公文中标点符号的用法探究

应用写作2020·3公文中标点符号的《标点符号用法》（国家标准GB/T15834—2011，以下简称《用法》）明确指出，标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示语句的停顿、语气以及标示某些成分（主要是词语）的特定性质和作用。与一般的文学作品或文字记录不同，公文是具有特定体式的书面文字，公文的标点符号也具有特定的规则。下面结合《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和《党政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—2012，以下简称《格式》）探究公文中标点符号的用法。一、版头部分1.“发文字号”中的年份使用六角括号。《条例》规定，发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”，《格式》规定，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，不应使用中括号（即方括号）“[]”或方头括号“【】”等。如果错用中括号“[]”，当引用公文时，先引公文标题，后引发文字号，标题后面的发文字号要用小括号（即圆括号）“（）”，则违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。2.“签发人”后面加全角冒号。《条例》《格式》规定，上行文应当标注签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。同一份公文中，如果有两个及以上的签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，两个签发人姓名之间空一格，不用顿号“、”，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。二、主体部分1.“标题”中不滥用标点符号。《条例》规定，标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，但并不是一律不用，必要时可用引号、括号、连接号等。公文标题中使用标点符号时应注意：（1）标题中出现法律、法规、规章名称的全称时，应加书名号。如《国务院关于修改〈中华人民共和国外资保险公司管理条例〉和〈中华人民共和国外资银行管理条例〉的决定》（国务院令第720号）。法律、法规、规章等如为“草案”“试行”，应在其全称之后、书名号之内用括号“（）”注释“草案”“试行”。使用法律、法规、规章等的简称时，不加书名号。（2）标题中出现书名、报刊名时应使用书名号。如“关于做好《人民日报》《求是》杂志发行工作严格规范报刊发行秩序的通知”。（3）标题或标题中的某一部分有需要注释或说明时，应使用括号。如《国务院办公厅关于印发自由贸易试验区外商投资准入特别管理措施（负面清单）（2017年版）的通知》（国办发〔2017〕51号）；标题中出现带有括号的机构名称、公司名称时，应保留括号，如《国务院关于同意设立中国（上海）自由贸易试验区临港新片区的批复》（国函〔2019〕68号）。（4）标题中出现缩略语或具有特定含义用□苏武荣用法探究法定公文写作11应用写作2020·3语时，应使用引号。如《国务院办公厅关于印发“无废城市”建设试点工作方案的通知》（国办发〔2018〕128号）。（5）标题中有表示句子内部并列词语之间的停顿时，应使用顿号。如《国务院关于在市场监管领域全面推行部门联合“双随机、一公开”监管的意见》（国发〔2019〕5号）。（6）有些标点符号如连接号、间隔号等，在标题中使用时，应予保留。如《国务院办公厅关于印发职业技能提升行动方案（2019—2021年）的通知》（国办发〔2019〕24号）。2.“主送机关”中注意顿号和逗号的区别。《条例》规定，主送机关“应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。其排列应按与公文内容相关的密切程度以及机关性质、职权和隶属关系排列，各有关单位之间用顿号或者逗号分清层次，同一系统并列关系用顿号，同一系统非并列关系或不同系统用逗号，最后一个机关名称后标全角冒号。如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”。3.“正文”中应规范使用标点符号。《格式》规定，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。一般第一层小标题用黑体字、第二层小标题用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。第一层“一”后面用的是顿号“、”；第二层“（一）”和第四层“（1）”已有括号，后面不再跟标点符号；第三层“1”后面是下脚点“.”，正如《用法》对序次语之后的标点用法所述，不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母或罗马数字做序次语时，后面用下脚点（该符号属于外文的标点符号）。