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第1页共11页项目工程档案管理及质量控制内部基础培训（江燕）一、工程档案管理1、工程档案的重要性：工程档案是工程建设和管理的重要基础资料和真实的历史记录；工程档案也是申请评定部、市优秀工程奖项的必要条件之一；中华人民共和国建设部第78号令《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》中规定：办理竣工验收备案应当具备的条件之一，应当完成档案、规划、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件；国家档案工作相关文件规定，档案专项验收必须在工程竣工验收前进行，凡工程竣工档案不合格者，其工程不得验收，不得交付使用，财务不予结算，不能参加优良工程评审。人有两脚才能正常走路，工程实体建设与工程档案整编就是工程管理的两条腿走路原则。2、如何开展工程档案的整编工作做你所想的，记你所做的，做好档案整编的四性工作，即系统性、完整性、准确性、有效性，这就是内业管理。▲档案工作开展的第一步：项目部首先要建立工程档案工作管理体系，明确档案管理网络及档案管理职责，分类落实责任人，须指定专人负责整编，由技术负责人审核，以确保工程档案工作的全面贯彻和开展。工程档案本着“谁施工、谁负责、谁编制”的编制原则。各项目部根据各自承担的工作内容、范围和职责，负责施工过程中文件材料的收集、分类、整编、第2页共11页组卷、保管和移交归档的全过程管理，以保证工程档案与工程同步形成。档案管理网络及项目部档案员职责（详后附件材料1）。▲第二：熟悉项目工程档案的分类，知晓工程项目内业档案的系统,以及城建档案归档文件的五大模块（综合文件、材质证明及试验检验报告、测量/施工/隐蔽检查记录、工程竣工图、工程建设声像/电子文件材料）,开工即须预立起档案管理框架（详附件材料2）。案卷目录及要素齐全，分类应合理。①综合文件：目录、人员名单、开竣工报告、工程交底（设计、施工）、图纸会审记录（附会议纪要）、技术会议纪要、施组和方案及审批、洽商变更、单位及部位工程质量评定、工程验收文件（初验、专验、竣工验收）、工程总结性文件（施工小结、施工总结、档案总结等）、签证单、合同等。②材质保证类文件：建材报验、材料合格证、检验证等（合格证原件1份，复印件二份归档，要求经销商加盖公章）、材质送检检验报告（2套原件归档）。a、原材料的合格证明及抽检（原材出厂合格证与见证抽样送检报告一一对应，每月流水汇总）；b、岩芯单轴抗压、触探、动测、抗拔、压实、弯沉等现场试验检测；c、砼、砂浆、水稳等配合比及强度检测、汇总评定。③测量、施工、隐蔽检查及检验批、分项等质量验收记录：按照《工程施工记录同步资料填写流程》，包括技术交底记录、测量控制、定位放样及复核记录、基坑及钢筋、结构隐检记录、混凝土浇注许可、第3页共11页以及检验批、分项质量验收记录等。并按桥梁、通道、排水、土石方、道路、挡墙、电照等分部或子分部分卷整理、收集。④工程竣工图:（AUTOCAD绘图件及扫描电子件）。⑤工程建设声像、电子文件材料：声像档案指照片、录音、录像档案，按原貌、过程、竣工；全局、细部；安全文明施工、工序质量检查控制等收集照片、摄像。工程声像档案归档具体要求如下：声像档案指照片、录音、录像档案。拍摄时须作标识挂牌，标牌样式（详附件材料3）。总体要求完整、系统、准确、真实反映工程建设全过程。画面清晰，语音（解说词）清楚；录像成片长度应根据工程实际情况确定。一般要求录制素材不少于30分钟，剪辑后不少于20分钟。解说词用普通话，并配有轻音乐。录像质量必须采用DVD数码格式，以保证归档光盘图像质量。工程建设照片拍摄工作由各项目部质检员负责拍摄，特别重要声像的录音、录像工作则通知综合部统一负责拍摄。照片档案应编制工程简介及卷内目录。每张照片均应有拍摄者、时间、题名。排列应分类后再以时间为序。且应根据纸件编号刻成光盘保存、移交。录像档案以光盘形式归档。根据渝建发[2007]116号《关于报送建设工程电子档案的通知》，竣工图签字齐备后，完善电子扫描件，并刻盘保存、移交。