档案管理基本知识培训

企业档案管理的基本知识与方法中国人民大学宫晓东E-mail:[e-mail]远洋地产公司档案业务培训专用目录•企业档案管理的基本概念•企业档案管理的基本要求•企业档案管理的工作体系•企业档案管理的主要工作方法•企业档案意识的提升企业档案管理的基本概念•企业档案工作：企业履行档案管理职责的行为和活动。•企业档案：企业在研发、生产（建设）、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的记录。（各种档案释义）••文件：是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料。•资料：是机构因为参考的目的，临时搜集保存起来的信息材料。•全宗：是一个立档单位所形成的全部档案的集合。•归档：将符合归档范围的文件材料按照要求整理移交，转化为档案的过程。归档工作的主体是文件形成部门或形成者。•保管单元：档案留存的最小管理单元（件、卷、盒、张、盘等）•档案分类：按照档案所反映的内容特性，将档案划分成具有一定平行关系和从属管理的不同等级的系统，以便于管理和检索。•档案号：档案保管单元唯一的身份标识，一般由分类号、特征号和顺序号组合而成。企业档案管理的基本要求•企业档案工作原则：集中统一领导，分级管理；维护档案的准确、完整、系统和安全；实现档案资源的有效利用。•“三纳入”的要求：企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。•“四参加”的要求：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。•“四同时”的要求：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件归档交接。•“八防措施”：档案保管应做到防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防高温、防潮、防有害生物。•有关基本建设档案管理的国家规定：建设部制定《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328－2001•《科技档案案卷构成的一般要求》GB/T11822－2000•《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）•《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28—2002•《企业档案工作规范》DA/T42—2009制度与规范文件形成管理管理体制设计价值鉴定归档管理利用与安全管理实体分类信息分类企业文档管理体系自动化管理系统企业档案管理的工作体系企业文件档案工作体制结构文件档案管理委员会主管部门或企业档案中心档案部门或岗位信息管理部门职能部门及下属机构房地产企业档案规章制度组合示意房地产档案工作管理办法房地产档案工作五年规划档案机构及岗位设置细则房地产档案工作考核细则房地产档案分类方案及分类表档案管理系统管理及操作细则文件归档范围及保管期限表各类文件材料归档整理细则声像及实物材料归档整理细则会计、人事档案管理细则文件登记、积累细则档案鉴定销毁细则档案库房管理细则档案利用与保密工作细则档案基础数据统计分析工作细则初始级Initial事务型经验型价值型特征C成熟度M一致型持续型可重复级Repeatable优化级Optimizing已管理级Managed已定义级Defined价值V123451、一般事务性工作。2、兼职管理状态。3、文档留存比较随意，有存无取状态明显。4、无制度，无工作流程1、专门性工作。2、专人专岗，经验式管理。3、有基本归档要求。4、文档留存界限不清晰1、专业性工作。2、专家式管理，已建立管理标准。3、归档范围及归档要求精细化、流程化。4、基本利用1、职能性资源管理工作。2、全员式、全过程管理。3、管理要求纳入企业标准。人依附于事4、能动服务1、全过程资源自动配置。2、管理体系可自动创新。3、全方位服务，深度开发。4、历史留存与资源管理职业化。企业文件档案管理体系成熟度评价企业档案管理的主要工作方法一、企业文件清理（一）含义清理企业文件数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据），以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。清理企业文件数据，必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为精化企业档案管理提供依据。计划调研关联整合责任（二）企业基础数据清理的工作程序及数据汇总表开始（针对具体岗位）文件类型及属性认定符合5汇总上报符合1、2、3、4并完成6部门确认分类汇总，列入归档预备范围档案部门整体协调确认，明确归档责任正式列入归档范围不予确认确认1、是否岗位发文2、是否岗位办理3、是否岗位接收4、是否不可或缺5、是否完全不需要6、是否部门核心数据1行政管理上级来文市文化局办公室年度1是内容针对本机构者2行政管理部门年度工作计划各部门各部门年度1是3财务管理财务凭证计划财务部计划财务部年度1是4辅助管理车辆保养记录公共管理部否电子记录5业务类民间艺术采风文件民间艺术部民间艺术部即时1是（详细说明具体文件材料内容）6业务类舞蹈动作设计图、队形调度图培训创作部培训创作部排练阶段结束1是文件形成机构归档责任机构归档时间归档份数是否归档备注序号类别文件名称或内容机构文件清理数据总汇表（举例）（三）数据互动规律描述•当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程，就可以发现该数据的运动特征，以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。（四）数据清理工具的设计与使用•目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷；2、数据运动状况示意图；3、数据汇总表。XX有限公司文件清理工作问卷时间：部门：答卷人：项目组成员：（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出具体文件名称。）