9、干部人事档案管理

干部人事档案管理岗位培训讲义干部人事档案整理工作干部人事档案整理工作的概念、类型、要求干部人事档案材料鉴别的意义、原则和要求干部人事档案的分类和干部人事档案材料的归类干部人事档案材料的排序与编目干部档案材料的复制与加工干部人事档案材料的装订与入库向外传递、报送干部人事档案的要求第一节干部人事档案整理工作的概念、类型、要求一、干部人事档案整理工作的概念干部人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，它是将收集起来的每个干部的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在基础上，不断地对档案内容进行补充的工作。它可以具体从以下几个方面讲：干部人事档案的整理工作是档案建设的基础工作档案建设是一项大工程，它包括三项内容：一是档案的自身建设，如体制、机构、工作原则、领导与指导关系、规章制度、管理方法等；二是物质建设，如库房设施、“六防”措施等。其中档案的整理工作，就是一项重要的基础性工作，为什么这样说？这是因为档案的整理工作，是整个档案管理工作的中心环节，它是干部人事文件材料转化为干部人事档案材料的重要条件，又是人事档案利用工作的前提，可以说没有干部人事档案的整理，就谈不上档案的科学管理和利用。干部人事档案的整理，是按照一定的规则方法和程序，把收集来的干部人事档案材料进行系统化条理化的加工过程。我们平常通过各渠道收集上来的干部人事档案材料，是分散的和零星的，要想把它转化为成档案，必须按照一定的规则方法和程序进行整理，中组部颁布的《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》等，就是我们干部档案整理工作的依据与准绳。干部人事档案整理的程序一般分为以下八个步骤：干部人事档案材料的鉴别干部人事档案材料的分类干部人事档案材料的排序干部人事档案材料的编目干部人事档案材料的复制干部人事档案材料的技术加工干部人事档案材料的装订干部人事档案材料的验收入库只有经过这些步骤，才能使收集来的材料从分散到集中，从零星到系统，从而使之系统化、条理化。干部人事档案材料的整理，并不是一次性整理之后就一劳永逸，而是要随着新材料的不断补充要经常性地进行续整。二、干部人事档案整理的类型常规整理，就是对新建档案的整理。新建档案是指本单位新吸收进来的干部档案，它的来源一般有下列几个渠道：干部人事档案整理的类型就其范围来说，可分为常规整理和局部整理。大中专毕业分配当干部，从学校寄来的学生档案。国家人事部门按计划在社会上招录的干部，这些一般是电大、自学考试、业大等毕业生，他们的档案是从人才流动中心转递来的。从外单位调来的干部，档案随人寄来。从工人中提拔来的干部，其档案从工人档案转为干部档案。从部队复员转业的干部，档案从部队转来。局部整理，也叫续整。所谓续整就是因补充新材料而对原有整理过的档案进行部分整理，其特点是：针对性强（哪份档案有新材料就整理哪份，是第几类的材料，就续在第几类后面）；有基础（在原已整理好的基础上作局部的整理）；但很麻烦（这是因为续整时要拆卷，加入新材料，补登目录，再装卷，因反复拆卷，使装订孔增大、移位，装订不整齐）。三、整理工作的基本要求1.整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。2.整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。3.整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。四、干部人事档案整理前的准备工作1.干部人事档案材料的准备。在整理之前所管理的干部人事档案材料应收集齐全。2.人员准备。管档卷较多，人员配备少的单位，整理任务重的，单靠干部人事管理人员自己整理是不行的，必须挑选政治素质和业务素质较好的党员干部来集中整理，并对他们严格进行培训，学习文件，熟悉业务，掌握有关政策规定，明确工作的要求和整理工作的各道工序、步骤和实际操作技术，可采取先试行整理，达到标准后，再正常的开展整理工作。主要有以下几个方面的内容：3.经费的准备。整理工作需要一定的费用，购买工具、用品，在整理工作前要申请解决专项经费。4.物资准备①整理室。整理干部人事档案需要进行鉴别、分类、目录登记、技术加工等，并且要求安全保密，因此，需要有一定的场地。②工具。整理干部人事档案需要进行一些技术加工，因此，要配备一些整理工具。一般有打眼机、切纸机、剪刀、启钉器、铁夹等，有条件的单位可以配备缝纫机和复印机等。③用品。整理干部人事档案要备齐必要的用品，就是要按《干部档案工作条例》的规定和兵团统一要求印制的干部人事档案盒、档案卷皮、目录纸、分类角、分类条章等。同时，还要准备几种在整理工作中用的登记表格，如：整理干部人事档案登记表、销毁材料登记表、缺少材料登记表。五、整理工作应注意的事项必须认真做到以下几点：1.在整理档案时，严禁抽烟，以确保档案安全。2.不得私自涂改、抽取或伪造材料。3.不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，需进行登记，经主管领导批准后分情况予以处理。4.在整理档案的过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部人事档案内容。第二节干部人事档案材料鉴别的意义、原则和要求干部档案材料的鉴别，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定是否归入干部档案的工作。鉴别工作的意义1.鉴别工作是干部档案材料进入干部人事档案的最后一道关口，是系统整理的基础和前提。2.鉴别工作是保证干部人事档案完整、真实、条理、精炼、实用的总要手段。3.鉴别工作是正确贯彻党的干部政策、彻底肃清干部人事工作中“左”的影响，调动干部积极性的措施。