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档案管理制度•一、概述•二、档案管理依据•三、档案管理要求及填写要点•四、资料管理办法主要内容档案是什么一、概述档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。工程造价咨询企业应当从组织措施、经济措施、管理措施入手，在人员、制度、机构等方面，建立、健全档案管理规章制度，规范工作标准，使本企业档案管理工作制度化。工程造价咨询档案属于长期保管机密文件，各企业完成咨询业务后必须逐项建立档案，并应登记造册、专人进行管理，建立起造价咨询业务台账。工程造价咨询档案管理员干什么建设工程造价咨询资料员的工作是一项集工程造价咨询档案搜集及管理为一体的复合专业工作，必须具备一定的工程造价咨询专业知识、档案搜集及管理专业知识、操作及应用计算机与相关office软件能力。1）了解国家、省、市建设工程造价咨询行业的有关法律、法规、执业标准及规范；2）理解建设工程造价咨询的成果文件，了解工程造价咨询各类型成果文件的组成内容及相关联系；3）熟悉建设工程造价咨询的工作流程、各阶段所应完成的工作内容及所应提交的相关资料；4）熟悉工程造价咨询过程中执业档案资料的收集及管理，并且能够正确归纳相关表格；5）能熟练操作计算机及相关office软件，并能将计算机与档案管理工作紧密结合起来，以提高档案管理工作效率。2019/9/16项目资料工程咨询合同往来票据会议记录报告书过程文件1、湖北省建设厅2000年2月28日《湖北省建设工程咨询执业准则（试行）》；（文件汇编下册第569页）；2、中国建设工程造价管理协会2002年6月18日《工程造价咨询业务操作指导规程》中价协[2002]016号；（文件汇编下册第623页）3、武汉市工程建设标准定额管理站2014年12月15日《武汉市建设工程造价咨询档案管理指导意见》武建标定[2014]3号；4、湖北省地方标准《建设工程造价咨询质量控制规范》（DB42/T823-2012）;5、武汉市建设委员会2009年8月17日《湖北省工程造价咨询企业管理实施细则（试行）》武建[2009]165号；6、武汉市建设工程造价管理站2010年3月24日《武汉市工程造价咨询企业资料员管理暂行办法》武建价字[2010]5号；7、《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001。2019/9/16二、档案管理依据1、工程造价咨询合同：造价咨询合同可以为单项工程合同、年度合同以及框架协议；司法鉴定、政府财政审计委托书可视为咨询合同；合同应采用《建设工程造价咨询合同》（示范文本：GF-2002-0212)；合同签订双方的相关信息（开户银行的名称及行号、账号、法定代表人或委托代理人的签章、合同签订日期）填写应尽量完整；对项目的造价咨询时间应进行明确约定；对造价咨询收费及付款方式应进行明确约定。2019/9/16三、档案管理要求及填写要点2、工程造价咨询相关资料交接清单：咨询资料按照湖北省地方标准《建设工程造价咨询质量控制规范》（DB42/T823-2012）中要求进行核算（估算按第6.2.2条、概算按第7.2.2条、预算按第8.2.2条至第8.2.5条、结算按第9.2.2条及第9.2.3条、决算按第10.2.4条、投资后评价按第13.2.3条）资料交接时的相关手续和交接时间要完备；例：工程清单及招标控制价的编制（C类）所需资料：招标文件、招标答疑纪要文件、设计施工图纸、甲控或甲供设备及材料清单；工程竣工结算审核（B类）所需资料：工程招标文件、招标答疑纪要文件、投标文件、施工合同及补充协议、主要甲供或甲供材料及设备价格签证单据、送审工程结算书、设计变更单、现场签证单、会议纪要、其他影响工程造价的相关资料等2019/9/163、工程造价咨询工作方案：咨询工作目标和范围要明确，应根据工程项目的实际情况进行编制；工作程序和处理原则应根据每个项目的类别及实际情况进行编制，不能一概而论；4、业务操作阶段：该阶段主要分为招投标阶段、施工阶段、全过程服务阶段、竣工结算阶段等4个阶段。