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文书档案管理四川大学公共管理学院何玲◆档案与档案工作概述◆文书档案管理◆电子文件管理◆几种专门档案的管理第一部分：档案与档案工作概述◆档案概述◆档案工作概述◆从事档案工作应注意的几个问题一、档案概述1、档案的起源及演变（1）档案的起源档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。（2）档案的演变古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。（3）档案的名称商代：册周代：中秦汉：卷、案唐宋：文案、案卷、簿书清代：杨宾《柳边纪略》“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。”2、档案的定义及含义（1）定义档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。（2）含义档案的来源——国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的条件——保存备查的历史文件。文件转化为档案有三个条件：办理完毕；有查考利用价值；按一定规律保存（履行了归档手续）。档案的记录方式和载体——多种多样。档案的性质——原始记录性。（档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的）3、档案的基本价值（1）档案的凭证作用（2）档案的参考作用二、档案工作概述1、档案工作的内容八个业务环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用2、档案工作的性质服务性科学管理性政治性3、我国档案工作的基本原则(《中华人民共和国档案法》1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正)“统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国档案工作的组织原则和管理体制。◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本要求。◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目的。4、档案工作机构◆各级各类档案室（内部机构）◆各级各类档案馆（文化事业机构）◆档案行政管理部门国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务的最高职能机构。1954年经第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立。◆文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案管理机构）◆档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立）◆档案科研和教育机构◆档案宣传、出版机构档案室——基础档案馆——主体档案行政管理部门——组织指挥中心档案工作辅助机构——档案工作发展的条件三、从事档案工作应注意的几个问题1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，档案是文件的归宿）2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系（突出前者）3、档案的“动”与“静”的关系（档案具有潜在价值）4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体化）5、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆）6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子文件、双套制）7、管理工作中人与物的关系第二部分：文书档案管理◆档案的收集◆档案的整理◆档案的鉴定◆档案的编研与利用◆档案的统计与保管第二部分：文书档案管理一、档案的收集1、机关内文件的归档——档案室收集工作的主要途径。归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。（1）归档范围国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》（1987）（已废止）《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006.9.19）四川省档案局关于施行《归档文件整理规则》的几点意见川档发〔2001〕24号2001.4.9GB9705《文书档案案卷格式》DB51/T171-93《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是归档的主体。（2）归档时间：一般在次年上半年向档案部门移交。国家档案局《机关档案工作条例》（1983）（3）归档案卷的质量要求遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（4）归档手续案卷目录的移交，交接双方签字。2、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门作好归档工作。3、平时收集二、档案的整理1、整理工作的原则：档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。2、常用的档案分类法：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。◆年度——组织机构分类法（现行机关）；◆组织机构——年度（撤销机关和历史档案）；◆年度——问题分类法（现行机关）◆问题——年度分类法（撤销机关和历史档案）3、立卷立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时间、地区、收发文机关4、类内案卷排列和案卷目录的编制5、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。《归档文件整理规则》简介《归档文件整理规则》档案行业标准（2000-12-06批准2001-01-01实施DA/T22-2000）1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3、件：指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。