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1深圳市深国际物流发展有限公司公文管理规定及写作规范2016年1月制定本制度的目的（第一条）规范公文拟写与处理行为提高公文处理的效率和质量统一本部及项目公司公文模式物流发展公司公文管理规定国家《党政机关公文处理工作条例》(中办发﹝2012﹞14号)《党政机关公文格式》（国标GB/T9704-2012）深圳市党政机关公文处理规定》(深办发﹝2012﹞18号)等定义公司公文指公司在日常经营活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的文字材料适用范围物流发展本部及各项目公司定义与范围（第二条）行政部负责公文处理过程的管理，负责文档的收领、流转、督办、审核、发文、归档等工作。各业务部门负责本部门公文的起草与审核；负责涉及本部门业务公文的签批。各部分职责（第三条）公文种类介绍了11种文体及适用场合构成要素介绍了14种发文的要素、对应的格式及公司具体的要求，可根据实际需要省略部分要素。正文拟写结构：一般由简要概述（原由、根据、背景、事项等）+主体（问题分析、观点提炼、措施、主张等）+结束语构成。要求：直述不曲，清晰（观点明确、表述准确、条理清楚），规范（字词规范，标点正确，结构严谨），篇幅力求简短，同时注意结束语。行文规则行文应当确有必要，注重效用，注重针对性和可操作性，行文关系根据隶属关系和职权范围确定，上行文和下行为的规则公文拟写与格式（第四条）收文环节公文收文（第五条）介绍了收文工作程序及各步骤要求。行政部履行签收，业务部门的专项文件也需向行政部备案登记公文流转（第六条）介绍了收文的审批程序及各环节相应部门的职责（审批环节）公文督办（第七条）介绍了公文督办的责任部门，督办事项登记及时限性要求发文环节发文审核（第八条）明确了行政部文稿的审核要求退文处理（第九条）介绍了退文处理得情形（2）不符合本办法或国家标准关于公文格式与行文要求的；（3）回复意见未附对方来文或未将对方来文设置为关联文档；（5）涉及其他部门职权范围，未与有关部门协商或征求有关部门意见；公文签发（第十条）介绍了公文审批、签发的程序逐级审批通过后，由总经理或董事长签发（已体现在审批流程）公文发文（第十一条）行政部核准后排版制作并发出公文归档（十二条）由公司《档案管理办法》约定特殊处理（十三条）OA异常时纸质办理物流发展公司公文管理现状公文处理的主要类别目前物流发展本部公文处理主要以OA处理为主，纸质文件处理为辅，主要分三大类：发文、收文（含项目公司上报文）、签报（内部流转）。10发文注意事项发文凡是以公司名义印发的、向外部发出的文件均属于此范围，在具体发文操作，注意以下事项：11需要发文的主要事项本部部门因工作开展需要，对上级单位的事务请示、工作汇报；对下级单位的工作布置，请示批复、事务告知。项目公司根据公司对项目公司的管控要求，需向公司上报审批和备案的事项。12正式发文（红头文件，编深国际物流文号）需报上级单位请示的文件项目公司重要批复、通知及其他重要文件编深国际物流字号，如“深国际物流〔2016〕1号”以“深圳市深国际物流发展有限公司”红头文件印发公司发文管理-正式发文13发文基础模板14附件要求1、上行文投资类•报集团审议项目可行性——附可行性研究报告、可研报告专家评审意见、公司董事会决议、财务总监独立审核意见、法律意见书、项目投资协议；•请示集团授权以“深国际中国物流发展有限公司”名义签署项目投资协议——附项目分析报告、董事会决议、总经办会议纪要（同意立项及签署协议）、财务总监独立审核意见、项目法律意见书、投资协议、集团授权执行董事审批页；•签署战略合作协议——附战略合作协议。资金类•拨付项目公司注册资金——附投资协议（首次拨付）、项目公司请示件；•公司资金需求请示——按需补充附件。一般事务类：根据公文内容需求补充附件。2、下行文一般事务类：根据公文内容需求补充附件。