行政机关常用公文写作辅导

版权信息书名：行政机关常用公文写作辅导主编：车志敏出版社：云南大学出版社出版时间：2014-06ISBN：978-7-5482-2016-9序公文是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具。在机关工作运行中，公文发挥着上令下达、下情上报和信息沟通等重要作用，成为党政机关和企事业单位工作中不可或缺的重要部分。诚然，随着科学技术的飞速发展和社会的不断进步，机关、单位之间的沟通和交流形式、手段正在发生巨大的更新和变化，但这并未丝毫削弱公文工作的重要性。即使进入了以电脑为主要手段的信息时代，公文仍将不可替代，公文的写作和处理仍然是机关建设的重要内容。公文不同于其他作品，它的写作、制发和处理必须按其固有的规律、特定的体例格式，科学而规范地进行。写好一篇规范的公文，不仅是对文秘工作的要求，也是文秘工作者个人修养、文化素质、工作能力和业务水平的综合反映。一篇好的公文，凝聚着文秘工作者饱满的工作热情、严谨认真的态度和务实求真的文风，体现了整个机关的工作效率和风范。我们必须高度重视公文的规范写作。在我们的机关干部和文秘工作者队伍中，有经验丰富、功底深厚的老同志，也有刚踏上工作岗位的年轻人。面对日新月异、不断发展的社会，面对不断变化、更新的公文写作要求，前者需要与时俱进，更新知识，适应新的形势；后者需要尽快入门，掌握技巧，出色地完成任务。文秘人员都希望有一本现实性、实用性、可操作性较强的应用公文书籍作为参考，以解决公文写作和制发中面临的困难和问题。为了帮助广大文秘工作者和在机关工作的同志熟悉掌握公文写作要领，进一步提高机关公文写作水平和办文质量，提高工作效率，我们编写了这本公文写作的工具书。本书力求突出以下特点：一是讲求实效。本书编辑过程中，始终坚持从实际出发、实用出发，尽可能地贴近公文写作者的需要。内容选择不求全面而求结合实际；各文种的写法不求完整而求掌握要领；文字表示不求华丽而求简洁明快；范例的遴选不求出处而求典型适用。二是突出重点。本书简化了冗长抽象的理论，避开了枝枝蔓蔓的套话，直面主题，深入浅出地阐明写作方法。对必须掌握的知识做了反复强调，容易疏忽的地方刻意予以提醒，以引领读者把握精髓。三是写作规范。本书严格依照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》《中华人民共和国国家通用语言文字法》《标点符号用法》及有关规定编写，并经我省多年从事公文写作与审定的专家认真审核，具有较强的权威性和规范性。本书的修订面世，将使我们的公文研究、公文处理工作大大地推进一步。借此机会，谨向在文秘工作岗位上伏案耕耘、默默奉献的同仁们表示深深的敬意和诚挚的问候，向支持和帮助本书顺利编辑出版的各方人士表示衷心的感谢。广大的机关干部和文秘工作者如果能从书中获取教益，能对提高公文写作和运用水平有所帮助，就是我们的幸福和快慰。第一章公文写作规范第一节公文写作为什么要规范化一、公文的性质、特点、作用决定公文写作必须规范化公文，就是公务文书，是一切公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是各级各类机关、企事业单位、社会团体实施组织、管理、指挥的基本手段和重要工具。公文具有法定作者、法定权威、法定时效和法定体式等特点。就是说，公文是由法定的机关制发的，它代表制发机关发言，并代表制发机关行使法定职权，具有法定的权威性，具有一定的约束力或一定的制约作用。公文的写作与制发有特定的体例格式，并需要经过一定的处理程序，以维护其严肃性。公文一旦制发，就必须贯彻执行，使其发挥作用。在机关工作运行中，公文发挥着上令下达、下情上报和信息沟通等其他手段不可替代的重要作用。主要体现在以下几个方面：一是法规准绳作用。党和国家的各种法规都是以文件的形式制定和发布的。这些法规性文件一经发布，便成为人们的行为规范和行动准绳，必须依照执行，不得违反。二是领导指导作用。机关、单位通常采取制发文件的方式部署各项工作，传达党和国家的路线、方针、政策，传达各级领导机关以及本机关的意见与决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。