如何制作报告书-讲师课程

0《如何制作报告书》讲师养成课程子曰会Presentispresent!113:0013:3014:0014:3015:0015:3016:0016:3017:00业务报告的定义业务报告的方法11月26日如何制作有效的报告书如何有效地使用图表的方法《如何制作报告书》讲议练习《如何制作报告书》课程时间表2Module1:何谓业务的报告业务报告的方法3所谓业务的报告?把领导需要的意图和本身所掌握的信息，有效率的转达、并共享或支援决策。4汇报的要领（1）向给您（）的人汇报。（2）从（）说起。（3）再说明（）和（）（4）最后说明（）的意见。（5）把事实和（）加以区别说明。（6）拿出根据和资料来说明事实。（7）业务过程中出现（）也要报告5TP汇报方法（要领）（1）要向给您指示的人汇报。（2）从结果说起。（3）说明造成这个结果的原因。（4）对经过加以说明。（5）最后说明本人的意见。（6）把事实和个人看法加以区别说明。（7）拿出事实根据和资料来说明。(8)业务过程中出现的困难也要报告结果原因经过意见6想一想什么时候需要做中间汇报？什么时候需要做口头汇报？什么时候需要做书面汇报？汇报前应做哪些准备？应该在什么时候做汇报呢？7TP什么时候需要做中间汇报？1）所进行的工作需要较长的时间2）在工作途中有意外事情发生3）不能按指示的方法来完成工作4）可以预见结果什么时候需要做口头汇报？1）汇报日常业务的进行情况2）需要马上解决时3）出差途中有紧急事情时4）做汇报之前什么时候需要做书面汇报？1）上司要求书面报告时2）报告内容复杂时3）有必要传阅、保管、记录报告内容时4）报告中出现数字和名称时报告前的准备（1）根据5W2H原则来准备。（2）决定是采用书面报告还是口头报告方式。（3）确定报告的时间和场所。（4）准备一下必要的资料和记事本。汇报的时机（1）原则上遵守原来定好的时间。（2）提前完成任务时可当即作出报告。8[事例]几天前我接到了课长的指示：了解仓库库存情况，今天早晨作出汇报。可昨天由于部品发送的事情外出了一天，前天又因为参加洗衣机经销商会议忙了一天。今天早晨课长在早会时问起：“XXX，仓库库存情况是否调查了？”我应该如何汇报呢？汇报实习19[事例]今天11点左右有个电话找课长，恰巧他不在。在LG产电工作的X课长想从我们公司索取人事制度方面的资料。X课长自称是与我们课长同时进公司的好朋友。听说课长外出了，他向我问起关于人事资料的情况，可我对此不大了解，真不知该如何是好。也许因为我没有直接了当的回答，他问过课长何时回公司就放了电话。不久，课长回来了。应该向课长汇报吗？汇报实习2101.结果：对不起，课长。我还没有调查仓库库存情况。2.原因经过：最近几天实在太忙。事前没有向您汇报，给这次会议增添了麻烦，真对不起。3.意见：今天能拿出一些时间。可以的话中午12点钟给您报告。1.结果：课长，11点左右，LG产电的X课长来电话找您。2.原因：他想索取我们公司关于人事制度方面的资料3.经过：我因为对此不大了解，因此没能给他答复。他问了您什么时候回公司后就挂了电话。TP：参考11您是公司的销售人员。现在您正同太平洋百货商谈进我们公司产品的事情。H公司的物产也在给太平洋百货报价，和我们竞争太平洋百货的定单。今天去太平洋百货打听到的消息是：好象太平洋百货要定H公司的货。和我们公司的报价相比，H公司的报价要低5%。可论质量太平洋百货的负责人觉得还是我们公司的产品好。如果我们公司的报价肯降低2%，估计太平洋百货有可能进我们的货。不过您还没从百货负责人那里得到确认。对于这种情况将如何汇报呢？[事例]汇报实习312TP：参考1.结果：好像太平洋百货要定H公司的系统。2.原因：因为H公司的报价比我们的低5%。3.经过：可是太平洋百货的人觉得还是我们的质量和实力好4.意见：我觉得如果我们降价2%的话，取得订单的可能性很大。13Module2:如何制作有效的报告书14Communication是为了把解决问题的活动联系到成果的重要阶段。