2010年5月25日高级商务策划师/汽摩4S职业培训师高悦翔(QQ:389397192)文件和报告的写作培训内容提纲第一部分、文件类别和写作要求第二部分、文件写作的程序和规范第三部分、常用文件的写作方法第四部分、文件的格式第一部分、文件类别和写作要求一、工作中常用的文件类别公文类:请示、报告、通知、会议纪要、通报工作类:计划/规划、总结、简报、函、意见宣传类:新闻报道稿件二、文件的基本结构文旨(目的、目标)——灵魂材料(素材、资料)——血肉结构(框架、格式)——骨架语言(文字、修辞)——细胞三、文件写作的6C原则1.正确:符合政策和方针,表达的东西有道理,不强词夺理,不讲歪理;不掩饰、不夸张,按事实本身描述与表达。2.清楚:思路、表达要清楚,让人一目了然看明白,遵循一文一事,明白无误地把要说的话写出来,让别人看得懂,这是最起码的要求。3.具体:忌一般化、抽象化,有具体指向和要求,使看到文件的人看了以后知道是什么事情,该怎样去做。4.完整:表达事项(意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等)完整,不遗漏。5.简洁:层次分明,文字简炼、生动,不拖沓,不堆积词句。6.得体:风格适宜、规范,措词得体。第二部分、文件写作的程序和规范1、明确写作主旨——给写作定位,目的?写什么?文种?怎么写?2、收集信息资料——供写作参考,需要哪些?怎么收集?如何整理?3、拟定结构提纲——搭写作框架,通盘安排,强化要点,有详有简。4、完成正文草稿——填写作内容,按照提纲一步步充实内容,加工成章。5、认真修改检查——定写作终稿,反复推敲斟酌,直至满意。一、文件写作的程序二、文件写作的6W3H准则What:主旨是什么?Why:为什么要这么做?When:什么时间做?Where:在哪里?Who:相关的人、物品等。Whom:适用哪些人?How:用什么方法,怎么做?Howmuch:多少费用或投入?Howlong:需要多长时间?a写什么?b要达到什么目的?c采用什么文本、文种?d给谁看?e要求对方做什么?f怎么做?g达到什么效果?明确文件写作主旨资料来源:a需要哪些资料信息?b有哪些收集渠道?c怎样收集?d达到什么目的?自我提问:收集资料信息三、文件写作的注意事项(技巧)1、语言要平实、易懂,尽量用短句。切忌误导性、模糊的语句(例:如无重大分歧,实在不行……等)2、内容简单明了,突出重点。4、用通俗易懂的例子解释。3、当内容复杂、报告的页数较多时,可将报告分为概述部分和说明部分。概述部分遵照6W3H的原则制作,尽量使用标准样式,说明部分使用附件的形式。5、版面排列清晰,切忌过分花哨的装饰。6、提纲挈领,利用顺序好来表明逻辑关系。7、从结论写起,让阅读者尽快理解内容,印象深刻。8、拟定一个鲜明的题目,用能够代表整个内容的文字简单明了地命题,要做到只看题目就知道要做什么;或者将结论用于题目,并标注文件类型(请示、报告、通知、通报、计划等)。文件写作你要说什么你要什么结果你要怎么说你对谁说对象:决策者、影响者。效果:你有没有得到要得到的东西主旨表达四、文件写作简图☆文件写作三环节预想:你要告诉他们什么;回顾:你已经告诉他们什么;确认:他们是否能够了解或理解。时刻记住:文件的阅读者不理解就是文件写作者的错!第三部分、常用文件的写作方法1、请示的概念“请示”是下级向上级请求指示和批准时使用的文件。适用于以下情况:(1)工作中遇到的新情况、新问题,缺乏明确政策规定的情况。需要上级批准才能办理的事情。解决“请求该怎样做”的问题。(2)对本单位/部门所提出的工作方案做出批准。解决“请求批准这样做”的问题。(3)超出本单位/部门职权之外,涉及多个部门的事情,需请示上级予以指示。解决“请求有关单位这样做”的问题。一、请示⑴开头——说明请示的原因说明请示的理由、依据或目的,必要的话写明请示问题产生的背景。阐述清晰解决问题的必要性、紧迫性。同时讲清事项已经具备的条件和办理的可行性。然后用“为此,特请示如下”,或“现将有关事项请示如下”,或“现提出以下请示意见”等作为过渡句,引出正文的主题部分。2、请示的写法⑵主体——提出请示事项要讲清遇到了什么问题、要请示哪些事项、本单位准备怎样处理等。