基础培训【系统科学的工作方法】

科学的工作方法科学的工作方法科学的工作方法科学的工作方法员工基本职业素质培训一一一一2011201120112011年年年年3333月月月月4444日日日日第第第第1111章章章章使你的工作系统化使你的工作系统化使你的工作系统化使你的工作系统化在旁观者看来，不整在旁观者看来，不整在旁观者看来，不整在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工洁的工作场所除了反映出工洁的工作场所除了反映出工洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代作者头脑混乱以外，不再代作者头脑混乱以外，不再代作者头脑混乱以外，不再代表其他。表其他。表其他。表其他。1.11.11.11.1你的工作需要系统化你的工作需要系统化你的工作需要系统化你的工作需要系统化办公室的办公室的办公室的办公室的5S5S5S5S运动：运动：运动：运动：5S5S5S5S起源于日本，就是整理（起源于日本，就是整理（起源于日本，就是整理（起源于日本，就是整理（SEIRISEIRISEIRISEIRI）、整顿（）、整顿（）、整顿（）、整顿（SEITONSEITONSEITONSEITON）、）、）、）、清扫（清扫（清扫（清扫（SEISOSEISOSEISOSEISO）、清洁（）、清洁（）、清洁（）、清洁（SETKETSUSETKETSUSETKETSUSETKETSU）、素养（）、素养（）、素养（）、素养（SHITSUKESHITSUKESHITSUKESHITSUKE））））五个项目，因日语的罗马拼音均以五个项目，因日语的罗马拼音均以五个项目，因日语的罗马拼音均以五个项目，因日语的罗马拼音均以““““SSSS””””开头，简称为开头，简称为开头，简称为开头，简称为5S5S5S5S。。。。5S5S5S5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S5S5S5S的倡导者相信，保的倡导者相信，保的倡导者相信，保的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。程度地提高工作效率。程度地提高工作效率。程度地提高工作效率。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。1.21.21.21.2开始系统化你的工作开始系统化你的工作开始系统化你的工作开始系统化你的工作提醒：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。■■■■系统化你的工具系统化你的工具系统化你的工具系统化你的工具（（（（1111）基本工具。）基本工具。）基本工具。）基本工具。（（（（2222）复印机。）复印机。）复印机。）复印机。（（（（3333）传真机。）传真机。）传真机。）传真机。（（（（4444）电脑。）电脑。）电脑。）电脑。1.21.21.21.2开始系统化你的工作开始系统化你的工作开始系统化你的工作开始系统化你的工作■■■■系统化你的文件系统化你的文件系统化你的文件系统化你的文件（1111）工作档。 什么是工作档？工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。 工作档有什么？A.A.A.A.立即可用的资料。B.B.B.B.““““待议””””的项目。C.C.C.C.固定职务。D.D.D.D.目前的专案E.E.E.E.问题档1.21.21.21.2开始系统化你的工作开始系统化你的工作开始系统化你的工作开始系统化你的工作教你一招：（1111）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手可取。（2222）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3333）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案清楚地贴上标签。（4444）建立问题档，一部分编号01010101————12121212，代表每年的每一个月；另一部分编号01010101————31313131号，代表一个月的每一天。1.21.21.21.2开始系统化你的工作开始系统化你的工作开始系统化你的工作开始系统化你的工作■■■■系统化你的文件系统化你的文件系统化你的文件系统化你的文件（2222）资料档。 列出你的资料档项目清单。 建立资料档时需要考虑的两件事：A.A.A.A.怎样的资料才有保存价值？B.B.B.B.你的资料档方便查阅吗？ 帮助你将自己资料档结构化的做法：A.A.A.A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可以成为你资料档的类别。B.B.B.B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。C.C.C.C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。D.D.D.D.一个抽屉存放一个或多个类别。E.E.E.E.将档案按字母顺序排列。F.F.F.F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。1.21.21.21.2开始系统化你的工作开始系统化你的工作开始系统化你的工作开始系统化你的工作让你的档案更加有效的小秘诀：（1111）使用大写、清楚的字母标示档案。（2222）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3333）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。