公文格式培训

1天艺酒店管理集团公文格式2总则•为了进一步规范天艺酒店管理集团各单位公文格式，特制订本格式培训大纲。•本大纲以“文件式”公文为例，穿插讲解非“文件式”公文。•本大纲适用于天艺酒店管理集团与各成员企业。•标准参见：港天艺酒管办〔2014〕1号文件。132公文种类“文件式”公文“文件式”公文是指公文文头中发文单位名称后加“文件”两字的公文。主要包括：通知、通报、批复、决定、决议、请示、报告。公文非“文件式”公文非“文件式”公文是指公文文头中不加有“文件”两字的公文。主要包括：函、命令（令）、会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究。43公文组成眉首眉首又称文头或版头，由份数序号、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人等组成。主体公文主体又称行文部分，主要包括标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期和附注。版记版记又称文尾，主要包括抄送单位、印发单位、印发日期和印发份数。5眉首份数序号秘密等级紧急程度发文单位发文字号签发人主体标题主送单位正文附件印章成文日期附注版记抄送单位印发单位印发日期印发份数拟核稿人认识一个公文64要素详解眉首主体版记7001机密特急此页全部称为文头或眉首81.份数序号如需标识公文份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在首页左上角第一行，如“NO.01”、“01”、“001”等。2.秘密等级和保密期限2.1秘密公文分为：绝密、机密和秘密。2.2公文的密级顶格标识在首页右上角，函的密级在眉首横隔线左下方顶格标识，两字之间空1个字。2.3如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级两字之间不空1个字，如“绝密★3个月”。9001机密★一年特急6.2厘米下行文或平行文使用此文头文号与横隔线之间4毫米[]()【】第001××1011.7厘米天艺酒店管理集团文件□天艺酒×〔2014〕×号签发人：×××□左空1个字三号仿宋体不加0或00三号仿宋体三号楷体右空1个字上行文使用此文头11香港天艺酒店管理集团有限公司秘密港天艺酒管函〔200×〕×号特急香港天艺酒店管理集团有限公司关于×××××××××的函××××××××：×××××××××××××××××××××××××××××××1.7厘米12眉首主体版记13关于×××××××的通知各单位：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、××××××㈠××××××1．××××××××××(1)×××××××××××××(2)×××××××××××2．××××××××××××××××××此页全部称为行文或主体二号华文中宋体空一行正文三号仿宋一级标题三号黑体二级标题三号仿宋加粗三、四级标题仿宋14×××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××（结束语）附件：1.××××××××××××××××××××××2.××××××××201×年×月×日□□□□(×××××××××××)（附注）不加书名号此页接上页全部称为行文或主体空4个字以上均为三号仿宋体151.标题1.1标题应当准确简要地概括公文的主要内容，标明方法一般由发文单位+事由+文种。对内行文，发文单位可以省略。有些公文内容单一、正文部分文字较少时也可省略事由。1.2标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。1.3标题应在文头横隔线下空二行的地方居中标识，分一行或多行排列，分行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。发文单位一般单列一行，第二行开始标明公文事由和文种。1.4除函外，工作简报、情况通报、学习与研究等非“文件式”公文标题则不需标识文种，而此类公文还常常带有副标题，如有副标题，应在正标题之下居中标识，副标题之前加上破折号。16公文标题一般占正文宽度的3/5为宜。如字数过多，超过正文宽度4/5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。设计公文标题通常有以下9种方法：（1）直尺式XXXXXXXXXXXXXXXXX（2）短长式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（3）长短式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（4）宝塔式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（5）倒宝塔式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（6）梭子式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（7）等距式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（8）腰鼓式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（9）正副标题式XXXXXXXXXXXXXXXXXX——XXXXXXXXXXXXX172.主送单位（即抬头）2.1是指主要受理公文的单位，应当使用全称或规范化简称，多个主送单位可统称。2.2上行文主送单位一般只写一个，如需同时送其他单位的，应当用抄送的形式。主送单位一般不标识个人。2.3主送单位列在正文之前，与标题之间空一行，顶格标识。2.4非“文件式”公文，如会议纪要、工作简报、情况通报等等，主送单位不标识在行文部分内，而标识在文尾的抄送单位前面。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，也应将主送单位名称移至文尾的抄送单位前面。183.正文3.1正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。一般每自然段左空2个字，回行顶格，而全部用阿拉伯数字和小圆点表示结构层次的规章制度类公文，则采用悬挂缩进方式排版，即每自然段序号一行顶格，其它各行右缩进。正文中的数字、年份不能回行。3.2正文结束语通常根据文种的类型确定。结束语中带有“特此××”和“此×”等的结束语，均不加句号，如“特此通知”、“特此致函”、“此令”、“此复”等。