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科学的工作方法员工基本职业素质培训——系列之一第1章使你的工作系统化在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。1.1你的工作需要系统化办公室的5S运动：5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。1.2开始系统化你的工作提醒：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。■系统化你的工具（1）基本工具。（2）复印机。（3）传真机。（4）电脑。1.2开始系统化你的工作■系统化你的文件（1）工作档。☻什么是工作档？工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。☻工作档有什么？A.立即可用的资料。B.“待议”的项目。C.固定职务。D.目前的专案E.问题档1.2开始系统化你的工作教你一招：（1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手可取。（2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案清楚地贴上标签。（4）建立问题档，一部分编号01—12，代表每年的每一个月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。1.2开始系统化你的工作■系统化你的文件（2）资料档。☻列出你的资料档项目清单。☻建立资料档时需要考虑的两件事：A.怎样的资料才有保存价值？B.你的资料档方便查阅吗？☻帮助你将自己资料档结构化的做法：A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可以成为你资料档的类别。B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。D.一个抽屉存放一个或多个类别。E.将档案按字母顺序排列。F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。1.2开始系统化你的工作让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。本章小结开始系统化你的工作：（1）系统化你的工具；（2）系统化你的文件；（3）建立你的工作档。第2章学会用PDCA循环法PDCA它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。2.1认识PDCA循环法•什么是PDCA？这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、修正再执行（Action）。计划（Plan）修正再执行执行(Action)(Do)检查(Check)PCDA循环2.2PCDA循环法四大要素计划（Plan）执行（Do）检查（Check）修正再执行（Action）在工作程序PlanDoCheckAction过程中：☻Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；☻Do即执行实施，并加以控制；☻Check即确认或评估执行状况与目标之差距；☻Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正采取措施。PDCA循环工作步骤表阶段步骤计划阶段（P）①设定目标②搜索与目标相关的信息③找出最佳方案④制订计划工作表执行阶段（D）⑤按计划工作表执行工作检查阶段（C）⑥检查执行情况修正再执行阶段（A）⑦对检查结果做出修正⑧修正后再执行PDCA循环工作步骤图APCD修正后再执行对检查结果做出修正设定目标搜索信息拟定方案制作计划工作表检查执行情况按计划工作表执行工作矿泉水产品市场研究调查实施步骤☻Plan:本阶段你要明确六个问题。这六个问题简称为5W1H。（1）为何制定此计划？（Why?）（2）计划的目标是什么？（What?）（3）何处执行此计划？（Where?）（4）何时执行此计划？（When?）（5）何人执行此计划？（Who?）（6）如何执行此计划？（How?）☻Do:计划做好之后，着手将项目一步一步向前推进。☻Check:在进行市场调研过程中，一定要记得检查，看项目的推进是否按原先的计划进行？当中有无纰漏和出现偏差？☻Action:针对你的检查结果确定你的行动。☻如果在市场调研过程中，发现已经偏离原先的计划了，或者发现原先的计划考虑不够周全，那你就要及时弥补、调整，以确保任务的圆满完成。如果当中并无纰漏或出现偏差，当然是皆大欢喜，那你可以继续一如既往地进行。实例实战本章小结一切按“PDCA”循环图P（Plan）计划D（Do）执行C（Check）检查A（Action）修正再执行第3章计划化你的工作他每天早晨都要计划一天的具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就会降临到哪里。——维克多·雨果3.1锁定工作的目标未了解目的港口的人无法一帆风顺。——塞内卡3.1锁定工作的目标■有效目标的“SMART”原则：明确的（Specific）；可量化的（Measurable）；切实可行的（Achievable）；注重结果的（Result-oriented）；有时间限制的（Time-limited）。出差目标设定☻出差的目的——明确化。☻费用的预算目标——可量化。☻时间目标——有时间限制的。☻可以实现的目标。☻注重结果的。实例实战小测试3.1锁定工作的目标■剥洋葱法长期目标剥洋葱图即时目标大目标中期目标大目标即时目标更小目标小目标设定目标实现目标3.1锁定工作的目标■目标多杈树★树干代表目标；每一根树杈代表子目标。叶子代表实现子目标的因素。