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人事档案整理培训讲义概述人事档案整理工作的概念、类型、要求人事档案的分类和材料的归类人事档案材料的排序与编目人事档案材料的复制与加工人事档案材料的装订与入库人事档案保管和保护第一节人事档案整理工作的概念、类型、要求一、人事档案整理工作的概念人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，它是将收集起来的每个员工的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在基础上，不断地对档案内容进行补充的工作。企业人事档案整理的程序一般分为以下八个步骤：企业人事档案材料的鉴别企业人事档案材料的分类企业人事档案材料的排序企业人事档案材料的编目企业人事档案材料的复制企业人事档案材料的技术加工企业人事档案材料的装订企业人事档案材料的验收入库只有经过这些步骤，才能使收集来的材料从分散到集中，从零星到系统，从而使之系统化、条理化。二、企业人事档案整理的类型常规整理，就是对新建档案的整理。局部整理，也叫续整。就是因补充新材料而对原有整理过的档案进行部分整理。其特点是：针对性强（哪份档案有新材料就整理哪份，是第几类的材料，就续在第几类后面）；企业人事档案整理的类型就其范围来说，可分为常规整理和局部整理。三、整理工作的基本要求1.整理企业档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。2.整理企业档案，事先要收集好企业档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、等必需的物品和设备。3.整理企业档案的人员，必须努力学习党的企业工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理企业档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。四、整理工作应注意的事项必须认真做到以下几点：1.在整理档案时，严禁抽烟，以确保档案安全。2.不得私自涂改、抽取或伪造材料。3.不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，需进行登记，经主管领导批准后分情况予以处理。4.在整理档案的过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露企业人事档案内容。第二节企业人事档案的分类和材料的归类一、企业人事档案内容的分类其显著特点，是以人头为单位实行一人一档，以卷为单位进行立卷。目前北汽株洲分公司采用的是员工编号即为档案号的划分方法,实物摆放按在职人员、离职人员、退休人员、死亡人员排列，再把同类的档案按流水号顺序依次从上到下、从左到右摆放排列。其档号由“一级类目-员工编号”构成,例:R-526R——大类代字一级类目（人事档案）526——员工编号（第526个员工）企业档案分类的方法中组部1991年制定的《企业档案工作条例》，把企业人事档案材料按其内容性质分为十大类：第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、成绩、审批材料）；第五类政治历史情况审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类奖励材料（包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹）；第八类处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料。第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。二、企业档案材料的归类企业人事档案材料归类的概念企业人事档案材料的归类，就是按照分类的规定，将经过鉴别的档案材料归入所属类别，通俗地说，就是将材料“对号入座”。归类是按照每份企业档案材料的内容或其名称归入相应的类别。分类的对象是企业档案内容，而归类的对象则是企业档案材料；分类带有法规性、依据性（企业档案工作条例），而归类是把分类的规定和原理运用于具体材料的一项实际工作。企业人事档案材料归类的一般原则和方法一般的方法和步骤是：首先看材料的名称，其次看材料的内容，这两种方法和前面讲过的企业分类方法基本一致，不再解释了。第三种方法是看材料的价值作用，一方面是参考作用。那么体现在档案的价值上也是两种，一种是具有凭证价值的材料，另一种是具有参考价值的材料，因此在进行企业档案材料归类时，不可忽视档案材料的价值因素。企业档案的第九类都是具有凭证价值的材料，第十类是具有参考价值的材料，比如死亡生平、残疾鉴定表等。常见的企业档案归类第一类履历材料：企业履历表（书）、简历表、企业、工人、教师、军人、学生登记表，应征公民入伍登记表、退伍登记表、接受再教育审批表、招工登记表等各类人员登记表，更改姓名材料。第一类在进行企业档案归类时，还应注意以下几点：①带自传的履历表与其他自传内容不重复的归二类；②涉及企业政历问题或记载审查情况的登记表归五类；③有任免职务内容的登记表归九类。第二类自传及属于自传性质的材料第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的企业表现情况材料，作为企业任免、调动依据的正式考察材料；年终考核登记表（工作总结可不归档），公务员考评表，企业考核和审计考核的综合材料。第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申批表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表；套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；企业的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。下列材料不应归入本人档案：评定专业技术职务时企业本人写的论文、技术报告、技术设计及图纸；报考和毕业的各科试卷、毕业设计、实习报告、毕业证、学位证、准考证、结业证。