鉴别工作的原则首先必须根据中央有关文件精神，以《干部档案工作条例》和《关于干部人事档案材料收集归档规定》等有关文件，作为鉴别工作的基础标准。归入的干部人事档案材料，必须符合真实标准，手续完备的要求。材料要真实准确。凡诬蔑不实和虚假的材料，模棱两可、含糊其辞、自相矛盾的材料，一律不得归档。准确是指材料的归属要准确。首先，要判定是否属于所管干部的材料，其实，要判定是否属于归档范围，发现同名异人，张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其有保存价值的文件可交文书档案保存，不属于干部档案的内容，比较重要的证件、文章等，组织还需要保存的，退还本人。无保存价值又不能退还本人的，应登记报主管领导批准销毁。鉴别工作的要求1.材料要完整、齐全。一个干部人事档案不是孤立的，相互之间有着历史的内在联系，互相依存，互相补充，构成一个完整的有机体。如：五类政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人交待材料等。上述材料，属于成套的，必须齐全，每份归档材料，必须完整，对头尾不清，来源不明的材料，要查清注明后再归档，否则，不能归档。2.材料手续要完备。凡规定需要由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。第三节干部人事档案的分类和材料的归类一、干部人事档案内容的分类概念干部人事档案材料的分类，是将反映一个干部情况的材料集中起来，经过鉴别，按照材料的内容、性质以及材料互相之间的内在联系，区别类别，相对集中，进行组合排列。干部档案内容分类的意义对干部档案进行分类，是使干部人事档案内容、系统的一个重要手段。是整理干部档案材料的一个重要工序，整理过档案的同志知道，干部人事档案的内容十分浩繁，它包括几十种甚至更多，如果不将它们划分成统一的若干类别，仍是一堆杂乱无章的集合体，那么，利用起来，就相当困难。另外，再从整理档案的整个过程来看，对内容进行分类，是继材料鉴别之后必须先进行的一道工序，这道工序不但直接决定着以后几道工序的进展，而且又直接决定着整个整理工作的质量。如果不预先对档案内容进行分类，那么以后的归类、排列和目录登记就很难做到系统条理。干部档案分类的要求1.干部档案内容的分类，必须符合实际，不能照搬其它档案的分类方法。首先，要符合干部档案本身的特点和规律，其显著特点，是以人头为单位进行立卷；其次，要符合干部档案内容的实际，不同时期，有不同的构成，因而不同时期的分类方法也不尽相同，比如：中组部56年规定的内容分类是九类，80年又规定为十类，到了91年虽然规定内容分类还是十类，但各类所包含的内容都有所调整。2.干部档案分类必须科学科学的分类方法，是按照干部档案的特点和规定进行分类，它有利于保持干部档案的完整性和档案材料之间的联系，方便保管利用。3.干部人事档案的分类必须统一要做到这一点，必须是按照中组部《干部档案工作条例》中颁发的统一分类，不能各分其类，这样全国就都统一。干部档案分类的方法中组部1991年制定的《干部档案工作条例》，把干部人事档案材料按其内容性质分为十大类：第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、成绩、审批材料）；第五类政治历史情况审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类奖励材料（包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹）；第八类处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料。第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。干部人事档案材料内容复杂，名称繁多，要想做到分类准确，不但要熟悉有关分类的要求和规则，而且还要掌握和正确运用分类的方法。常见的有：1.按材料的名称分类。这是一个比较简单而又快速的分类方法。材料的名称，也叫材料的标题。一般地说，材料的名称是材料内容的概括和反映，只要看材料名称，就基本上能判断出它属于哪一类。比如：“鉴定书”，就归三类；干部任免表，就归九类，但是在实际工作中，我们常常会遇到一些材料没有名称或一种名称的材料内记载着几种不同的内容，遇到这种情况如何分类呢？2.材料内容分类。这是最基本的分类方法，它是把材料所记载的内容作为分类标准的，这种方法虽然比名称分类法复杂点，但却比较准确，而且适用面广，几乎所有材料都可以采取这种方法，当我们整理档案时碰到没有标题的材料或一种标题的材料内记载着两种以上不同的内容时，注意掌握两条原则：一条是，看材料内所记载的内容，以哪一类为主，就归那一类，比如说有的材料标题是“学生鉴定表”，如看标题应归三类，但看其内容，里面除了鉴定评语外，还包括学习各科科目的成绩，从内容上分析，学习成绩占的比重大，那就应归四类；第二条原则是，看整个档案材料的分布情况，哪一类材料单薄，就归哪一类。比如，有的学生登记表，里面即有个人简历，还有各学期的评语和鉴定，这种材料可归一类，也可归三类，到底归哪一类更妥当呢？这时就看一类和三类材料的多少来决定。如果一类已有了简历表，而三类中缺少鉴定材料，那就归入三类，相反，如果三类中已有了鉴定，而一类中材料太少，那就归一类为好，总之，以平衡档案内容，提高材料利用率为原则。二、干部档案材料的归类干部人事档案材料归类的概念干部人事档案材料的归类，就是按照分类的规定，将经过鉴别的档案材料归入所属类别，通俗地说，就是将材料“对号入座”。归类是按照每份干部档案材料的内容或其名称归入相应的类别。分类的对象是干部档案内容，而归类的对象则是干部档案材料；分类带有法规性、依据性（干部档案工作条例），而归类是把分类的规定和原理运用于具体材料的一项实际工作。干部人事档案材料归类的一般原则和方法怎样按照各类材料的范围和有关规定，做好每份干部档案材料归类的判定工作呢？一般的方法和步骤是：首先看