新PMS系统培训及用户手册

维也纳酒店新PMS系统培训及用户手册编写：目录•系统介绍•首页•预订•接待•收银•夜审•应收•电话•会员•协议•综合•报表中心•系统管理(限集团管理员使用)•Jboss维护(集团管理员操作)•登录电脑注册(限集团管理员使用)•特价房设置(限集团管理员使用)•分店特价日期设置(分店经理使用)第1章1.1系统介绍•维也纳酒店管理系统是维也纳酒店集团根据三星级到五星级酒店的运作经验，融合了其他酒店软件的特点而自行研发的新一代酒店管理系统，出发点是以集团管理为核心，通过系统一体化的操作及流程，使得集团总部可以实时得到各运营分店的数据，并能生成相应的分析报表为辅助管理进行决策。第1章1.2系统要求•计算机和处理器：建议处理器2.6MHz以上•操作系统：建议使用MicrosoftWindowsXP或更高版本•内存：512MB以上•硬盘：安装需要150MB的硬盘空间•显示器：建议使用1024x768屏幕分辨率•Internet连接：建议512Kbps以上第1章1.3突出点•主功能按键简化•按键整合•向导优势•帮助优势•日志优势•报表中心优势•电子券主功能按键简化新主界面功能模块层次分明，涵盖全部功能点按键整合简化老非主要功能的控件，界面更加清晰明了去除老界面控件，在新版本中规范控件，界面清晰简洁新预定界面基本控件简化，整合，功能点层次分明简化老界面控件，使统一管理，操作者易查找，易理解功能使用新接待界面保留基本需求功能，界面清晰，使用方便融合老版本界面同类模块，去除多余显示，团队预订归纳预定模块整合老收银界面功能，模块冗余清理，界面清晰新收银功能统一罗列，便于查找，操作整理老收银浏览，功能简化，操作简单新版本去除非浏览类功能，简化操作，清晰明了去除老版本多余显示，日报表显示归纳报表中心模块老夜审界面功能冗余，删除界面不需求更能，报表显示统一管理新夜审模块简化清晰，夜审操作简单易懂老电话功能操作分层次归纳，减少界面控件，美观整洁新电话收费功能处理明确，界面操作简单，清晰易懂向导优势新增登记向导，操作员操作流程化，操作简单，方便快捷，一次性操作客人入住帮助优势针对操作员新增功能，是一份实时操作手册，便于操作员理解，易懂，避免新手操作失误，流程化操作，规范操作者使用，避免错误产生日志优势新版本日志功能，实时记录客人每一次操作记录，跟踪定位操作时间，操作者，操作内容报表中心优势新增报表中心，报表统一管理，模块分明，使用方便电子券新版直接输入代金券号码，查询出名称，金额，信息老版本选择类型，输入号码，显示拥挤第1章1.4培训环境、用户和密码•客户端安装包：培训库客户端.exe•培训服务器域名：Pmspx.wyn88.com•培训服务器IP：192.168.3.92•培训服务器端口：8085•培训环境店总用户名：5003密码：6666•培训环境前厅经理用户名：5004密码：6666•培训环境收银主管用户名：5006密码：6666•培训环境收银员用户名：5007密码：6666第1章1.5登录•1.双击桌面的图标，进入酒店管理系统登录界面•2.在登录界面，输入自己的操作代码及口令进入系统。•3.选择启动房态图，显示房态首页与否第1章1.6修改密码•1.点击‘系统管理’•2.选择‘修改密码’•3.输入原密码，输入新密码，确认新密码，点击确定第1章1.7重新登录点击‘系统管理’，选择‘重登陆’，再次输入用户，密码，点击确定第2章首页点击F5刷新显示酒店所有房态，如下图1.以不同颜色予以区分不同房态，以实现快速浏览，快速查询统计，账项录入。2.可按房间状态如在住房、空房、维修房等，楼层，房型，属性即房间特点、入住类别如钟点、白日等进行房态图过滤查询及分类汇总，并统计和显示相应数量及房间号在房态图显示区。也显示当前出租率，为查找了解相关信息提供方便。3.实现房态维护如清洁房、维修、控制、豁免的更改。1.选择非占用房间，点击右键选择控制维修豁免2.1输入控制原因，点击确定，保存成功2.2点击原因选择，新增，选择，删除预留原因选项，退出保存4.