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人事档案一般管理方法一、人事档案管理的特殊性•１991年中组部、国家档案局制定的《干部档案工作条例》第四条规定“干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。”•1992年《企业职工档案管理工作规定》第三条规定“企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。”从上述规定来看，人事档案的管理工作是采取条块结合的档案工作管理体制，作为条的人事主管部门负责平时具体的人事档案工作的领导与指导，作为块的档案行政管理部门则在最终起着宏观管理、监督指导和协调作用。二、明确人事档案所有权和使用权由于人事档案的内容记载着公民个人的情况，而其实体由各单位人事主管部门进行管理，人事档案的记载内容和管理者存在着不一致，故长期以来人们在人事档案的所有权问题上有着不同程度的模糊认识。有的认为人事档案属于公民个人所有，有的认为属国家所有，有的认为属于国家或单位所有。三、人事档案的开放性问题开放不是无条件的绝对开放，人事档案有其特殊的一面，人事档案部分内容涉及国家机密，也有部分内容可能关系到个人隐私。三、人事档案的开放性问题开放不是无条件的绝对开放，人事档案有其特殊的一面，人事档案部分内容涉及国家机密，也有部分内容可能关系到个人隐私。人事档案公开的理论依据•1、理论基础——公民知情权•2、法律依据——宪法（第2条）•3、法规保障——《政府信息公开条例》（第33条）人事档案公开的现实依据•1、国外先例•2、国内试点•3、现实要求四、现行的人事档案管理自身存在的问题（一）现行人事档案管理的分散性问题。（二）在计划经济背景下产生的人事档案管理过多的注重保管而对人事档案的开发利用却相对较为不足。（三）人事记录材料的收集、补充没有形成制度化，对材料的评价也没有具体标准。内容上，立卷不够规范，案卷质量不高1、档案材料内容填写前后不一。（“三龄一历”——年龄、工龄、党龄、学历）2、档案用纸规格不一。3、材料归类不准确。4、档案材料短缺。人事档案的收集•人事档案收集工作，就是指人事档案管理部门通过各种渠道，将分散在有关部门所管人员已经形成的符合归档范围的人事档案材料收集起来，汇集成人事档案案卷的工作。•人事档案收集的地位与作用1、是人事档案工作的基础2、是实现人事档案集中统一管理的基本途径3、是人事档案发挥作用的前提人事档案材料的收集范围•从内容上看1、履历、自传或鉴定材料2、政审材料3、纪检案件材料4、职务任免、调级、出国人员审查材料5、入党入团材料6、司法案件材料7、晋升技术职务、学位、学衔审批表以及工资、待遇、业务考绩资料8、奖励材料9、考核及考察材料10、招聘、录用、调动、任免、转业、退离休、辞职材料人事档案材料的收集范围•从载体形式上来看1、纸质人事档案载体2、非纸质人事档案载体，光盘、磁盘、数据磁带等。人事档案材料的收集来源•1、单位形成的人事档案材料A组织、人事、劳动部门。B党、团组织和政府机关。C纪检、监察、公安、检察院、法院、司法部门。D人大常委、政协等有关部门E科技、业务部门F教育、培训机构G部队有关部门和民政部门H审计部门I统战部门J卫生部门人事档案材料的收集来源•2、个人形成的人事档案材料干部档案中：自传及属于自传性质的材料、干部履历表、干部登记表等。工人档案中：求职履历材料、招工登记表、体格检查表、职工岗位培训登记表、工会会员登记表、入党入团申请书、党员团员登记表。学生档案中：学生登记表、毕业生登记表、学习鉴定表、体格检查表、学历（学位）审批表、入党入团申请书、党员团员登记表。收集人事档案材料的要求1、保质保量2、客观公正3、主动及时4、安全保密收集人事档案材料的方法1、针对性收集2、跟踪性收集3、经常性收集4、集中型收集5、内部收集6、外部收集人事档案的收集制度1、归档（移交）制度归档制度是关于将办理完毕的人事档案材料归档移交到人事档案机构或档案专管人员保存的规定。