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大庆市城乡建设档案管理处（馆）主讲人：佟波一、工程档案的整理（一）立卷的原则立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷的过程，亦称组卷。立卷是工程文件向工程档案转化中的一个重要环节。工程文件立卷的基本原则是：1）应遵循工程文件材料的形成规律；2）保持卷内文件材料的有机联系；3）便于档案的保管与利用；4）工程文件应按单位工程立卷。（二）立卷的具体方法建设工程文件立卷除了要遵循立卷原则外，还应明确立卷的几项重要要求，保证立卷科学合理和顺利进行。工程项目的建设是按基本建设程序分阶段进行的，工程文件产生于开工前、施工中和施工完成后即竣工交付使用等过程中，结合考虑文件性质以及形成责任单位，首先将单位工程文件划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等五个部分。如果一个建设项目是由多个单位工程组成，工程准备阶段文件应按工程项目进行立卷，在本建设项目第一个单位或主要单位工程中，将工程准备阶段文件列入该工程档案中，形成一套完整的工程档案。而本建设项目的其它单位工程档案中缺少的这一部分文件可在每个单位工程档案第一卷首页的归档说明中加以说明。监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件严格按照单位工程进行立卷。1）工程准备阶段文件的立卷工程准备阶段文件是按建设程序分段有序产生的。向城建档案馆归档的工程文件具体内容及排列顺序详见《大庆市建设工程文件归档整理指导意见》（庆规发〔2012〕13号）附件四中庆城档目表01。2）监理文件的立卷向城建档案馆归档的监理文件只有监理管理资料中的监理规划和部分监理质量控制资料，具体排列顺序详见《大庆市建设工程文件归档整理指导意见》（庆规发〔2012〕13号）附件四中庆城档目表02。3）施工文件的立卷建筑安装工程施工文件除建筑与结构工程是地基基础、主体结构、装饰装修及屋面工程四个分部资料组卷在一起外，其它归档内容都是按分部工程各自独立组卷。其中专业性很强的子分部、分项工程，从分部工程中划分出来，单独组卷，例如：桩基子分部工程从地基基础分部工程中划分出来；预应力分项工程从砼结构子分部工程中划分出来等等。另外，单独分包的消防工程也可以单独组卷，但施工质量验收记录要按单位（子单位）、分部（子分部）工程进行汇总。市政公用设施工程施工文件按专业分阶段进行立卷。向城建档案馆归档的施工文件具体排列顺序详见《大庆市建设工程文件归档整理指导意见》(庆规发〔2012〕13号)附件四中庆城档目表03-21。4）竣工图立卷以建筑安装工程为例，竣工图一般分为两部分，一是综合竣工图部分，二是专业竣工图部分。综合竣工图是指总平面布置图及竖向布置图、室外给水、排水、热力等管网综合图、电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图和设计说明书等。专业竣工图是指单位工程各专业图纸，包括建筑、结构、建筑装饰装修、给水排水、采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调等专业图纸。如果一个建设项目只有一个单位工程，按照先总图后专业图的顺序排列。如果建设项目由多个建筑物或构筑物组成时，每一个建筑物或构筑物竣工图均应按单位工程组卷，综合竣工图卷应放在第一个单位工程竣工图卷中排列，或放在本建设项目主要的单位工程中排列。5）竣工验收文件的立卷向城建档案馆归档的竣工验收文件具体排列顺序详见《大庆市建设工程文件归档整理指导意见》（庆规发〔2012〕13号）附件四中庆城档目表22。竣工验收文件除纸质文件外还包括工程照片、录像、录音及工程电子文件。这些特殊载体的工程文件原则上应按国家和地方有关规范、标准要求单独整理立卷。这样做既利于妥善保管，又便于查找利用。3．分卷与合卷工程文件立卷，应根据文件形成的联系和文件的数量，组合案卷。文件材料多时分卷（案卷厚度原则上不超过15mm），文件材料少时可合卷。1）分卷工程准备阶段文件内容较多时可按类别进行分卷，其中可行性研究报告、施工图审查意见和地质勘察报告等单份文件内容较多时也可单独立卷。竣工验收文件原则上不分卷。