重点在于对解决有关问题提出的具体建议或意见,以及具体要求的说明,甚至要提出解决问题的初步方案供上级定夺。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案,要提出倾向性意见,积极帮助上级出谋献策,不能简单上交问题和矛盾。⑶结尾——恰当使用结语用简短的语言,明确提出请上级指示、批准、批转的肯定要求。注意采用征询、请求、谦和的语气,使用祈请语言。如以下格式:“当否,请批复。”“以上请示妥否,请指示。”“以上请示如无不妥,请批准。”“以上请示如无不妥,请批转××执行。”3、注意事项(1)严格遵行一文一事的原则,即一份请示只讲一个问题。(2)严格按照隶属关系逐级请示,不能越级请示,也不能多头主送,相关部门和领导可以会签或抄送。二、报告1、报告的概念“报告”是向上级汇报工作,反映情况,答复上级询问的文体。(1)目的不同报告是为了让上级了解和掌握情况,或者提出意见、建议,一般无需上级批示。请示的目的是为了让上级审核、批准有关事项,必须要求上级给予批复。2、报告和请示的区别(2)时间不同报告是为了让上级了解和掌握情况,所涉及的工作或未进行,或正在进行,或已经完成,因此可以在事前、事中、事后写报告。而请示必须要在事前,必须经上级审核、批准后才能实施或办理。(3)内容不同报告的内容可以具有综合性特点,可以同时反映多方面的情况和问题。而请示的内容单纯,必须一文一事。(4)处理结果不同报告上交后,不需要上级批复,阅后可归档。请示,上级无论同意与否,都必须给予批复。(1)开头对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括:工作开展的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价、以及要报告的主要问题等。(2)主体重点回顾工作进展情况和主要成绩;提炼工作中取得的经验和体会;找出工作中存在的主要问题或薄弱环节,分析原因,提出改进意见与办法;提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。3、报告的写法情况报告的正文一般包括下面几个内容:①交待发文缘由扼要说明依据或背景,也可概括情况的全貌等。②反映主要情况或问题,必要时可对情况和问题进行分析。③以后工作的计划,或提出解决问题的办法或措施,或推测情况发展的趋势,为上级做出决策提供依据。(3)结尾一般使用下列术语特此报告,请审阅;以上报告如有不当,请指正。三、通知1、通知的概念向特定对象告知或转达有关事项或文件,让对象知道情况或执行相关要求的公文。2、通知的特点(1)内容单纯,行文灵活简便。(2)表述具体,可操作性强。(3)时效性强,需要及时周知或执行。3、通知的写法(1)通知缘由一般应简述发布通知的缘由(即背景、根据、目的、意义等),也可以不写,直接发布内容。(2)通知事项通知的主体部分,所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等,都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。(3)执行要求发布指示、安排工作的通知,可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要,可以没有这一部分。篇幅短小的通知,一般不需有专门的结尾部分。4、两类通知的写法篇段合一式:小规模、临时性、内部会议要素:时间、地点、参加人、会议名称等。分层表达式:规格高、人数多、重要会议。★导语:目的、根据、名称等。★主体:时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。★结尾:提出准时到会的要求,或用结语“特此通知”。(1)会议性通知★导语:通知的依据,即为什么发此通知,然后一句话作过渡语,如“现通知如下”,转入主体内容。★主体:写具体事项★结尾:一般写执行的要求,如“以上事项,望认真执行”。(2)指示性通知四、工作计划1、计划的概念“计划”是对一定时期的工作预先作出安排和打算时使用的一种文体。