搜索
公文筐测验高级人力资源管理师认证培训一、公文筐测验理论专题公文筐测验1、公文筐测验的功能与特征2、公文筐测验的实施程序3、公文筐测验的编制4、公文筐测验的结果评定1、公文筐测验的功能与特征公文筐测验又称为公文处理测验。应试者通常扮演某一领导者的角色，处理一系列信函或文稿，包括通知、报告、电话记录、办公室的备忘录等。该测验比较适合测量中高层管理者的计划、决策和授权等方面的能力。1、公文筐测验的功能与特征公文筐测验的所有题目都来自于管理工作的实战，通过考察被测评者在处理具体业务中的表现，评估其关键能力。在国外，公文筐测验是评价中、高层管理人员的重要测评工具，也是评价中心技术中应用得最多的一种情境模拟测试手段。据国外学者所做的一项调查研究，95%的评价中心都采用了公文筐测验。在美国，该测验目前已被1000多家知名企业所采用，除美国电报电话公司外，福特汽车、通用电气等诸多大型企业集团均将公文筐测验作为企业管理人员选拔、测评的重要手段。公文筐测验的特点公文筐测验把被试置于模拟的工作情境中去完成一系列的工作，与通常的纸笔测验相比，显得生动而不呆板，较能反映被试的真实能力水平；与结构化面试、无领导小组讨论等其他测评技术相比，它提供给被试的背景信息和测验材料以及被试的作答都是以书面形式完成的，一方面考虑到被试者在日常工作中接触和处理大量文件的需要，另一方面也为每一位被试提供了工作的前提条件和机会相等的情境。公文筐测验可以同时对大批量的被试进行测试，这也是其他情境测验所无法比拟的。公文筐测验的特点公文筐测验是评价担任特定职务的管理人员在典型职业环境中获取/研究有关资料、妥善处理各类信息、准确做出管理决策、有效开展指挥、协调和控制能力及其现场行为表现的综合性测验。公文筐测验的优点测评情境具有很高的似真性。1、考察的内容范围广。文件的内容可以多种多样。2、开放性强。应试者作答的发挥空间很大。3、操作实施比较简便。4、具有很高的效度。公文筐测验的缺点1、评价者与应试者之间通常没有互动交流。2、编一套好题比较难。3、评分比较难。信度从信度上看，公文筐测验给每个被试提供相等的条件和机会，比较公平，不会因为情境的不同或者小组成员的差异等因素而影响测评结果。而且，对于被试处理方式优劣的评价，不是个人单独决定，而是由几位评价者共同讨论决定。这有助于提高该方法的信度。效度从效度上看，公文筐所采用的文件都是取材于实际的管理活动，几乎都类似于被试所拟任职位上日常需要处理的文件，有时候直接选取真实文件。同时，处理公文这样一项管理活动也是任何一个管理者在日常生活中经常遇到的事情。这样，被试者很熟悉公文筐测验的目的所在，非常容易接受此种表面效度高的测评方式。也有一些研究表明公文筐测验具有良好的内容效度。虽然公文筐在测验过程中采用的是静态的考察方式，但是其材料包罗万象，范围广泛，任何静态的测评要素，比如背景知识、专业知识、操作经验以及能力倾向等都可以隐含于文件之中，对被试的潜在能力和综合素质进行考察。公文筐测验有很好的预测效度。西方有研究者观察了51人的工作实际绩效后发现，工作绩效与公文筐测验之间的相关度高达0.42；还有人发现公文筐测验的绩效与日后三年内的晋升之间的相关度为0.32。公文筐测验的功能公文筐测验除了能够挑选出有潜力的管理人才，用做评价、选拔管理人员外，还可以用做培训，训练他们的管理与合作能力，使选拔过程成为培训过程的开始，使参加测验的被试提高其管理技巧、解决人际冲突的和组织内部各部门间的摩擦的技巧，以及为人力资源计划和组织设计提供信息。西方有研究表明，公文筐测验的结果与培训成功间的相关达到0.18-0.36。2、公文筐测验的实施程序测评前的准备1.要有清楚、详细的指导语2.测验材料背景材料包括应试者的特定身份、工作职能和组织机构等。测验材料包括信函、报告、请示、备忘录等。3.答题纸。4.事先编制好评分标准必要时可给出好、中、差三种情况的特征描述。5.