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1应付帐款管理系统广州赛意企业管理咨询有限公司2应付业务概述供应商的管理发票的管理付款的管理预付款的管理员工费用报销创建日记帐分录Oracle应付帐款系统主要内容3应付业务概述4Oracle产品和应付的集成Oracle资产Oracle项目Oracle总帐Oracle人力资源Oracle现金管理Oracle采购Oracle应付Oracle工作流OracleEDI5Oracle应付概述输入供应商创建PO输入发票审批发票付款生成日记帐分录和PO匹配输入请购单6缺省值流程财务选项应付选项供应商供应商地点发票发票分配行发票付款计划行7Unit1:供应商主要内容：•建立新供应商•查询供应商•合并供应商8供应商:概述输入供应商创建PO输入发票发票审批发票付款创建日记帐分录和PO匹配输入请购单9供应商:集成Oracle资产Oracle项目Oracle总帐Oracle人力资源Oracle现金管理Oracle采购Oracle应付10供应商设置•财务选项窗口–供应商-应付款–供应商分录•应付选项窗口–供应商区域11Oracle应付供应商信息信息在供应商在供应商类型处输入地点输入采购YesYes应收YesNo应付YesYes控制YesYes银行YesYes帐户NoYes税YesYes分类YesNo通用YesNo预扣税YesYes地点YesNo供应商信息12缺省值流程财务选项应付选项供应商供应商地点发票发票分配行发票付款计划行13供应商和供应商地点设置联系人联系人付款地点采购地点仅限于RFQTokyoNewYork采购地点付款地点联系人供应商Paris14避免重复供应商在供应商窗口设置一个新的供应商之前，要先确认系统中没有该供应商存在.提交以下报表以确认系统中没有重复的供应商:•供应商报表•供应商审计报表定期审核供应商,以达到如下结果:–为了防止生成重复发票–为了提高系统执行速度–为了提供准确的供应商报表15合并供应商运行供应商审计报表ABCCorpABCCorporation审核合并结果ABCCorporation合并供应商明确是否有重复的供应商保留审计痕迹16合并供应商合并供应商时，发票和PO同时被更新。更新所有发票或者仅仅是未过帐发票。拷贝旧供应商地点给新供应商或者闲置旧地点。系统自动提交报表来记录合并信息。合并供应商17保留报表作为审计线索•对于合并供应商记录,Oracle应付不保留在线的审计痕迹•Oracle应付自动地打印采购订单页眉更新报表和供应商合并报表•将这些报表作为审计线索18设置供应商•财务选项窗口–供应商-应付款–供应商分录•应付选项窗口–供应商区域19供应商报表Oracle应付供应商报表报表名说明供应商报表查看供应商、供应商地点和供应商联系信息供应商审计报表可以帮助查看潜在的名称相似的重复供应商新供应商/新供应商复核新供应商或新供应商地点地点报表供应商付款历史报表查看单个或一组供应商付款历史，包括无效付款供应商已付发票查看单个或一组供应商付款历史，包括折扣历史报表和部分付款20Unit2:发票主要内容：•发票处理流程、概念•发票的输入•发票和PO匹配•应用费用报表•资产发票•经常性发票•其他发票管理功能•发票会计分录21发票的处理流程、概念22输入发票:概览输入供应商输入请求创建PO输入发票或发票批审批发票付款创建日记帐分录调节付款和PO匹配23•发票类型•发票总帐日期•发票税金•发票分布集有关发票的几个概念24Oracle应付发票类型类型描述标准发票是指由于采购货物或接受劳务从供应商处取得的发票（标准发票既可以和订单匹配，也可以不匹配）贷项通知单指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得的红冲发票借项通知单对于已开具的发票供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票费用报表指对于雇员发生的相关费用的而开具的发票PO缺省和采购订单匹配的发票。