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2009-07-05WQM-时间管理1职业经理的管理素养探讨课程-2吴琪明吴琪明20092009年年0707月月0404日日2009-07-05WQM-时间管理2执行能力主要由十大技能构成自我管理：1.角色认知2.时间管理3.有效沟通绩效管理：4.目标管理5.激励6.绩效评估团队发展：7.领导8.教练9.授权10.团队发展。2009-07-05WQM-时间管理3职业经理的核心价值：执行能力•职业经理的执行能力表现在两个方面：•一是业务能力•二是管理能力。2009-07-05WQM-时间管理4职业经理的管理技能之二TimeManagement2009-07-05WQM-时间管理5什么是时间管理•时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间；•时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;•时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性；•时间管理昀重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。2009-07-05WQM-时间管理6时间管理：职业化的习惯！•如今的时代是需要那些能自我承担责任和自主行动的人的时代！是需要自己通过业绩和实力来任命自己的时代！僵死不活的企业，或者进入生存困境的企业，老板将昀先失去耐性，也将昀先淘汰不能自我奋进的人！而在学历、知识等各种基本素质相差无几之时，什么能够让你脱颖而出呢？•职业化能力！职业化的习惯！习惯是行为的自动化，不需要特别的意志努力，不需要别人的监控，在什么情况下就按什么规则去行动。•习惯一旦养成，就会成为支配人生的一种力量，它可以主宰人的一生。而时间管理则是一个昀基本的习惯，它是你工作是否高效的基础。•大家都知道，“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”……世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。•昀成功和昀不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用所拥有的24小时2009-07-05WQM-时间管理7一、为什么要进行时间管理？•时间是财富！想想吧，如果你每天都收到86400美元，而要求你每天必须把它用完，那你会如何运用？天下真有如此的好事？事实上，有。•那就是时间。我们每个人每天都有86400秒进帐，合理的利用他们，你就可以创造财富，爱情，成功，健康等。•人生昀宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。•每个星期有168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时则由你来决定做什么——每天13个小时。•如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。2009-07-05WQM-时间管理8时间管理能力•优秀的经理人和糟糕的经理人的效率可能会相差十倍以上。导致这种差距的重要原因可能是对时间管理的不同。•职业经理处在企业的枢纽地位，对时间的管理不仅影响其本身的效率，也会影响他的上级、同级和下属。因而，高效的时间管理是职业经理人必备的能力。2009-07-05WQM-时间管理9讨论-时间流逝时间不够用的原因2009-07-05WQM-时间管理10时间不够用的原因•原因很多，有主观的原因，也有客观的原因。主观原因是一个人浪费时间的根源，因此我们看一下主观原因：•（1）做事目标不明确；•（2）作风拖拉；•（3）缺乏优先顺序，抓不住重点；•（4）过于注重细节；•（5）做事有头无尾；•（6）没有条理，不简洁，简单事情复杂化；•（7）事必亲躬，不懂得授权；•（8）不会拒绝别人的请求；•（9）消极思考。2009-07-05WQM-时间管理11时间不够用的原因1.欠缺计划，做事目标不明确2.行事优先级错误，抓不住重点3.事必躬亲，不懂得授权4.沟通不良5.会议太多6.拖延7.不好意思或不会拒绝8.电话干扰9.没有条理，不简洁，简单事情复杂化；10.文件满桌，找不到11.出差太多12.午餐吃太饱或吃太久2009-07-05WQM-时间管理12你真的很忙吗?忙：工作有序有效率—忙要有效益，有目标，有方法盲：工作没有方法茫：工作没有目标2009-07-05WQM-时间管理13对时间的分析•分析时间的重要性•时间分析方法2009-07-05WQM-时间管理14分析时间的重要性•多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。•由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。•有没有方法提高时间的利用率？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因。2009-07-05WQM-时间管理15职业经理忙乱的原因原因之一：因无计划或计划不周原因之二：因工作无主次原因之三：因无授权原因之四：因不良沟通原因之五：因不良习惯原因之六：因职责不清2009-07-05WQM-时间管理16职业经理忙乱的原因•原因之一：无计划或计划不周•由于职业经理经常碰到突发情况，所以，很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划。•计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理。2009-07-05WQM-时间管理17职业经理忙乱的原因•原因之二：工作无主次•工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到其他人，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。•有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是在次要工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优秀职业经理要避免的。