上传OA时，附件的名称必须与公文中附件名称一致15公司发文管理-普通事务性函件普通事务性函件（公司信签纸印发）除上述形式发文外的其他外发文件主要是向项目公司发送的普通事务性的通知等一般以“签报”形式完成审批流程以“深国际”信签纸为基础模板16信签纸基础模板17发文管理工作流程指引18程序详细步骤备注步骤2文件起草：公文文体、格式、内容要求参照公文管理规定；部分附件材料清单（见附件2）。起草部门步骤3发文审批：（见附件3）①非急件，上OA审批，要求文档内容粘贴至OA发文流程WORD编辑框，同时将原文档及其他附件上传至OA附件。起草部门、行政部、相关领导②如为急件，按上述方法处理，起草部门负责追踪审批进度，OA流程催办。③如为紧急件，持纸质审批单（见附件4）及公文，报行政部、有权审批人审批，后补OA审批流程。步骤6文件发出：原件扫描为电子版先行发出并抄送告知起草部门经办人、负责人及分管领导。①上行文：将纸质公文原件交至前台并提供收件人信息，由司机或专人签名认领带至集团（登记表见附件5）。行政部、相关部门②下行文及其他：将纸质公文原件交至前台并提供收件人信息，由前台邮寄。步骤7文件跟踪反馈：①上行文：行政部按起草部门需求协助反馈文件审批进度，由起草部门沟通、协调具体审批部门及人员推进公文审批。行政部、起草部门②下行文及其他：具体事务事项督办默认为起草部门负责，公文有具体指定联系人时以指定为准。19收文管理现状目前公司收文工作都由行政部负责，包括集团文件、政企沟通文件，项目公司上报文。20收文管理工作流程指引21收文处理办件需要落实到具体经办部门办理的文件文件所签转的部门即为来文的主办部门主办部门应对来文进行审核、处理包括向协办部门或来文单位资料的收集汇总、批复22阅件收到的政策性、指导性的规章制度、公开信息、简讯等阅知性质的文件行政部根据文件要求，事项性质或者领导指示传阅至指定部门或人员23项目公司上报文件行政文秘填写拟办意见主办部门意见行政部审核主办分管领导行政文秘呈送财务总监联审联签总经理文秘归档主办部门助理呈送董事长是否财务总监联审联签NY项目公司董事行政部负责人审核行政文秘收文并提出拟办意见行政部分管领导行政文秘呈送相关人员阅或审批行政文秘监控流程（超时督办）结束流程收文审批流程24公文管理—签报签报（内部流转）各部门向公司管理层呈报的工作汇报、请示、建议等，以签报形式进行审批部分外发文件（主要是向项目公司发送的事务性的通知、函等文件），以签报形式审批在OA签报起草节点需合理选取走向，后面即进入审批程序25签报审批流程经办人发起经办部门负责人（可会签其他部门）经办部门分管领导行政文秘呈送总经理或董事长审批或阅文秘归档行政文秘呈送需联审联签财务总监是否总经理董事长26公文管理—收文的办文时限公文办理的时限要求公文的承办部门应严格按要求办理并积极反馈办文进展有明确的办文时限时按指示办理27公文管理—办文时限无具体时限要求的事项，按以下要求办理：项目公司上报事项，一般在5个工作日内给予批复，紧急事项3个工作日内给予批复。会议议定事项一般按会议要求及时办结，无具体要求时，一般在会议召开后一个月内办结，长期工作除外。领导直接交办或批示要求落实的事项，一般应在两周内向领导报告办理情况。年度重点工作按年初确定的工作进度安排分阶段反馈进展情况。28公文管理—公文印发公文印发为避免文件遗失，原则上正式公文由行政部统一登记、分发和递送。紧急情况下，可由主办业务部门负责递送（必须签收登记）。各部门日常对外业务的一般性文函递送由该业务部门自行负责29公文管理—补充说明公文处理应当坚持实事求是、高效、保密的原则，做到及时、准确、安全。公文处理的工作人员应当具有较高素质，严格遵守本办法的相关规定，忠于职守，认真负责。30统一称谓对各项目公司的发文，公司将列明企业的全称。对项目公司发文，公司统一为“各项目公司”各项目公司对公司的来文，抬头请统一为“深圳市深国际物流发展有限公司”发文文体参考公文管理制度并结合日常办公及业务往来，公司主要使用以下六类文体：通知、报告、请示、批复、文函、会议纪要31日常办公及业务行文分类表序号文种适用范围1请示向上级请求指示、批准。