文件编写培训（PPT44页)

第1页管理体系文件编写培训咨询教师：许明启动时间：2012年06月江苏中鹏新材料股份有限公司第2页目录第一部分：对管理体系文件的基本要求第二部分：管理体系文件的架构和内容第三部分：管理体系文件的编写要求第四部分：管理体系文件的格式和标识第3页一、对管理体系文件的基本要求1、文件的价值2、如何保证文件编写的质量3、文件编写的原则第4页1、文件的价值管理文件是规范组织管理行为的“法”；管理文件是组织重要的管理资源；管理文件增加了管理的透明度；管理文件反映了管理者的管理理念和思路；管理文件既规范员工的行为，也规范了组织管理者的管理行为。第5页2、如何保证文件编写的质量是总结的过程；是思考的过程；是策划的过程；是提升/整合的过程。文件编写是增值的过程第6页3、文件编写的原则——总原则追求最好、最实际的总原则反应当前运作的最高水平；充分利用已有的管理平台；文件的所有要求都应可实现；文件所规定的要求应与组织的资源状况相适应；最好的、最先进的方法不一定适用。第7页3、文件编写的原则——系统性组织应对其管理体系中采用的全部要求和规定，有系统、有条理地制订成各项要求和程序：所有的文件应编辑成文，需要时编辑成册；各层次文件应分布合理、相互协调、互相印证。第8页3、文件编写的原则——协调性管理体系文件的所有规定应与其他制度体系文件的要求相协调；体系文件还应与法规的要求相协调；体系文件之间应相互协调，不应产生矛盾；处理好各种接口，引用适当；避免职责不清。第9页3、文件编写的原则——唯一性对一个单位，其管理体系文件是唯一的；通过清楚、准确、全面、简明扼要的表达方式，实现唯一的理解；尽量使用组织自己的语言；避免对同一事项在不同文件中相互矛盾的规定；第10页3、文件编写的原则——适用性所有文件的规定都应保证在实际工作中能够做到；追求“任何时候/任何部门都适用”的文件是不可能的；编写任何文件都应依据标准的要求和公司的现实；文件的内容和形式追求简单、适用、有效的原则；第11页3、文件编写的原则——完整性文件中规定的过程或活动应形成管理闭环；过程或活动的内容描述完整，来龙去脉交待清楚；不仅文件本身完整，而且要保持文件之间的完整。第12页3、文件编写的原则——逻辑性当过程或活动中存在逻辑关系时，应按逻辑顺序描述；属于判断的活动（如审核、批准、审查、检查等）应交待清楚判断的标准和判断后的不同处置方式。第13页3、文件编写的原则——可评价性应使用肯定或否定的叙述性语言，不应使用模糊语言（如及时、基本上、差不多等）；表述准确、清晰，用词简练、明确，使用组织内通俗易懂的语言；按文件要求执行的结果应是可评价的，要求文件的规定必须明确。第14页二、管理体系文件的架构和内容1、体系文件的架构2、管理体系文件的类型第15页二、管理体系文件的架构和内容法律法规/上级规定第16页二、管理体系文件的架构和内容文件层次图说明——当各层次文件分开时，可相互引用；——各层次文件的内容不应相互矛盾；——下一层次文件应比上一层次文件更具体、更详细；——各层次间合并还是分开，可根据自己的习惯和需要去决定。第17页二、管理体系文件的架构和内容质量手册；管理程序;业务流程/工作规范；表格。在已策划的质量管理体系中按表述方式分以下几种类型的文件：分手册第18页二、管理体系文件的架构和内容质量手册：规定组织管理体系要求的文件，是管理体系的总纲领；质量手册通常是ISO9001：2008标准要求的具体化，企业化。1）质量手册第19页二、管理体系文件的架构和内容ISO9001:2008要求必须编写的程序文件：1、文件控制(4.2.3)2、记录控制(4.2.4)3、内部审核(8.2.2)4、不合格品控制(8.3)5、纠正措施(8.5.2)6、预防措施(8.5.3)2）管理程序第20页二、管理体系文件的架构和内容流程/规范：指规定某项工作开展的程序和工作要求的文件。其表述方式可用流程图或文字叙述方式。3）业务流程/规范第21页二、管理体系文件的架构和内容阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。表格是一种特殊的文件，通常空白的记录表格为文件，经填写后的表格为证实性资料（记录）。4）表格第22页三、管理体系文件的编写要求1、质量手册的编写要求2、管理程序的编写要求3、工作规范的编写要求4、表格的设计要求第23页1、质量手册的编写要求A、质量手册的主要内容质量手册的内容方针和目标组织机构、职责和权限管理过程间相互作用的表述形成文件的程序或引用质量手册还应说明管理范围和对ISO9001：2008标准的删减的说明质量手册是总纲领，提供了体系文件的总框架，是对组织如何满足质量标准要求的诠释。