安排一个尽可能与真实情境相似的环境公文筐测验答题纸应试者编号：姓名：竞聘职位：文件序号：处理意见：签名：年月日处理理由：开始阶段主考官宣读指导语，并对测验要求作一简要介绍，强调有关注意事项。一般用10分钟，关键让应试者尽快进入情境，明确自己的角色，以便正式作答。应试者在这个阶段有任何不清楚的问题可以向主考官提问。正式测评阶段通常需要2小时。应试者一般需要独立工作，没有机会与外界进行任何方式的交流。应试者有任何问题都不得提问。应试者处理文件时，主试者应注意对其进行观察，了解他们是如何工作的；对这些公文的处理是否互有联系；是授权别人干工作，还是自己干所有的工作；紧张程度如何，等等；主试者可以做适当的记录，为后面的评价提供信息。评价阶段主试者对应试者的回答在现场翻看一下，必要时可以追问一些问题。主试者不仅要看应试者的文件处理方式方法，还要看文件处理办法背后的理由说明，综合评价。3、公文筐测验的编制确定测评要素通过工作分析或胜任力特征分析来明确拟任岗位的要求。充分考虑公文筐测验的特点进行取舍，并确定各个要素应占多大的比例。通常公文筐测验法可以考察：计划、组织、预测、决策、沟通能力。为了便于编制文件，通常要给出各测评要素的简要的操作性定义。以市场总监为例给出五种能力的操作性定义：计划能力是指被测评者在分析每一既得信息所反映的问题、问题产生的根源以及各问题间的相互关系并据此确定工和目标、工作任务、工作方法和工作实施步骤的能力。对于市场总监来讲，就是考察他（她）在特定的外部竞争环境和内部资源条件下进行产品计划、价格计划、分销计划和促销计划的能力。滚动计划法的应用情况、计划的可行性、实施所需时间/成本以及风险度是考评管理者计划能力关键指标以市场总监为例组织能力是指被测评者按照各项既定工作任务的重要和紧急程度安排工作次序、调配人力/物力/财力资源、合理分工/授权并进行相应组织机构或人事调整的能力。当某大区的商品营业额出现大幅度滑坡时，市场总监往往要组织增派促销人员，调拨促销用品、加大营销费用，授予大区市场经理临时特别权力，甚至调整大区市场部组织机构或管理班子来加以应对。工作次序安排、资源配置、工作分工/授权情况以及组织措施的成本和风险度是考评管理者组织能力的关键指标。以市场总监为例预测能力是指被测评者对模拟工作环境中相互关联的各类因素及总体形势未来发展趋势进行准确判断并预先采取相应措施的能力。竞争对手在某中心城市的各大商场刚刚投放一种明显优于公司现有主导产品的新产品，而该城市正是公司计划下一步重点经营的目标市场——准确的预测及有效的应对措施此时对市场总监来讲就显得十分关键。对工作环境中各类相关因素及总体形势未来发展的多种可能性及其发生概率的分析论证、各种防范/因应措施的合理性是考证管理者预测能力的关键指标。以市场总监为例决策能力是指被测评者在解决实际工作问题（特别是解决重要且紧急的关键问题）时策划并选择高质量方案的能力。公司的新产品已被消费者认同，销售额和利润正在快速增长，仿制品也开始进入市场——是重点开拓全新市场、建立新的分销渠道，还是在已开发市场转变广告宣传策略、降低促销呢？这就需要市场总监审时度势、全面斟酌、正确决策，决策目标的清晰程度、备择方案（一般为两到三个）的可行性、各方案的评价比较和最终确定的考评管理者决策能力的关键指标。以市场总监为例沟通能力是指被测评者通过局面形式准确表达个人思想和意见的能力。实际工作中，市场总监会经常以电子邮件、传真、信函或公文的形式与各大区经理进行工作交流、根据市场人员状况和市场竞争态势对大区经理进行适时的工作指导、对大区经理进行日常慰问和精神鼓励等等——这就需要良好的书面沟通能力。沟通网络和沟通方式的选择、信息的准确性、思维的逻辑性、结构的层次性、文字的流畅性是考评管理者沟通能力的关键指标。编制文件收集文件素材。不能凭空杜撰，而应该来自任职者的实际工作。可以请较好的任职者通过关键事件法分析归纳得出。筛选、加工文件素材。要注意考试对单位内部和外部应试者的公平性。编制文件信函、备忘录、报告、请示、便条等。