主要内容:1、档案管理系统进入2、系统录入(案卷录入、文件录入)3、电子文件上传4、目录打印1、档案管理系统进入进入档案室网站()点击右上角“系统登录”或在网站左边直接输入“用户名”和“密码”成功登陆后,系统自动进入“档案信息管理”如下图:点击“XX类”出来本部门的两个库2、系统录入(案卷录入)点击“XXX当前库”或点击当前库的“打开”首次添加:点击页面左上方的“添加案卷”按钮由于当前档案表“XXX当前库”是空表,用户需要根据自己的需要建立新的类目如:在添加案卷输入中输入以下几项:①一级目录:“3教学”;二级目录“11教务处”;三级目录“2008”(注:一级目录、二级目录可在上图的左上角选“选择类目”中选取,三级目录为本年度)4个新学院一、二级目录向档案室人员咨询在添加案卷输入中输入以下几项:②实体分类号:2008-JX11注:(2008为年度,XZ11为部门代号)各部门代号由档案室提供;教学部门2008-JX14.1(为办学指导思想)、2008-JX14.2(为师资队伍)以此类推(注意大小字)。在添加案卷输入中输入以下几项:③案卷/盒号:从“1”开始④保管期限:永久、长期、短期⑤密级:选“内部”⑥正题名:为案卷题名⑦第一责任者:为本部门⑧数量:填本案卷的总页码数⑨起止时间:2008年7月至2008年9月应该填写为:200807200809⑩归档单位:为本部门(加多个案卷,重复以上操作)在添加案卷输入中输入以下几项:填写好档案表各类目后,点击最下方“添加”按钮,系统弹出“添加案卷、文件完成!”对话框。如下图。案卷添加完成,系统自动出来下一卷案卷的添加,如确认不添加,关闭小窗口即可。添加案卷完成添加案卷小提醒:添加案卷时选确认其实体分类号和案卷/盒号,再进行系统输入2-1系统录入(文件录入)添加文件(卷内目录),点击档案文件信息管理下的“添加文件”如下图。需要输入文件基本信息。如下图:在添加文件中输入以下几项:①一级目录:“3教学”;二级目录“11教务处”;三级目录“2008”②实体分类号:2008-JX11(2008为年度,JX11为部门代号)各部门代号由档案室提供;教学部门2008-JX14.1(为办学指导思想)、2008-JX14.2(为师资队伍)以此类推(以上两项和添加案卷目录相同)在添加文件中输入以下几项:③案卷/盒号及馆编件号:从“1.0001”开始,“1”表示第1个案卷,0001表示第1案卷中的第一份文件(目录)④保管期限:永久、长期、短期(与案卷相对应)⑤密级:一般选“内部”(与案卷对相)⑥正题名:为每份文件的题名在添加文件中输入以下几项:⑦第一责任者:为本部门或起草(发文)部门、人⑧数量:填写页次(敲好的页号)⑨起止时间:为文件的落款时间如:2008年7月1日的为:2008.07.01⑩归档单位:为本部门如有文号,添加到在“文号、图号”中添加文件完成所添加文件(卷内目录)的基本信息输入完毕后,用户可点击窗口下方的“添加”按钮完成添加,系统会自动+1,其它保留上条记录的信息,可以继续添加下一条文件。3、电子文件上传用户要进行全文操作,可点击“全文”按钮:系统进入“文件、案卷提要”页面,分别支持文件全文提要信息的录入和附件包括电子文件全文的上载。如下图:“文件、案卷提要”页面下半部分可以实现电子文件全文的上载操作:点击右侧的“浏览”按钮,用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的电子文件。如下图:选择了本地计算机X盘下的“xxx.doc”作为上传文档,如文件名要修改可在“文件题名”中填写新文件名(不修改文件名可不填写)“上传方式”为“上传整个文档”;“提取全文件”为“将附件内容追加到全文”。选择好上载文件并完成设置后,用户可点击下方“上传”按钮,系统完成附件的上传。出现序号为1的附件,如不是pdf格式的文件,上传完毕后点击“转换”,出现“转换中”系统将自动转换,如完成关闭此窗口,继续下一步工作。多个文件上传,可选“文件、案卷提要”栏中的“电子文件上传”或重复以上单个上传操作方式。4、目录打印所有目录输入完毕后开始打印:“卷内目录”、“案卷移交目录”、“案卷目录”。在“档案文件信息管理”目录下有两个栏目与打印有关“打印当前”“打印所有”,我们一般选“打印当前”。点击“打印当前目录”,就会出现下面的窗口,如图:用户只要选择自定义栏目,然后点击打印按钮就可以先进行打印预览。因为每页文字的数量不同,需要在预览窗口的“文件”一栏中选择“打印预览”,出现“打印预览”窗口,可以看到真实的打印情况。根据预览情况,可以在上图的“打印设置”中调整上下边距,也可以在IE的“查看”一栏中改变“文字大小”,来进行调整(选中)。最后点击“打印预览”窗口的“打印”即可,打印完毕后,点击上图中的“退出”。图为卷内目录样张,左宽右窄打印时如出现:“正在生成……”久久不见目录的情况,可试用以下两种办法:1、在IE地址栏输入:安装数字证书如未安装,则点“YES”安装即可(注:安装证书前须确定本机系统时间是否正确,否则可能安装出错)查看本机是否安装了浏览器插件。如google、yahoo搜索条等等。如已安装,可在控制面板卸载。2、打开IE,在菜单栏选“工具”→Internet选项→安全→自定义级别→ActiveX控件和插件,把可信站点下的ActiveX控件都改为启用(启用后目录如能出来,即可修改原状,确保计算机安全)如仍无法打印,可把目录打印界面右下角自动设置边距的勾去掉或联系档案人员。TheEnd校综合档案室---谢制联系电话:3492&3493