2、计划的类别根据不同情况,计划有不同的文种。比较长远、宏大的为“规划”,比较切近、具体的为“安排”,比较繁杂、全面的为“方案”,比较简明、概括的为“要点”,比较深入、细致的为“计划”,比较粗略、雏形的为“设想”。无论何种计划,其内容都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三项。3、规划“规划”是计划中最宏大的一种:时间一般都要在三五年以上;范围大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目;内容和写法往往是粗线条的,比较概括。“规划”带有方向性、战略性、指导性,其内容要具有严肃性、科学性和可行性。(1)标题“四要素”写法:单位/部门名称+时间期限+内容范围+“规划”二字。(2)正文①前言:即有关的背景材料,是制定规划的起因和缘由。要认真地综合和分析。②指导方针和目标要求:规划的纲领和原则,用精炼的语言、概要地阐述出来。③主要任务和政策、措施:规划的主体和核心,解决“做什么”和“怎样做”的问题,任务要明确,措施要概括有力。(3)结尾即远景展望和号召。简短、有力、富有号召力。4、计划(1)计划计划是时间一般在一年、半年左右,范围一般是一个单位/部门的工作或某一项重要工作。内容和写法比规划具体、深入;比设想正规、细致;比方案简明、集中;比安排扩展、概要。具有以下特点:①目的性、②预见性、③可行性、④可变性、⑤严肃性。标题:“四要素”写法,不宜省略要素。正文:①开头说明指导思想、现状分析、计划总任务;完成计划的意义,即阐述依据、概述情况、或直述目的,包括前期阶段工作做到的程度、有哪些优点与缺点或经验教训以及有哪些有利条件和不利条件。开头要写得简明扼要。(2)计划的具体写法②主体核心内容,阐述“做什么”(目标、任务,规定一定时期计划指标应完成的任务,以及应达到的要求)、“做到什么程度”(要求)和“怎样做”(措施办法)三项内容,包括责任分工、方法、步骤、措施、时问期限等。既要写得全面周到,又要写得有条不紊,具体明白。③结尾或突出重点,或强调有关事项(如检查落实方法),或提出简短号召,也可不写。(3)计划写作的要求制定科学合理的目标和指标,总目标是明确、具体、符合公司方针和要求、方向正确。①任务的数量和质量要求要合理;②任务的指标要能够考核和控制;③任务指标要相对稳定,可以衡量;④任务指标要符合实际,可以实现;⑤任务指标要有明确的时间限制。五、总结1、总结的概念“总结”是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的业务性文件。“计划”和“总结”的区别:“计划”是工作之前的安排与打算,解决“做什么”和“怎么做”的问题;“总结”则是工作之后的回顾、分析,是解决“做了什么”和“做得怎么样”的问题。2、总结的特点(1)客观性总结是对过去工作的回顾和评价,因而要尊重客观事实,以事实为依据。(2)典型性总结出的经验教训是基本的,突出的,本质的,有规律性的东西,在日常学习,工作,生活中很有现实意义,具有鼓舞,针砭等作用。(3)指导性通过工作总结,深知过去工作的成绩与失误及其原因,吸取经验教训,指导将来的工作,使今后少犯错误,取得更大的成绩。(4)证明性总结的基本表达手段是被动的(严格地说是证明),它要用自身实践活动中的真实的、典型的材料来证明它所指出的观点的正确性。(5)实践性工作实践的记录、分析。(6)经验性工作经验的总结,工作提高的记录。(7)理论性形成书面、分析、归纳和提高,应该总结出理论性内容,工作能够得到提高。2、总结的几种写法(1)两段式采用叙述+议论方式,第一部分主要写做了哪些工作,取得了哪些成绩,存在什么问题;第二部分则是根据第一部分的叙述,主要写经验、体会、教训;这种形式结构简单、中心明确。(2)概述式按照“情况—成绩—经验—问题—意见”的模式。(3)阶段式分阶段总结,注意各阶段特点,根据不同阶段写作,结构清晰,突出重点。(4)经验式略写工作内容,重点论述工作经验,以便发挥总结的指导作用,侧重点鲜明、结构简单。(5)贯通式按照工作