3.3一般说，在主送单位之下、落款之前的部分都是正文，但如果是转发、下发或印发公文，被转发、下发或印发的公文同转发性公文一样仍属正文，而不能看成是附件。上行文中请示的结束语一般用“以上意见当否，请批示。”、“妥(当)否，请批示(复)。”，报告的结束语一般用“以上报告，请审阅。”或“特此报告”；平行文的结束语一般用“妥(当)否，请复。”、“敬希函复”、“特此致函”、“特此函告”、“专此函达”等；下行文的结束语一般为“特此通知”、“此令”、“此复”等。194.附件4.1是指对公文具有补充、说明性的附加文字材料。4.2应当在正文之后空一行左空2个字、成文日期之前标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。4.3公文如有多个附件时，使用阿拉伯数字标识序号，每个附件标识1行，序号对齐。如“附件：1．×××××”。4.4附件内容要另起一页标识，主件和附件要装订在一起，并在附件内容左上角顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件和正文不能装订在一起的，应在附件首页的左上角标识正文的发文字号。附件1天艺酒店管理集团公文格式细则205.成文日期5.1成文日期是公文生效的时间，一般用领导最后的批准日期。联合行文，以最后签发单位领导人签发的日期为准。5.2成文日期中年月日要写齐全，不得有任何省略，一般使用小写汉字，不使用阿拉伯数字，以示正式、庄重。“零”要写成“○”。5.3除函外，会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究等非“文件式”公文正文后不署成文日期。与工作简报、情况通报、学习与研究文头类似的公文，成文日期标识在文头中发文单位名称的右侧、横隔线之上，发文单位左空1个字，成文日期右空1个字，两者并列一行。201×年×月×日□□□□216.公文生效标识6.1公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文单位印章或签署人姓名。加盖印章要清楚、端正。6.2单一发文印章(1)单一单位发文，在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期。(2)成文日期右空4个字。加盖印章后应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。(3)当印章下弧无文字时，采用下套方式，仅以下弧压在成文日期上，即骑年盖月；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。2014年5月1日226.公文生效标识6.3联合行文印章(1)当联合行文只盖两个印章时，在落款处也不署发文单位名称，而应将成文日期拉开，左右各空7个字，主办单位印章在前，两个印章均压在成文日期上，两印章互不相交或相切，相距不超过3毫米。2014年5月1日236.公文生效标识(2)当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章居中加盖或套印在其上。主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切，每排印章中心线对齐。在最后一排印章之下右空2个字标识成文日期。(3)在加盖两个或两个以上印章时，只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，只能统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××2014年5月1日246.公文生效标识6.4当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。6.5除会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究等非“文件式”公文外，其它“文件”式公文、函和命令（令）都应加盖印章，否则应视为无效。公文盖章应用红色印油。7.附注7.1附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，应居左空2个字加圆括号标识在成文日期下一行。如“（此件发至副部门级以上干部）”等。7.2上行文和函应当在附注处注明联系人的姓名和电话。如“（联系人：×××，联系电话：×××）”。25眉首主体版记26□抄送：×××××、××××××、××××××、□×××××××。□天艺酒店管理集团××部200×年×月×日印发□□拟稿：×××核稿：×××（共印×份）□左上角不标注（此页无正文）此部分称为版记三号黑体三号华文中宋三号仿宋体左右各空1个字271.抄送单位1.1是指除主送单位以外，与该公文有密切关系的单位，即协助承办或者需要知照公文内容但并不需要办理、答复或执行的单位，用全称或者规范化简称、统称标识。1.2公文如有抄送单位，在主题词下1行标识“抄送”，后标全角冒号，左右各空1个字。各单位间用逗号或顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号。1.3主送单位移至主题词之下时，标识在抄送单位前一行，标识方法同抄送单位，主送单位和抄送单位两者之间不加横隔线。282.公文印发单位和印发日期2.1公文印发单位名称和印发日期并排标识于抄送单位和横隔线之下，印发单位左空1个字，印发日期右空1个字。印发单位名称用全称或规范化简称。2.2印发日期以公文发文日期或制作正式文件日期中最早形成的日期为准，用阿拉伯数字标识，不编虚位。3.拟稿人、核稿人和印刷份数3.1拟稿人、核稿人和印刷份数并排标识于印发单位名称和印发日期及横隔线之下，拟稿人和核稿人左空1个字，印刷份数右空1个字。拟稿人、核稿人和印刷份数下边缘不加横隔线。3.2拟稿人和核稿人标识方法为“拟稿：×××核稿：×××”，印刷份数标识方法为“(共印×份)”。294.文尾的位置5.1文尾应置于公文最后一页的偶数页，文尾的最后一个要素置于公文最后一行。5.2文尾在实际操作中会遇到以下情况：公文主体之后（公文如有附件，文尾则在附件之后）的空白容不下文尾的位置时，需另起一页标识文尾，此时文尾应单独置于公文最后的偶数空白页，或加宽行距，使公文主体或附件和文尾同处一页。30格式要求5字体公文标题用小标宋体字或华文中宋体字，密级、紧急程度、正文中的小标题、“主题词”三个字、“【按语】”两个字用黑体字，签发人姓名、按语内容、图片文字说明用楷体字，副标题用楷体字加粗，主题词中的词目用小标宋体字或华文中宋体字，正文及其它部分