再好的提案，若Communication做不好，也不能联系到成果。解决问题的活动与顾客的对话，交涉树立对课题的解决方案-树立战略-改善业务-组织设计各种指示,报告,联络LogicalCommunication让人理解.让人产生同感.使人信赖.使人产生热情成果使顾客等各种有利害关系的人，能按照自己的计划走.对建议书,报告,企化等要得到上司的同意LogicalCommunication15Communication不是仅仅靠说来进行的。要考虑对方的情况和理解程度，并需要有逻辑地整理自己的意见/想法来表示的技巧。Communication的Step•自己要向对方解释的课题是什么？•是否可以给对方满意的回答?•对方所期待的回答是什么？•对课题的对方的理解程度如何？•是否表现自如?•传达方法,地点是否合适?•有逻辑地整理自己想说的事情和该说的事情•考虑到对方的情况，把自己的逻辑思维改换成对方容易接受的message•为了在短时间内使对方容易理解，研究好制作资料的方法和说话的技巧。Communication转换IssuePoint对方的ActionCommunicationStep想法16•传达建议或报告的人所要讲的核心内容•有两种，一种是邀请某种必要的Action的情况，另外一种是提供某种评价和判断的情况•简单的概括起来说呢。。。•能说服对方接受下这样的结论的理由.•有实施和判断两种•下这个结论的理由有几种第一,-------------,第二,-------------,第三,-------------.•结论等于Action的情况,向对方提供能采取行动的具体的方式.•必要的措施为大体分为○,△,×三种.○是-------------,△是-------------,×是-------------,想用这样的方式.方法根据结论构成要素核心内容例回答问题的构成要素17重复ABLevel的构成理论的飞跃怎么说话没有头绪呀？这又是什么意思啊？这话好像刚才说过，理论的飞跃要检讨的内容中，是不是落下了A’部分？A’A没有意义的话就讲到这里，其主要核心是什么？没有说服力的回答的共同缺陷18为了更有说服力,应根据基本原则，排列好个别要素/Message的内容基本原则1.一个Message下面有很多LevelMessage群.2.同样Level的Message群属于一个Type，要有逻辑地按照一定顺序排列.3.Message应该从重要的开始传达.☞始终要考虑听取/接受报告的人。构成主要Message(GoverningThought)SubMessageSubMessageSubMessage重要程度Message的排列19PyramidStructure的类型Deductive(演绎式)-讲解型-Inductive(归纳式)-列举型/并列型-思维方式:明确理由来达到一个结论,让人对此有确信。强调结论☞要强调到达结论的“流程”☞列举支持结论的理由(Why)和方法(How)，比强调其自身。结构:结论情况判断标准判断内容(问题点)(对策)一般不是MECE结论接近MECE20演绎式的例结论判断标准判断内容•Rule•成功法则•一般理论结论=Rule判断标准•观察事项(找出共同点)思维方式例爷爷最终还是要去世的哺乳类必定死去爷爷是人类，也是哺乳类人必定会死去孔子공자가죽었다爷爷也去世了金日成也逝世了归纳式的例判断标准判断内容•观察事项•观察事项•观察事项21制作有效的报告书的概念报告书(Manual化)是报告(Manual)是一种与他人沟通的手段，其Data必须得到正确分类并整理，处理其Design应该做得益于对方的理解。