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前言办公室作为综合办事机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，其作用主要表现在：一是上情下达、下情上传，发挥枢纽作用；二是协助领导处理日常事务，发挥助手作用；三是草拟文件、处理信息、搞好调查研究，使领导及时掌握各种重要情况，发挥参谋作用。根据办公室的工作性质及其所处位置，其主要职能可以概括为“办事、当参谋”。具体而言，“办事”是指办文、办会、接待及其他工作等。“当参谋”体现为出主意、提方案、搜集信息、调查研究等。服从性：必须服从单位领导的指示，按领导意图去处理各项工作。服务性：为领导服务，为本机关、本单位同级科室服务，为下级单位和人民群众服务。时效性：时间要求高。综合性：需要站在全局的立场上，用综合的眼光观察和思考问题。广泛性：工作具体而繁杂，还有许多临时性、突发性工作需办公室牵头办理。机要性：经常接触机密文件和信息，应严格遵守保密制度。办公室工作的特点办公室管理名言把每一件简单的事做好就是不简单。把每一件平凡的事做好就是不平凡。——海尔集团总裁张瑞敏办公室工作无小事，切实抓好办公室工作，对于确保本单位、本部门政令畅通、实现工作高效运转，至关重要。职责矩阵信息化综合业务公司办公室与项目综合办公室主要管理职责矩阵加强信息化建设，强化后台管控会议管理、接待工作管理、生产指挥车辆使用管理、食堂管理、通讯费管理、办公用品及生活设施管理、印章管理、迎检工作、公文处理、档案管理等。本次讲课的主要内容办公室管理职责矩阵“★”为主责部门，“☆”为辅责部门工作职能必要工作事项公司办工作职能必要工作事项项目综合办公室前期策划管理交底☆前期策划施工调查☆产品清单和责任矩阵☆项目管理策划书☆项目管理策划书☆产品清单和责任矩阵☆组织管理、薪酬、考核组建项目部☆经济承包责任书☆项目领导班子绩效考核☆技术管理科研和节能减排☆经济承包责任书☆安全质量管理☆技术管理科研和节能减排☆安全质量管理安全质量职业健康环保管理☆物资机械设备管理供应商管理☆事故处理☆分包管理合同、结算、决算☆财务管理预算、债权债务管理☆财务管理预算、债权债务管理☆经济活动分析、财务决算☆资金、税务管理☆责任成本管理测算、下达、分解、分析☆经济活动分析、财务决算☆责任成本检查☆责任成本管理测算、分解、分析☆信息化管理信息系统建设、应用、维护☆信息化管理☆综合管理公文、印章管理★综合管理项目月度、季度、年度报告、☆收尾管理费用控制☆绩效考核★公文、印章管理★《中国中铁股份有限公司工程项目精细化管理办法（试行）》P9-P12文化建设项目文化和团队理念★收尾管理费用控制☆清算☆施工总结☆加强信息化建设，强化后台管控1.大力推进信息化建设，统一规划，开发整合成本管理、合同管理、进度管理、材料设备管理、技术管理、财务管理、劳务分包管理及安全、质量、环保管理等信息系统，争取早日实现系统集成，进一步提高系统运行能力，加快工作速度，提高工作效率。2.公司应大力推广使用《中国中铁项目成本管理信息化系统》，建立有效的后台卡控机制。即二、三级公司应充分发挥《中国中铁项目成本管理信息化系统》在三级公司对项目实行后台控制的核心作用，督导项目部依托《中国中铁项目成本管理信息化系统》信息平台，开展合同管理、方案预控、责任成本预算、验工计价、变更索赔、数量控制、费用控制、收方结算、核算分析、绩效考核、报表等日常业务工作，公司则通过后台实现在线实时审批、实时监控、实时预警等功能，并以支付为基本控制手段，对项目实施全业务覆盖、全过程管控，通过有效控制，规范项目各项管理行为。(《中国中铁股份有限公司工程项目精细化管理办法（试行）》P19)公司信息化建设现状信息化基础设施建设网络中心机房建设、互联网接入、视频会议、网络远程监控(重庆轨道交通五号线2标、3标)、信息化数据终端信息化建设人才队伍信息化建设人才匮乏，需加大招聘和培训力度。