（施工阶段和全过程服务阶段暂无明确的资料管理制度，但是需根据实际情况收集及整理过程文件）招投标阶段：招标控制价及预算价竣工结（决）算计后评价阶段：竣工结（决）算计价方式与施工合同或协议的约定不符，扣35分；缺项定额补充计算的项目如按照业主方签字盖章确认的签证价（应是合理范围的价格）计算的，虽未履行备案手续，但不扣分。2019/9/165、造价咨询相关资料：1）工程项目施工合同及补充协议；2）招标文件（含招标答疑纪要、补充招标文件）；3）投标文件（商务标、技术标文件及投标过程中与工程造价有关的相关承若文件）4）工程结算书（应为有效送审结算书，相关人员的签章及施工单位的公章，业主单位的同意送审签章）；5）设计变更单；6）工作联系函；7）现场签证单；8）现场勘查记录；9）索赔记录；10）咨询业务会商记录；11）材料价格签证单；12）造价协调会议记录等相关资料。2019/9/166、成果文件：成果文件包含：编审确认表、工程造价编审汇总表、工程预结算书）、工程造价咨询报告书、成果文件扉页（应体现公司的三级复核程序及复合意见咨询成果文件归档资料按湖北省地方标准《建设工程造价咨询质量控制规范》【DB42/T823-2012】第5.4.7条规定执行，咨询过程文件归档资料按湖北省地方标准《建设工程造价咨询质量控制规范》【DB42/T823-2012】第5.4.6.2条规定执行应注意的问题：编审确认表中三方签章中应为公章，不能为项目部章、部门公章、合同专用章；工程造价编审汇总表中应明确有咨询单位名称和时间落款，并加盖公章，造价咨询单位代表人应为项目负责人及以上人员签字。2019/9/167、造价咨询项目校审记录表编制人应对校核人、审核人对工程项目咨询文件初稿所提出的相关错误进行确认并修改，校核人和审核人不能为同一人，且应与项目操作人员配置一览表、工程造价咨询工作方案中的人员安排保持一致；（注：如出现校核栏及审核栏中出现校（审）核无误字样的意见，一律视为未进行校审）8、与成果文件相关的计算底稿过程文件的修改及校审痕迹尽可能的保留存档；最终的成果文件需注意版本号，要求和最终的报告结果相一致。2019/9/169、造价咨询项目征询意见回访记录表项目负责人应对该项目的造价咨询工作进行汇总小结，对工作工程中的不足之处、重要节点及需要改进的地方应做出说明，以利于公司技术负责人根据该项目的实施情况提出完善措施。10、建设工程预算结算协调会议记录造价咨询单位在咨询工作过程中，应和建设单位、施工单位在招标文件、招标答疑纪要文件、施工合同（补充协议)、设计变更及现场签证单据、甲供或甲控设备及材料价格签证单据等经济文件的理解上出现分歧时，应组织相关各方进行协调会议，会议中形成的相关最终意见组织成协调会议记录，与会各方应在协调会议记录上签字盖章，生效后作为造价咨询成果文件的依据文件进行存单备查。2019/9/1611、成果文件交付登记表应完整填写项目标示、成果文件名称、总份数（含存单）、委托方名称、分发情况；签收单位及经手人应进行签章认可；签收时间应明确。有条件的请款下尽量要求签收单位加盖公章，以防止日后关于成果文件是否送达引起相关纠纷。12、项目备案资料2015年3月1日起停止办理备案，但15年3月1日前的工程需要备案资料；在武汉市外承接工程造价咨询项目的，应到项目所在地的工程造价管理机构及时办理单项业务告知性备案，并做好存档资料。13、咨询业务档案的时效性：自项目完结后开始归档之日起，保存期不少于5年。2019/9/16采购合同其它技术资料招投标资料往来文件销售合同同时建立索引档案放哪儿四、资料管理办法容易分类易于保密保护性好检索简便1．抽屉式直立档案202．开放式横向档案整齐划一便于取阅易于查找保密性一般213．穿孔式活页夹容易损毁有顺序性保密性差容易保存22标准统一便于存取长期保存保护性好4．档案盒23灵活取用存量较小容易脱落5．金属文件夹24隔水防污拿取方便保密性低暂时保存6．透明资料袋25拿取方便临时存取保密性差7．多层资料盒26档案如何管格式统一标识鲜明科学分类及时记录统一29鲜明红绿蓝黄茶颜色管理31分类32按对象划分按主题划分按形式划分按项目划分按时间划分33记录借阅档案一定要登记电子档案管理合理使用文件夹定期备份重要文件加密文件夹备份39电脑其它盘刻录光盘移动硬盘U盘存储介质40加密文件夹加密Office文档加密勿忘密码谢谢！Thankyou！Logohere