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行政机关公文写作与处理省国土资源厅办公室2015年8月壹贰叁肆伍陆相关概念公文种类公文格式行文规则公文起草公文办理第一部分相关概念一、公文的概念二、公文处理的概念一、公文及公文处理的概念•公文：是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。•可从四个方面来解释公文的基本概念：•1.公文的制发主体必须是党政机关；•2.公文具有合法效用和行政效力，一旦发布实施，就必须执行；•一、公文及公文处理的概念•3.公文是实施领导、履行职能、处理公文的工具，党政机关通过公文来管理党务、政务和组织工作；•4.公文必须按照规范的体式和程序进行撰写。它有法定的体式，需要经过一定的处理程序，只能在特定范围使用。•公文处理：是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。二、公文的基本特点和作用◆基本特点：一是权威性和政策性（党政机关根据法定的权限和职责制作的，对特定问题的权威性看法、意见和要求，以此来发挥领导和指导作用；通过公文来传达政策、解决问题和推动工作）二是针对性和指导性（根据现实需要，为解决某个特定问题和指导某项工作而制定；对布置的任务、安排的工作、规定的事项、提出的要求比较具体、鲜明，有较强的针对性和指导性）三是规范性和约束性（公文的体式、行文规则、办理流程等有统一明确的要求，公文一旦发布，其传达意志不以受文者同意为前提，必须严格遵守和执行）二、公文的基本特点和作用四是程序性和严密性（公文从起草、审核、签发、校印、发出到拟办、批办、承办、归档、清退、销毁，环环相扣、步步相接，程序性和严密性极强）五是对应性和定向性（党政机关行文必须依据隶属关系和职权范围确定，由什么单位制发，哪一级制发，有具体、明确的对应关系。公文有特定的发文对象，通过主送机关、抄送机关来体现，同时还设定了保密级别。）二、公文的基本特点和作用◆主要作用：指导工作，传达意图。（通知）联系工作，交流情况。（函）请示工作，答复问题。（请示、批复）总结工作，推广经验。（通报、决定）记载工作，积累史料。(各文种）第二部分公文种类•2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合下发《关于印发党政机关公文处理工作条例的通知》（中办发〔2012〕14号）。新《条例》把党政机关公文种类概括为15种，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。•其中通用的文种有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。一、公文的种类（一）决议(下行文，用于党的机关和人民代表大会)适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定（下行文，党政机关通用）用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）（下行文，行政机关专用）用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。一、公文的种类（四）公报（下行文，党政机关通用）用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告（下行文，行政机关专用）用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告（下行文，行政机关专用）用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见（上行文、平行文、下行文，党政机关通用）用于对重要问题提出见解和处理办法。一、公文的种类（八）通知（下行文，党政机关通用）用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报（下行文，党政机关通用）用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告（上行文，党政机关通用）用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。一、公文的种类（十一）请示（上行文，党政机关通用）用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复（下行文，党政机关通用）用于答复下级机关请示事项。（十三）议案（下行文，行政机关专用）用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。一、公文的种类（十四）函（平行文，党政机关通用）适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要（下行文，党政机关通用）用于记载会议主要情况和议定事项。二、公文的分类•公文从不同角度，按照不同标准，可划分出不同的类型•（一）按照行文关系，可分为上行文、下行文、平行文•（二）按时限要求，可分为特急公文、加急公文、常规公文•（三）按机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文三、正确使用文种•要根据文种的含义、适用范围、基本属性和特征，以及文种之间的相互关系，严格按照《党政机关公文处理工作条例》中的规定和要求正确选用文种。•（一）根据法规的规定和要求来正确选用文种•（二）以及发文机关的职能权限正确选用文种•（三）依据隶属关系或业务指导关系正确选用文种•（四）依据行文的目的、要求正确选用文种•（五）按照文种的适用对象正确选用文种三、正确使用文种•（六）按照层级的不同正确选用文种•（七）按照公文内容的差异正确选用文种•（八）按照约定俗成的文种习惯、做法正确选用文种四、近似文种的异同（一）决定与决议同：下行文、决策性公文；异：是否经过会议讨论并表决通过。（二）决定与命令同：下行文，指令性公文。异：权限、适用、表达不同。