根据上页面光标移动至’版面控制’，可选择不同显示类型，房间单行数，不同房类的颜色设置F2报表与预定界面区别：F2报表统计的是从过帐日期至24小时内的数据；预订浏览界面统计的是一个自然天（00:00:00-23:59:59）内的数据第3章预订1.按照客人需求预订房间,点击‘预订F6’,进入散客预订,切换至如下界面第3章3.1预订新增1.点击‘新增’按钮，进入如下界面2.预订系统入住类别默认为散客,如是会员，点击选为会员，如是中介，点击中介，如是协议，点击协议。如是团队，选择团队3.根据不同的预定类型，界面显示不同输入选项，如会员需输入会员号，中介，协议，团队，输入公司协议号，输入后显示相应已记录的预定客人信息，如信息不足可以手动补充，如来店时间，入住天数，联系人，电话，保留时间，备注等4.根据客人需求以及酒店余下房间类型与数量，为客人保留预定房间数量，预定价格显示根据不同客人类型，如散客，会员，协议等，系统自动判断房间折扣与价格，完成后点击‘保存’，确认预定单，预定单新增完成。第3章3.2预订排房对已预订或正在预定的客人，对房间要求确认，选择入住的房间号1.可以选择不同楼层的房间，双击选择房间，或者单击点击房间然后点击‘选入’，如选择错误，点击需更改房间，选择选出，排放完成点击确定第3章3.3预订订金保存预订单后，交付预定押金1.点击‘订金J’按钮，弹出如下界面，选择账项名称，自动生成单据号，输入金额，填写订金备注，点击保存2.如选择银行卡类，会使用相应的界面提示•2.1银行卡刷卡订金•点击确定，通过POS机刷卡，客人输入密码，系统自动扣除客人订金数额第3章3.4预订修改•客人如临时更改行程，或来店人数，预订单信息做相应修改•1.查询客人的信息，•2.双击客人信息，直接修改需要修改的信息，如来店时间，预定房间数量，预定天数等，点击保存，修改完成•3.修改预排房间，点击‘预排房’，直接选入选出相应房间，点击保存第3章3.5预订入住根据预定流程完成情况，选择‘排房入住’，或者‘入住’1.对于未排房的客人选择排房入住，如同排房操作，选择房间，点击保存同时入住成功2.对已预留房间的客人选择预留中的房间，点击入住，完成入住第3章3.6预订查询查询客人信息，根据不同的条件，便捷查找定位客人信息1.根据下图显示的条件属性，查询出客人预订信息2.如需查询预订取消，或者预订未到数据，必须点击全显，显示出数据，点击查询第3章3.7预订取消对于不需要的房间，或者客人临时安排，不能到来1.点击‘取消’，选择‘是’，完成取消操作注意：对于已入住客人，无法取消第3章3.8预订历史查询点击预订统计，选择历史预订浏览，根据相关条件查询历史预订信息第3章3.9预订转等候在预定繁忙时，可先行录入部分主要信息，将预定状态设置为’预定等候‘，待不繁忙时，补录预定信息，还原为‘预定中’。1.在录入预定信息时，点击‘预定处理’选择‘转预定等候’。2.在补录后，再次点击‘转预定等候’，还原为预定中第3章3.10预订跟进处理一些客人需要的留言，进行跟进的处理1.输入内容，点击保存，编写跟进单完成2.在完成编写后，因客人取消，点击删除，删除跟进单3.在完成跟进内容的要求后，点击已处理，完成跟进单处理第4章接待1.登记来店客人信息,点击‘预订F7’,进入登记录入,切换至如下界面第4章4.1登记1.对来店客人信息录入，点击新增，双击选择的房间号码，或者单击选择的房间，点击确认，房间信息新增到录入单，房间信息可按客人要求，查询楼层，房类，房号等房间信息2.随行客人如右图选择需要跟随的房间2.在选择房间后在‘基本信息’填写了房间基本信息和默认信息，可以修改客人的证件类型，证件号码，客人姓名，性别，入住天数等基本信息。3.询问客人是否是散客会员协议中介，入住时间，是长包白日钟点，入住天数，如是会员协议中介，输入会员协议号显示不同房间折扣，填充会员协议基本信息4.