信息化系统应用情况广讯通、项目综合管理信息系统、人力资源管理系统、工程项目成本分析系统（账号管理）、党员信息管理系统、财务系统、数据备份系统（暂无）、公司外网（新）、职工电子书屋（账号:crecgh密码:01051878567）广讯通下载地址（电脑手机通用，亦是IE浏览器修复组件地址）：（联通）（电信）手机版安装与使用手机浏览器输入下载地址，即可下载安装广讯通和移动办公平台。IPHONE必须先安装“预置描述文件”再安装程序。服务器地址：121.31.57.178或113.12.201.163（电脑、手机登陆时均填写上述服务器IP地址）手机版端口号：8888综合事务管理（《中国中铁股份有限公司工程项目精细化管理办法（试行）》P68-69）第一百二十九条制度建设1.公司应制定印章管理、公文处理、办公用品、指挥车辆、通讯费用、经营接待、法律事务、识别系统等管理制度，统一各项目管理标准和流程。2.项目部应依据公司管理制度结合项目具体情况制定本项目的实施细则。第一百三十条驻地管理项目部对员工宿舍、食堂、浴室、厕所等生活服务设施进行有效管理，建立人员入住登记管理、防火防盗管理、卫生防疫管理、巡视检查等方面的制度，保证生活服务的质量与效率。生活环境进行日常监督检查及月度考核评比。第一百三十一条办公用品管理项目部要本着“经济、适用”的原则，规范办公设备采购程序，并制定设备配备、使用、清理、检查及成本控制措施。指定部门或人员负责固定资产登记、资产使用管理及维护。项目部综合办公室负责低值易耗品的计划编制、购置、点收、发放、日常管理和报废工作，登记台账，与财务部门每季度核对账目，确保帐物相符，规范管理。综合事务管理（《中国中铁股份有限公司工程项目精细化管理办法（试行）》P68-69）第一百三十二条荣誉资料的管理项目部获得业主、地方政府主管部门、上级有关单位各项荣誉资料，包括奖杯、奖状、证书、文件等要妥善保管，待项目竣工后，及时移交公司档案管理部门。第一百三十三条保险集中管理二级公司应制定商业保险集中管理办法，对纳入集中管理的保险项目必须报公司统一集中办理投保降低成本。新承揽项目在办理保险时，应及时将《商业保险投保申请表》及保险初案报公司财务部门。加强出险理赔工作，投保项目一旦出险，及时向保险公司报案，办理相关理赔手续。第一百三十四条印章管理项目部应加强印章管理，实行主要领导审批制度，重要资料必须进行备案后方可用印。第一百三十五条施工影像管理项目部指定施工影像管理责任人，配备设备，对施工进度影像、项目公共关系影像、工程定点整体照片进行拍摄及管理。综合事务管理（《中铁隧道集团工程项目精细化管理手册》P273-P286）第一节综合管理制度一、会议管理规定项目部要制定发布项目管理会议制度，定期召开各项例行工作会议，根据需要召开相应专题会议。主要会议（包括但不限于）如下：（一）日/周交班例会1、参会人员：项目部领导、各部门负责人。其他人员如需参加，由办公室负责通知。2、会议主持：按项目部领导顶岗顺序主持会议。3、会议时间：按规定时间召开，控制在1小时以内。如时间有变化由办公室临时通知。4、会议内容：⑴各部门汇报上期工作和需协调解决的问题及本期工作重点。⑵领导讲话，对各部门工作提出要求。⑶主持人明确决定事项。5、会务工作：办公室负责做好会议签到、会议记录、编发会议纪要及会场服务等相关会务工作。会议纪要分送全体参会人员及落实会议确定事项相关单位。6、催办督办：项目部各业务部门按归口做好会议确定事项的落实、催办，办公室负责做好督查督办。综合事务管理（《中铁隧道集团工程项目精细化管理手册》P273-P286）（二）月度生产会1、参会人员：项目部领导、各部门负责人、各工区负责人。2、会议主持：按项目部领导岗顶排序主持会议。3、会议时间：按规定时间召开，控制在2小时以内。如有变化由办公室临时通知。4、会议内容：⑴项目部调度通报上月施工生产情况和存在问题。⑵项目部各部门简要汇报上月工作情况，存在问题和下月工作主要安排等，各工区汇报如何确保完成计划和措施等。