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全国总办管理体系操作实务主讲：总裁办公室主任梁弋日期：2004年5月Presentation19/17/20031:06:45PM(1)目录全国总办管理体系操作实务一、全国总办管理体系架构1.全国总办管理体系架构略图2.总裁办公室组织架构(总部)3.总经理办公室组织架构(分部/三级公司)二、总裁办工作职能及岗位职责1.工作职能2.岗位职责目录全国总办管理体系操作实务三、总办系统专项职能描述1.公文印信管理2.计划任务管理3.授权管理4.开业考核5.加盟店管理6.档案管理7.法律事务处理目录全国总办管理体系操作实务四、制度建设五、新分部总办系统开业流程Presentation19/17/20031:06:45PM(5)一、全国总办管理体系架构Presentation19/17/20031:06:45PM(6)Presentation19/17/20031:06:45PM(6)Presentation19/17/20031:06:45PM(6)2.总裁办公室组织架构（总部）架构图3.总经理办公室组织架构（分部/三级公司）L级分部M级分部S级分部Presentation19/17/20031:06:45PM(7)Presentation19/17/20031:06:45PM(7)一、全国总办管理体系架构图Presentation19/17/20031:06:45PM(7)总裁常务副总裁总裁办公室总部各职能中心总部各直属部门分部（以L级分部为例）分部总经理总经理办公室总经办主任行政主管总经理秘书档案管理员信息员选址主管Presentation19/17/20031:06:45PM(8)二、总裁办工作职能及岗位职责总裁办工作职能及岗位职责管理地位管理职能总裁办公室是公司的行政监督和管理协调中心，处于承上启下、组织实施、督察指导的管理地位，在行政隶属关系上归公司总裁和常务副总裁直接领导，是总裁和常务副总裁的事务保障单位。总裁办公室是公司行政监督、公文管理、计划任务管理、授权体系管理、档案管理、法律事务处理、加盟店管理、新分部开业考核、秘书管理等工作的管理机构，并履行对公司的各项经营管理事务进行监督和协调职能，贯彻公司最高领导的决策精神，督察各单位执行情况及工作绩效，实施对总办系统的工作督导及业务管理。管辖机构总部管辖部门：计划室、开业协调部、公文部、法律事务部、档案室、秘书室（总裁秘书组、副总裁秘书组）分部管辖部门：总经理办公室Presentation19/17/20031:06:45PM(10)授权体系管理新分部开业考核行政监督公文印信管理档案管理总裁办工作职能法律事务处理加盟店管理计划任务管理秘书及会议管理Presentation19/17/20031:06:45PM(11)Presentation19/17/20031:06:45PM(11)Presentation19/17/20031:06:45PM(11)部门工作职能及岗位职责链接Presentation19/17/20031:06:45PM(12)三、总办系统专项职能描述1.公文印信管理Presentation19/17/20031:06:45PM(13)Presentation19/17/20031:06:45PM(14)目录公文印信管理1、公文管理概述2、公文管理的主旨3、各级单位相关责任4、公文的等级5、公文的编写规范6、公文的转发时间7、公文管理流程8、分部上报会议摘要要求9、印信管理规定公文管理概述是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件等的有效载体。包括：正式签发的文件内部往来文件指按公司统一标准格式拟写，由各单位总办统一授号、用印、下发、并存档的文件。正式签发的文件以外，需报送直接上级审批或送平级管理单位解决的文件。直接上级或平级管理单位签署意见后需将结果及时返回呈报单位，呈报单位根据意见承办。Presentation19/17/20031:06:45PM(16)Presentation19/17/20031:06:45PM(16)Presentation19/17/20031:06:45PM(16)公文管理的主旨保障公司各级管理体系中公文的准确性、规范性、时效性及保密性，提高公司整体行政办公效率，保证政令畅通。各级单位相关责任总裁办、各分部总经办对发文权限（按授权）、格式、发送范围等进行审核，对文件内容有明显错误的，有建议修改权拟文单位根据文件内容拟定发文范围，并对文件结构逻辑层次、内容、各类语病及错别字进行审核、校对签发人对签发文件负全部责任公文的等级按时效性与保密性划分：公文的时效性保密等级时效等级：一般、加急、特急公文流转时限要求：特急公文：收到公文后立即转发到相关人员加急公文：收到公文后一小时内转发到相关人员一般公文：收到公文后四小时内转发到相关人员保密等级：一般、秘密、绝密公文的编写规范发文权限编号方法（总部）编号方法（分部）有签发权的人员：总部各单位总监级以上人员、分部总经理级人员有发文权的部门：总部总裁办、分部总经办以公司名义发文：公司简称+发+[年号]+第***号以公司名义发的会议纪要：公司简称+纪字+[年号]+第***号以公司所辖各中心、总办名义发文：公司简称+中心简称+字+[年号]+第***号以公司所辖各中心、总办名义发的会议纪要：公司简称+中心简称+纪字+[年号]+第***号以分部名义发文：分部所在省/市简称+国美+发+[年号]+第***号以分部名义发的会议纪要：分部所在省/市简称+国美+纪字+[年号]+第***号公文的转发时间总部向分部下发文件分部向总部上传分部发文分部在每天17：00以电子邮件形式向总部报送分部当天发文会议纪要上报时间总部根据各中心、各部门报送文件的时间、数量及文件的缓急程度按此时间发送电子邮件：上午：11：00下午：2：00下午：5：00文件管理类