EXCEL在人力资源中的运用

EXCEL在人力资源管理中的运用郑荔慧2010年8月交流内容：•初识EXCEL•小技巧使EXCEL操作提速•EXCEL在人力资源管理中的运用Page3交流内容：•初识EXCEL•小技巧使EXCEL操作提速•EXCEL在人力资源管理中的运用Page4•EXCEL主要功能初识EXCEL：数据处理与操作图表与图形公式与函数数据分析宏与VBAPage5•EXCEL主要功能初识EXCEL：Page6•商业报表制作流程Data数据录入数据整理计算与分析呈现与表达Information初识EXCEL：Page7•EXCEL用户的5个层次初识EXCEL：刚刚开始接触基本掌握常用功能熟练使用常用功能+数据透视表+公式…+数组公式+VBA简单编程Excel技能+专业知识+行业经验新手初级用户中级用户高级用户专家Page8交流内容：•初识EXCEL•小技巧使EXCEL操作提速•EXCEL在人力资源管理中的运用Page9小技巧使EXCEL操作提速：•功能键•组合键快捷键•路径：【视图】—【工具栏】—【自定义】个性化工具栏•常用操作技巧案例技巧分享Page10交流内容：•初识EXCEL•小技巧使EXCEL操作提速•EXCEL在人力资源管理中的运用Page11函数与公式-什么是公式序号公式说明1=15*3+20*2包含常量运算的公式2=A1*3+A2*2包含单元格引用的公式3=单价*数量包含名称的公式4=SUM(A1*3,A2*2)包含函数的公式公式是以“=”为引导，通过运算符按照一定的顺序组合进行数据运算处理的等式。Page12函数与公式-什么是函数规则数据结果函数IF（A3100,40,0）A3=200D3D3=40函数的作用：将指定的数据按照一定的规则转化为需要的结果Page13函数的类型•数学函数（如SUM、ROUND、INT、MOD、SUMIF、ABS）•查询和引用函数（如VLOOKUP、COLUMN）•文本函数（如LEFT、RIGHT、LEN）•统计函数（如COUNTIF、RANK）•日期和时间函数（如YEAR、MONTH、TODAY、DATEDIF、WORKDAY）•逻辑函数（如IF、NOT）•信息函数•……•“常用函数”中归集了使用率较高的函数通过EXCEL即可自学Page14EXCEL在具体工作情景下的运用：•场景再现：•1、行政部要求提供每个月生日的员工名单•2、建发集团30年周年庆要求了解员工公司龄•3、计算带薪年休假，需要统计员工工龄……时间函数Page15时间函数：•DATEDIF函数•用途：计算两个时间之间的天数、月数或年数•语法：DATEDIF(start_date,end_date,unit)•举例：datedif(”2008/7/12”,”2010/7/1”,”Y”)=1•说明：unit代码函数返回值y时间段中的整年数m时间段中的整月数d时间段中的天数md忽略日期中的年和月，计算天数差ym忽略日期中的年和日，计算月数差yd忽略日期中的年，计算天数差Page16EXCEL在具体工作情景下的运用：•场景再现：•1、制作工资表，需要从公积金、社保、考核工资数据表中分别导入相应的数据。•2、本月有大量的人员新参企业年金，需要在指定模板中录入人员的基本情况（年龄、身份证号、性别等）•3、核对两份看似相近的数据的差异……VLOOKUP函数Page17查找函数：•VLOOKUP函数•用途：在给定区域的首列里查找目标数据，然后返回目标数值所在行里某一列的相关值•语法：VLOOKUP(需查找值，范围，相对列的序号，真/假)VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,rang_lookup）•注意：1、要求“查找值”必须出现在选定“范围”的首列2、“查找值”与“范围”首列值的格式必须相同（如同为文本、同为数值）3、“范围”所在的数据表格必须格式规范（无合并单元格）4、可以用column函数来定义相对列所在的列的数值Page18EXCEL在具体工作情景下的运用：•场景再现：•1、计算员工的带薪年休假•2、判断员工培训成绩是否达标与否•3、计算个人所得税……IF函数Page19逻辑函数：•IF函数•用途：按指定的条件计算满足条件选项•语法：IF(条件表达式，满足条件时的返回值，不满足条件时的返回值)IF（logicaltest,valueiftrue,valueiffalse）举例：对月出勤超过22天的员工做“全勤”备注,低于22天的显示实际出勤天数A列B列C列D列=If(C列=22,全勤,C列)序号姓名出勤备注1张三20202李四23全勤3王五21214贾六22全勤Page20EXCEL在具体工作情景下的运用：•场景再现：•1、年底了，公司要求HR给每一位员工发放收入明细单•2、年终大会临近，手边一堆的获奖证书、奖品通知单要打印•3、此次落选的应聘者很多，应该要一一发放婉拒信……邮件合并Page21EXCEL在具体工作情景下的运用：•场景再现：•1、对公司人力资源现状进行基础分析（年龄、性别、学历、系列）•2、对分析招聘网站上近期集中应聘者的主要情况进行分析•3、填写集团每个月要求的人员进出流动表……•步骤：【插入】-【数据透视表】-按导示操作：选中要分析的数据列……数据透视表Page22EXCEL在具体工作情景下的运用：•场景再现：月工资表中需要按照每个部门来进行单月小计和公司合计操作：【数据】-【分类汇总】分类汇总Page23结束语：•谢谢大家！Page24小技巧使EXCEL操作提速：•功能键，例如：•F4：重复上一次操作•F5：显示“定位”对话框•F12：显示“另存为”对话框•组合键，例如：•ctrl+x：剪切ctrl+f：查找•ctrl+z：撤销上一步ctrl+h：查找•ctrl+F2：预览alt+enter:在单元格中换行•ctrl+p：打印ctrL+home:移动到工作表的开头