监理文件原则上不分卷。施工文件按分部、子分部、分项工程立卷后，而某一分部、子分部、分项工程或专业工程形成文件较多时，又可分成若干卷。2）合卷组合的基本要求：组合应以文件材料的内容为主线，兼顾其它特征，使之联系密切，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷内容相互衔接，文字、图纸、照片、录像、电子材料应分别组合。组合的基本方法：①工程前期活动、施工过程、竣工验收文件中形成的各类文件材料，一般按单位工程、分部工程、工序、单一内容或问题，或相邻文件来组合。同一内容的文件材料应组合在一起，原则上不跨卷组合。如《隐蔽工程检查验收记录》应根据其数量多少，组成一卷或若干卷，不能将其中一部分与其他内容组成一卷。②根据工程规模、文字材料数量的多少，在组卷时可组合成一卷或多卷。当工程规模较小，文字材料较少时，可组合成一卷。一般性工程，可按内容组合成若干卷。大型工程须按总体、主体、单位工程、分部、阶段分别组卷。③竣工图原则上按专业分开组卷。当工程图纸较少时，也可组合立卷，但不能将同一专业的图纸分出一部分与其他专业图纸组合成一卷。（三）案卷的排列、编目1．案卷的排列案卷的排列分为案卷卷内文件排列和单位工程案卷排列两方面内容，排列是卷内文件和案卷有序化的一种手段，是案卷编目的前提。（1）案卷卷内文件、图纸的排列①卷内文件的排列顺序要根据卷内文件的构成而定，一般顺序为：封面、目录、文件部分、备考、封底，在每个单位工程档案第一卷的首页还应填写城建档案归档说明，每一类文件材料的排列应按《大庆市建设工程文件归档与整理指导意见》（庆规发〔2012〕13号）附件四《大庆市建设工程文件归档内容及排列顺序》进行排列。“城建档案归档说明”主要依据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2001的要求，对该档案的完整、准确性进行自我评价；对档案存在的问题、参与档案整编的单位及人员等情况做简要说明。填写完成后需加盖移交单位公章，填表人应签字并加盖执业章。“城建档案归档说明”样式见《大庆市建设工程文件归档与整理指导意见》（庆规发〔2012〕13号）附件二。封底档案第一卷排列顺序（1）案卷卷内文件、图纸的排列②图纸排列应先按专业分开，再按图号进行排序同专业图纸按图号顺序排列，小号排前、大号排后。取消（作废）的图纸不归档,但要在图纸目录加以标注,并注明取消的依据;增加的图纸应附在本专业图纸之后，按补图图号顺序排列。（2）单位工程案卷的排列①先排文字卷，后排图纸卷，最后排其他案卷排列。②文字文件卷排序。文字文件卷按按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件顺序排列案卷。每套竣工档案还应编制索引目录卷作为零零卷，不列入总卷数内。索引目录卷应由编制说明、案卷目录及各卷卷内目录组成。编制说明的内容应包括工程概况；工程档案的编制依据；以及案卷总数、文件卷数、页数；图纸卷数、张数；照片卷数、张数；工程录像盒数（含时间长度）及其他需要说明的问题等相关内容，并盖公章，相关责任人签字并加盖执业章。编制说明样式见样式见《大庆市建设工程文件归档与整理指导意见》（庆规发〔2012〕13号）附件二。（2）单位工程案卷的排列③图纸卷按专业排序竣工图排序按《大庆市建设工程文件归档与整理指导意见》（庆规发〔2012〕13号）附件四庆城档目表27排序。2．初步整理1）去除文件材料上的金属物（如图钉），对破损的文件材料进行托裱。2）文字材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一。规格为是297mm×210mm（A4），卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一。A3幅面且已胶装成册的工程地质勘察报告、竣工测量文件等可不再拆分折叠，编目编号后直接对折装盒。2．初步整理3）对于文件材料原件规格不足A4时，常用裱贴方法有两种：一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4规格的白纸上；二是采用阶梯式的裱贴方法，即将若干张（视原件大小定）需裱贴的小尺寸文件材料排成上下阶梯式，贴于一张A4规格的白纸上。裱贴时，应在左边留出25—30mm装订边。