别分部向总部上报文件的流程总部向分部下发文件的流程正式签发文件的审批流程1、正式签发文件的审批流程2、总部向分部下发文件的流程3、分部向总部报送文件的流程各级承办单位按规定格式拟稿各级签发人按授权签发审核合格后授号用印不合格退回承办单位修改各级总办审核：授权、格式、发送范围、相关内容、是否需其他部门会签等总裁办将审核无误的文件电子版汇总至当天文件以邮件形式向分部发送当天文件制作当天文件签收目录总办向各单位转发并存档分部总办汇总当天分部发文向总部发送电子邮件总部审核文件，并根据文件内容转发总部相关中心、部门对分部上报的文件存档公文管理流程分部总办回传当天文件签收目录总裁办汇总审核、补发签收目录存档近期重要节日、活动的安排影响全局的重要变动、策略实施等其他会议重点突出会议重点、要点上报分部的周销售情况总经理对近期工作的安排和指示分部上报会议摘要要求记录要准确、具体、简明扼要印信管理规定公章：用于公司对外行文、办理委托书、证明、银行开户等日常公务时使用合同专用章：公司与外部机构签订合同、协议与意向书时使用内部专用章：用于公司内部各类文件、函件往来上使用，严禁对外文件使用各分部要认真学习并严格执行印章管理办法（鹏润总字[2004]第001号文件）各分部每月25日要向总部报送印信盘点情况总部及分部的印信由各级总办设定专人统一管理，总部制定统一的管理规定，各分部结合实际情况参照制定本分部制度通过总部审核批准后执行规则的制定总部及分部的各类公章、合同专用章、内部专用章、介绍信、证明信等印信的定义总部及各分部的印信管理人员定期对印信进行盘点总裁办对分部的印信盘点情况及使用审批手续进行检查与考核工作要求2.计划任务管理3.授权管理Presentation19/17/20031:06:45PM(24)Presentation19/17/20031:06:45PM(25)月度工作计划管理目的计划管理作为企业的一项重要工作，是企业对经营活动、重要事件处理、资源分配以及日常业务等一切事情所做的预期安排和工作任务执行的考检依据。周密严谨的工作计划，是经营管理者在工作中具有前瞻性的一种体现范围月度工作计划管理适用于鹏润投资及其下属所有单位Presentation19/17/20031:06:45PM(26)岗位职责作业内容月度工作计划内容的组成部分工作计划的编制及报送月度工作总结月度工作计划抽查月度工作计划考核月度工作计划奖惩总裁办公室职责：总部各职能中心及相关责任人职责：各分部总经办及相关责任人职责：月度工作计划管理鹏润（国美）月度工作计划管理流程图月度工作计划总部职能中心总裁办公室分部总经办分部职能部门流程图根据年度经营计划任务书、专项任务、文件批示、会议纪要等编制本部门月度工作计划及总结按批示执行汇编及负责人审核并签署意见下发跟踪考核存档收集整理上报抽查考核存档审核、修订、批准及任务跟踪不合格合格Presentation19/17/20031:06:45PM(28)月度工作计划模板Presentation19/17/20031:06:45PM(29)目的为进一步规范公司制度管理工作、贯彻公司法治思想，为公司各级单位提供开展工作的明确依据，特制订本规定。范围专项任务管理服务于鹏润投资整体经营管理工作，其实施应用范围为鹏润投资及其下属各级公司。专项任务管理Presentation19/17/20031:06:45PM(30)专项任务管理岗位职责总裁办公室为专项任务管理工作的最高管理机构。制订、修订专项任务管理工作有关制度与规定，保障专项任务管理工作正常运转，适应公司实际情况和发展变化，并保障专项任务管理方法的贯彻与执行；各中心、各直属部门及各分部为《鹏润（国美）专项任务单》的承接部门。负责按要求执行任务并按时将任务完成情况回复总裁办公室。作业内容任务来源及生成任务单任务单按授权审批下发督办、审核、上报任务完成情况评估任务执行情况半年考核任务的奖惩例：总裁、常务副总裁下达给分部专项任务专项任务管理执行单位分部总经办总裁办公室基本流程图任务生成并下发评估、奖惩半年考评任务流转审核并经分部总经理签字后上报执行任务总结完成情况专项任务管理流程图Presentation19/17/20031:06:45PM(32)专项任务管理各种模板Presentation19/17/20031:06:45PM(33)授权管理总裁办公室于2003年12月组织总部各中心完成了《国美电器公司新授权管理》；整套授权分总部及分部两个层级；本套授权分为业务授权管理、人事授权管理、费用授权管理；分部管理授权中按分部实际情况分A、B、C3个等级Presentation19/17/20031:06:45PM(34)授权管理所有新开分部使用一套授权《国美电器有限公司新开分部管理授权》。3.开业考核4.加盟店管理Presentation19/17/20031:06:45PM(35)Presentation19/17/20031:06:45PM(36)考核新分部自开业起至满两个月期间综合指标完成率全国加盟店三项费用按合同收取工作全国加盟店的合同解除工作全国门店基础数据库的建立与更新新分部开业考核加盟店管理门店基础数据库开业考核职能描述对新分部开业考核考核期：新分部正式开业两个月内考核对象：新分部开业总指挥、副总指挥；新分部集体人员考核依据：国美发[2004]037号文件考核流程（见附表）已实施考核的分部有：昆明、宁波、福州、大连、石家庄、黑龙江Presentation19/17/20031:06:45PM(38)40,00050,00030,00029,00036,00028,90020,00016,00073,00091,00072,000010,00020,00030,00040,00050,00060,00070,00080,00090,000100,000昆明福州宁波大连石家庄黑龙江0%20%40%60%80%100%120%140%160%180%200%个人奖集体奖综合完成率加盟店管理职能描述