（输入PO号码后，Oracle应付自动地提供供应商信息。预付支付给供应商或雇员的作为预付款的一种发票（视为发票）快速匹配和采购订单匹配的发票。（输入PO号码，Oracle应付自动地提供供应商信息并且和采购定单的每一个装运行匹配）混合发票既可以和采购订单又可以和发票匹配的发票（既可以输入正数，也可以输入负数）。25指定缺省的总帐日期应付选项(总帐日期)发票给每一个发票和发票批指定一个缺省的总帐日期决定发票日期、系统日期、或收到发票日期缺省至总帐日期发票分配缺省至26主要内容：•设置系统选项-请求输入税名称（YES/NO）-税收自动计算（YES/NO）•设置税名称-税类型-税名称-税率-税核算会计科目发票税金27输入增值税（VAT）收费税收类型税名税率定义供应商赋予税名定义税名输入含增值税发票检查税费28发票分布集利用发票分布集可以快速建立发票分配行。分布集行50％01－200－300050％03－140－2600分布集行0％01－100－30000％02－200－26000％03－200－4000发票分布行0％01－100－30000％01－200－26000％02－200－4000发票分布行50％01－200－300050％03－140－2600完整分布集架构分布集或供应商指定分布集给供应商发票＄1000完整分布集架构分布集只有会计科目信息，没有具体的金额分配比例有会计科目信息和具体的金额分配比例29发票输入30使用工作台模式发票批发票(工作台)发票查询付款批付款(工作台)付款查询付款发票付款工作台发票工作台31输入批:概览发票批输入一个发票批批文件接收邮寄发票准备批控制形式复核批控制报告更新批控制形式32批控制形式批控制形式批名:JS03041998日期:03/04/98控制发票数量:20控制发票总额l:$2,600.78实际发票数量:19实际发票总额l:$2,200.78计数差额:1合计差额:$400.00输入人:JohnSmithEntryTime(elapsed):15minutesNotes:Invoice#300941forsupplierABCCorporationwasaduplicate.33发票信息明细信息缺省信息基本信息信息供应商信息发票信息付款计划行发票分配行34缺省值流程财务选项应付选项供应商供应商地点发票发票分配行发票付款计划行35类型描述项目记录向供应商购物或劳务收费金额税记录购买商品或劳务而产生的税额运费记录供应商的运输费用杂项费用记录一张发票的各项杂项费用发票分配类型36输入发票运费您可以使用以下几种方式记录运输费用:•自动创建运费分配•在发票分配行按比例分配运费•手工输入运费分配行37复核和维护发票批提交批控制报表以审核处理的准确性和效率；查看职员输入发票批的数量和批实际总额和控制总额之间的差异。38将发票与采购订单匹配39发票和采购订单匹配:概要发票批输入发票审批发票发票和采购订单匹配发票归档过帐发票复核发票付款40匹配设置选项•二维匹配•三维匹配•四维匹配发票数量4价格＄150.00订单数量4价格＄150.00二维匹配订单数量3价格＄150.00接收数量3价格＄150.00三维匹配发票数量3价格＄150.00订单数量2价格＄150.00接受数量2价格＄150.00四重匹配发票数量2价格＄150.00接收数量2价格＄150.0041详细内容采购订单结构采购订单页眉项目行项目行项目行装运行装运行采购信息供应商信息装运行分配行分配行分配行42匹配选项保存发票选择匹配输入供应商信息输入发票日期、编号、和金额完成完成完成如果匹配采购分配,选择分配和输入分配数量或匹配金额输入发票数量和匹配金额输入附加发票头信息输入采购定单编号选择采购定单选项A标准发票、费用报表、混合发票选项B采购定单缺省选项C快速匹配43应用费用报表44费用报表处理输入费用报表应用预付款通过提交应付发票引入建立发票支付员工款45设置费用报表分录定义费用报表模板输入员工、地址定义雇员作为供应商46资产类发票47固定资产发票处理流程开始输入固定资产发票成批增加准备（添加，拆分调整，合并〕清理过入固定资产固定资产模块资产发票资产标识发票批准、过帐48经常性发票49经常性发票:概览您可以为可能收不到发票的定期业务费用（如租金）输入发票.