2、转递制度对于调动工作离开原单位人员档案转到新单位的规定。人事档案的收集制度3、清理制度人事档案部门根据所管档案的情况，定期对人事档案进行清理核对，将所缺材料逐一登记下来，有计划、有步骤地进行收集。4、催要制度5、及时登记制度一种为收文登记，二是移交清单6、检查制度7、随时补充材料制度人事档案材料收集与补充的重点•1、重点收集反映业务水平和技术专长、发明创造、科研成果的鉴定、评价、论著目录等材料。•2、反映重大贡献或成就、工作成绩的考察和考核等材料•3、反映学历和专业培训的材料•4、反映文革中表现的结论性材料•5、出国、任免、调动等方面情况的材料等。人事档案的鉴定•人事档案的鉴定是依照一定的原则与规定，对收集起来的人事档案材料进行真伪的鉴别和价值的鉴定，再根据它们的真伪和价值进行取舍，将具有保存价值的材料归入档案、确定保存期限，把不应当归档的材料剔除销毁或转送其他部门予以处理的一项业务工作。人事档案鉴定的作用•1、是归档前的最后一次审核•2、是人事档案管理工作的首要环节。•3、对其他各项业务工作具有积极地促进作用。•4、是正确贯彻人事政策的一项措施。•5、有利于应对突然事变。•6、有利于确定人事档案的保存期限。人事档案鉴定工作的内容•1、人事档案真伪的鉴别内容判断材料是否属于本人辨认材料的内容和作用判断材料是否属于人事档案判断材料是否真实、准确判断材料有无重复人事档案价值鉴定的内容•1、确定材料是否有保存价值•2、剔除无价值的人事档案材料•3、判定人事档案价值人事档案价值鉴定的方法•1、内容鉴定法•2、来源鉴定法看成就或贡献看知名度看影响力看职务级别看技术职称、学位和学衔•3、时间鉴定法鉴定原则人事档案保管期限•可分为永久、长期、短期三种，也可以分为永久与定期两种•人事档案保管期限表对不在归档范围内材料的处理•1、转•2、退•3、留•4、毁人事档案材料的审核•人事档案材料的审核，是指对已归档和整理过的档案，进行认真细致的审查核实，以确保人事档案材料完整齐全、内容真实可靠、信息准确无误的工作。•1、审核的主要内容•2、审核要求人事档案的销毁•无保存价值的人事档案材料的销毁。•销毁档案必须有严格的制度，非依规定的批准手续，不得随意销毁。•凡是决定销毁的档案，必须详细登记造册，作为领导审核批准以及日后查考档案销毁情况的依据。人事档案的整理•人事档案整理工作的内容主要包括：分类、分本分册、复制、排列、编号、登记目录、技术加工、装订。•工作范围：1、对新建档案的系统整理。2、对已整理档案的重新调整。人事档案整理工作的基本要求•因“人”立卷、分“类”整理•1、分类准确，编排有序，目录清楚•2、整理设备齐全，安全可靠人事档案的正本和副本•正本和副本的区别1、管理范围不同。正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的；副本是正本的浓缩，是一个人的部分材料，由正本中的部分材料构成，为重份材料或复制件。2、管理单位不同。正本由主管部门保管，副本由主管部门或协管部门保管。3、价值不同。正本是相对人的全部原件材料，具有较高的保存价值。副本是正本主要材料的复制件，一般在相对人死亡后，副本材料经过批准可以销毁，正本则需移交档案馆永久保存。人事档案建正副本的意义•1、有利于干部人事档案材料的分级管理。•2、有利于人事档案的保护。•3、有利于提供利用。•4、有利于延长档案的寿命。人事档案的分类•正本分类：10类1、履历材料2、自传材料3、鉴定、考核、考察材料4、学历、学位、学绩培训和评聘专业技术职务材料5、政治历史情况的审查材料人事档案的分类•正本分类6、参加中国共产党、共青团及民主党派的有关材料7、奖励材料8、处分材料9、录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记10、其他可供组织上参考的材料人事档案的分类•副本分类1、第一类的近期履历材料2、第三类的主要鉴定、干部考核材料3、第四类的学历、学位、评聘专业技术职务的材料4、第五类政治历史情况的审查结论5、第七类的奖励材料6、第八类的处分决定材料7、第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料人事档案材料的归类•归类的方法1、按文件材料的名称归类2、按内容归类人事档案材料的排列•排列顺序：1、按问题结合重要程度排列2、按时间顺序排列3、按问题结合时间顺序排列人事档案的编目•人事档案的编目是指填写人事档案案卷封面，保管单位内的人事档案目录、件、页号等。