领事认证培训教程

领事认证培训教程（分会端）领事认证网络结构图1、录入网址：打开代办领事认证系统的网页。如（图01）：2、选择相应的站点，点击“总会业务”，打开登录页面。如（图02）：由于网络区域性的一些差别，导致国内网站的区域访问速度快慢不一，为此，我们特地在南北分别架设了独立的服务器，以期解决南北网络互访速度慢的问题。南方站点和北方站点功能完全一样，只是针对不同的区域速度有所变化，用户需根据自己所在城市选择相应站点进入：南方电信用户选择“南方站点”进入，北方网通用户选择“北方站点”进入，以获得更好的操作性能。系统登录（图01）3、用户登录输入相关信息。【贸促分会】：在下拉列表中选择所属的贸促会(系统会记住用户的选择，下次使用直接选中)【用户名】：直接输入。【密码】：直接输入。录入完毕，点击【登录】按钮即可成功登录代办领事认证业务管理系统。如（图03）（图02）4、可以正常操作各窗口。（图03）录入数据录入申请数据完毕生成代办表申请代办表完成送外交部绿单录入完成取回文件费用核算完毕生成付款通知单缴费通知单生成完毕费用核销费用核销完毕打印发票发票打印完毕代办表撤消付款通知单撤消领事认证EDI总体操作流程系统功能介绍申请数据录入：录入需要认证的文件。代办表生成：生成分会代办表，并提交总会端软件，总会收到分会代收并寄送的企业领事认证的书面申请文件后，核对书面文件与EDI数据的一致性，并作必要的数据补充，无误后，在总会系统生成总会代办表。付款通知单查询：总会将总会代办表和需认领的书面文件一起送往“外交部”，从“外交部”取得收件凭证，简称“绿单”；其后“外交部”再将文件送往外方使馆，由使馆进行领事认证。文件认证完毕并取回后，总会将所根据发生(垫付)的费用进行费用核算，核算完成即可生成相应的付款通知单。分会端“付款通知单查询”模块提供查询付款通知单的功能。汇款单录入：分会查询到相关的缴费通知单后，汇款给总会，在该模块录入汇款单信息。以便总会对付款通知单及汇款单进行核销。消息系统：用于分会端撤消已经锁定的代办申请表，以及各贸促会之间的消息传送。系统公告:用来发布各使馆认证相关信息。统计查询：用于分会端按照国家、文件类型及操作人员对申请数据进行统计的。功能录入申请数据，打印输出“领事认证申办表”。并提供查询领事认证文件办理状态的功能。进入直接点击按钮【申请数据录入】系统进入申请数据列表。如（图04）：操作1、新增“领事认证申办表”点击列表界面“申请新证”按钮，系统可在弹出的界面直接录入领事认证申请数据。如（图05）一申请数据录入（图04）上方窗口：【急件】：系统默认所录入的领事认证为急件，不选择该选项则为平件。【来件地区】：系统默认贸促会的所属省份。【贸促会】：系统默认贸促会名称。【初审人】：系统提供该贸促会的有记录的初审资格的人员名单供选择，也可自己输入(自动记忆)。【申请日期】：系统默认为当天，可更改。【送往使馆】：系统提供国家中文名称下拉列表供选择；提供按国家编码或名称进行检索定位功能。【企业名称】：系统提供现有企业名称基础数据供选择；提供按企业代码或名称进行检索定位功能。【录入人】：系统默认当前登录人员。（图05）【回件地址】：系统默认当前贸促会的地址。【短信号码】：输入该号码后，将会把文件办理进度的信息发送到该号码的手机上。办理进度信息包括：（a）文件送达总会（b）文件送达外交部（c）文件认证已完成，认证费用下方窗口：在下方窗口中点击【新增】按钮，系统弹出申请明细数据录入窗口，如（图06）：【文件类型】：系统提供领事认证的单据类型，可通过下拉菜单进行选择。【文件编号】：直接录入需认领单据的文件编号（需要总会办理的证明书，编号输入字符“/”）。【文件份数】：录入需认领单据的份数。【签章】：系统根据所属贸促会自动生成。【签章单位】：系统默认为“贸促会”，可选择。