（例：资金需求、签署合同）2报告向上级汇报工作、反映情况、提出建议。（例：合同、制度备案、重大工作进展汇报、业务整改或总结类报告）3通知发布规章制度、转发上级的公文、批转下级的公文，要求下级办理和需要周知或共同执行的事项。（例：会议通知，具体工作安排、制度发布）4批复答复请示事项。（与请示对应）5函相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准。（适用于不相隶属机关之间）6会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。32公文管理规定—发文规范发文规范公司发文在公文格式、行文名义、用纸、编号、标题等均有规范要求。33深圳总部文档管理办法—发文规范项目要求经办人一般文稿由经办人拟稿，涉及两个以上部门的事项，应以一个部门为主，相关部门会签。公文格式草拟公文应严格按公文格式进行，并在oa发起发文流程，填写发文审批单。行文名义各类公文应根据业务事项内容，以公司或公司直接运作的全资公司的名义对外行文，不得以部门名义对外行文（临时事务性通知除外）。未经领导签发的文件一律不予外发。用纸1.凡以公司名义外发的请示、报告、通知等重要文件，均统一使用规范的“深圳市深国际物流发展有限公司文件”纸。2.会议纪要按会议类别使用专用的会议纪要文件纸。3.对于涉及范围较小、一般性业务往来的函，可使用公司信纸。编号1.一般请示、通知、报告等的文号为“深国际物流〔2016〕××号”；干部任免用“深国际物流任〔2016〕××号”；函件用“深国际物流函〔2016〕××号”。2.一般收文和项目公司来文的文号为“2016-××”；党务收文文号为“党2016-××”；业务签报类文号为“签报2016×××”；会议纪要文号为“纪（2016）×××”。标题公文标题应简明扼要，准确反映公文的主要内容，含有文体。主送及抄送范围1.向上级单位请示的公文，只写一个主送单位，不得一文多送。如需同时告知其他单位的，需用抄送形式。公文抄送应以主要有关单位为限，严格控制抄送范围。请示公文一般不应同时抄送投资企业。主送某一单位的公文，一般不抄送其内部隶属部门。请示问题应一文一事，不得一文多事。附件1.公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前，注明附件顺序和名称。2.拟搞人应随正文提供所有附件。署款日期公文的署款日期，为领导审批通过日期。34（空一行）发文机关标志1.字体，小标宋体或华文中宋；红色。2.字号，大小美观为宜；3.必须在同一行。发文字号1.字体，仿宋；2.字号，三号；3.六角括号；4.序号不编虚位（即1不编为01）。公文标题1.字体，小标宋体或华文中宋；2.字号，二号；3.结构：发文机关+关于+文件涉及问题+文种。正文、落款及版记1.字体，仿宋；2.字号，三号；3.文中如有小标题可用三号小标宋体字或黑体字；4.落款：公司全称；5.成文日期以领导签发日为准；6.用印日期以实际用印日为准；与印发单位位于同一行；7.时间均采用阿拉伯数字。（空一行）印制公文的主要要素35公文标题：一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。用二号华文中宋可分一行或多行居中排布，排列分行合理、美观、醒目；多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。印制公文的主要要素36印制公文的主要要素附件：在正文下空1行左空两字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，每行位置对齐；附件名称后不加标点符号，如“附件：1.×××”；有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××××××××××××2.×