长包白日钟点，显示不同在店时间，如：钟点为三小时，白日为当日20:00退房，长包或者其他，输入客人想入住的天数5.填写登记单完成后，提示客人应付押金，选择客人支付的押金类型，现金，银行卡，协议可挂账，如招待房为免费，选择其他，输入金额，点击保存6.点击保存后，显示押金单打印，根据客人需求打印押金单，完成后制门卡，读取门卡，如是新卡，点击制卡，如不是新卡，点击注销后点击制卡，制卡完成后门卡交付客人7.登记单完成，客人如有保密要求，将客人登记单选择‘保密’填写保密内容，点击保存，登记单变为红色第4章4.2登记查询1.点击浏览，根据不同条件，不同属性的查询，不同的客人信息，显示不同统计的客人信息如，客人姓名，房间号码，入住类型，会员协议号码，来电时间，在店情况等第4章4.3登记换房根据客人对房间的满意情况等进行换房操作1.选择需换房客人信息，点击‘换房F‘，选择更换房间，输入换房原因，点击确定，换房完成第4章4.4登记折扣酒店特殊优惠活动中，或者特殊情况下，修改客人入住房间的折扣信息1.点击‘折扣Z’，输入更改的折扣价格，选择相对应折扣的具有权限的审批人，选择审批原因，点击保存，完成对房费的折扣更改第4章4.5转团处理团队入住的客人进行转团操作，如对团员的转出，散客的转入等1.点击’转团‘，选择需操作的房间，选择转入或者转出方式，输入转入转出审批人，以及原因，点击确定，完成转团操作第4章4.6客人关联客人的账项进行关联，使退房账项一起结算，或者取消关联，分开结算1.点击’登记单处理‘选择’客人关联‘，选择需要关联的客人，点击‘R’，将选择的客人信息转到右边的选框中，点击‘建立关联’，确认信息，完成.2.选择需要取消关联的客人，点击‘R’，将选择的客人信息转移到右边的选框中，点击‘取消关联’，确认信息，完成.第4章4.7登记取消客人因不满酒店服务，或者临时有事情，对还未有消费记录的登记单，可以进行登记取消1.选择客人未消费的客房，点击’登记单处理‘选择’登记取消‘，点击确认，完成登记取消第4章4.8历史登记浏览查看历史住店的客人信息，‘登记浏览’的‘历史客帐浏览’，根据不同条件查询统计第4章4.9入住向导1.询问客人是否有预定，如没有选择否进行下一步，如有预定，选择是，跳转到预定界面2.选择入住的房间类型和房间号码，输入入住天数，完成进行下一步3.询问客人入住类型，散客会员，钟点白日等，如是会员协议，填写会员协议号，显示出相关会员协议的信息，补充不足信息，跳到第六步4.选择客人支付的押金类型，现金，银行卡，协议可挂账，如招待房为免费，选择其他，输入金额，点击保存第5章收银1.结算客人消费,点击‘收银F8’,进入登记录入,切换至如下界面第5章5.1账项查询1.点击‘账项浏览’，根据不同条件，不同属性的查询，不同的客人信息，显示不同统计的客人信息如，客人姓名，房间号码，入住类型，会员协议号码，来电时间，在店情况等第5章5.2历史客帐查询1.点击‘客帐浏览’的‘历史客帐浏览’，输入‘房间号’，显示历史客帐第5章5.3原始客帐查询1.双击选择一个客帐信息，查看原始客帐，点击‘客帐浏览’的‘原始客帐浏览’，点击查询原始客帐第5章5.4客帐录入客帐录入对账项的不同的操作，包括录入消费，押金，预授权1.新增账项，选择操作类型，消费，押金，预授权，输入科目号，输入交易金额，点击保存。注：电话系统自动客房电话的账项时间并不是实际电话的通话时间，而是系统对话费处理的系统时间，可通过客人电话明细查询来查询客人电话的实际通话时间，如下图：2.录入押金中交付信用卡押金，和预授权是需要刷银行卡，刷卡界面如下图第5章5.5冲销1.选择操作的客帐信息，点击冲销，弹出冲销界面2.选择冲销的记录，修改金额，输入备注，点击修改，点击确定3.选择需要删除的记录，点击删除，确认删除。删除成功第5章5.6补交押金1.点击‘收银结账’选择‘补交押金’，选择押金或者预授权押金录入，选择押金类型，输入金额，填写备注。点击保存，打印账单第5章5.7快速录单1.点击‘收银结账