【签署人】：录入证明书或者公证书签署人姓名（需要总会办理的证明书，签署人字符“/”）（图06）2、“代办领事认证申请表”打印(图20)Ckickhere如（图20），在申请新数据列表中，直接点击需要打印的代办表记录所对应的【打印】按钮，即可对代办领事认证申请表预览及打印。3、领事认证申请数据查询对于领事认证申请数据，系统提供按“企业名称”、“文件编号”、“起止日期”、“单据状态”几个条件进行查询的功能，用户根据需要输入检索条件，选择“查询”按钮即可完成。检索条件的操作【文件编号】、【企业名称】：直接输入【起始日期】、【终止日期】：点击图标，打开日期选择弹出小窗口进行选择【状态】：点开下拉选项，选择文件的状态.4、领事认证申请数据状态说明分会代办表还未生成，新申请状态：新录入的申请数据，尚未生成分会代办表。分会代办表已生成：已经生成分会代办表。分会代办表已提交总会锁定：生成的分会代办表已经提交总会，并被锁定。总会代办表已生成：总会收到分会代收并寄送的企业领事认证的书面申请文件后，核对书面文件与EDI数据的一致性，并作必要的数据补充，无误后，在总会系统生成总会代办表。绿单已生成：总会将总会代办表将和用户的书面文件一起送往外交部，从外交部取得收件凭证，简称“绿单”。费用已核算：“外交部”将需认证文件送往外方使馆，由使馆进行领事认证。文件认证完毕并取回后，总会将所根据发生(垫付)的费用进行费用核算，核算完成即可生成相应的付款通知单。从总会费用核算到付款通知单生成环节，分会申请数据都处于“费用已核算”状态。费用已核销：总会已经完成缴款通知单的核销。功能将选定“领事认证申请表”生成分会代办表，然后提交给总会，以确认分会需要帮企业代办的申请表内容。进入直接点击按钮【代办表生成】系统进入代办表数据列表。如（图07）：操作1、分会代办表新增选择需要“领事认证申请表”点击（图4）中，“分会代办表新增”按钮，系统进入以下操作界面（图5）二分会代办表生成（图07）只处理本人的：选择该选项表示只需对当前登录操作人员所录入的申请数据进行代办表的生成；反之对该贸促会的所有未生成代办表的申请数据进行代办表的生成。根据需要进行选择，然后点击【开始进行】按钮，系统弹出国家列表，根据实际情况选择国家。选择适当的申请表，生成分会代办表选择指定的国家后，系统自动生成该国家所对应的尚未生成分会代办表的申请数据列表，在列表中选择需要生成分会代办表的记录，然后点击【生成代办表】即可。继续生成下一张代办表选择该国家的剩余申请数据生成下一张代办表：生成代办表后，如果所选国家还有尚未生成代办表的申请数据，则系统自动显示这些记录，可继续生成该国家下的其他分会代办表，或者确认完成退出到分会代办表列表界面。选择新的国家生成下一张代办表：生成代办表后，如果所选国家没有尚未生成代办表的申请数据，则系统自动回复到“选择国家”的操作。可继续生成其它国家下的分会代办表，或者确认完成退出到分会代办表列表界面。（图08）2、分会代办表提交总会锁定前提：分会代办表在列表中所显示的状态为“正常”。操作：在分会代办表列表中，需要提交总会锁定的记录上，点击“提交总会动作”标题下的“提交总会锁定”即可。如（图09）分会代办表提交总会锁定后，分会端将不能再对申请数据做修改。（图09）3、分会代办表申请总会撤消锁定前提：分会代办表在列表中所显示的状态为“锁定”，但是发现申请数据错误需要修改。操作：（1）、在分会代办表列表中，需要申请总会撤消锁定的记录上，点击“提交总会动作”标题下的“申请总会撤消锁定”按钮。在总会还没有给出回复前，不可再执行“申请总会撤消锁定”的动作。如（图10）：（2）、系统自动在“消息系统”中生成一条“代办表撤消申请”的消息。（3）、如果总会同意申请，那么“分会代办表”列表中的“提交总会动作”恢复到“提交总会锁定”的状态。（4）、如果总会拒绝申请，那么“分会代办表”列表中的“提交总会动作”为“申请总会撤消锁定”，可再次执行申请撤消的动作。