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行政管理工作培训综合管理部2017年1月5日一、公文种类二、公文格式三、行文规范四、公文起草的基本要求五、集团公司制度变更后公文、督办管理培训公文写作规范公司公文，是公司在管理过程中形成的具有法定效力和体式规范的公务文书，是依法开展生产经营管理和对外公务活动的重要工具。公文写作规范一、公文种类公文写作规范《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关使用的文种为14个，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。《国家行政机关公文处理办法》规定国家行政机关使用的主要种有13个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令（令）、公告、通告和议案。有些文种对我们是不适用的。公文写作规范集团公司常用公文有10种：决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、函（复函）公文写作规范（一）决定。适用于对重要事项或重大行动做出的安排部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。公文写作规范（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或和告知重要情况。公文写作规范（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或和告知重要情况。公文写作规范（五）请示。适用于集团公司向上级机关或各职能部门、所属单位向集团公司请求指示、批准。在使用“请示”文种中存在的问题，主要是文种选用不当，请示问题用“报告”文种，（甚至还经常出现“关于×××的请示报告”，这是一个常识性的错误，“请示”和“报告”是两个文种）。公文写作规范“请示”使用的原则是：一文一事，不应当一件请示中涉及多个问题；也不应当在非请示公文中夹带请示事项或越级请示；请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报，未能取得一致意见时，应当在请示中写明;请示件要送上级机关的秘书部门按程序办理，除非领导同志有特殊交代，一般不要直送领导者个人。公文写作规范“请示”的标题：由发文机关、事由、文种三部分组成。例如：《宁夏宝丰能源集团有限公司关于×××的请示》。“请示”的正文：一般由请示理由（问题）和请示事项两部分组成。“请示”的结尾：一般用“妥否，请批示”、“妥否，请批复”、“以上请示，请予审批”等之类的结束语。公文写作规范（六）批复。适用于及集团公司答复各职能部门、所属各公司的请示事项。结语一般用“特此批复”、“此复”等。公文写作规范（七）报告。适用于向上级机关或其他行业管理部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，回复上级部门的询问。比如，半年或年终各部门、各单位形成的工作总结，按正式文件上报时，应以“关于呈报《×××上半年工作总结》的报告”的正式文件上报（套文头、文号）。公文写作规范有的直接以“关于×××上半年工作总结”形成正式文件（套文头、文号），是错误的，必须要纠正过来。因为“总结”不是一个文种。还有一种情况，领导在一些重要会议上报作的工作报告，这个“报告”和公文中作为一个文种的“报告”是两回事。“汇报”不能代替”报告”，汇报不是公文文种。公文写作规范报告中不得夹带请示事项。比如，有的报告在汇报了前段工作情况后，又向上级提出了需要解决的问题。这是不正确的。上级机关收到报告后，一般按传阅件处理，呈领导阅知。报告中夹带请示事项，很容易误事。报告中可以提出工作建议，但不得把建议写成请示。建议只是提醒上级领导机关注意某一方面的情况，对某一方面情况予以关注和考虑，而不要求领导对这些问题进行答复；而“请示”则是本单位定不了、不好定，要求上级给予答复的。公文写作规范“报告”的结构没有固定格式，一般分项将所要汇报的情况分析阐述清楚。结语一般用“特此报告”、“请审阅”等，或不写。公文写作规范（八）通知。通知的适用范围很广，无论是行为主体、行为对象还是内容都是如此。可用于发布规章制度、任免干部、传达上级的批示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项，等等。公文写作规范（九）函（复函）。适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。“函”,是企业应用较多的一个文种，比较简单，写作中要做到语言平和，文字精炼准确，一函一事。结尾语一般用“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。公文写作规范（十）会议纪要。撰写会议纪要应当注意这样几个方面：（1）要忠实于会议主旨，客观地反映会议内容，包括存在的不同观点和问题。（2）围绕中心，突出主题，抓住要点。会议纪要应加以综合归纳，删繁就简，概括提炼出主要精神，记下议定的事项，以使人一目了然。（3）观点要鲜明，语言要简练，记述要有条理。公文写作规范公文按行文去向分为：（一）上行文。适用于向上级部门、组织、机构等汇报、反映、请示工作，常用“请示”、“报告”和“意见”等。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可用“意见”。（二）平行文。适用于向平行单位请求协助处理有关事务的文体，常用“函（复函）”，可用“意见”。（三）下行文。适用于集团公司向各部门、所属单位发文，可用“意见”“通知”“通报”“批复”等。公文写作规范二、公文格式公文写作规范公文用纸。一般采用国际标准A4型（规格210mm×297mm），左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。公文排版。一律从左向右横排，版心为156mm×225mm（不含页码），一般每页排22行，每行排28个字。公文写作规范在Word系统中页面设置为：上白边（天头）3.5cm±0.1cm；下白边（地脚）3.0cm±0.1cm；左白边（订口）2.7cm±0.1cm；右白边（切口）2.7cm±0.1cm，正文用3号仿宋字体行间距为29磅。页码采用4号半角白正体（TimesNewRoman）阿拉伯数字，左右各放一条4号一字线，置于版心下边缘之下一行，居中置放。公文写作规范公文划分为眉首（文头）、主体、版记（文尾）三大组成部分。