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工程档案培训讲座培训讲师金梦参加人员：各项目相关工作人员会议地点：档案馆会议室培训内容五、工程档案归档内容（建筑）四、工程档案验收依据及接收范围二、工程档案存在的问题及解决方法三、建设工程档案办理流程一、工程档案的定义及重要性七、工程档案立卷六、工程文件归档质量要求一、工程档案的定义及重要性1、定义：工程档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备、监理以及工程管理过程中形成的应当归档保存的全部文字、材料及其图纸的总和。2、重要性：城建档案是现代社会信息资源的重要组成部分，是城市的重要生产要素、无形资产和社会财富，在城市规划、建设与发展中占有重要地位。工程档案是工程实体的图文记载，是工程施工全过程的真实写照，是建设工程验收的重要依据，也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好，反映工程管理规范，工程管理人员素质高。工程档案管理包含于工程质量管理之中，工程质量是对包含工程档案在内的监督管理。要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓,做到工程开工与工程建档同步，工程进展与档案整编同步，工程竣工验收与档案验收同步。二、工程档案存在的问题1、档案管理意识不强：一些人对档案的意识相当薄弱，想当然的认为只不过就是一些纸张资料，没有什么太大的作用，于是疏于对档案的管理。等到需要的时候，又不能及时的找到。这样甚至会造成档案丢失的情况，造成难以弥补的损失，到那时候悔之晚矣。2、缺乏专业的档案员：在实际工作中，大多建设单位往往是因为在人员配备上达不到要求，在档案管理上“有心无力”，往往身兼数职。从而导致工程档案工作严重滞后，造成恶补的现象。3、施工档案不真实：真实性是施工档案最根本的要求。但事实上，一些工程档案完美的不切实际。达到了“零缺陷工程”，明显是不切合实际。4、代签名现象十分普遍：一些施工单位的资料签字不严肃，应当由责任人签字，全由档案员一人代笔。使档案失去真实性，一旦工程出现问题，追查相关人员的责任就分不清，从而加大处理事故难度。1、强化意识2、人员配备3、明确责任4、过程控制5、沟通协调6、统一要求怎样解决1、强化意识作为工程档案的牵头方，首先自己要从意识上重视档案工作，要把项目档案管理工作看作同工程进度、质量同等重要，不可偏废一方。要牢固确立“档案整理与工程进度同步”的思想，对形成的资料应及时收集，分门别类进行存放。要杜绝在工程竣工验收前进行档案整理“恶补”的现象，项目档案进度的滞后严重影响着项目档案的齐全完整性，并对施工原始记录的真实性也提出了考验。因此，建立与工程进度同步的档案管理体系至关重要。2、人员配备在人员配备上建设单位应配备一名业务熟练、专业技术过硬的专职档案员。这里提到的专业技术过硬指的是档案专业技术与工程建设专业的合集。只有这样才能满足对各参建单位资料员进行监督、指导的要求。3、明确责任在工程前期准备阶段，建设单位就应在合同中明确各参建方应保证施工资料的收集应与工程进度同步，在工程交工验收前完成各自工程项目文件的预组卷工作，凡档案整理不规范的，不给予交工验收。在实际工作中，大多施工单位只关心两个问题：一是工程进度问题，二是工程款计量支付问题，往往是形成的资料只用来支撑工程计量，对其余文件的收集、归档都比较轻视。所以，合同里的规定很重要，无论你工程进度再快，但与之对应的工程资料收集、整理相对滞后，还是无法完成交工验收。4、过程控制建设单位应在工程开工前，要求各参建单位负责人上报各自资料管理人员名单，并要求资料管理人员未经建设单位同意，不得随意更换，保证建设项目档案工作的连续性。在工程施工过程中，建设单位应随时对各参建单位资料的收集、整理情况进行检查指导，明确资料收集原则与范围，统一口径。