（图10）功能查询总会给企业的付款通知单详细信息。并可打印付款通知单列表。进入直接点击按钮【付款通知单查询】系统进入申请数据列表。如（图11）：操作1、付款单信息查看直接点击付款单列表中的“查看”栏目的“√”，即可查看详细的付款单信息，如（图12）三付款通知单查询（图11）2、打印付款单列表点击付款单列表界面的“打印列表”按钮，可以打印预览，然后打印输出付款单列表。如（图13）（图12）（图13）功能录入付款单所对应的汇款信息，总会根据所录入的汇款信息进行付款单的核销。进入直接点击按钮【汇款信息录入】，系统进入申请数据列表。如（图14）：操作1、新增汇款数据直接点击付款单列表中的“新增汇款数据”按钮，即可新增汇款数据记录，如（图15）四汇款信息录入（图14）【汇款单位帐号】：直接录入汇入帐号。【汇款日期】：系统默认为当天，可更改。【汇款金额】：直接录入汇款金额。【缴费通知单】：录入汇款单所对应的付款通知单号，一份汇款对应于多份付款通知单时，其对应的多个付款通知单号之间用“+”分隔。录入完毕点【确定】按钮即可保存汇款信息记录。2、汇款信息状态说明【正常】：汇款单尚未被总会核销。【核销】：汇款单已经被总会核销。（图15）功能在总会和分会之间传递必要的消息，以便进行必要的处理。进入直接点击按钮【消息系统】，系统进入申请数据列表。如（图16）操作1、新增消息（1）、新增类型为“代办表撤消申请”的消息在“代办表生成”列表中对已经执行动作“提交总会锁定”的列表记录，选择“申请总会撤消锁定”动作，该动作执行选择完毕，系统会自动在“消息系统”中生成类型为“代办表撤消申请”的消息。五消息系统（图16）【发送分会】：系统已默认，不需更改。【接受分会】：系统已默认，可更改。【消息类型】：可进行选择。【消息标题】：直接输入所需的标题。【消息内容】：直接输入所需的消息内容。录入完毕，点击【确定】按钮即可保存消息信息记录。2、消息状态说明【未处理】：新增的消息。所对应的消息类型为所有。【已阅】：总会已读的消息。所对应的消息类型为“其他消息”。（2）、新增“其他消息”直接点击付款单列表中的“新增消息”按钮，即可新增消息信息。如（图17）（图17）【已回复】：已经收到对方回复的消息。所对应的消息类型为“其他消息”。【同意】：总会同意“撤消代办表的申请”，所对应的消息类型为“代办表撤消申请”。【拒绝】：总会拒绝“撤消代办表的申请”，所对应的消息类型为“代办表撤消申请”。【消息被撤消】：该条记录已经被撤消。3、数据检索（图18）录入检索条件完毕，点击【查询】按钮即可在列表中看到相应消息信息记录。（图18）功能发布相关的领事认证变动信息或相关通知。进入直接点击按钮【系统公告】，系统进入公告列表。如（图21）数据检索条件说明【标题】：输入需要查找的公告标题。【起始日期】【终止日期】：点击选择需查询的开始日期与终止日期，也可直接填入。【内容】：输入需要查找的公告内容。六系统公告（图21）功能录入需统计的相关资料，单据列表即显示相应数据。进入直接点击按钮【统计分析】，系统进入统计列表。如（图19）统计条件说明【统计方式】：选择需统计的方式。【起始日期】：选择需统计的开始日期与结束日期，可直接填入(格式yyyy-m-d)。【急件】：选择统计文件类型是否为急件。七统计分析（图19）【公司名称】：选择所需的统计的公司条件。【国家】：选择需统计的国家条件。【状态】：选择需统计申请数据状态条件。【文件类型】：选择需统计的文件类型条件。【签章单位】：直接输入需统计的签证单位条件。【操作员】：选择需统计的操作人员条件。录入完毕点【开始统计】按钮即可在列表中看到需要的相关信息。尊网商通客户服务中心服务热线：020-38771866-222FAX：[phone]EMAIL：[e-mail]谢谢您的参与和支持！