输入经常性发票:•定义特殊会计日历•定义经常性发票模板•生成基于模板的发票通过经常性发票模板，您可以:•指定经常性发票生成的时间间隔.•创建最多两个非标准金额的一次性特殊发票额,例如定金或飘浮式付款，•定义随着期间按固定百分比增加或减少的经常性发票50其他发票管理功能（挂起、审批、调整、取消）51帐户挂起原因No资金挂起原因Mixed信息不足No发票挂起原因Yes匹配挂起原因Mixed期间挂起原因No采购请求挂起原因No差异挂起原因Mixed挂起类型查看在审批发票时系统自动置于的挂起类型预先定义用户定义手工释放挂起类型52帐户释放原因资金释放原因足够信息发票释放原因匹配释放原因期间释放原因差异释放原因挂起快速释放原因发票快速释放原因释放挂起释放类型系统用户定义设定53帐户挂起原因No资金挂起原因Mixed信息不足No发票挂起原因Yes匹配挂起原因Mixed期间挂起原因No采购请求挂起原因No差异挂起原因Mixed手工释放挂起查看可手工释入的起起类型.系统设置用户定义手工释放挂起类型54审批发票输入发票审批发票和采购定单匹配发票文档付款发票过帐55发票查询:概览发票批输入发票审批发票和PO匹配发票文档查看发票付款接收发票发票过帐56借方资产或费用贷方负债1，和PO匹配2，使用发票分布集3，手工输入1，财务级缺省2，供应商级缺省3，供应商地点级缺省4，发票级缺省生成方法生成方法发票会计分录利用选择或缺省值来自动生成发票会计分录57Unit3:付款主要内容：•付款概览•手工支付、执行付款批•预付款管理•执行停止、无效付款•设置现金控制58概览输入供应商生成PO输入发票发票审批付款生成日记帐分录和PO匹配输入请购单付款调节59设置付款银行主要内容：•银行名称•分行名称•银行帐户•会计信息•付款单据60Oracle应付支付方式支付方式支票Clearing电子资金转帐电汇手工远期付款定义远期付款给供应商的付款票据公司内部主体间付款，不用产生付款文档要求银行在指定未来日期付款的支付单据通过电子传递付款至供应商银行联系银行将资金要求通过电汇付款至供应商银行供应商指定要求银行在将来指定未来日期付款的支付单据61使用工作台模式发票批发票(工作台)发票查询付款批付款(工作台)付款查询付款发票付款工作台发票工作台62手工付款、执行付款批63手工付款手工付款是在系统外部创建付款，如以下两种手工付款方式:•支票•电汇64选择发票--------------------------(建立付款)格式化付款确定付款打印支票付款批：概览65预付款管理66预付款管理内容•预付款输入•确定预付款何时应用•输入预付款分配信息•审批、支付预付款•使用发票去核销或取消核销预付款•应用费用报表核销预付款67预付款步骤：概览输入预付款状态=未审批审批预付款状态=未付支付预付款发票状态=可用选择发票核销一或多张预付款选择预付款并应用于一或多张发票68审批、支付预付款输入预付款状态=未审批审批预付款状态=未付支付预付款状态=可用的选择发票核销一或多张预付款选择预付款并应用于一或多张发票69•使用预付款状态报表去检查未核销预付款明细.•复核供应商的未核销预付款以及未付或部分支付发票.•提交该预付款状态报表仅得到未核销预付款列表明细及余额•使用供应商类型、唯一供应商、日期范围去提交该报表.确定并检查可用的预付款70•输入一将来结算日期.•将预付款挂起以防止付款.•将预付款已计划付款挂起.控制一可应用于发票的预付款71•在发票工作台取消预付款.•如果预付款已被支付，则只有当取消付款后才能取消预付款.•除非预付款从未被核销，否则对应的付款是不允许被取消的.•在发票界面查看预付款取消信息.取消预付款72停止、无效付款73停止和取消付款:概览在付款界面停止付款付款文档被占用?付款文档已被记录？NoNo在设置银行