就自己接触过的工程项目，大多数施工单位资料员缺乏档案整理的基础知识，对归档的原则与范围概念模糊，如果在过程中建设单位不经常进行监督指导，参建单位势必会走弯路，不利于整个项目档案的管理。要求监理单位做好施工原始记录文件质量的把控工作，施工用表要统一规范，数据填写真实有效，防止施工过程文件签字出现代签现象，对发现类似问题的，要责成监理单位要求施工单位整改，确保文件形成的质量。5、沟通协调在整个项目资料收集整理过程中，建设单位应及时与当地档案管理部门与工程质检部门沟通，取得相关部门的支持，有利于项目档案工作科学、规范的推进。6、统一要求建设单位在对各参建单位进行监督指导过程中，应对相应的收集整理原则进行细化，明确要求，统一口径。如对工程变更资料的收集整理，应明确工程变更程序，明确工程变更申请附件资料的内容与形式，明确工程变更下发的文种，要做到全标段统一，不能各自为战；为避免归档文件的重复，在指导过程中，应明确这样一个原则：普发性的文件，不需本标段办理的文件，由发文方归档，收文方可作为资料自行保存；明确在对工程交工验收时，一并进行项目档案的交工验收，对项目档案验收不合格的单位，应要求其限期整改，整改合格后，方可进行办理交工验收手续。小结建设项目档案整理工作离不开各方面的支持和配合，但作为项目档案的主体—建设单位，在整个项目档案的管理过程中，扮演者领导者的角色。建设单位只有强化自身档案管理意识，不断探索项目档案管理模式，并使之不断完善，形成制度化，才能真正保证项目档案工作的顺利进行。三、建设工程档案办理流程此阶段在拟竣工验收日期前30天通知档案馆进行预验收，正式竣工验收90天之内移交一份完整的工程档案，否则无法开展下一步工作。建设单位到新区规国局窗口领取《建设工程规划许可证》联系城建档案馆，组织参建单位进行工程档案前期交底工作。工程档案预验收工程竣工后，建设单位组织各参建单位按照《天津市建设工程滨海新区文件整理规范》、《天津市滨海新区建设工程声像档案管理实施细则》、《天津市滨海新区建设工程电子档案管理实施细则》要求向城建档案馆移交一套工程档案，办理工程档案预验收。建设单位到新区规国局办理《建设工程规划验收合格证》建设单位携带《建设工程规划许可证通知书》复印件，到城建档案馆办理《建设工程档案报送责任书》（309室）和《关于移交建设工程声像档案的告知书》（303室）。预验收合格，建设单位领取《建设工程档案预验收证明》。工程档案备案工程备案前，建设单位向城建档案馆移交一套工程备案文件，办理工程档案备案。验收合格，建设单位到区行政许可中心规划局窗口领取《天津市建设工程档案认可证》。到建委备案四、工程档案验收依据及接收范围1、档案验收依据：《滨海新区工程档案归档细则》网址：、档案接收范围：（1）包括范围：凡在新建、改建、扩建等工程建设中形成，记载工程建设的重要活动和主要过程，具有保存价值的各种载体的文件均应归档。（2）归档载体类型：归档文件的载体类型应包括纸质材料、照片、录像带和其它电子存储介质等。（3）接收对象：建筑工程、市政工程、公路工程、管线工程、水运工程园林工程、桥梁工程、隧道工程等等。3、法律法规：《天津市城市建设档案管理规定》第七条勘察、设计、施工和监理单位从工程立项开始，应当编制建设工程档案，做到建设工程档案材料的收集、编制与工程进度同步，并按规定向建设单位移交。档案工作与工程项目立项同步；与施工进度同步；与竣工验收同步。4、档案保存：施工单位至少做两套资料，保证档案馆一套完整资料。城建档案馆保存年限为永久保存。