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平谷区档案局指导科2008.42非公企业建档的意义1、非公有制经济是社会主义市场经济的重要组成部分2、做好民营企业档案工作是民营企业健康发展的需要3指导非公企业建档所遵循的基本原则坚持无偿指导原则坚守商业秘密原则坚持建档标准不搞一刀切的原则4一、档案机构与人员企业应建立档案机构（可选项）档案工作由一名企业领导分工负责配备专、兼职档案人员51、建立、健全档案工作的规章制度，并组织实施；2、统筹规划企业档案工作发展；3、指导各部门文件材料的形成、积累和归档工作；4、做好企业档案的收集、整理、保管和提供利用工作；5、监督、指导所属机构开展档案管理工作。档案工作人员应履行下列职责：6二、非公企业档案归档要求1、归档文件材料必须齐全完整：将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入有关人员的职责范围；2、归档文件材料质量要求：凡归档的文件材料，必须字迹工整、图像清晰、手续完备，便于长期保存；归档的文件材料应当是原件，能够准确反映本企业生产、经营、管理活动的真实历史过程；73、归档时间：企业各部门形成的文件材料，应按照归档范围于次年6月份以前归档保存；非公企业的产品试制、课题研究、基建工程或其他科技活动中形成的文件材料，应当在任务完成3个月内归档；企业在技术引进，购置设备到货时，有关业务部门要会同档案人员对随机技术文件材料进行验收、鉴定，及时整理归档，确保归档文件材料的齐全完整；84、对归档文件材料划分保管期限：企业档案的保管期限划分为永久和定期两种，定期的档案保管期限一般分为30年和10年两种，也可根据需要灵活制定；5、对接收的档案按类进行排列，并编制档案目录等检索工具以便查找利用。9三、如何建立非公企业档案（一）建立档案领导小组（二）确定企业档案分类方案及归档范围（三）确定企业档案整理方法10（一）建立档案领导小组企业分管领导行政办公室主任档案员工程部兼职档案员市场部兼职档案员财务部兼职档案员人事劳资部兼职档案员技术部兼职档案员…………11（二）确定企业档案类别及归档范围非公企业档案主要包括十四大类：企业决策类、行政工作类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、经营信誉类、知识产权类、基本建设类、设备仪器类、财务管理类、职工档案类、声像类、实物类等。12凡在企业各项工作和活动中形成的、对企业和社会具有现实和长远利用价值的各类材料，都应归档保存；(一)企业决策类：党支部、工会、共青团、妇女、商会及董事会、理事会、监事会等组织形成的材料；(二)行政工作类：行政管理、后勤保障、外事工作，人事管理、安全保卫、社会保障、劳动者维权等方面的文件材料；非公企业档案主要归档范围：13(三)经营管理类：企业经济实体设立、变更、破产，出资证明、验资证明、股权证明等材料，以及各类生产经营过程中产生的协议、合同等材料；(四)生产技术管理类：经营决策、计划统计、产品销售、生产供应、劳动定额、设备、原材料管理、计量、环保等方面的文件材料；14(五)产品类：产品设计、制造、工艺、工装、检测，质量管理、认证等方面的文件材料；(六)科研类：新开发的项目建议书、可行性研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、专利技术转让、技术革新文件、图纸、发表的学术论文或著作；15(七)经营信誉类：纳税记录、获得市或县区级以上政府表彰、媒体报导、客户往来记载等；(八)知识产权类：商标注册、专利、商业秘密，以及县区级以上科研项目立项、审批、成果鉴定等方面的文件材料；16(九)基本建设类：基本建设规划、设计、施工、竣工等形成的文件材料、图纸等；(十)设备仪器类：购进设备仪器的全套随机文件、安装调试、检查维修的记录，设备台帐等；(十一)财务管理类：财务报表、账簿、凭证、银行对账单等；17(十二)职工档案类：包括学历材料（毕业生登记表、学历证明等）、工人录用材料（包括招工、子女补充、工人转正定级等）、入党入团材料(包括入党入团的申请书、志愿书、转正材料等)、工资表、奖励呈报审批表、处分决定及解除决定、培训结业成绩表和评定技能的审批材料、劳动合同、调动转移材料、聘用审批表、复员退伍审批表、转业审批表、退休（退职）审批表，以及“五险一金”等。18(十三)声像类：在生产经营活动中产生的录音、录像、照片(底片)等；(十四)实物类：本企业在各项工作中所获得的奖状、奖旗、奖章、奖杯、证书以及其他有保存价值的实物。19（三）确定企业档案整理方法1、组卷方法整理2、不组卷方法整理（即归档文件整理方法）20四、企业文书档案收集与整理（一）企业文书档案收集工作收集工作要求收集工作方法21收集工作要求：1、归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求；2、归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能；（遵循以我为主的原则）3、档案部门要加强收集工作的调查和指导，确保归档材料的完整性和准确性。