拍摄内容：（1）、工程开工前原貌，包含工程周边地形、地物。（2）、工程开工典礼、奠基仪式或动工场面。第4页共11页（3）、测量放线、基础开挖。（4）、基础验槽、钢筋架立后隐蔽检查场面及过程检查、工程分部、分项验收。（5）、工程施工过程中有重要保存价值的场面：关键工序；质量、安全事故及处理后现场；重要领导视察。（6）、各项现场试验：如锚杆（索）拉拔试验、钻孔桩超声波测试、动测试验、闭水试验、压实度及弯沉检测试验、成桥静载试验等。（7）、设备开箱、设备缺件及损毁等。（8）、设备安装调试、试运转（单动、联动等）。（9）、工地重要会议：技术交底；方案讨论；技术及设计变更等。（10）、监理旁站，重要工序验收。（11）、工程安全文明施工。（12）、工程材料进场后的验收、取样、做试件、送检等材质保证活动的拍摄。（13）、工程竣工全貌。（14）、其它具有保存价值的场面。▲第三、工程档案完整性的保证根据项目工程的性质、类别、合同要求，结合相关的现行施工验收标准和规范，按合同段划分，或专业划分为道路、桥梁、隧道、环境、附属、供排水、管网、电照工程等，明确划分项目工程的单位、分部、分项、检验批及其项目档案管理的目标（“优良”或“合格”档案）。《工程单位、分部、分项划分一览表》和《工程施工记录用表填写流程，并加强分类台账第5页共11页管理（详后附件材料3）。每类文件还应结合项目单位、分部、分项、检验批划分的脉络进行再分卷。档案排列顺序，逐件整理、收集文件材料，剔除不需归档的文件，补充缺页，保证每份文件材料的有机联系。文字、声像、竣工图均应根据工程建设合同要求，完成业主要求的竣工档案份数，如：提供原始手签件多少份，提供多少套纸件，多少套电子件；所填的工程用表是否形成电子件；材质质保文件和竣工图均是否扫描归档等。①、不同工程建设阶段形成的档案，不同单位工程的技术文件不能混淆，应按各项目工程分别立卷，要求做到完整、准确、系统，便于保管和利用。②、施工技术文件按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷，按施工工序排列。由几个单位工程组成的合同工程，应按单位工程分别组卷，其中无法分开的文件设综合文件卷，其它单位工程中不重复存档，但应在相关案卷备考表中注明参见的案卷名称及案卷号。③、竣工文件排列原则：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；文件材料在前，附图在后等。▲第四、工程档案的准确性控制熟悉有效施工设计图文及相关现行标准、规范的规定，熟悉合同及业主单位的档案管理等有关要求。应用的主要规范有国家发布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、建设部关于《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》建城[2002]221号、《重庆市城市建设档案管理办法》重府令第38第6页共11页号、《重庆市市政基础设施工程施工技术用表》和《重庆市市政基础设施工程文件归档内容一览表》渝建发［2010］93号、《重庆市建设工程技术用表和建设工程文件归档内容一览表的通知》（渝建发[2005]226号）、《关于报送建设工程电子档案的通知》渝建发[2007]116号等档案管理工作规范文件（公司建立的现行规范标准受控目录清单详附件4）。过程中须严格按照设计图文的技术指标列出参考数据表，按档案表格中的记录要求对应填写施工记录。▲第五、完善工程档案的有效性工程档案必须确保其真实、可靠、齐全、完整、准确、系统，不允许涂改，严禁伪造。有效性为工程隐蔽及结算计量等文件须与施工同步，依据准确有效、签署完善（意见、署名、时间、施印）。3、工程文件整编统一要求（1）、工程用表及书写材料的要求：工程用表采用统一的电脑打印用表或城建档案馆的铅印用表，不允许使用复印表格。采用70克重A4白打纸，打印须采用激光打印，不得使用喷墨打印。电脑打印工程文件要规范，填写内容采用华文行楷，以便与制表字体相区别，字体不小于五号，字母及阿拉伯数字用宋体字。