第五类政审材料：审查企业政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改企业的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。第五类中不应归入档案的材料：信封、调函、外调提纲、调查线索、外调介绍信、审查结论和调查报考的草稿，未经查证的有关企业政历问题的检举材料。第六类加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书（1－2份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。一般性的入党思想汇报不归档。第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料；各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。荣誉证书不归档。第八类企业违犯党纪、政纪、国法等材料，处分决定（免于处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料，甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。第九类企业工资级别登记表，职务工资变动登记表、企业调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；企业任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表；聘用企业合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业企业审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。在第九类任免材料归档中应注意：以红头文件下的任免通知不属于企业档案材料的收集范围。但在实际中，有些单位由于企业档案中缺少“任免呈报表”，而将任免通知归入企业个人档案，按照《企业人事档案材料收集归档规定》的要求，对已归档的任免通知可根据不同情况进行处理：(1)凡近几年内任免职务的，应填写“企业任免表”，同时将任免通知抽出转交文书档案或销毁；(2)因年代久远或单位变迁等原因无法补填“任免呈报表”的，任免通知可留在档案中。第十类其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残废等级材料；企业逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书，大、中专分配报到证等。必须要注意，十类材料必须精炼和确有参考价值，不能把十类当作“回收站”。一般性体检表和超过五年以上的体检表、结婚证明、探亲报告表、企业调动介绍信、工资调动介绍信不归档。第三节企业人事档案材料的排序与编目一．企业档案材料的排序其含义是指每类所含材料的排列顺序。排序要求1.档案材料的排序，必须遵循企业档案本身自然形成的规律，保持材料之间的内在联系和材料之间的衔接。2.档案材料的排序，是固定卷内材料的一种手段，必须以方便利用为原则。因此，材料的排序要有一定的规律性。3.鉴于档案立卷后仍处于动态性管理，因此材料的排序，还必须考虑到以后有利于新材料的补充。企业档案排序的基本方式1.按材料形成时间的先后进行排序。适合这种排列方式的有第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类。以第一类材料形成时间排列登记目录为例（见附表一）2.按材料内容的主次关系进行排列这种排列方式是：一个类中有几个问题的材料，按主次及材料之间的联系进行排序，这种排列方式的特点是脉络分明，企业档案材料中的第五类、第六类、第八类就是按照这种方式。以第六类材料登记目录排序顺序为例（见附表二）第五类、第八类的排列基本相同，排列顺序为：上级批复、结论（处分决定），本人对结论的意见，调查报告，本人检讨或交代，证明材料等。以第五类为例（见附表三）同一问题多次审查材料的排序顺序以第五类、八类为例（见附表四）类号材料名称材料形成时间一履历材料1中学生登记表1976年7月3日2招工登记表1976年9月1日3应征公民登记表1977年12月3日4退伍军人登记表1980年11月2日5职工登记表1981年1月5日6企业履历表1986年10月2日7附表一第一类材料排序编目登记类号材料名称材料形成时间份数页数六加入党团材料1入团志愿书1974年5月1日132入团申请书1972年4月1日123退团登记表1980年5月1日114入党志愿书1986年7月1日1125入党申请书1987年7月1日156积极分子培养登记1988年7月1日157个人申请转正报告1991年7月1日148组织对转正意见1991年7月1日12附表二以第六类材料登记目录顺序排序类号材料名称五政审材料1上级批复2结论3本人对结论的意见4调查报告5调查证明材料6本人交代材料附表三一次性审查材料排序编目登记类号材料名称五政审材料最后一次审查（复查）材料1批复2结论处分或甄别结论3本人对结论或处分意见4其他问题的结论性材料第二次审查材料6（材料的排序内容同上）7附表四同一问题的多次审查材料目录排序登记3.按问题结合时间进行顺序排序一个类内有几个问题的材料，先按问题分开，在一个问题内按材料的形成时间顺序由远及近排列，这种排列方式特点是：眉目清楚，层次分明，企业档案材料中第四类、第九类就是用这种方式进行排序。第四类、第九类包括的内容较多，我们可以采取二级分类排列方式进行排序编目。（见附表五、附表六）类号材料名称四学历、培训、专业技术材料4—11初中毕业生登记表2高中毕业生登记表3大、中专院校报考登记表4入学通知书54—21短期培训登记表2结业证明材料4—31专业技术推荐表2专业技术职务评审表（初级）3专业技术职务聘任通知（初级）附表五以第四类为例目录登记排序类号材料名称九工资、任免、军衔、出国等材料9—11工人工资登记表（以下按材料时间排序）2转正定级工资表3企业工资定级表9—21聘用企业登记表（按材料形成时间排序）2聘用合同书9—31授予军衔审批报告表（按材料时间排序）2军队专业企业登记表9—41出国（境）人员登记表（按材料时间排序）2出国（境）人员备案表附表六以第九类为例编目登记企业档案的全部材料按以上顺序排列好后，在