研究生管理系统培训

研究生管理系统培训研究生秘书与系统相关的工作内容按照学生入校到毕业离校的顺序，研究生秘书在系统中涉及的主要工作内容分为以下三个部分：◆学籍管理◆培养管理◆学位管理与学籍管理相关的工作内容★学生基本信息变更审核（一年级新生）★学生导师指定★查询导师指导研究生名册★查询学生基本学籍信息与培养管理相关的工作内容（一）☆课程信息维护（新课程添加）☆培养方案的制定☆培养计划审核（一年级新生）☆开课管理☆排课管理☆调停课管理与培养管理相关的工作内容（二）☆教室管理和使用情况查询☆考试成绩录入☆查看教学工作量统计☆查看中期考核结果与学位管理的相关工作的工作内容★导师基本信息维护★学生论文发表情况审核★论文开题报告结果确认审核★预毕业名单学院维护★学位信息上报审核与学籍管理相关的工作内容1、学生基本信息变更审核（一年级新生）1.1一年级新生首先要进行学籍基本信息的维护，对所有要求的相关字段进行填写并保存后，才可以制定个人培养计划。如果在填写过程中，发现系统中已有的数据和实际情况不符，可以提交变更申请，并提交纸质的证明材料到学院给予变更。与学籍管理相关的工作内容1、学生基本信息变更审核（一年级新生）1.2学生毕业前的学位信息上报，大部分字段是从学籍基本信息直接抽取，抽取的内容不允许再进行更改，所以应提醒学生认真对待学籍基本信息的维护与学籍管理相关的工作内容2、学生导师指定新生入学进行个人学籍基本信息维护时，要求学生必须指定导师。学院也可以在这里帮助学生指定老师，否则会影响后面导师指导研究生工作量的计算。与学籍管理相关的工作内容3学生基本信息查询4导师指导研究生名册查询与培养管理相关的工作内容1、课程信息维护（新课程添加）课程信息是制定培养方案的基础数据，由各学院进行维护(添加、删除、修改），培养科负责审核，已经通过审核的课程，原则上不能再修改，如果确实需要变动，请培养科退回修改。审核通过的课程才可以进入培养方案的制定。与培养管理相关的工作内容2、培养方案的制定2.1新学年开始前，由培养科将某学生类别某一年级的培养方案复制到当前年级相同学生类别；发生变化时，学院只需要对变化课程信息进行维护，这样可以减轻每年培养方案的维护工作。与培养管理相关的工作内容2、培养方案的制定2.2各学院根据规定制定本学院各年级、各类型学生各专业培养方案信息，主要包括培养方案基本信息和培养方案课程信息；然后提交到培养科审核，已经提交或通过审核的培养方案，不能再修改，如果需要修改，则要由培养科退回。注意：只有经过审核通过的培养方案方可查询和使用。与培养管理相关的工作内容2、培养方案的制定2.3提交时系统会自动判断培养方案课程信息是否符合课程总学分和必修课学分要求，并给出不符合要求信息。与培养管理相关的工作内容2、培养方案的制定2.4培养科负责对培养方案中的课程学分按照学校有关文件进行设置和限制，学院不能进行修改。与培养管理相关的工作内容3、培养计划审核（一年级新生）每年新生入学，按要求完成个人基本信息维护后，就可以开始个人培养计划的制定，然后再提交到学院负责审核。注意：学生个人培养计划的制定有时间限制，请督促学生及早完成学籍基本信息维护，在规定时间完成个人培养计划维护。与培养管理相关的工作内容4教室使用情况查询在排课时，可以在教学资源管理模块中查询教室的基本信息、教室的使用情况，还可以查询空闲教室，并且打印教室课表等等。除研究生院提供的公共教室外，各个学院的教室资源需自行维护。与培养管理相关的工作内容5、开课管理开课是为排课做的准备工作，只有已经开课的课程，才可以进行排课。开课和排课管理全部由学院自行安排和操作，不需经过审核。与培养管理相关的工作内容6排课管理6.1通常在每个学期开始排课时可以用排课复制功能，因为其实每一届学生的相同学期开课变化不会很大，然后在复制的基础上，再进行修改，节省排课的时间。与培养管理相关的工作内容6排课管理6.2新建排课每学期都是先由培养科对英语、政治等公共课进行排课之后，学院再对专业课进行排课，对于已开课程，按照学生个人培养计划，抽取上课人员名单，指定任课老师、周学时、周次、上课地点、上课时间等。批量分班：可以指定课程，限定班级人数进行分班。与培养管理相关的工作内容6排课管理6.3排课后不需要培养科审核，但是培养科会及时进行锁定，已锁定的排课，学院无法再进行调整，如果需要，可以要求解除锁定后再修改。