4）裱贴衬纸用70克以上书写纸。5）图纸一律按手风琴折叠法折成四号图幅规格（297mm×210mm），图签外露于右下角即可，不允许成卷报送。6）归档文件不需要装订，经城建档案馆业务指导人员初步验收合格后按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图顺序分别装盒。采用一盒一卷，统一使用城建档案馆规定的卷盒，在卷盒脊背空白处用铅笔填写案卷顺序号。较小工程所有材料可以装入一个档案盒时，允许不分开装盒。7）工程照片按照要求统一装册整理，填写相关说明。录像资料采用移动硬盘方式向城建档案馆移交，并附目录。3．案卷编目工程档案案卷编目是按照一定的规范要求，通过一定形式，固定工程文件整理成果，揭示工程文件内容、成份的工作。案卷的编目包括卷内文件的页号、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背的编制。1）编制卷内文件页号①页面编号编制案卷内文件页号是将有书写内容工程文件的页面都编上号，每一案卷单独编写页号。a.编写页号以案卷为单位。编写页号是针对由案卷封面、卷内目录、文件（图纸）、卷内备考表组成的独立案卷，不是单位工程的所有案卷连续编制页号。b.有书写内容的页面编写页号。卷内工程文件整理排列完成后，依次对工程文件编写页号，编写页号的页面一定要有具体内容，无内容的页面不编写页号。但有的一份文件中，有的页面特别标注“此页无正文”等字样，但此页却有发文机关、印章、发文日期等，应编写页号。c.编写页号从“1”开始。编写页号用阿拉伯数字，从“1”开始，直到文件的最后一页。（1）编制卷内文件页号2．页号编写位置卷内文件页号编写位置为单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。①文字文件。文字文件页号位置的编写规定为：单面书写的文件编写在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。如果文件幅面大于A4幅面时应折叠成A4幅面后再编写页号，编写页号的规定与A4幅面相同。如果小于A4幅面的文件，应托裱成A4幅面后再按规定编写页号。②图纸。凡大于A4幅面的图纸。一律折叠成A4幅面，并要求折叠后图标露在外面，页号就编写在图标的右下角。（1）编制卷内文件页号③非金属装订的成套图纸和印刷成册的工程文件不必分卷，自成一卷，此时不必重新编写卷内目录和页号。④裱粘在衬纸上的合格证，一张合格证为一页，一张衬纸上可裱粘多张合格证，合格证有几张，页码为几页。页码应打印在合格证上而不是衬纸上。⑤案卷其他构成不编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表等案卷的其他构成不编写页号。上述规定是编目整理的基本原则，但在实际操作中应注意：1、向城建档案馆移交的档案暂不要求在档案上打印页号，但需填写卷内目录电子表格，页次按上述要求查页码填写在电子表格中。(有施工单位建议，为了页次填写准确，用2H或4H等比较轻的铅笔在档案上标注页码，也可以)2、向城建档案归档的图纸暂不要求折叠。注意事项：（2）编制卷内目录卷内目录是登记卷内文件题名及其他特征，并固定文件排列次序的表格，实际上是揭示卷内工程文件内容与数量的清单。卷内目录排列在卷内文件之前，起到便于查阅、统计和保护卷内文件的作用。工程档案卷内目录除文件题名外，还包括序号、文件编号、责任者、日期、页次和备注等内容。（2）编制卷内目录①序号。序号以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1起依次标注。一份文件为单位的概念，工程档案认同的做法是同一文件题名的若干页文件或同一文件题名内容性质相同的若干页文件这一份工程文件。a.一份文件有若干页，如地质勘察报告共15页，那么这15页的地质勘察报告就为一份文件。b.同一文件题名为一份文件，如主体结构钢筋隐蔽工程验收记录共20页，这20面虽不是同时间形成的，但文件名称、内容性质相同，这20页隐蔽工程验收记录认定为一份文件。c.竣工图，通常将一张图纸视为一份文件。（2）编制卷内目录②责任者。责任者是文件的直接形成单位，竣工图的责任者为一般为的施工单位。建材质保及材料出厂证明书的责任者可以省略（案卷封面上的编制单位应填写施工单位）。③