三是宣传教育作用。机关、单位通过公文借以统一思想，提高认识，提高执行者和人民群众贯彻执行党和国家各项方针政策，完成各项工作任务的自觉性。四是公务联系作用。各机关、单位在处理日常事务工作中，以公文这种手段与上下左右的有关机关、单位进行工作上的联系，互相照知意图、协调关系等。五是凭证依据作用。公文是机关、单位公务活动的文字记录。一般说来，绝大多数公文在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。这是因为，既然每一份公文都反映了制发者的意图，那么对于受文方来说，就可以将公文作为安排工作、处理问题的依据。有些公文，如经过当事人双方共同签订的协议书、合同等公文，则具有比较明显的凭证作用。还有一些公文，诸如会议纪要、谈话记录、大事记等，都是机关工作活动的真实记录，具有明显的记载作用，可供日后利用和查考。六是信息交流作用。公文作为传递和交流信息的重要工具，在机关工作中发挥着重要的信息交流作用。各机关、单位与有关的上下左右机关、单位之间，常常通过公文传递取得其决策、方针、设想、意图、经验等信息。例如，上级通过下级送来的报告、请示、调查报告以及简报、总结等，及时了解掌握下级机关、单位的情况和动态，使其指导工作、解决问题及进行各项决策有了客观依据；而下级机关、单位通过阅读上级机关传递下来的指示、决策、通报、通知等文件，就能及时了解掌握有关信息，并根据这些信息及时开展工作和完成规定的任务。同时，一个机关、单位还可以通过“函件”公文，与不相隶属的机关、单位沟通信息，联系各种事宜。可以说，各级各类机关的正常运转，就是依赖这种上下左右的信息网络的作用，而公文正是形成这种信息网络的重要手段的工具。公文的性质、特点和作用，决定了公文写作的特性。主要是：（1）反映和体现党和国家方针政策的政治性、政策性；（2）密切结合工作实际和形势任务，反映客观需要，直接用于机关工作实践的实用性；（3）根据上级机关的指示、下级机关的请求、平行机关的需要，按照本机关领导的意图行文的受命性；（4）撰写快、传递快、处理快，提高机关的办事效率的时效性；（5）按照特定的程式、特定的体例格式标准和特定的写作程序进行写作的程式性；（6）忠实于机关领导意图，遵循机关工作的要求，按照事物的本来面貌进行写作，使公文符合客观实际，反映机关活动的职责权限的真实性；（7）条理清楚，层次分明，文字精练，用词准确，事实确凿，不讲套话、空话、废话，开门见山，明确具体，一目了然的明确性。综上所述，从公文的性质、特点、作用及其写作要求，可以看出公文不同于其他作品，其写作、制发和处理，必须按照其特有的规律、特定的体例格式，科学而规范地进行。公文写作是公文处理的基础环节，对公文的成败起着至关重要的作用。要更好地发挥公文的办事效用，就必须保证公文质量，而公文质量的基础，就在于公文的撰写。因此，公文处理工作的规范，最重要的是公文写作这一基础环节的规范。二、现代社会发展要求公文写作必须规范化公文作为一种普遍的管理工具，为了发挥其效用，规范化建设至关重要。人类自步入文明社会使用公文这一管理工具开始，历朝历代，随着对公文的研究、使用和发展，对公文的规范也相应做了大量工作。新中国成立以后，国家对公文的规范化更为重视。1951年政务院颁发了《公文处理暂行办法》，1957年国务院秘书厅对《办法》又做了修订颁发，使行政机关的公文处理工作逐步走上了规范的路子。七十年代以后，党政机关更重视公文处理工作，开始把公文作为一门独立的学科来研究，并努力使之规范化。为适应社会主义现代化建设新形势的要求，改进公文处理工作，提高公文运转效率，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，1987年2月18日国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》，对行文规则做了明确规定。1993年11月21日、2000年8月24日国务院办公厅和国务院又先后发布了《国家行政机关公文处理办法》。