（4444）为大型的资料建立索引。本章小结本章小结本章小结本章小结开始系统化你的工作：（1111）系统化你的工具；（2222）系统化你的文件；（3333）建立你的工作档。第第第第2222章章章章学会用学会用学会用学会用PDCAPDCAPDCAPDCA循环法循环法循环法循环法PDCAPDCAPDCAPDCA它是一种很科学的管理它是一种很科学的管理它是一种很科学的管理它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学程序，同时也是一种很科学程序，同时也是一种很科学程序，同时也是一种很科学的工作程序。的工作程序。的工作程序。的工作程序。2.12.12.12.1认识认识认识认识PDCAPDCAPDCAPDCA循环法循环法循环法循环法什么是什么是什么是什么是PDCAPDCAPDCAPDCA？？？？这是四个英文字母，分别代表计划（PlanPlanPlanPlan）、执行（DoDoDoDo）、检查（CheckCheckCheckCheck）、修正再执行（ActionActionActionAction）。计划（PlanPlanPlanPlan）修正再执行执行(Action)(Do)(Action)(Do)(Action)(Do)(Action)(Do)检查(Check)(Check)(Check)(Check)PPPPCCCCDDDDAAAA循环2.2PCDA2.2PCDA2.2PCDA2.2PCDA循环法四大要素循环法四大要素循环法四大要素循环法四大要素计划（PlanPlanPlanPlan）执行（DoDoDoDo）检查（CheckCheckCheckCheck）修正再执行（ActionActionActionAction）在工作程序PlanDoCheckActionPlanDoCheckActionPlanDoCheckActionPlanDoCheckAction过程中： PlanPlanPlanPlan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法； DoDoDoDo即执行实施，并加以控制； CheckCheckCheckCheck即确认或评估执行状况与目标之差距； ActionActionActionAction即执行结果与目标值之差距探讨，并修正采取措施。PDCAPDCAPDCAPDCA循环工作步骤表循环工作步骤表循环工作步骤表循环工作步骤表⑦对检查结果做出修正对检查结果做出修正对检查结果做出修正对检查结果做出修正⑧修正后再执行修正后再执行修正后再执行修正后再执行修正再执行阶段修正再执行阶段修正再执行阶段修正再执行阶段（（（（AAAA））））⑥检查执行情况检查执行情况检查执行情况检查执行情况检查阶段（检查阶段（检查阶段（检查阶段（CCCC））））⑤按计划工作表执行工作按计划工作表执行工作按计划工作表执行工作按计划工作表执行工作执行阶段（执行阶段（执行阶段（执行阶段（DDDD））））①设定目标设定目标设定目标设定目标②搜索与目标相关的信息搜索与目标相关的信息搜索与目标相关的信息搜索与目标相关的信息③找出最佳方案找出最佳方案找出最佳方案找出最佳方案④制订计划工作表制订计划工作表制订计划工作表制订计划工作表计划阶段（计划阶段（计划阶段（计划阶段（PPPP））））步骤步骤步骤步骤阶段阶段阶段阶段PDCAPDCAPDCAPDCA循环工作步骤图循环工作步骤图循环工作步骤图循环工作步骤图APAPAPAPCDCDCDCD修正后再执行对检查结果做出修正设定目标搜索信息拟定方案制作计划工作表检查执行情况按计划工作表执行工作污水处理污水处理污水处理污水处理市场研究实施步骤市场研究实施步骤市场研究实施步骤市场研究实施步骤 Plan:Plan:Plan:Plan:本阶段你要明确六个问题。这六个问题简称为5W5W5W5W2222HHHH。（1111）为何制定此计划？（Why?Why?Why?Why?）（2222）计划的目标是什么？（What?What?What?What?）（3333）何处执行此计划？（Where?Where?Where?Where?）（4444）何时执行此计划？（When?When?When?When?）（5555）何人执行此计划？（Who?Who?Who?Who?）（6666）如何执行此计划？（How?How?How?How?）（（（（7777））））HOWMUCHHOWMUCHHOWMUCHHOWMUCH————————多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？ Do:Do:Do:Do:计划做好之后，着手将项目一步一步向前推进。 Check:Check:Check:Check:在进行市场调研过程中，一定要记得检查，看项目的推进是否按原先的计划进行？当中有无纰漏和出现偏差？ Action:Action:Action:Action:针对你的检查结果确定你的行动。 如果在市场调研过程中，发现已经偏离原先的计划了，或者发现原先的计划考虑不够周全，那你就要及时弥补、调整，以确保任务的圆满完成。如果当中并无纰漏或出现偏差，当然是皆大欢喜，那你可以继续一如既往地进行。实例实战本章小结本章小结本章小结本章小结一切按““““PDCAPDCAPDCAPDCA””””循环图PPPP（PlanPlanPlanPlan）计划DDDD（DoDoDoDo）执行CCCC（CheckCheckCheckCheck）检查AAAA（ActionActionActionAction）修正再执行第第第第3333章章章章计划化你的工作计划化你的工作计划化你的工作计划化你的工作他每天早晨都要计划一天的具体事务，他每天早晨都要计划一天的具体事务，他每天早晨都要计划一天的具体事务，他每天早晨都要计划一天的具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像出生活中繁忙的迷宫。有条