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军工单位固定资产投资项目管理及项目档案工作实务航天档案馆方强2015年7月21日主要内容项目管理工作实务项目档案验收工作实务军工单位固定资产投资项目管理及项目档案工作实务项目档案工作实务项目管理基本建设管理仪器设备管理项目管理工作实务第一部分项目管理工作实务组织管理第一章项目管理1、职责：各建设单位应当明确所属各相关部门，在项目管理、项目建设、项目档案等方面的工作职责，并督促各部门认真履行职责，按职能分工有序开展工作，要杜绝项目临近验收的时候，才开始归集文件资料的情形出现。组织管理第一章项目管理2、纳入：建设单位（而不是建设单位的档案部门）必须切实将档案工作纳入项目建设和管理的始终，有的放矢地、井然有序地开展项目建设和项目档案工作。承担军工固定资产投资项目的建设单位，一般都成立了项目工作领导小组和工作小组。各建设单位要将档案部门、档案人员纳入其中，确保档案部门、人员能够及时掌握项目建设情况，履行对项目档案工作监督、检查、指导的职能，优质高效地做好项目档案工作。招投标管理国际上招标方式有公开招标、邀请招标和议标。我国《招标投标法》第十条规定：“招标分为公开招标和邀请招标。招投标管理公开招标1、按照《国防科技工业固定资产投资项目招标投标管理暂行办法》科工计[2008]39号文件的要求，有下列情形之一的项目，应当进行（公开）招标：1）土建、安装等施工项目，单项合同估算价在200万元人民币以上；2）设备、材料等采购项目，单项合同或单台（套）设备估算价在100万元人民币或10万元美元以上；3）勘察、设计、监理、保险等服务项目，单项合同估算价在50万元人民币以上；4）单项合同估算价低于（1）、（2）标准，但项目中同类物项合同估算价之和达到上述标准。招投标管理公开招标2、委托招标的涉密项目，招标人应按照《军工涉密业务咨询服务安全保密监督管理办法（施行）》科工安密〔2011〕356号的规定，委托经国防科工局认定符合保密条件的招标代理机构实施；要签署保密协议。3、涉密事项的招标，应要求投标人在投标文件中编制保密方案。4、保密项目可申请不公开招标。招投标管理公开招标5、注意：（1）发出招标书至评标时间不得少于25天；（2）评标报告必须有评委签到表、评分表等文件，评委意见须由评委本人撰写，不得代写或打印；（3）中标通知书发出的时间不得晚于合同签定时间；（4）发出中标通知书后一个月内必须签订合同。招投标管理邀请招标邀请招标也称有限竞争性招标或选择性招标，即招标人以邀请投标书的方式邀请3个以上（含3个）具备承担招标项目所需资质和能力的、资信良好的特定法人或者其他组织投标（《国防科技工业固定资产投资项目招标投标管理暂行办法实施细则》科工财审[2012]1402号）。招投标管理邀请招标在必须进行招标的项目中，满足以下条件经过核准或备案可以采用邀请招标:1、因技术复杂或有特殊要求的，只有少量几家潜在的投标人可供选择的；2、受自然地域环境限制的；3、涉及国家安全、秘密或者灾后重建，适宜招标但不宜公开招标的；4、拟公开招标的费用与合同估算价相比过高，公开招标得不偿失的；5、法律、法规规定其他不宜公开招标的。招投标管理邀请招标一般选择3—10个参加者较为适宜，数量视具体的招标项目的规模大小而定。在只邀请3家的情况下，若评标过程中发现其中至少有一家资格不符合规定时，招标人应当重新进行招标。如确因时间较紧来不及进行新的招标或确有其它特殊情况，不宜再进行招标的，经批准同意后，可采用其他采购方式。邀请招标程序除第一项外，其它程序与公开招标基本一致。招投标管理议标议标是通过协商达成交易的方式，通常是在非公开状态下采取一对一谈判方式进行的。是国际通行的一种招标方式。我国《招标投标法》第十条规定中没有“议标”方式。这是由于这种招标方式弊端太多，而取消了。所以国内招标是不允许采用议标方式的。我们在引进仪器设备时，常采用商务谈判方式协商价格、技术指标、备品备件等。招投标管理自行招标1、建设单位要建立自行招标制度（起点金额、内部评标方法—最低评标价法、综合评分法、性价比法等）。2、要在自行招标制度中明确评标的流程，以及应当产生评标文件的归档范围，防止出现不同部门组织的内部评标所形成、归档的文件混乱的问题。3、采取自行招标的涉密项目，招标人应与相关投标人和评标专家签订保密协议。合同管理1、要建立合同管理制度，实行重大、重要合同评审、会签、审批、报备制度；2、合同评审可与内部评标议标同时进行；3、要建立合同管理（分类）台账；4、合同签署要实行授权制度；5、必要时集中管理合同印章；6、合理确定合同的份数。合同管理7、要注意1）机密项目要在签署合同的同时签署保密协议；秘密项目合同中要有保密条款。