0无约束，自己很方便0其结果他人无法理解0难以表达最普遍和有创意的内容0必须确认Presentation的T.P.O0必须对概念/要求进行正确的分类和整理0作设计应作得益于理解ABCABC-Issue,Data混乱,观看不便-Issue,Data分类整理得能让人一看理解自己的理解与他人沟通22一般制作报告书(Package)的时候，为了让人容易理解其流程，在很多情况下，把整体的StoryLine，用讲解型的结构来构成结论(GoverningThought)情况问题点对策WhyWhyHowWhyWhyHow•报告书的顺序是①结论→情况→问题点→对策或者②情况→问题点→对策→结论•可以根据报告内容选择☞大的Pyramid的GoverningThought是OverallGoverningThought(整体想说的),应该以CompleteMessage的形式表示出来。☞小的Pyramid的GoverningThought是把Why或How等的「部分」Crystallize的Message报告书整体的结构23以PyramidStructure所构成的论点直接构成本论。顾客需求的变化是..本公司的现状是..这样一来本公司..(战略方向)绪论要点(Storyline)1.顾客Needs的变化2.本公司的现状3.战略方向4.以后的推进计划结论绪论(背景,推进的经过,报告目的)结论(以后的Step)标准Package的Image24A12Message的逻辑的展开YX甲乙丙丁Z庚庚戊报告书报告书的结构A1甲乙(1)(2)--••2甲乙--3乙--丙-甲乙25SummarytextSubSummarytextSupportingChart11111报告书的结构26“文件应在看文件的人和使用者的立场上制作.”27报告28帐表页面的构成因素与意义①①信息扼要记述图表所表达的信息之核心的文章初期的信息.整个资料以金字塔形组成之后，考虑前后页面的联系，最终对字句加以修整.②②标题囊括图表所表达之信息的语句，以分析名居多。对于听取文件的听众来说，为了使他们迅速，正确的了解，标题是必须的。为此也会将资料的年度或单位记载标题下面。也有时在左右的图表上分别标上题目后，在中央加上总标题。③③图表虽然信息明确的记述了文件的论点，但大部分是抽象的，对方不见得可以理解。图表则用来以具体的事实，证明信息，并获得对方的支持。即是图表页面的主体。④④页脚注对于出现在图表上的信息起补充作用的角色。即记载于图表内，虽然因而图表会变的混乱，妨碍主要信息的传达，但是为了资料的完整性，不得不记载必要的信息。⑤⑤资料名显示所引用的资料的来源，成为资料信赖度的指标。而且为了以后的验证更是不可或缺。⑥⑥页面号码有助于资料编制时的工作效率，资料保存时的安全。页面增加时最好标上分类号码。29ABC⒟用于图表页面格式以外的成分⒜⒜附表将某一概念的整体，用图表表示，并依次说明构成因素时使用。⒝⒝标签用于标示特定图表资料的性质不同于其前后连续的图表资料时。⒞⒞旗帜用于记载所提资料之特定部分的意义。亦可作为简易图表上的强调手段。☞⒟手指记号以手指记号指示的文章，是记载信息(图表)上附带浮现的概念。有时亦扮演下一页信息的连接角色。30制作报告帐表内容时的注意事项用自己掌握的概念在Communiction的观点上重新制作31图表的活用→符和对方‘认识范围’的Design用于Communication手段的图表应在掌握对方认识范围的限度下制作32图表的种类和用途圆图表Message:我社的市场占有率占太平洋地区最高北中部北东部太平洋南中部南东部33Message：30岁未满的职员中持有硕士学位的占10%全体职员100%30岁以上30岁未满100%研究生毕业大学毕业高等学校毕业图表的种类和用途圆+棍形图表34Message：由于适用全新的时间管理制度进而大大减少了所有工作时间棍形图表图表的种类和用途印刷排版编辑拟初步计划采用前采用后35Message：每个地区的新制品的打折幅度有很大差距。棍形图表图表的种类和用途ABCDEF打折幅最大打折幅最小36Message：生产是费用上升的最大因素竖向棍形图表图表的种类和用途A/S设计生产流通销售37199019911992199319941995