公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首（文头），包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人；红色反线以下至抄送单位（不含）的部分统称主体，包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件、附注；抄送单位（含）以下部分统称版记（文尾），包括抄送单位、印发机关和印发日期等。公文写作规范（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号（编号），用6位阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第1行。公文写作规范（二）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。分为4个等级：特提要求1天之内完成交办事项；特急要求3天之内完成交办的事项；加急要求5天之内完成交办的事项；平急要求10天之内完成交办的事项。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。公文写作规范（三）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成（如，宁夏宝丰能源集团股份有限公司文件），也可以使用发文单位全称或者规范化简称。字体为金光红色小标宋体，居中排布，字号由发文机关以醒目美观为原则。公文写作规范（四）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。位于发文机关标识，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。公文写作规范（五）签发人。上报公文必须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1个字，签发人姓名居右空1个字；“签发人”三字用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。向上级机关的请示，必须附注联系人姓名、联系电话等信息。公文写作规范（六）公文标题。由发文机关名称、公文主要内容、公文种类组成。标题置于红色横线下空1行位置，用2号小标宋体字，一行或多行居中排布；多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形；每行词意完整，长度适宜，行间距适当；文字力求简短扼要，一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号；多个名称之间用空格分开，换行时省略。副标题用3号楷体，其中人名，两个字的中间加开2个字间距，三个字的中间加开1个字间距。公文写作规范（七）主送机关。公文的主要受理机关，可以用全称，也可以用规范化的简称。标题下空1行，左侧顶格标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首面不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送机关。公文写作规范（八）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。自主送机关名称下1行开始，每自然段左空2字（首行缩进2个字。一般单字不成行。标点采用规范全身标点。未作特殊要求图文颜色均为黑色。公文写作规范（九）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2个字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字排序（如“附件：1.××××”）,附件名称后不加标点符号，每一附件名称另起一行，与首个附件名称对齐排列。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时同时标识序号，后不加冒号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。公文写作规范（十）发文署名和成文日期。正文下空两行落款发文机关名称，再下空一行书写成文日期用数字将年、月、日标全（如2015年6月15日）。发文机关长，发文机关右空2个字，成文日期相对发文机关居中；成文日期长，成文日期右空4个字,发文机关相对成文日期居中。公文写作规范（十一）印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。落款用领导同志签名章的，应在签名印章前面注上该领导的职务。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。公文写作规范（十二）附注。公文如有需要说明的事项，用3号仿宋体字，居左空2个字加圆括号标识的成文日期下的适当位置。（十三）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。左空1字用4号仿宋体字“抄送”二字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。公文写作规范（十四）印发机关和印发时间。用4号仿宋字体，位于抄送机关下一行。印发机关左空一字；印发时间右空1字，用阿拉伯数字标识。公文写作规范注意:版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各部分之间均用与版心等长的反线隔开。如果附件是被转发的公文，该公文后面也有版记，此时被转发公文的版记不能代替转发公文的版记，还应标识自己的版记。公文写作规范三、行文规则公文写作规范（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡能统盘解决的，不零星行文；能不转发的就不转发，确需转发的，应结合实际，提出贯彻意见，不得照抄照转。公文写作规范（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，如因紧急、特殊情况必须越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。公文写作规范（三）对外行文应当遵循以下规则：1.向上级机关请示、报告重大事项，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。公文写作规范2.集团公司各职能部门、所属单位的请示、报告事项，如需以集团公司名义向上级机关请示、报告的，应当提出倾向性意见后上报，不得以原文转