2）合同与技术协议、技术协议与合同。3）必要的时候，应把任务书（研制任务书）、技术要求等文件纳入合同范畴进行管理。4）合同的时间、地点、签字、用印（含骑缝章）、附件、有效期、所需文件资料条款等要素齐全。5）时序正确（合同的签署时间、有效期与仪器设备的入关、到货、开箱、验收、领用、付款的时间等）。“三同时”项目管理各建设单位，要重视项目建设中的环保、劳动安全、职业卫生、消防、人防、防雷、节能、抗震等单项管理，增强管理人员的工作责任心，提升专业能力；要强化计划管理，明确时间节点，防止出现因为“三同时”项目办理不及时，而延误项目进度、周期的情形。环保：环境影响报告书、报告表、登记表劳动安全（36号令）职业卫生（51号令）人防防雷（GB50057—2010）第二章仪器设备管理特种设备管理标准仪器管理非标（自研）设备管理仪器设备管理特种设备压力管道压力容器电梯锅炉起重设备灭菌消毒设备特种设备管理军工单位固定资产投资项目管理及项目档案工作实务主要内容项目管理工作实务项目档案验收工作实务项目档案工作实务第二部分项目档案工作实务项目档案工作是建设单位的一项基础性工作，是做好项目建设的保障。档案部门要充分发挥对建设单位项目档案工作监督、检查、指导的管理职能。项目档案工作是项目建设的一项重要的管理性工作，各建设单位应当也必须予以充分重视，并认真抓好。组织管理项目档案整理组卷项目档案收集重点项目档案工作实务第二部分项目档案工作实务第一节关键词同步跟踪各个建设单位的项目档案工作要与项目建设同步开展、同步进行。各个建设单位的档案部门、档案人员，要跟踪项目建设，掌握项目建设情况，及时有针对性地提出监督指导意见，及时做好项目文件资料的预立卷、收集项目档案的立卷等项工作；对于没有按照规定和要求，做好预立卷、归档的部门和人员，及时提出并报告。早介入全融入各个建设单位的档案部门、档案人员在项目开始立项论证之初，就介入项目管理，主动而为，有的放矢地做好工作。各个建设单位从事项目档案管理的档案人员，要全面融入项目建设之中，明确要求，熟悉业务，掌握进度，洞悉问题，把握结果。所谓节点管控就是各个建设单位的档案部门，要抓住项目建设中的关键节点、关键环节，实行管控，强化档案的收集工作，有目标、有针对性地组织开展预立卷和收集工作。方案评审项目立项建立制度、明确职责、组建档案管理团队各类报告、任务书、专家签字表、专家意见、评审意见项目办理的各个节点节点管控“三同时”标准仪器设备开箱验收合同签署调研报告、论证报告、招投标文件、合同及评审文件等免税单、报关单、商检报告、随机资料等试验、测试、检验记录及报告，验收意见、出入库单等节点管控标准仪器设备单台验收试验、测试、检验记录及报告，验收意见等各种总图（原理、系统、结构、连接、接线、管线、网络、布置）、系统试验、测试、检验记录及报告，系统验收意见、材料质量证明文件、交接单、预算和决算报告等前期文件（批件、证照＊）、施工质量证明文件、监理文件、竣工文件节点管控非标准仪器设备的单项验收非标准仪器设备的系统验收各个阶段形成的基建档案组织管理项目档案整理组卷项目档案收集重点项目档案工作实务第二部分项目档案工作实务项目档案收集（检查）重点项目管理文件招投标文件1、请示（含附件）应当形成正式（红头）文件并归档。2、重视评审评估文件（含专家名单、专家签字表、专家意见、评审评估意见等）的归档；必要的时候复印件可以归档。3、如果项目的批复文件未正式下达给建设单位，则应归档下达给上级单位批复文件的复印件。1、所有参加投标公司的投标文件（包括商务标、技术标等）均应归档。2、投标文件均应为正本。3、开标、评标、定标文件符合规范要求。“三同时”文件1、请示、委托函、保密协议、咨询合同与“三同时”的报送、审批文件一同收集、归档。2、涉密项目向地方管理部门报送的“三同时”审批文件材料务必标注密级。3、重视立项、开工前的报送、审批文件归档。项目档案收集（检查）重点监理文件1、资质2、旁站记录、监理日志、会议纪要及其签署3、质量控制、进度控制、造价控制文件4、原材料质量证明及检验文件5、工程竣工验收资料组织管理项目档案整理组卷项目档案收集重点项目档案工作实务第二部分项目档案工作实务项目档案整理组卷原则便于管理和利用原则遵循相关国家标准原则减少重新整理原则形成规律和问题管理相结合原则单份整理组卷（基建除外）原则手工快速查找原则整理组卷总体要求项目综合管理文件仪器设备档案基建档案项目档案的装订项目档案的整理组卷主要内容项目管理工作实务项目档案验收工作实务军工单位固定资产投资项目管理及项目档案工作实务项目档案工作实务档案验收第三部分项目档案验收工作实务验收工作的组织正式验收汇报材料后续工作谢谢！