五、工程档案归档内容（一）前期文件（二）监理文件（三）施工文件（四）竣工验收文件（五）竣工图（六）备案文件（一）、前期文件工程前期文件（建设单位）共分五大类：1、立项文件⑴项目建议书及审批文件⑵可行性研究报告及审批文件⑶关于立项有关的会议纪要、领导讲话⑷专家建议（论证）文件⑸调查资料及项目评估研究文件2、建设用地、征地、拆迁文件⑴选址意见书⑵涉及占用农用地的建设项目用地预审意见⑶土地使用权人或房屋所有权人同意建设的证明文件⑷国有土地使用权出让合同和国有土地使用权转让合同⑸规划条件申报及审定文件⑹建设用地规划许可证⑺建设用地批准书⑻国有土地使用证及房地产权证⑼拆迁许可证⑽拆迁安置意见、协议、方案等3、勘察、测绘、设计文件设备⑴勘察设计任务书⑵工程地质勘察报告⑶水文地质勘察报告、自然条件、地震调查⑷地形测量和拨地测量成果报告⑸地籍测绘成果⑹政府有关部门对施工图设计文件的审批和备案文件4、招投标文件⑴勘察设计中标通知书及承包合同⑵测绘中标通知书及承包合同⑶设备、材料采购中标通知书及采购合同⑷施工中标通知书及承包合同⑸监理中标通知书及承包合同5、开工审批文件(1)项目的批准、核准或备案文件(2)建设项目对四邻有影响的四邻签字认可意见(3)建设工程规划放线测量技术报告(4)建设工程规划许可证(5)建设工程消防设计备案（凭证）告知书和抽查凭证或审核意见书(6)环境影响报告书（表）、环保登记文件(7)区县环保局预审意见、环境工程评估中心技术评估意见(8)有审批权的环境保护行政主管部门的审批意见(9)天津市人民防空办公室审核意见(10)人防工程扩大初步设计文件或易地建设费缴纳凭证(11)修建防空地下室审批文件(12)有关行政主管部门（交通、园林、市政、文物、通讯、保密、合乎、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议(13)建设工程施工许可证(14)标准地名证书(15)工程质量监督手续(16)安全监督手续（二）、监理文件监理文件共分三部分：1、勘察设计监理工作总结2、质量事故报告及处理结果3、工程竣工决算审核意见书4、重大安全事故的处理记录5、工程竣工监理验收评估报告及竣工移交证书（三）、施工文件施工单位施工文件主要分为三部分：1、施工管理文件：施工现场质量管理检查记录(津资统表零）2、工程质量控制文件：①、建筑与结构工程⑴图纸会审、设计变更、洽商记录⑵工程定位测量、放线记录⑶原材料出厂合格证及进场检（试）验报告汇总表⑷隐蔽记录工程验收记录（多于两张以上做汇总表）⑸预制构件、预拌混凝土合格证汇总表⑹地基、基础、主体结构检验及抽样检测资料（见附加）⑺分部（子分部）工程质量验收记录⑻工程质量事故及事故调查处理资料⑼新材料、新工艺施工记录附加：1、桩基资料：1)工程定位测量、放线记录2)原材料出厂合格证及进场检（试）验报告汇总表3)技术复核记录4)桩基隐蔽记录（普通和钢筋）5)桩基工程施工验收记录6)桩位偏移表以及桩位偏移示意图7)桩基检测报告8)桩基分部（子分部）工程验收记录2、基础、主体结构检验及抽样监测资料：1）基坑（槽）工程施工验收记录2）地基触（钎）探记录3）地基处理工程验收记录4）复核地基工程施工验收记录5）结构实体混凝土强度记录6）混凝土抗压强度报告（６００度）7）温度累计记录8）同条件报告9）结构实体钢筋保护层厚度检测记录10）结构实体强度报告11）钢筋保护层厚度检测报告②、节能工程1）图纸会审、设计变更、洽商记录2）节能材料、设备、构配件和部品的质量证明文件、进场验收记录、进场见证抽样复试报告汇总表3）隐蔽工程验收记录和相关图像资料4）分部工程质量验收记录③、给排水与采暖工程1）图纸会审、设计变更、洽商记录2）材料、配件出厂合格证及进场检（试）验报告汇总表3）隐蔽工程验收记录4）分部（子分部）工程质量验收记录④、建筑电气工程1）图纸会审、设计变更、洽商记录2）材料、配件出厂合格证及进场检（试）验报告汇总表3）隐蔽工程验收记录4）分部（子分部）工程质量验收记录⑤、通风与空调工程1）图纸会审、设计变更、洽商记录2）材料、配件出厂合格证及进场检（试）验报告汇总表3）隐蔽工程验收记录4）分部（子分部）工程质量验收记录⑥、电梯工程1）图纸会审、设计变更、洽商记录2）设备出厂合格证及开箱检验记录汇总表3）隐蔽工程验收记录4）分部（子分部）工程质量验收记录⑦、建筑智能化工程1）图纸会审、设计变更、洽商记录2）材料、配件出厂合格证及进场检（试）验报告汇总表3）隐蔽工程验收记录4）分部（子分部）工程质量验收记录⑧、消防工程1）图纸会审、设计变更、洽商记录2）材料、配件出厂合格证及进场检（试）验报告汇总表