按《格式》规定，公文中结构层次序数依次使用，不论是小标题，还是一段话，都是从“一、”开始用。公文格式中有些标点符号的运用，有其特殊性，有别于一般语法。《用法》规定，标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。如：审议通过了《推进简政放权放管结合优化服务工作要点》《关于推行“一趟不用跑”“最多跑一趟”办事清单的通知》。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间（如引语或书名号之后还有括注），宜用顿号。如：“落实《关于加快推进居家社区养老服务十条措施的通知》（闽政办〔2017〕67号）、《关于进一步促进养老机构健康发展十条措施的通知》（闽政办〔2017〕68号）”。《用法》规定，连接号的形式有短横线“-”、一字线“—”和浪纹线“～”三种。表格、插图的编号，某些产品的名称和型号，电话号码、门牌号码以及用阿拉伯数字表示年月日等连接号码，均用短横线，短横线比一字线略短，占半个字位置；标示时间、地域等的起止，用一字线，如：2020年1月11日—15日，一字线比汉字“一”略长，占一个字位置；标示数值范围（由阿拉伯数字或汉字数字构成）的起止，用浪纹线，如：需要15~20天，浪纹线占一个字位置。4.“附件说明”与“附件”不多用标点符号。《条例》规定，附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。公文如有附件，应当标注附件说明，不能没有附件说明，也不能直接在正文中写“附件如后”“附后”等。附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排。“附件”二字用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，“附件”后不用冒号。如有多个附件，则在“附件”二字之后紧跟附件顺序号，“附件”二字与顺序号之间、顺序号之后都不用标点符号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。5.“附注”应使用圆括号。请示件应当在附注处注明联系人的姓名和电话，党的机关在附注处注明公文的传达范围，政府信息公开的公文在附注处注明公开属性。附注的位置紧接在成文日期下一行居左空二字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。法定公文写作12应用写作2020·3公文写作中的平等思想□李展公文是指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的有效载体，在现实社会中发挥着实施领导、处理公务、推进工作等重要作用。根据规定，公文在文种、格式、语言等方面有着严格的要求。为了准确传达公文意图，需要写作者具备较高的素质，比如思想政治素质、法治思维、写作能力等。而这其中，平等思想也是一种必不可少的素质。它体现在公文的字里行间，需要写作者以平等的心态遣词造句。在实际工作中，缺少平等观念和现代社会思维的公文十分常见。比如，一些上级机关下发的通知，态度强硬冷漠，用语用词盛气凌人，给人高高在上、颐指气使的感觉；有一些下级机关的请示，为了达成愿望，态度极其谦卑恭敬，给人一种低三下四的印象，也有一些平行机关之间的往来公文，强人所难，颇有逼人就范之感。所有这些，都是写作者没有摆正位置，缺乏平等心态的表现。这样的公文，权威性大打折扣，有损发文机关的形象；也容易制造矛盾，影响彼此关系。因此，公文写作者不论自身职位高低，也不论所在单位是上级机关还是下级机关，都需要牢牢树立平等思想，以平等思想谋篇布局和构思行文，并将平等思想贯穿到公文起草的全过程。撰写上行文：不卑不亢不逢迎上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的发文，常见的文种有请示、报告等。上行文在语态上含有尊敬、谦和色彩，言辞恳切，一般多采用陈述句式和祈使中带有请求语气的句式。上行文的行文方向、特点和性质，决定了其在语言表达上需有恭敬之意。但是，这并不意味着可以完全丧失尊严，语言过于谦卑，甚至低声下气。比如，请示的结尾常常用“当（妥、可）否，请批复（批示）”“以上请示如无不妥，请批复（批准、审批）”“特此请示，请批复（批示）”“以上请示如无不妥，请转报……审批”等。而一些下级机关急于达成所愿，写为“以上请示，恳望垂怜关照”“以上请示如批准，泣血感谢”“如恩准，感激之至”。再比如，某基层单位向上级单位报送《关于追加行政工资经费的请示》，文中写道：三、版记部分公文的版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等。《格式》规定，如有抄送机关，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐。同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关排列顺序：首先是上级机关，其次为同级机关，再次为下级机关，最后为特别机关。同一级别的机关按照党、政、军、群团、企业的顺序排列。（作者单位：福建省政府办公厅）编辑：蔡宁涛法定公文写作13