4、整理方法装订：按件装订分类：年度-机构（问题）-保管期限编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限、件号)编目：逐件编目装盒：按件号顺序装盒(四川省档案局关于施行《归档文件整理规则》的几点意见川档发〔2001〕24号2001.4.9)三、档案的检索1、档案检索的内容（1）存储：著录标引、组织检索工具。（2）查找：确定查找内容、查找操作。《中国档案分类法》（1996）《档案分类标引规则》(GB/T15418—94)《中国档案主题词表》（1995）《档案著录规则》（GB：1986）《档案著录规则》（DA/T18—1999）2、档案检索工具的种类（1）按体例分：目录、索引、指南。（2）按载体分：书本式、卡片式、缩微式、机读式。（3）按功能分：馆藏式、查找式、介绍式。3、常用的检索工具：案卷目录、卷内文件目录、分类目录、主题卡片、人名索引、文号目录等。四、档案的鉴定1、鉴定工作的内容：2、档案保管期限表（1）定义：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。（2）结构：顺序号、条款、保管期限（永久、长期、短期）附注、说明(3)档案保管期限的划分国家档案局《文书档案保管期限表》（1987）保管期限（永久、长期、短期）已被以下文件取代：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过、自公布之日起施行。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。3、档案鉴定工作的制度和程序（1）制度：制发鉴定档案的标准文件；档案鉴定工作的组织领导：“三结合”鉴定小组=有关领导+业务人员+档案人员；销毁档案的批准和监销制度（2）鉴定方法：直接鉴定法（3）销毁清册五、档案的档案的编研与利用1、档案的编研（1）内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。（2）现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要种类：法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等（3）档案参考资料的主要种类：大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计数字汇集。2、档案的利用（1）档案利用服务工作的含义：通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。“档案利用”——档案部门“利用档案”——利用者(2)档案提供利用的基本途径和方式档案提供利用的途径:提供档案原件;提供档案副本或复制品;提供档案信息加工品.档案提供利用的方式:阅览服务；外借服务；展览与陈列服务；制发档案复本服务；制发档案证明服务；档案目录信息服务；档案咨询服务。六、档案的统计与保管1、档案的统计：（1）定义：以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。（2）步骤：统计调查、统计整理、统计分析。（3）内容：档案数量和状况的统计；档案利用的统计等2、档案的保管（略）第三部分：电子文件管理◆电子文件概述◆电子文件管理◆电子文件的鉴定与归档◆电子文件保管与利用第三部分：电子文件管理一、电子文件概述1、电子文件的概念电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。具备文件构成三要素：内容、背景、结构。2、电子文件的种类（1）文本文件（6）声音文件（2）数据文件（7）程序文件（3）图形文件（8）“多媒体文件”（4）图像文件（9）“超文本文件”（5）影像文件3、电子文件的特点（1）信息的非人工识读性(2)系统依赖性(3)信息与特定载体之间的可分离性(4)信息的易变性(5)信息存储的高密度性(6)多种信息媒体的集成性(7)信息的可操作性二、电子文件管理1、电子文件管理原则（1）全程管理原则（2）前端控制原则（3）集成管理原则（4）动态管理原则（5）注重效益原则2、电子文件的管理模式（1）机构内部管理模式：统一管理；一体化管理；双套制。（2）档案馆管理模式：分布式；集中式。（3）数字档案馆：是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息空间和开放的环境。3、电子文件管理的法规、制度与标准（1）目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准《档案著录规则》（DA/T18—1999）《档案分类标引规则》(GB/T15418—94)《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)（2）电子文件管理特有的标准《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—1995)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002，2002/12/04，2003/05/01)《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T17678.1—1999）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第二部分：光盘信息组织结构》（GB/T17678.2—1999）《CAD电子文件光盘存储系统一致性测试》（GB/T17679—1999）《CAD电子文件管理》（GB/T17825.1~10—1999）（1999/02/26，1999/10/01）三、电子文件的鉴定与归档1、电子文件鉴定工作的内容：鉴别、内容与技术鉴定、处置、鉴定过程的记录。2、电子文件内容鉴定的步骤（1）制定电子文件保管期限表（2）将电子文件保管期限表纳入管理系统并加以维护（3）鉴定归档前文件（4）鉴定期满文件3、电子文件技术鉴定与处置(1)分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施（2）检查保障措施的实施结果（3）判断文件的技术状况（4）处置：销毁、留存、移交（5）监控4、电子文件的归档（1）归档范围：依据：《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894_2002)《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。（2）归档方式：逻辑归档，物理归档。（3）归档时间：实时归档，定期归档。（4）归档要求：归档工作要求，质量要求。（5）归档手续：《归档电子文件登记表》《归档电子文件移交检验表》四、电子文件保管与利用1、电子文件保管（1）载体保管：《磁性载体档案管理与保