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第1页共8页内部备忘录InnerMemorandum为规范公司内部行文，实现文件处理的规范化、科学化，特制定如下行文规定。一、报告审批表1、使用范围：各部门向总经理请示工作决策、报告工作进展时采用。2、规范格式：①要求正文字体为宋体五号字（“报告事宜”需刷黑）；行距为固定值22磅，首行缩进2个字符；页面设置为上边距2.5cm，其余三边距均为2cm；插入页眉页脚，格式如本文（详见附件1）。②档号编排规则：XX【年份】XXX部门发文流水号（从001开始）部门英文缩写部门英文缩写如下：部门缩写总经理室GM行政人事部HR财务部FIN3、呈报及保管：要求各部门自行呈报及保管，必要时提交行政人事部备案。二、内部备忘录1、行政人事部为公司级内部备忘录的控制及管理归口部门。2、使用范围：各部门重要工作、规章制度、操作流程等以文字形式存档时采用。3、规范格式：①全文均使用宋体字，表头内“文件名称”为四号（刷黑）、其余为小四号字，正文一律使用五号字；行距、页面设置、页眉页脚等要求同《报告审批表》（详见附件2）。②类别/档号的编排同《报告审批表》的档号编排规则。文件名称Subject关于规范内部行文的规定拟稿From行政人事部：类别/档号FolioHR【2011】001号审批Approve总经理：页/份Page8/1收件To公司各部门签发日期Date2012年2月10日第2页共8页③表头内的“页/份”分别是指文件的页数和分发的份数。4、拟稿：由部门负责人或其指定人员拟稿，文件送审前要征求执行文件有关部门的意见，必要时取得会签认可或联名拟稿。5、审批：公司级文件的审批人为总经理。6、报批：拟稿人本人负责文件的报批工作，以便于领导询问文件细节时能及时答复。7、发放及保管：拟稿人完成文件的报批后，将文件原件送至行政人事部，由行政人事专员负责复印、分发，并将文件原件和电子档分别存档，同时做好文件存档目录以便于查阅；各部门也应有专人负责部门文件的保管工作，行政人事部将对此进行不定期抽查。8、执行：各部门应在认真传达学习的基础上，重点抓好落实、执行工作，这是每一份文件制定的出发点和落脚点。三、内部工作联系函1、使用范围：各部门之间信息传递、协调沟通时采用。2、规范格式：①要求表头内及正文字体均为宋体五号字（表头内“主题”需刷黑）；行距、页面设置、页眉页脚要求同《报告审批表》（详见附件3）。②函件编号同《报告审批表》的档号编排规则，另需在部门英文缩写和【年份】间添加“函字”。3、签发及保管：各部门函件由本部门第一负责人审核、签发，由部门指定专人负责发放、保管，必要时提交行政人事部备案。四、会议纪要1、使用范围：公司例会、各项专题例会及部门例会形成会议纪要时采用。2、规范格式：要求正文字体为宋体五号字（“会议议题”需刷黑）；行距、页面设置、页眉页脚要求同《报告审批表》（详见附件4）。3、公司级会议纪要由行政人事专员负责记录，由行政人事部经理审核无误后，经会议主持人签发相关部门，原件留存行政人事部备案。4、各项专题会议纪要由会议召集部门指定专人负责记录，经会议主持人签发至相关部门，原件留存行政人事部备案。5、部门级会议纪要由各部门自行指定人员记录，各部门自行备案。五、晋级任命书1、使用范围：公司内部员工调动、晋升、任命时采用。第3页共8页2、规范格式：要求页面排头用LOGO公司全称宋体40号字居中（公司全称需用刷红），发行编号用宋体五号字居中，标题用宋体四号字居中，正文字体为宋体四号字（“会议议题”需刷黑）等（详见附件5）。3、公司内部人事调动任命要由行政人事专员负责起草，由行政人事部经理审核无误后，经总经理签发张榜，原件留存行政人事部备案。五、本规定自签发之日起执行。附件1：《报告审批表》格式样本附件2：《内部备忘录》格式样本附件3：《内部工作联系函》格式样本附件4：《会议纪要》格式样本附件5：《晋级任命通知书》格式样本第4页共8页报告审批表档号：HR【2012】001呈送：陈总申报部门：行政人事部报告事由：关于餐饮部员工工作时间调整的报告日期：2012-02-09为了提高工作效率，合理的规划餐饮部工作，保障正常的服务接待，特对餐饮部员工工作时间做如下规定：一、员工正常班次每日9：30——21：00（21:00后每超过一小时，按照加班一小时来计算）二、值班员工班次1、每日9：30——21：00（中午不休息，直至当日收市完毕，且21:00后每超过一小时，按照加班一小时来计算）2、次日12:00——21:00（21:00后每超过一小时，按照加班一小时来计算，以此类推）三、若员工当日工作超过24:00的，则次日上班时间是16:00——21:00（21:00后每超过一小时，按照加班一小时来计算）批复意见：总经理（签字）文件签收登记处收文部门文件签收人收文部门文件签收人总经理室（1份）营销部（1份）餐饮部（1份）财务部（1份）客房部（1份）行政人事部（1份）保安部（1份）后勤部（1份）第5页共8页内部备忘录InnerMemorandum正文。。。。。。。。。。。。。。。。。。文件签收登记处收文部门文件签收人收文部门文件签收人总经理室（1份）营销部（1份）餐饮部（1份）财务部（1份）客房部（1份）行政人事部（1份）保安部（1份）后勤部（1份）文件名称Subject关于******规定拟稿From行政人事部：类别/档号FolioHR【2012】001号审批Approve总经理：页/份Page/收件To各部门签发日期Date年月日第6页共8页内部工作联系函内容。。。。。。。。。。。。。。。。。发文时间函件编号XX函字【年份】XXX主题发函部门负责人签名收函部门抄报文件签收登记处收文部门文件签收人收文部门文件签收人总经理室（1份）营销部（1份）餐饮部（1份）财务部（1份）客房部（1份）行政人事部（1份）保安部（1份）后勤部（1份）第7页共8页会议纪要会议议题：时间：地点：会议主持：参会人员：缺席人员：记录人：会议内容：第8页共8页**************酒店管理有限公司*****酒店HR发〔2012〕**号关于**同志的任命通知书公司各部门：正文主题词：关于***同志任命通知抄送：*********************酒店管理有限公司年月日发