命令是国家行政机关公文的最高形式，发布机关级别高，只有国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理及所属各部部长、各委员会主任及县级以上地方人民政府及其他法定机关和人员，才能依照法定权限发布相关的命令（令），其内容也仅限于对行政法规、规章进行发布，以及对重大事项和重要问题的指挥和处理，且在制文时，发文机关标示名称要用全称。（三）公报与公告同：公开宣告重要事项、严肃庄重、通过新闻媒体公开发布。异：公告内容一般十分简要，公报内容一般比较具体。在使用习惯上，重大会议、人口普查、经济发展和国家计划执行情况用公报，重要消息的公布，则多用公告。（四）公告与通告同：告知性公文、均可通过新闻媒体或在社会上张贴等公开形式发布。异：使用者、发布内容、公布范围。原则上只有党和国家的高级机关才能使用公告，地方行政机关不使用公告，一般事项不适用公告；公告发布的是重要事项和法定事项，公布范围是国内外。通告的使用者可以行政管理部门，也可以是国有企事业单位；在一定范围内发布，内容是应该遵守和周知的事项。（五）通知与通告同：告知性公文。异：通知是普遍告知。在具体使用上，通知有特指对象，提出具体的要求，以推动某项工作的顺利开展。通告的告知对象有限，既不如公告广泛，也不如通知具有针对性，而是介于两者之间，凡是向社会上公开告知人们遵守或者知晓某一事项时，应使用通告。四、近似文种的异同四、近似文种的异同（六）通知与通报同：告知性公文。异：内容侧重不同。通报既可以提出下一步工作要求，也可以不提任何要求，而通知有工作的意见与要求。通知可用来批转、转发、印发公文，通报则无此功用。（七）意见与报告。异：行文方向、内容侧重不同。意见可是上行文、平行文和下行文。在作为上行文时，是就某项工作提出意见和建议，一般按办件的程序和要求办理，而报告一般只作为阅知性公文处理。四、近似文种的异同（八）意见与请示异：行文方向、内容侧重不同。其本质区别在于，请示更多的是向上级请求解答问题或请求批准，而意见更多的是因为下级机关认为某些政策不太适宜于某时某事，而提出意见和建议，得到认可后予以实施。（九）请示与报告同：上行文。异：文件性质、应用范围、写作用于、行文时间不同。请示是下级请求上级批示问题，批准事项，一事一请，必须用期待复文的结语，只能在事前行文；报告是下级向上级反映情况、汇报工作、答复询问，可专项报告也可综合报告，不需要上级复文，结语可用“专此报告”等，可在事前、事中、事后行文。（十）请示与函同：都有请求批准的功用。异：行文时间、行文方向、行文功能和行文结果。四、近似文种的异同（十一）决定、命令（令）、通报同：适用范围都有表彰先进的内容，决定与通报还可用于批评错误过失。异：表彰先进时，命令（令）制发的机关层级规格较高，决定主要用于表彰在某一地区、某一系统内有较大贡献、较大影响的先进集体和个人，通报用于表彰一般性典型。批评、惩戒错误时，决定具有一定的普遍教育作用，通报主要是引起警惕，吸取教训。五、文种选用上存在的问题（一）缺少文种一是公文无标题；二是公文标题三要素不全。（二）使用非法定的文种不选用法规中规定的文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要等文种。非正式文种要上报或者下发时，应从正式文种中寻求一个文种作为它的载体，承载其行文。五、文种选用上存在的问题（三）文种重叠如出现请示报告、意见报告、请示函等，又如转发通知类公文，因转发环节多，经常出现“通知的通知的通知”。（四）生造文种如情况报告、总结报告、申请报告、任免报告、汇报等。五、文种选用上存在的问题（五）文种作为公文的标题如将函、通知、请示、报告等作为公文的标题，违背法规中有关标题拟制的原则要求。（六）文种混用表现在请示与报告部分、决定与决议相混、公告与通告乱用、决议与会议纪要等同，等等。五、文种选用上存在的问题•（七）错用文种•1.拿“请示”当“函”用。应当用“函”但是错用“请示”。五、文种选用上存在的问题•2.把“报告”当“请示”用。如出现《关于***的请示报告》•3.把“公告”当“通告”用。把公告的“公”误认为是“公而告之”的意思。实际上，公告的“公”在某种意义上讲是专指党和国家。一般中下级机关或者地方行政主管部门在发布需要周知和应对遵守的事项时，应用“通告”。第三部分公文格式依据：1、中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。2、湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅《关于印发〈湖南省党政机关公文处理工作细则〉的通知》（湘办发〔2012〕40号）；《湖南省人民政府公文格式细则》（湘政办函〔2012〕148号）,2013年1月1日起执行。一、公文格式要素划分公文的格式分版头、主体和版记三部分，共由份号、密级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码18项要素组成。一、公文格式要素划分版头：公文首页红色分隔线以上的部分。（6个要素）包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。（9个要素）包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。（3个要素）包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、二维码。（一）版头部分1.份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。如“№000015”。2.密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。绝密★30年，机密★20年，秘密★10年。（一）版头部分3.发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（一）版头部分4.紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。5.发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居中或左下方（上行文时居左空一字编排）。文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数