这两次发布的《办法》，是根据政府机构改革和机关职能及工作方式的转变，公文处理工作中遇到的新情况、新变化，在总结以往实践经验、广泛征求各方面意见的基础上修订的。《办法》施行后，对调整和规范一个时期国家行政机关公文处理工作都产生了明显而深刻的影响。特别是2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的实施，使公文处理在法律效力和权威性方面得到了提升，上了一个层次。为了适应党政机关工作需要，推动党政机关公文处理工作实现制度化、科学化、规范化，2012年中共中央办公厅、国务院办公厅发布了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）。《条例》的实施，必将使新时期公文处理工作的建设和发展上一个新的台阶。现代社会的发展日新月异。从当代管理科学化的角度讲，机关公文作为各级各类机关管理的重要工具，加强规范化建设很有必要。不仅机关公文处理工作应当规范化，公文写作规程、格式应当规范化，就是文书写作中的术语、概念、数字、标点符号、计量单位的表述和使用都应当规范化。从工作效率在管理中的价值效益讲，公文作为机关赖以指挥、协调工作的主要手段之一，其效率是直接影响和制约整个机关工作效率的重要因素。所以，提高机关公文处理效率是机关工作提高效率的保证和条件。优秀的机关公文写作本身就是效率的体现。从创新的角度讲，在现代社会发展中，新文种不断涌现，需要对公文进行不断地总结和研究。如经济调节、市场监管、公共管理、社会服务和信息工作中涌现出来的新文种处理，许多公文写作中涉及的新学科、新知识，都需要我们认真学习和研究，以达到更好地运用公文这一重要工具指导和推进各项工作健康发展的目的。社会在发展，时代在前进，机关工作必须高效率，才能适应飞速发展的形势要求。高效率的机关工作，就要有高水平、高质量的公文写作与处理效率作保证。因此，公文写作规范是时代的需要，是社会发展的必然要求。三、机关工作的现实需要公文写作必须规范化机关公文的写作与处理，直接关系着各级各类机关职能作用的发挥，甚至可以说关系着整个国家机器的运转效率。因此，公文处理工作特别是公文写作及其研究，受到了各级机关、领导及文秘人员的重视。20多年来，随着文秘科学研究的兴起和发展，机关公文处理、公文写作的研究更是蓬勃发展。各级机关根据经济社会发展形势和机关建设的需要，不仅把公文写作知识作为报考公务员的必备条件之一，而且还定期、不定期地开办公文处理、公文写作培训班，加强在岗人员的培训。各大专院校及研究、培训中心有的开办了秘书班或开设了文秘课程；有的设置了文秘函授部；有的组织了文秘研究会或秘书学会，都十分注重公文写作的培训和研究。与公文处理尤其是公文写作有关的出版物如秘书学、文秘工作辞典、文书写作辞典、公文写作学、公文写作大全等汗牛充栋。在贯彻《办法》20多年中，特别是《条例》发布以后，各级机关都把公文处理工作列为机关建设的重要内容，注重和加强了公文处理工作的规范化、制度化、科学化建设，工作效率和工作质量不断提高，为机关的高效运转和经济社会的发展，发挥了重要作用。但是，应该清醒地看到，当前各级各类机关公文的写作与处理还存在着很多亟待解决的问题。机关、单位制发的公文中，越级行文、文种乱用、会签不全、文理不通、乱抄滥送的现象俯拾皆是。还有相当数量的机关、单位文稿质量不高、制发审签无序、行文格式不统一，唯长官意见是从，不按程序办文的问题仍然突出。这些弊端，不仅阻碍着公文处理工作的规范化，而且严重影响了机关的办事效率和工作质量。存在上述问题，究其原因，主要有以下几个方面。一是机关工作人员文秘专业知识水平结构参差不齐。机关从事文秘工作的人员中，除大专院校毕业分配人员极少数经过文秘专业学习外，绝大多数人员是通过短期培训和在岗“热炒热卖”自学，或以工带干边干边学来掌握公文写作和处理的。二是机关文秘工作人员变动较大。随着政府职能转变和机构改革，一些有文秘专业知识和实际工作经验的人员，有的走上了领导工作岗位，有的改行到了企事业单位，有的退居二线或退休。而新充实到机关工作的文秘人员和到机关分管文秘工作的负责