通常有三种类型：批阅类、决策类和完善类。编制的文件应当是：具有典型性；主题突出；难度适中。试测与收集答案组织几十名在职的有关人员作答，统计分析区分效度。有经验的管理者可以为公文筐测验提供比较合适的答案。制定答案及评分标准让有经验的高层领导人或主管对答案用三级量表（好、中、差）评定，并进一步确认题目所测试的要素以及答案可能反映出的应试者的能力水平。4、公文筐测验的结果评定评分标准的设计（包括三方面内容）：1、测评指标：反映应试者素质、资格的典型行为表现；2、水平刻度：描述这些行为表现所体现能力、素质或资格条件的数量水平或质量等级的量表系统；3、测评规则：一定水平刻度与一定测评指标之间的对应关系。测评指标的确定可以采用当前国际上盛行的行为定位法。这种方法不关注应试者之间的比较，而是有一个行为性的测评基准点，寻求有效的行为表现与无效的行为表现的区别以及不同行为所产生的效果。测评指标可以整理成的不同形式：1、操作定义式：如对于“人际交往的意识与技巧”可以定义为“人际合作主动；理解组织中的权属关系；人际间适应；有效沟通；处理人际关系原则性和灵活性相结合”。2、极端特征式：高分特征；低分特征3、典型行为描述式编号姓名性别年龄文化程度竞聘岗位测评要素观察要素满分得分备注问题解决洞察问题觉察问题的起因，把握相关问题的联系，归纳综合，形成正确判断，预见问题的可能后果。10解决问题提出解决问题的有效措施并付诸实施，即使在情况不明朗时也能及时决策。10计划统筹确定正确、现实、富于前瞻性的目标安排和实现目标的有效举措和行动步骤，预定正确可靠的行动时间表。10日常管理任用授权给下属分派与其职责、专长相适应的任务，给下属提供完成任务所必需的人、财、物、支持，调动使用下属的力量，发挥下属的特长和潜能。10指导控制给下属指明行动和努力的方向，适时地发起、促进或终止有关工作，维护组织机构的正常运转，监督、控制经费开支及其它资源10组织协调协调各项工作和下属的行动，使之成为有机的整体，按一定的原则要求，调节不同利益方向的矛盾冲突。10团结下属理解、尊重下属，倾听下属意见，爱护下属的积极性，帮助下属适应新的工作要求，重视并在可能条件下促进下属的个人发展。10个人效能注重实干、效率和行动，合理有效地使用、分配、控制自己的时间。10考官评语考官签字：评分标准的样例计划能力好：能够有条不紊地处理各种公文和信息材料，并根据信息的性质和轻重缓急对信息进行准确地分类处理。在处理问题时，能及时提出切实可行的解决方案，主要表现在能系统地事先安排和分配工作，注意不同信息之间的关系，有效地利用人、财、物和信息资源。中：分析和处理问题时能够区分事件的轻重缓急，能够看到不同信息间的关系，但解决问题的办法不是很有效，在资源的分配与调用方面也不尽合理。差：处理各种公文和信息材料时不分轻重缓急，没有觉察到各种事件之间的内在联系。解决问题时没有考虑到时间、成本和资源方面的种种限制，以致提出的问题解决办法不可行。1-2分轻重缓急不分，专业知识欠缺，考虑问题不周，解决问题措施不得力3-4分未能抓住重点，专业知识有所欠缺，考虑问题欠周，解决问题措施欠得力5-6分尚能分清主次，有专业知识，考虑问题较周，解决问题措施较得力7-8分能抓住重点，能灵活运用专业知识，考虑问题周到，解决问题措施得力9-10分能分清轻重缓急，急件处理及时，专业知识丰富，考虑问题非常周到，解决问题措施非常得力公文处理评分标准评定标准的把握让主试者熟悉测评要素的内涵和拟任岗位的要求评价练习评定结果的汇总协议法统计法1、总分和去高低分法2、要素和去高低分法计分结果举例：测验总分数比较0102030405060708090杜艳邹艳杰郑国强魏勇帆王志立卢豫胡洪杰马忠彭红星分数分析性思维维度分数比较02468101214杜艳邹艳杰郑国强魏勇帆王志立卢豫胡洪杰马忠彭红星分数张强的文件筐测验结果012345关注秩序信息获得人际沟通客户服务意识指挥他人分析性思维综合性思维自控能力胜任特征等级计分结果