1、您的岗位是：2、您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）3、您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：4、您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）5、您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？6、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？7、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：8、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：9、您对目前企业文件管理有什么意见？总经办文件清理表岗位/答卷人收到的文件办理的文件发出的文件来源去向总经理/陈总部门报告各部门书刊资料公司外部奖状、证书工艺配方、图纸等重要工作通知董事会、总经理办公会、生产会议纪录人事任命工作计划外来文件重要会议通知二、档案管理业务要点（一）文件的形成、积累与归档文件的形成、积累与归档属于各单位、各部门、各岗位的基本职责,也是档案科学管理与有效利用的前提条件.档案部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度:1、收发文登记制度Aab123下行文上行文平行文间接上下行文序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表开始收文登记发文登记编号：按年度登记，年度内大流水排列填写文件题名填写文件来源填写签收文件时间填写签收人填写办理注释编号：按年度登记，年度内大流水排列填写文件题名填写文件去向填写发出文件时间填写发出人填写备注结束员工文件积累袋档案文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.2、文件积累制度(针对自身所产生的文件)开始按照年度、项目、专题、会议、专业、工序等有机联系的线索，分别集中存放在积累袋中准备若干整理袋每袋须填写积累袋名称、责任者、时间范围、目录纸、密级等规定项目补充袋中材料交由兼职档案人员整理，挑选出归档文件组卷返回，自行处置如在归档期前离岗，进行文件材料交接结束属于归档范围不属于归档范围3、文件归档制度归档范围:确定文件的价值,决定文件是否向档案转化.(需要制作)制度核心归档时间:根据企业活动的特点,确定文件何时归档.技术保障归档要求:明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施.技术条件归档份数:根据归档文件的重要性,确定原件与复制件的数量关系.利用保障归档手续:明确归档文件的移交事宜.责任保障1、归档范围（参见文件清理表）2、归档时间一般情况下，管理类文件材料的归档时间为次年第一季度，以下文件按办理完毕或活动结束时间归档：•股东大会、董事会、监事会、职代会、党代会等会议文件材料•产权变动过程中形成的文件材料•法律诉讼文件材料•机要文件工程、生产技术类文件材料的归档时间应按照专业活动特点具体划分。3、归档份数管理类文件原则上归档份数为一份。工程、生产技术类文件的归档份数按照国家行业标准和现场约定决定归档份数。4、归档要求•归档实行承办人负责制。•归档文件应为原件，因故无原件者应进行签章说明。•文件材料归档后不得进行修改。•归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。5、归档手续•归档手续以合法性和合规性为原则。•文件承办人和档案人员在归档材料移交审核后填写《文件移交登记表》一式两份，签字确认。移交登记表一份由档案人员归档，一份由文件移交人员保存。•《文件移交登记表》应同时提交电子版。（三）企业档案的分类与编号企业档案的分类企业档案分类是指根据企业档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的资源系统。分类的程序:设计分类方案划分全宗划分大类划分属类给定编号企业档案分类方案(示意图)一类二类三类四类五类ABCD1234类列类系常用的分类方法:1.职能分类2.时间分类3.作者分类4.专题分类5.项目分类6.型号分类7.区域分类8.外形分类9.专业分类职能分类方法适用于一级类目的区分;其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.企业档案的编号1、以“件”为保管单元的：档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX机构代码年度分类号代码保管期限代码载体类型代码件号2、以“卷”为保管单元的：档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX机构代码年度分类号代码保管期限代码载体类型代码案卷号3、保管期限、特殊载体代码对照表编码保管期限00永久3030年1010年033年055年1515年2525年（四）归档文件材料的整理编目一般文件材料的归档整理归档整理：根据文件材料有关特征及保存价值对归档文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒等使之有序化的过程和方法。根据国家有关标准，企业一般采用“文件承办人立卷”的制度，由文件承办人进行归档整理，档案人员协助。1、整理的要求a.归档整理应遵循文件形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用。b.归档文件应齐全、完整、准确。以破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予以复制，并将复制件附于原件后一并归档。c.归档文件缺失应在备考表中说明。d.归档文件材料所使用的载体字迹材料、装订材料应符合档案保护要求，不得采用铅笔，圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写；不得采用PH值小于7的办公用纸；不得采用易生锈的金属装订材料。e.文件材料幅面尺寸以国际标准A4型为准，超过A4幅面纸张，应按A4折叠。2、文件整理单元•一般文件材料以“件”为整理单元，一件是指内容上具有整体性，实体上装订在一起，编目