★在目标多杈树中，目标与子目标的关系：A、子目标是实现目标的策略；B、目标是子目标的结果；C、子目标实现之“和”一定是目标的实现。★描绘目标多杈树的技巧：首先，写下你的目标；然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里；最后，考虑完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。3.1锁定工作的目标目标子目标子目标子目标实例实战在今年的6月30日前为公司完成销售额万元。画出目标多杈树。3.2信息过滤器如果我们只会一味地搜集资料，而不会加以利用，那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。3.2信息过滤器“占有”信息的四种主要方法：（1）阅读法；（2）捕捉法；（3）调查法；（4）交换法。3.2信息过滤器信息过滤器流程图大量的信息直接相关的信息有用信息相关信息过滤器过滤器过滤器3.3合理决策决策是计划工作的核心。（1）什么是决策？决策是一个为达到预期目标而从两个或多个可供选择的方案中选择合理方案的判断和选择的过程。3.3合理决策（2）决策过程：情报活动阶段设计活动阶段选择活动阶段评价活动阶段3.3合理决策（3）制定决策：小测试：你是个明智的决策者吗？3.3合理决策（3）制订决策：◆VSAFE快速决策法价值（Valuable）考察方案对目标的贡献合适（Suitable）考察方案是否与策略吻合认可（Acceptable）考察方案是否确实可接受可行（Feasible）考察方案是否成功持久（Eternal）考察方案是否符合长期利益选择新的客户（使用VSAFE快速决策法）实例实战提醒你注意：如果你不能从“VSAFE快速决策法”的五个标准中得出正面的答案，就应该另外找一个方案或者修改现有的方案。3.3合理决策（3）制订决策：◆头脑风暴法3.3合理决策（3）制订决策：◆头脑风暴法■背景说明头脑风暴法又称智力激励法、BS法，是由美国创造工程专家A·F·奥斯本于1939年首次提出、1953年发表的一种激发创造性思维的方法。■方法大意实际上是一种别开生面的小组畅谈会。3.3合理决策（3）制订决策：◆头脑风暴法■具体操作一：准备阶段。（1）选定议题；（2）选定参加者（一般不超过10名），并事先挑选好记录员；（3）确定会议时间和场所；（4）准备好海报纸或大白纸、记录笔等用于记录的工具；（5）布置场所；（6）会议主持人应掌握头脑风暴法的一切细节问题。因此会议主持人应熟读本法，做到彻底了解。如应了解本法的四大原则，实施要点等等。3.3合理决策（3）制订决策：◆头脑风暴法■具体操作二：实施阶段。（7）开始头脑风暴法会议时，会议主持者首先必须向参加者简介该方法大意，应注意的问题，如四大原则；（8）会员畅所欲言；（9）记录员记录参加者激发的灵感；（10）结束会议；（11）将会议记录整理分类后展示给参加者；（12）从结果和可行性两个方面评价各种方案。（13）选择最合适的方案，应尽可能采用会议中激发出来的方案3.3合理决策（3）制订决策：◆头脑风暴法■实施要点：（1）选择议题应注意：☻议题的选择必须合乎参加者的层次和关心程度；☻议题的内涵应该明确，而不应该模棱两可、似是而非。（2）尽量利用激发出来的灵感；（3）主持人须知：☻主持人必须熟悉头脑风暴法，并且通晓它的原则；☻及时阻止混乱的场面；☻及时宣告会议的结束。（4）记录员要将所有人设想的大意清晰地记录在海报纸上。3.3合理决策（3）制订决策：◆头脑风暴法■四大原则：（1）禁止反驳他人构想，也不要妄下结论；（2）鼓励自由思想，自由发言，最狂妄的想象是最受欢迎的；（3）重量不重质，意见或建议提得越多越好：（4）鼓励利用别人的灵感加以想象、变化、组合等以激发更多更新的灵感。3.3合理决策（3）制订决策：◆头脑风暴法经典案例提醒你注意：在进行头脑风暴法时应：（1）明确议题；（2）参与者应是关心议题者；（3）四大原则不可违反；（4）讨论时气氛自由、轻松，但应避免太乱而无秩序。3.3合理决策（3）制订决策：◆科学决策法■方法大意：所谓科学决策法，就是指通过对存在决策问题的分析，选择最佳方案，以取得高效益或低风险的结果这样一个过程。3.3合理决策（3）制订决策：◆科学决策法■具体操作●准备阶段：（1）分析问题，确定是否需要决策。●实施阶段：（2）各种备选方案分析；（3）找出最佳方案；（4）评价方案。3.3合理决策（3）制订决策：◆科学决策法■实施要点：（1）在对问题进行分析，确定是否需要决策时的主要工作是信息输入与情景监视，以判断需要决策的问题到底是否存在，其性质、重要性与迫切性如何。3.3合理决策（3）制订决策：◆科学决策法（决策问题四分图）A、Q类高认可（Ⅲ）低质量Q、A类高认可（Ⅱ）低质量A、Q类高认可（Ⅰ）低质量Q、A类高认可（Ⅳ）高质量055A认可维度问题质量维度Q注：Q因素（Quality）：问题质量维度；A因素（Acceptant）：认可维度。3.3合理决策（3）制订决策：◆科学决策法（决策方案选择流程图）确定可能情景搜集信息估计机会可能值估计风险可能值判断信息可能值寻找更多的信息重新评价信息的可能值对所有信息作出选择考虑决策3.3合理决策（3）制订决策：◆科学决策法特别提醒：（1）对方案抉择应有正确的认识，不能单纯地理解为对某一种方案“是”、某一种方案“非”之间的选择；（2）决策时综合参考不同的意见，然后再做决定；（3）听取反面意见，进行深入思考，从而有助于产生新方案；（4）防止盲目从众心理鼓励大胆发表不同的想法。3.3合理决策（3）制订决策：◆决策树■背景说明：决策树法是一种图解法，它是利用树形图来进行决策的方法。这种方法能解决简单的决策问题，也能解决复杂的问题。它是以决策收益计算为依据的。3.3合理决策（3）制订决策：◆决策树■决策树的结构：决策结点：这是方案枝的出发点方案枝：它表示各个决策方案状态结点：这是概率枝的发出点概率枝：它表示各种自然状态。3.3合理决策（3）制订决策：◆决策树决策结点（费用）方案枝状态结点概率枝概率枝概率