部门行文培训讲义

内部培训讲座质量安全管理部引言为提升部门整体形象，体现管理有章法，部门行文，建议相对固定地规范格式。不要一人出一种格式。如果部长请你做个策划、向领导写个请示、替领导拟个发言稿、起草公函、起草规章制度、发个通知、以及会议纪要，等。应做到从格式到内容均有一定之规。一、部门职责１贯标管理：质量环境职业健康安全体系建立与运行管理（规章制度建立与监督）２技术管理：业务建设、资质管理、评优报优、事故应急与处理３安全管理：责任制、流程的建立与监督检查４质量安全培训：５其他：项目管理软件系统、质量与安全考核二、部门行文1部门行文种类——报告、请示——通知、通报——工作策划——会议纪要——函件（公函、便函、E_mail等）——规章制度2部门行文格式与结构报告、请示按业务范围分：——体系运行报告——内审报告、管理评审报告——事故调查报告（质量、安全）——年度资质报告——规范送审、报批报告——调查研究报告——关于．．．的请示，等等报告、请示——体系运行报告编写目的：向领导和员工通报三体系运行状况。使之明确下一步重点。报告内容：主要报告整体推进程度、存在问题和下一步要做的工作。编写建议：简明扼要、不写过于刺激性文字、侧重点不要偏，站位要高，不要写成部门季度总结。更不要写成事无俱细流水帐式的工作汇报。——内审报告、管理评审报告贯标多年形成较成熟框架需要不断完善发展创新。内审报告：以管理者代表名义。基本内容为三部分：１.内审过程与结果的小结，２.内审发现的主要问题，3.今后应做的改进。管理评审报告：以最高管理者名义。内容为二部分：1.提交管理评审的问题及对应措施,2.有关责任部门及完成时间表。报告、请示报告、请示——事故调查报告原则与前期功课：必须实事求是、不徇私情、秉公而断。必须在完成三方联合调查的基础上撰写。目的与内容：由于主要是写给领导的报告（出于公司形象考虑，有的内容可写，但不便公布），故在客观如实汇报经过后，应亮明本部门的意见，意见包括责任认定和处理建议。报告、请示——事故调查报告（续）格式：抬头应写主送领导，落款应有本部门全称、第一管理者签署和日期。结构：报告应分为三部分：1.事故经过2.责任认定3.处理建议4.引以为戒的措施建议报告、请示——年度资质报告目的:主要是向主管领导汇报资质现状与发展。提出资质存在问题及部门建议．前期功课：了解掌握国家有关资质管理政策走向，摸清存在问题的原因，商定解决方案。内容：１．资质现状，２．存在问题，３．解决方案的建议。报告、请示——规范送审、报批报告国家标准编制分四阶段工作：工作大纲、征求意见稿、送审稿、报批稿。至少开三次会议：大纲审查会、征求意见稿审查会、送审稿审查会。意见分歧较大时，可能将召开报批稿审定会，如余热发电规范。每次会议专家代表应达到法定人数９人，会议方有效（注意：专家人数不含参编单位人员）。报告、请示——规范送审、报批报告只有送审阶段和报批阶段才编写报告。送审报告内容：制订标准任务的来源、制订标准过程中所作的主要工作、标准中重点内容确定的依据及其成熟程度、与国外相关标准水平的对比、标准实施后的经济效益和社会效益以及对标准的初步总评价、标准中尚存在的主要问题和今后需要进行的主要工作等。报告、请示——规范送审、报批报告报批报告内容：在送审报告的基础上，增加送审稿审查会议的情况汇报及新的意见处理情况即可。关于标准编制，内容比较多，如有机会另找时间做针对性专题讲解。报告、请示——关于…的请示抬头：向哪位领导请示，应注明职务。内容：应简明扼要，包括2部分：请示事项、背景（理由）说明。落款：应有部门领导签署、日期。格式：举例通知、通报——院网滚动通知登录-综合信息-公告板-公告发布公告标题：关于…的通知（）通知标题要求：目的明了，须少于50字通知内容要求:简明扼要，忌字数太多。如内容必要，则以附件形式。但不建议把通知写得太长。通知、通报——通报事故处理通报，一般以院文发布。格式按院文要求（公司办公室负责）。•事故处理通报的撰写1）应在完成调查程序后再写2）内容宜分为四部分：事故简介、责任认定、处理处罚、引以为戒。工作策划目的与前期功课根据策划的工作内容，调研收集有关资料，作为策划的输入。必要时求助于外部门、单位。做到下笔前心中有数。内容根据工作的重要程度规模大小，所策划的内容有所不同，以2009年度贯标工作策划为例：工作策划一、指导思想二、策划输入三、体系内外部环境变化分析四、管理体系运行现状分析五2009年院公司管理体系建设总体思路六、2009年院公司体系运行工作总体思路七、工作主要时间节点会议纪要外部会议：为主持单位代笔。一般要求会议结束前完成，并在会上宣读。故应在会议中写出初稿，经征询主持人意见并修改定稿。内部会议：谁主持谁执笔。如多部门联席会议，则应谁发起谁起草。初稿应传给与会部门代表征求意见。会议纪要——外部会议内容：基本由三部分构成——会议简介：交代时间、主持单位、参会单位及领导（顺序按国家、地方、行业、上级单位、本单位）、发言情况及发言提要。——格式用语：就会议主要内容形成会议纪要如下（领导主要审查部分，需仔细措词）——下一步工作要求：主要是工作进度要求。举例：会议纪要——内部会议内容：简单化，可以表格形式——交代时间、主持部门、参会部门及领导。——会议讨论内容——会议形成的决议举例：2010年度业务建设计划评审会议纪要函件——公函目的与作用：——对外交往的信函——作为一种公司形象——体现对对方的尊重——表示对事件的重视格式与结构：注意：内容立意要以公司名义，不可写成部门口吻。举例函件——便函当不便以公函形式发函时宜以部门名义出函时内外部通用，落款要加本部门对外宜加盖部门章对内宜有部门领导签字函件——E＿mail信首：称呼收信人官称为宜，以示尊重。如Ｘ院长／部长／经理／工结尾：祝工作顺利／BestRegards如临近节日可加节日愉快等。函件——E＿mail落款格式：对外发函天津水泥工业设计研究院有限公司质量安全管理部主任工程师吴涛WutaoDirectorEngineerQuality&SecurityManagementDept.TianjinCementIndustryDesignandResearchInstituteCo.,Ltd.Add:No.1YinheliBeiRoadBeichenDistrictTianjinChinaTel:00862226915287Fax:[phone]E-mail:[e-mail]:规章制度公司体系文件编写：——格式：执行SM-SP01——内容：四要素目的、范围、职责、具体规定（术语：必要时加）——结尾：编制与解释权限说明、文件修改情况、相关文件与记录。规章制度部门作业文件编写：——格式：参照执行SM-SP01——内容：四要素可根据需要简化。但至少应有职责与具体规定。具体规定内容即实际操作规程，宜详细。其他领导致辞一般包括三部分：——开场白格式：尊敬的XX如为东道主，对到会领导与嘉宾表示欢迎。注意领导顺序。如为客场，则表示对会议的祝贺和对东道主感谢。——内容：按剧情不同各自发挥——结尾：预祝大会/工程/事项圆满成功注：完成初稿请部长审核修改，一般应由部长发给领导（部长有要求除外）。谢谢各位