⑶上月考评考核结果通报。⑷项目部各分管领导对会议涉及的分管工作提出意见。⑸主持人对会议做总结，明确决定事项。5、会务工作：办公室负责做好会议签到、会议记录、编发会议纪要及会场服务等相关会务工作。各工区、各部门会前要准备好汇报发言材料，会后将发言稿电子文档发给办公室。会议纪要分送全体参会人员及落实会议确定事项相关单位。6、催办督办：项目部各业务部门按归口做好会议确定事项的落实、催办，办公室负责做好督查督办。综合事务管理（《中铁隧道集团工程项目精细化管理手册》P273-P286）（三）专题会议项目部专题会议是项目部各系统部门根据需要召开的专题会议，包括安全质量分析会、项目成本分析会、技术管理专题会及党工委相关会议等。参加会议人员根据会议内容确定，会议由项目部分管领导主持。专题会由召集部门负责会议通知、会议记录、编发纪要等会务工作。根据工作需要，会议不定期召开，可安排在现场或项目部举行，以具体通知为准。（四）党工委工作会议1、党工委工作会每季度一次。总结上季度工作，安排部署下季度工作。2、党工委民主生活会原则上年度召开一次，具体时间临时通知。3、党工委工作会、民主生活会，项目部党工委成员参加。主持人为党工委（副）书记。综合事务管理（《中铁隧道集团工程项目精细化管理手册》P273-P286）二、接待工作管理规定（一）项目部接待工作的分管领导为党工委书记（或专职副书记），主责部门为综合办公室。（二）有接待任务时，由综合办公室提前制定出详细的接待方案，经分管领导和项目经理审核同意后实施。在接待过程中，需要相关部门或人员参与工作配合的，由综合办公室负责统一协调。（三）接待标准。接待标准按照“内外有别、平等对口”的原则，对外要满足项目经营生产和接待工作的需要，对内要符合从严从俭的精神。1、本着勤俭节约的原则，接待用餐尽可能安排在内部食堂，根据接待对象不同分为三个标准，处级（不含）以上领导适用于一类标准，处级领导适用于二类标准，处级以下领导适用于三类标准。一类标准每桌为800元；二类标准为500元；三类标准为300元（以上均含酒水），如在外宴请，应严格控制频率和次数，宴请标准可适当提高30%（特殊情况另定）。2、对内接待一律安排工作餐或在内部食堂就餐，根据接待对象不同分别按每人每天70元、60元、50元掌握。3、根据按职对等的原则，按接待对象不同合理安排陪同人员，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；接待对象超过10人的，陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一。（四）接待费用报销。1、发生接待费用时，执行党政会签制度，由项目经理和党工委书记（或专职副书记）联合审批。2、经办人员报销接待费用时，必须提供真实发票或内部单位收据，不得弄虚作假，不得以虚假发票、过期发票、白条作为报销凭据，对发票及内部单位收据的真实性负责。3、接待费用需在接待活动结束后5个工作日内办理财务报销手续，不得合并报销，且报销应遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人代报。4、财务部门在日常报销过程中要加强审核把关，对审批程序不符合授权权限、超预算未经审批的接待费用支出，一律不得报销。综合事务管理（《中铁隧道集团工程项目精细化管理手册》P273-P286）综合事务管理（《中铁隧道集团工程项目精细化管理手册》P273-P286）三、生产指挥车辆使用管理规定（一）项目部所属生产指挥车辆的归口管理部门为综合办公室，由综合办公室统一管理和调度。（二）生产指挥车辆的使用原则：保证重点、兼顾一般；节约开支、减少浪费；安全优质、热情服务，确保项目经营生产及其它各项工作的需要。(三)为提高车辆利用率，在满足经营生产用车的情况下，项目部其他用途用车尽量合并使用，车辆按所申请的目的地行驶，严禁公车私用和公车滥用。（四）项目部领导用车，由综合办公室直接安排；各部门用车，需