签名和日期必须手写。工程文件书写及签字应工整、卷面整洁、清晰、要求字迹端正。书写要求用黑色签字笔或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水和红墨水笔。不得使用修正液，不得扛改文件。凡附图需加盖施工单位公章并注明所属文件名称或编号。（2）、材料填写签署要求：第7页共11页凡施工用表中设置栏目必须正确填写相应内容，未填完的空白栏，须打斜线，从左下角至右上角；签署必须完备，不允许代签或复写签字。装订线设置在左边，左页边距设置应为3.2cm，上、下页边距设置均应为2.5cm，右页边距设置应为1.5cm。（3）、竣工文件材料尺寸：采用A4规格，凡小于A4的需用白色复印纸或打印纸托裱，大于A4规格的材料应折叠成A4规格。破损材料要托裱、破损竣工图要修补，不得使用不干胶带纸。（4）、案卷厚度每卷15mm为宜，最厚不超过20mm。（5）、竣工案卷编目：a、卷内文件页号每卷从“1”开始，卷与卷之间页号不能连续。b、两面书写的文件材料正面编号在右下角，背面编号在左下角，单面材料背面不编号，一页上托裱数张材料时，则在每一张材料右下角编号，不可编在托裱纸上。c、案卷封面、目录、备考表不编写页号。（6）、卷内目录：a、责任者是指每份文件的作者。b、卷内目录可按市城建档案馆提供的电脑打印标准表式。c、编制日期是每份文件制作日期，竣工图填竣工日期（竣工图的作者应填施工单位）。（7）备考表上需有编制人，技术负责人签字。第8页共11页（8）案卷必须装订，图纸折成手风琴式。（卷内不允许有金属物，采用线绳装订。）（9）、案卷封面的编制：a、案卷题名应简明、扼要、准确揭示案卷内容。不超出50字。题名分四个层次，例：（单位工程）××××××××工程为一层，（部位工程）××××××××工程为第二层，（子分部工程）××××××工程为第三层，具体内容为第四层，字数若超过50字可简化。简化后的内容以不引起岐义为原则。b、责任者：材料形成单位或主要责任者。c、编制日期：卷内全部材料的起止日期。d、移交单位：交城建档案馆及接管单位的，填业主单位全称；交业主单位的，填施工单位全称。4、几种特殊表格填写注意事项：（1）、单位技术人员名单表，技术职称填高工或工程师、助工；岗位职称填写在该项目的任职及其岗位证，项目经理或安全员、质检员等；表后附有加盖法人章的有效证件的黑白复印件及其授权书；签字栏须本人笔迹签字。（2）、施组要设内封面，有编制人：×××，审核人：×××，审批人：×××，附图要清晰，并成册，加盖法人章。（3）、所有材质质保书或合格证上，用蓝色印油加盖其3枚资料刻章，并及时完善其归档要求。（如下：）工程名称使用部位第9页共11页材料名称规格型号进场时间数量（4）、材质出厂质保书等文件若是二级经销商提供的复印件，则其上还应注明原件存于哪儿，双方经手人签字，签字日期，并加盖供货商公章或质量专用章为有效。（5）、材质复检试验、检测报告等纸质文件上要盖检测单位的“CM”等有效资质检测章印，并盖有“有见证取样”章印以及“见证人的姓名”和“见证编号”为有效。材质文件汇总应逐月或分段形成。（6）、施工记录表，应对应答填；框内有字，无该项要求的的，填“无”；框内无字的空白栏则“斜线划掉”。工程隐蔽一定要附图，附图是标准大样的，可标明其隐蔽详什么图所示；附图也可采用一表一对应附图的形式处理。5、工程竣工图编制要求（1）、编制竣工图的依据设计施工图、施工图纸会审记录、设计变更通知单、洽商单、隐蔽工程验收记录、定位测量、施工检查测量、竣工测量。（2）、编制要求a、工程竣工图必须完全反映工程真实性。b、工程竣工图应使用无污损的新施工设计图编制。（3）、编制方法：经手人见证人见证书编号第10页共11页第一、施工过程中无任何更改的施工图可直接加盖竣工图章，签署完备即可转化为竣工图；竣工图章不得盖在图纸背面，首选图标的上方，次选图标的左方或正面所有的空白处；第二、更改一至五处内且不因修改影响图面清晰的可采用在施工图上扛改的方式进行修改，并在修改处注明变更依据（根据×××原施工图或变更图，图号×××，×××条编制），加盖竣工图