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档案学基础理论主讲:胡丽娟（铜仁学院教师）了解档案理论对档案管理的作用认识是实践的理性前提与基础。只有认识上清楚了，实际层的管理工作才能真正做好。档案工作也不例外。管理档案应从对档案的理性认识开始档案学基础理论档案学基础理论要点：档案学的定义来源原则文件生命周期理论档案鉴定理论档案的定义“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”——谢伦伯格的《现代档案-原则与技术》“某一自然人或法人在法律或事务活动中产生，并作为以往活动之查考资料和证据在特定场所永久保存的文件和文献的总和”——德国布伦内克的《档案学：欧洲档案工作的理论与历史》“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”——《档案工作基本术语》“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。”——陈兆祦和宝荣王英玮《档案管理学基础》档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息——冯慧玲张辑哲《档案学概论》对档案概念的理解三、对档案概念的理解：（一）社会性即档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。而非自然界的产物。（二）历史性即从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。（三）确定性即档案的内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定。对档案概念的理解第一节档案定义三、对档案概念的理解：（四）原始记录性——档案的本质特性档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用。所以学界一般认为：“原始记录性”是档案的本质特性，是区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在对档案概念的理解四、档案的实存形态及其形成过程（一）档案的实存形态档案的实存形态是指档案在现实中的具体形式，也就是在各种各样的具体事物中，究竟什么东西具有档案的属性，是档案，什么东西不具备档案的属性，不是档案。（二）档案的形成过程档案的形成过程是指各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。对档案概念的理解五、对档案真实可靠性的准确理解档案真实可靠性包括两方面的含义：一是，档案的内容如果没有失实、歪曲、作伪之处。二是，档案有失实、歪曲、作伪之处，那么失实、歪曲、作伪这一客观事实也是由档案这一实存形态加以记录，并告知世人的，它依然是另一意义上的真实可靠。（比如当年的浮夸风）档案与相关事物一、档案与信息档案与信息是种概念和属概念的关系：档案是信息的一种，是信息大家族中的一员。档案与相关事物一、档案与文献文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高，内容较系统完整的信息记录。如、文书、文章、著作、日记、笔记、信函等等。但二者之间核心含义不同：档案是社会实践的原始记录，是第一手原始信息。文献则不论是否原始记录，非原始记录的信息记录也可以成为文献；其次文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值，又注重现实的考查，实用价值；最后文献内容一般较系统完整，而档案则包括大量的片段性零星记录在内，如测试记录、发票、账单等档案与相关事物档案与文书档案与文书之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。文书尤其是其定稿具有较强的原始记录性，所以可以直接转化成为档案，但不能因为具有转化关系就混为一谈。第一，档案的实存形态不仅仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录，同时过去的文书也并非都能转化成档案，只有原始记录性强，考查价值高且处理程序完毕的一部分文书才能转化为档案，大量文书是不能转化成档案的；第二，文书虽然具有原始记录性，但原始记录性并非文书的本质所在，也不是人们制作使用文书的根本目的。文书本质上是人们处理、解决现实性具体事务、问题的信息传递工具；二档案的本质是以往社会实践的原始记录物，主要在时间上传递，让过去告诉现在，让现在告诉未来。档案与相关事物档案与图书二者本质不同，档案的本质是人们在社会实践中直接形成的原始记录。图书本质上是系统知识的结晶，是人类对自然及社会现象进行系统认识研究的结果。图书的内容虽然会涉及社会实践，但不是对社会实践的直接记录，而是经过加工、提炼、总结后的观念、系统性产品。简而言之，档案是社会实践记录；图书是系统认识的产品。档案与相关事物档案与文物文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的物品，如器具、衣物、建筑等等。当然也包括重要的历史文件。这些东西必然会有相当程度的原始记录作用；档案，尤其是重要的档案，因其既有原始记录作用又有突出的历史文化作用，可看做文物，并作为文物被收藏。但绝大部分文物却不能转化为档案，因为文物的大部分是实用性物品，其记录的信息是不清晰、不明确的。如毛浙东、周恩来逝世后，所有文字、图片类东西都送交中央档案馆，但衣服和用过的器具却交给博物馆收藏。第一章档案的概念与档案现象第一节、档案的起源一、档案的萌芽1、结绳记事：结绳记事已具备备忘，信守和凭证作用，可以保存，可以流传图2-1半坡村的文字符号图2-2甘肃辛店彩陶图案图2-3良渚文化云雷纹、兽面纹图2-4大汶口文化出土陶器上的五个象形文字符号3、贝壳珠串：贝壳珠串是用各种颜色的贝壳组成各种图形，串成各种珠串，因长短和图形各不相同而代表不同的意思，用这种方法来帮助记事。三、我国最早的档案1、商代早期，甲骨档案（龟甲和兽骨）2、商代后期，铭文档案（金文档案）如：青铜器皿上的文字3、春秋战国时期，石刻档案4、秦代，简牍档案，缣帛档案5、魏晋南北朝时期，纸质档案出现6、电子档案此外，国外还有，泥板档案，纸草档案，羊皮档案等形式的档案我国现存最古老的纸质档案是西晋文学家陆机所写的“平复贴”是我国古代名文的书札墨迹，字体奇古。