•人事档案卷内目录一般应设置类号、文件题名（材料名称）、材料形成时间、份数、页数、备注等著录项目。人事档案的复制与技术加工•人事档案材料的复制，就是采用复印、摄影、缩微摄影、临摹等方法，制成与档案材料原件内容与外形相一致的复制件的技术。•主要作用：一是为了方便利用；二是为了保护档案原件，使其能长期或永久保存，延长档案材料的寿命。•技术加工包括档案修裱、档案修复、加边、折叠与剪裁。人事档案的统计•人事档案的统计是指通过特定的人事档案项目的数量统计，为人事管理部门提供科学参考。•人事档案各环节总量统计外部形式种类保管期限收集情况统计整理情况统计保管情况统计提供工作情况统计人事档案保管•人事档案保管是采取一定的制度和物资设备及方法，保存人事档案实体和人事档案信息。•范围：1、分级管理的人员2、军队和地方互兼职务的人员3、人员离休、退休和退职后4、人员被开除公职后5、人员在受刑事处分或劳动教养期间6、人员出国不归、失踪、逃亡以后干部人事档案检查核对制度•1、定期对所保管的人事档案数量、归档材料进行检查核对，做到库册一致，数目清楚，账档相符。•2、坚持每季度对所保管的干部人事档案进行一次核对，及时发现解决问题。•3、每半年对收集、归档、转出的档案材料以及提供利用等方面的情况进行核对统计，注意从统计数据中发现和解决问题。人事档案的存放与编号方法•1、姓氏编号法A同姓的人档案集中在一起B按照姓氏笔画的多少，将集中起来的人事档案由少到多的顺序排列起来C同一姓内的姓名再进行排列D将所排列的姓名顺序编制索引，统一编号E将索引名册的统一编号标注在档案袋上F按统一编号的次序排列档案人事档案的存放与编号方法•2、四角号码法就是按照姓名的笔形取其四个角来进行编号的方法。3、组织编号法将人事档案按照人员所在的组织或单位进行编号存放的方法称为组织编号法。4、拼音字母编号法5、职称级别编号法人事档案保管设施与要求•1、档案库房：坚固的、防火、防潮•2、档案柜：铁质•3、库房面积每千卷2030平方米•4、配备空调、去湿、灭火设备•5、保持库房清洁，温度14~24℃，相对湿度45%~60%•6、设立专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。人事档案的转递•基本要求：1、注意档案安全，谨防丢失和泄密2、必须在确知有关人员新的主管或协管单位之后才能办理转递3、及时要求人事档案的转递应随着人员的调动而迅速地转递，避免脱节和“有人无档”或“有档无人”现象的发生。转递工作的方式•转入1、审查转递人事档案材料通知单2、审查档案材料是否本单位所管的人员3、审查清点档案数量4、确认无误，在转递人事档案材料通知的回执上盖章，并将通知单退回寄出单位，同时将转进档案在登记薄上详细登记转递工作的方式•转出1、零散转出2、整批转出干部人事档案转递制度•1、干部人事档案管理部门在接到干部任免、商调通知后，要及时将干部人事档案转给新的干部主管部门。•2、转出档案时，要认真清点档案全部材料，按规定装订，不得扣留材料或分批转出；档案转出后，要注销名册。接收档案单位可拒收材料不全或整理不合格的档案。3、转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”所列项目，详细登记和进行严密包封，由机要转递或组织人事部门派专人送取，不准邮寄，严禁交干部本人自带。4、接收干部人事档案单位在对所接受的干部人事档案认真核对无误后，尽快将签名盖章的回执退回。发现档案中缺少材料，要及时催发；发现转递的档案材料存在手续不健全等问题，可将档案材料退回。转出单位应尽快补齐，并在限定的时限