22收集工作方法：1、严格按归档制度规定进行接收2、建立相关制度加强零散文件的收集（1）将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制；（2）建立外出开会人员带回材料归档制度；（3）保证工作变动人员手中材料归档制度。233、明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整（1）通过公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集；（2）对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交；（3）本单位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件；（4）对于各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。241、鉴定：2、分类：机构（问题）——年度分类法3、装订：4、文件排列：机构（问题）——年度——保管期限法（二）文书档案整理255、文件编号：包括件号和页号，件号按顺序大流水编号，填在归档文件章内。全宗号年度保管期限页数室编件号馆编件号机构或问题266、填写归档文件目录：件号责任者文号文件题名日期页数备注1XXX公司2007年工作总结20071230102XXX公司2007年工作计划2007010383XXX公司2007年会议记录2007123046归档文件目录27（1）件号：文件的顺序号。从1开始流水编制件号。（2）责任者：制发文件的组织，即文件的发文机关。（3）文号：即文件的发文字号。（4）文件题名：文件的标题。没有标题或标题不规范时须重新拟制标题，并加[]号。（5）日期：文件的成文日期，以8位数字标注。如“20070806”。（6）页数：每份归档文件的总页数。（7）备注：文件需要说明的情况。287、填盒内备考表：盒内文件说明：说明人：________年月日298、文件装盒并填写盒脊背内容全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号301、档号的编制方法（1）全宗号：每个立档单位全部档案的代号；（2）目录号：每本目录的排列顺序号，通常按目录产生的时间顺序排列；（3）案卷号（盒号）：归档文件方法整理只编写盒号即可；（4）页号（件号）：件号是针对不装订的案卷，一份文件编一个号。（三）档号的编制原则与方法312、档号的编制原则（1）唯一性原则：即四不重原则（2）合理性原则：即与文书档案的分类体系相适应（3）稳定性原则：不轻易变动（4）简明性原则：易记、易写、易识32五、企业实物档案整理（一）实物档案的概念：实物档案是指以物质实体为载体反映本单位历史面貌的特定物品等，一般包括奖品、印信、名人字画等。33（二）实物档案的归档范围本企业在各项工作中所获得的奖状、奖旗、奖章、奖杯、证书等；——市部级（含）以上永久——区局级（含）30年政府领导或社会知名人士赠送的字画或题字等；——市部级（含）以上永久——区局级（含）30年企业法人证书、营业执照、土地使用权证等；——永久34（1）排列：按照实物档案的时间先后顺序进行排列；（2）编号：在排列好的实物的相应位置贴上口取纸，口取纸的上半部写卷号，下半部写保管期限。（三）实物档案的整理1永久35（3）编制案卷目录实物档案目录序号类别名称颁发单位接受单位颁发时间归档时间保管期限备注1证书XXX公司二00七年被评为计划生育先进单位平谷区人民政府XXX公司2007.32007.530年236六、档案的保管与利用（一）落实档案保管、保密、借阅等管理制度1、档案保管制度：包括档案进出库房、日常调阅、移交；库房各项设备的管理；清洁卫生；库房管理人员的岗位责任制等方面内容；2、安全保密制度：明确规定档案的保密措施、对档案员提出严格的保守企业秘密的要求；对进出库房人员的要求，非工作人员不得入内等项内容；3、档案借阅制度：应对机关档案的利用范围、利用方式、使用要求、利用手续及批准手续等作出规定和要求。37（二）一般情况下，档案库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他用品。但是如果办公条件特别紧张，要保证档案柜必须是专用的，且必须上锁。（三）档案排列遵照先上后下，先左后右的原则；（四）提供充足的档案装具，库房要保持适当的温、湿度，应有防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等安全措施；38（五）利用企业档案资源，编制企业简介、大事记、机构沿革等编研材料。平谷区档案局将对我区非公企业建档工作提供免费指导服务！联系人：平谷区档案局指导科张宁联系电话：69964553-8207E-mail：pgzdk@126.com41民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的有保存价值的文件材料，它是民营企业改革与发展的真实记录，是企业的重要资产和信息资源；特别是我国加入世界贸易组织后，越来越多的民营企业处于应对反倾销、反补贴等贸易争端的第一线，维护企业的合法权益，提高企业自身素质，必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其它材料不可取代的；是实现企业科学管理的内在需要。42PPT课件下载:Da.bjpg.gov.cn