2009-07-05WQM-时间管理18职业经理忙乱的原因•原因之三：不对下属授权•职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。•这种情况实际上是你在替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成，原因就在于把时间用错了地方，用在根本不需要亲自去做的事情上。自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力不讨好。2009-07-05WQM-时间管理19授权时应注意1、有一套制度用以监督管理2、你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力3、教育部属、指导部属使他们有成长的机会4、确定他们有必要的工具和支援供给，以便完成工作5、鼓舞部属，促使部属保持积极与热诚的态度6、授权意味着不仅要分配不好干的事，也要分配容易做的事7、不能把自己难以胜任的工作转交给别人2009-07-05WQM-时间管理20职业经理忙乱的原因•原因之四：沟通不善•前面说过，企业70%的问题是沟通障碍引起的。关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面：•1.时间用于处理沟通不善带来的恶果•例如，某员工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或有关部门提出意见，但是，这位员工却私下议论，或者透露给客户，一传十，十传百，员工的个人看法在众多员工和客户中传开，给公司形象带来消极影响。作为上司，必须花时间去处理由此带来的负面效应。如果员工能够与你进行有效沟通，就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。•2.无效沟通•花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。•很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”。2009-07-05WQM-时间管理21职业经理忙乱的原因•原因之五：不良习惯•有的人把大量时间浪费在不良习惯上。例如，喜欢在电话里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的时候就得花时间去找；有些人属心血来潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，必须在一定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多时间。•如果是普通员工，不良习惯只会影响一个人。作为职业经理，要和下属进行交流，不良习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作。2009-07-05WQM-时间管理22【忠告】•浪费时间的根本原因还在于自己！•【自检】•分析一下自己的工作时间，你是如何处理职责和事务的？看看你对时间是如何控制的？2009-07-05WQM-时间管理23安排高效时间的建议2009-07-05WQM-时间管理24会议分析法•1.目的•分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法。2009-07-05WQM-时间管理252.方法•（1）分析会前准备情况•有无会议计划、目标、议程，时间安排？•时间和地点是否恰当？•参加人是否适当和必须？•（2）分析会议过程•是否准时开会？为什么？•是否跑题？•是否按计划进行？•秩序是否正常？•是否有人中途出去？•是否按时结束？•（3）会后分析：•会议纪要有没有？发给与会者没有？•会议决议的执行情况。•会议必要性评估。•以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。2009-07-05WQM-时间管理263.会议分析法的启示（1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%，如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性。（3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。昀好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。（4）严格会议纪律。（5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。2009-07-05WQM-时间管理27四象限工作法•条件基本相同的两个人同时面对相同的工作量，有的焦头烂额，而有的轻松自如，问题出在哪里呢？就是分清工作的轻重缓急！在此向大家介绍时间管理技巧里面的其中一部分——第二象限组织法。2009-07-05WQM-时间管理28第二象限工作法•四象限的工作分类•第二象限工作法2009-07-05WQM-时间管理29工作的两种划分•1.按工作的紧急程度划分•有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。•什么是“紧急的事情”?有时间限制需要立即给予关注的事情。2009-07-05WQM-时间管理302.按照重要程度来划分•重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。•什么是“重要的事情”?•一是能为我们带来昀高回报的事情。•二是与我们所追求目标一致的事情。•三是我们的角色要求必须做的事情。•四是没有时间限制的事情。2009-07-05WQM-时间管理31传统时间管理法的核心：以“急”为重•低效的管理者大抵陷入了传统时间管理的圈套，天天处理“急事”，天天救火，在焦头烂额的同时，内心深处还会升腾一种“忙”的“成就感”！从而也就深陷其中而不能自拔，把本来可以不“急”的事情也逐步转变为“急”事，加上“成就感”作怪，员工是救火队员，干部是救火队长，整个组织就变为救火大队。•大家可以仔细想想，救火队能够让财产升值吗？所以，忙是瞎忙。2009-07-05WQM-时间管理32高效时间管理法的核心：先轻重，后缓急•在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”，也就是我们通常采用的“第二象限组织法”