与培养管理相关的工作内容7、调停课管理如果是临时变动，可以由学院申请，培养科审核通过；也可以由教师本人提交调停课申请到学院，学院审核后再提交培养科审核通过。与培养管理相关的工作内容8、录入考试成绩8.1录入成绩，教师可以录入，学院也可代录入。注意：成绩录入时间，培养科会在系统里设置起始时间，超过截止时间，成绩将无法再录入，所以请各学院或老师务必在规定时间内完成成绩录入。与培养管理相关的工作内容8、录入考试成绩8.2培养计划以外的讲座或学术活动的成绩录入。与培养管理相关的工作内容8、录入考试成绩8.3特殊成绩录入主要用于跨专业研究生补修本科主干课程登录成绩时使用，学院秘书根据本科课程成绩单，通过该模块直接录入成绩。与培养管理相关的工作内容8、录入考试成绩8.4非学历生成绩补录对于没有排课的（目前主要就是在职的在用）课程，学院可以进行补录。可以选择单个补录，也可批量补录，还可以下载成绩模板按照要求填写后批量导入。录入后，经过校验后，写入成绩库。务必慎重审核再入库，一旦入库，无法退回修改.与培养管理相关的工作内容8、录入考试成绩8.5补考成绩录入对某门课程的补考成绩进行批量录入与培养管理相关的工作内容8、录入考试成绩8.6考试成绩修改注意：修改考试成绩，系统会自动记录下修改人的工号和修改日期，并要求上报修改原因。与培养管理相关的工作内容9教学工作量统计可以作为计算当年研究生工作量和课酬的参考依据。计算规则和课程系别系数由培养科进行相应调整。与培养管理相关的工作内容10中期考核培养科每年会对毕业班学生进行中期考核，学院可以查看中期考核的结果，对于没有通过的学生，负责给予警告并督促。与学位管理相关的工作内容1、导师基本信息维护1.1导师本人或学院都可以对基本信息进行维护，学院要注意负责添加新的导师，添加后的导师，才可以在系统里维护导师基本信息，没有添加的导师，该导师所带的研究生就无法在基本信息维护中指定该导师，并且学院也无法为学生指定该导师。与学位管理相关的工作内容1、导师基本信息维护1.2学院还要负责更新导师的类别信息和其他相关信息，如由硕导变为博导等。与学位管理相关的工作内容2学生论文发表情况审核学生可以进行论文发表情况的登记，研究生秘书根据学生的书面材料，对学生提交的学生论文发表情况进行审核，如果发现材料属实，则审核通过，提交到学位科审核，否则将退回给学生，进行重新维护。与学位管理相关的工作内容2学生论文发表情况审核注意：必须是提交的论文才可审核，如果学生只是保存而没有提交，处于草稿状态，不能审核，请务必提醒学生提交。与学位管理相关的工作内容3论文开题报告结果确认审核在校学生可以进行论文开题申请，并上传开题报告，学院可以对开题结果进行审核和登记，不合格的可以退回，通过审核的会提交到学位科审核后归档。归档后的开题报告结果不能再修改。与学位管理相关的工作内容4预毕业名单学院维护4.1预毕业名单的维护，系统里也有时间的限制，所以各学院应及早开始进行当前批次的预毕业名单的维护，只有在预毕业名单内的学生才可以进行学位信息上报维护。操作手册详见系统首页。与学位管理相关的工作内容4预毕业名单学院维护4.2已经生成的预毕业名单，经过确认后方可生效，如果确认后，还要对名单进行增删，则先要收回后才可以修改并重新生成，然后再进行确认。与学位管理相关的工作内容5学位信息上报审核获得学位的学生（在预毕业名单内），要在规定开放的时间内（系统里有限制上报的时间）完成个人学位信息的上报，学位信息的大部分字段是从学籍基本信息直接抽取，抽取的内容不允许再进行更改，所以应提醒学生认真对待学籍基本信息的维护。学生使用系统的相关内容了解学籍管理基本信息学生维护、基本信息变更申请培养管理培养方案查询、培养计划学生维护、课表查询、成绩查询学位管理论文开题申请、学生论文发表情况登记学位上报信息学生维护导师使用系统的相关内容了解学籍管理指导研究生名册培养管理培养方案查询、点名册打印、课表查询、成绩录入、成绩单打印、成绩查询等。学位管理导师基本信息个人维护系统常见问题1、无法进入研究生系统，显示用户名或密码错误。2、学生进入开题报告申请，页面显示学生未注册。3、学生点击学位信息上报，显示不在预毕业名单中。4、学生反映已提交开题报告或论文成果登记，但是在审核页面不显示。5、学生反映无法打印学位信息表，打印信息表的字样为灰色。…….：相关培训资料，包括培训视频将在近期上传，届时会在QQ群里通知大家。研究生管理系统培训研究生秘书