也是世界上现存历史最久的纸质档案。距今已有一千七百多年。由于历史的原因，我国明代以前的历史档案基本上失传。甲骨档案中国古代以龟甲、兽骨为载体的原始记录。主要产生于商代后期（约公元前14—前11世纪）的占卜活动中。殷墟甲骨档案于清光绪年间出土于河南安阳小屯村一带。内容广涉当时社会的阶级与国家状况、农业生产、思想文化等各方面。金文档案金文档案中国古代以青铜器（钟、鼎、盘、盂等）为载体的书史铭文，盛行于殷商末期及两周。金文又称铭文。商、周时期，中国古代的青铜冶铸工艺达到了全盛阶段，由于礼乐制度的发展，钟鼎等青铜器物不仅演变为奴隶主贵族和封建地主阶级贮存于宗庙的礼器，青铜器上的铭文也发展为记录当时社会重大史实的历史文献。每遇有重大事件，都要作器勒名，珍藏宗庙，以期“子子孙孙永宝用”。金文档案的内容包括纪念先祖、记述战功、册命赏赐、誓盟订约等多方面。石刻档案以石为载体的书史铭文。曾广泛产生于古代东方各奴隶制国家。大凡纪功颂德、颁布宪令、誓盟立约以及一切重大事件，都要刻石述事，昭示未来。中国收存年代最早的石刻档案是石鼓文，是公元前770年秦襄公送周平王东迁后的记功石刻。此外，大量的墓志也是中国古代石刻档案的重要组成部分。简牍档案中国古代以竹木为载体的公私文书。简指竹片，称竹简；牍指木片，称木犊、木札、木简。两者又可通称为简。形状狭长，稍宽的木简又称为方。中国古代纸张出现以前，简牍曾是一种主要的书写材料，最早约产生于先秦，历经春秋战国、秦汉，直至东晋末年（5世纪初）纸张普遍应用后才基本绝迹。缣帛档案中国古代以丝织物为载体的公私文书。缣帛是古代丝织品的通称。缣帛质地优良、柔软轻便、幅面宽广，宜于绘画书写，所以春秋时已用作书写材料。缣帛档案最早发现于1942年被盗掘的长沙战国楚坟墓，既有文字，又有图画，但原件已流失国外。羊皮档案古代和中世纪用羊皮纸制作的文书。公元前2世纪，小亚细亚的帕加马人用牛羊皮代替了纸草纸。公元前2世纪以后的数百年间，羊皮纸与纸草纸同时被普遍使用，3－－13世纪，欧洲各国主要用它书写文件，14世纪逐渐被中国纸取代，18世纪有些国家仍用它书写重要法典文件，以示庄重。美国的第一部宪法、独立宣言、人权法案均用羊皮书写以显示其重要性。纸草档案古代用纸草纸制作的文书。纸草又称纸莎草。是尼罗河下游沼泽地带生长的一种植物。纸草纸比岩石、泥板轻便，易于书写，约从公元前30世纪开始被广泛使用。纸草档案最早于1752年发现于意大利，已发现的纸草档案包括房地产契据、合同书、测产清单、公务决议、书信、古典著作等，其中著名的有都灵纸草、莱顿纸草、哈里斯大纸草等泥板档案古代刻写在粘土板上的文书。是西亚地区古代苏美尔、阿卡德、巴比伦、赫梯、波斯和亚述，古埃及和古希腊的遗物。其文字因笔画一头粗一头细，状如楔子，故被后人称为楔形文字。作为档案保存的泥板在末端刻有该文书的关键词或主题词，以便分类保管。泥板文书一直被使用到大约公元一世纪才逐渐淘汰。声像档案以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式的档案。亦称音像档案、视听档案。包括照片、影片、录音、录像档案等。声像档案具有真实记录性、选材典型性、视听形象性、艺术美感性、交流通用性的特点纸质档案以纸张作为载体的档案。纸张是中国古代四大发明之一，公元2世纪后，纸逐渐在中国内地和西北地区广为使用。1986年在甘肃天水放马滩一座西汉墓中，出土了约公元前179——前150年间的纸质地图残片，是目前所知世界上最早的纸质档案电子档案电子文件是20世界中后期出现的新名词，是伴随着计算机技术的发展而产生的一种新型文件。在早些时候有的叫：“机读文件”。包括两种：一是在实现了办公自动化和无纸办公系统的部门形成并归档的机读文件；二是将传统类型档案信息输入计算机，由此转换而成的机读档案第二章档案的价值与作用一、档案的价值根据档案价值实现领域的不同分为凭证价值和情报价值根据档案价值实现的时间不同分为现实价值和长远价值根据档案价值主体的不同分为第一价值和第二价值第三章档案的价值与作用一、档案的价值（一）凭证价值和情报价值档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性就构成了档案的基本价值之一——凭证价值。档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值——情报价值第三章档案的价值与作用一、档案的价值（二）现实价值和长远价值根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值现实价值又叫现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。档案的长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的性质。第三章档案的价值与作用一、档案的价值（三）第一价值和第二价值根据档案价值主体的不同，可分为第一价值和第二价值第一价值：是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者。第二价值：是指档案对社会即除档案形成者外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。第三章档案的价值与作用二、档案的作用一、行政作用档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可或缺、无可替代的凭证和参考作用，这种作用可称为资政作用或行政作用。第三章档案的价值与作用二、档案的作用（二）业务作用档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件。在各项业务活动中形成的档案不仅可以维持业务活动的正常进行，有时还可以产生明显的社会效益和经济效益。第三章档案的价值与作用二、档案的作用（三）文化作用文化作用主要是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及对于人类社会文化的累积、传播、发展与进步所发挥的各种功能。档案与文化紧密相连，档案是人类文明的产物、是历史文化遗产中必不可少的组成部分。社会文化的发展是具有历史连续性的，社会物质生产发展的连续性文化发展历史连续性的基础，而档案的存在和发展是文化发展连续性