复函的文件答复，不能用批复的形式。从行文关系上看：复函是平行文，批复是下行文。3、写法函的写作，内容上要简洁明确，开门见山，直接表明态度。用语上要把握分寸，语气平和有礼，不卑不亢。既不能倚势压人、强人所难，也不必曲意逢迎、恭维客套。（1）开头。简要介绍背景情况，说明发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。（2）主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项，即商洽、询问、答复的事项和问题。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。（3）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要实质上就是会议纪录的整理。1、分类省局（公司）机关主要有办公会议纪要、专题会议纪要，党组会议（或扩大）纪要。（1）办公会议纪要是记述行政机关