第24页1、质量手册的编写要求0.1管理者签发令0.2管理者代表任命书0.3手册说明0.4方针与目标1.0组织构架图和职能分配表2.0过程关系图3.0重要的术语4.0管理体系5.0管理职责6.0资源管理7.0过程管理8.0测量、分析和改进B、质量手册内容第25页2、管理程序的编写要求管理程序的内容按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个环节规定各个活动的实施者和应开展的工作规定活动的时间和地点规定具体的实施办法明确所需的资源和引用的文件规定应保留的记录例外特殊情况的处理方式管理程序规定了管理体系过程实现的方法和评定的准则，使管理体系过程处于受控状态，是管理手册的支持性文件。第26页3、工作规范的编写要求1.0目的简要概括制定文件的目的。2.0适用范围明确管理范围(文件描述的过程、活动或区域）。3.0职责与文件描述的过程、活动或区域有关的部门和岗位的职责和权限。4.0正文5W1H2R1M第27页3、工作规范的编写要求Why:为什么做Who:谁(岗位)做When:什么时间做Where:什么地点/条件做What:做什么5W1HHow:怎么做（依据什么、用什么方法）2RRecord:产生什么记录Resource:需要什么资源1MMeasure:如何测量（测量的项目、周期、方法和标准）第28页3、工作规范的编写要求5.0相关文件列出在正文中引用的文件名称.6.0相关记录列出在正文中引出的记录名称.第29页4、表格的编写要求记录表格是一种特殊的文件表格的总要求是“确保可以获得必要的资源和信息，以支持这些过程的运作和监视”得到证实。规定了记录的内容/准则规定了记录的责任规定了记录的频度等第30页4、表格的编写要求表格的要求应与文件的要求相一致；表格的设计应与所填写的内容相一致；应能为填写人提供指导，应能说明填写的要求；表格应尽可能简化，减少表格的数量；相近要求表格应考虑合并，尽可能设计通用表格；栏目的空间要根据信息量的大小来预留，考虑记录的管理（标识、检索、电子化）需要。表格设计的原则第31页四、管理文件的格式和标识1、管理文件的格式要求2、管理文件的标识3、管理文件的控制第32页1、管理文件的格式要求文件编写本身是一个管理标准化过程，要求所编写的文件也应该实现标准化：——相同的版面设计；——相同的格式要求；——相同的标识系统；——相同的控制要求。第33页1、管理文件的格式要求文件页眉的内容——公司LOG及名称（需要时）——文件名称；——文件类别（需要时）——文件编号；——文件修改状态。A、文件页眉、页脚文件页脚的内容——文件页码；——文件生效日期；——文件审批栏（需要时）第34页1、管理文件的格式要求规范性文件的固定模块1.目的；2.适用范围；3.管理职责；4.工作流程/工作规范（文件主体）；5.相关文件；6.相关记录。B、文件正文格式第35页1、管理文件的格式要求文件的编码文件编码采用国际标准的编码方式：4……4.1……4.1.1……A)……a)……——……第36页1、管理文件的格式要求文件的排版为保证文件格式的规范性，文件排版时应做到：——文件字体、大小统一；——文件的字间距、行间距统一；——文件页面设置统一；——文件中引用文件和引出记录的符号统一。第37页2、管理文件的标识要求A、文件的封面标识——公司标志；——文件名称；——文件拟制、审核、批准；——文件版本；——文件生效日期；——文件受控状态。第38页2、管理文件的标识要求B、文件的编号编号通常应包含以下内容：——组织代码；——文件类别；——文件使用部门（针对部门文件）；——文件顺序号。C、文件的修改状态第39页3、管理文件的控制——文件的编制、审核、批准；——文件标识；——文件发放；——文件修改；——文件作废。A、文件控制的内容第40页3、管理文件的控制——文件应由对业务较熟悉，对所编写的内容最清楚，有较强管理能力和管理经验丰富的人员编写；——文件审核应由对文件所涉及领域的技术权威或有管理责任的人负责；——文件批准由负有领导职责的人员进行。B、文件编制、审核、批准控制的内容第41页3、管理文件的控制——应确保需要文件的场所都能获取需要的文件；——文件阅览权限应经过识别并审批；——不允许随意打印、复制文件；——工作场所的文件应是最新的有效版本并能识别；——对所发布的文件要能确保文件修改时能全部准确替换作废文件。C、文件的发放第42页3、管理文件的控制——文件应在受控条件下修改；——文件修改应提出申请并经文件的原审核、批准人进行审批；——当原审批人已不在岗时，由岗位的接替者负责，但应确保接替者了解当时的背景；——文件修改后应重新发布修改后的文件并全部替换作废文件。D、文件的修改第43页3、管理文件的控制——文件经修改后原文件作废；——作废文件应全部替换，在工作现场不应出现任何已作废的文件；——作废纸质文件回收后应统一销毁；——需作为资料保留的作废文件应做好作废标识，以防止误用。E、文件的作废第44页谢谢大家！！