新建医院信息化建设项目的采购实践探索

新建医院信息化建设项目的采购实践探索在新建医院信息化建设采购管理过程中，针对面临的困难，借鉴基于“一动力三循环”管理模式，以信息化建设团队为“动力源”，在采购规章制度等决策环的引导下，融入创新环，在各个环节注重完整性、合理性、可靠性，实现及时、精准、高效采购管理的“目标环”，确保在采购环节加强管理，有效完善采购技术参数，合理制定采购成本，防止低价竞标，满足医院建设的发展需要。以下是小编分享的内容，欢迎参考借鉴与借鉴。引言某省级妇幼医院为三级甲等医院，受省委、省政府和省卫健委的委托，对该地区的另外2所新建省级医院一省儿童医院和省妇产医院进行筹建。2家新建医院编制床位分别为1000张和800张，未来将承载全省及周边地区妇儿重大疾病、疑难复杂疾病和急危重症诊疗及康复服务的重要功能，受到省委、省政府的高度重视。要求按照“高起点、高标准、50年不落后”为建设目标，倾力打造全新服务、医疗、管理、后勤、科研理念的智慧医院。信息化建设作为智慧医院的基础建设，重要性和必要性不言而喻。在对2家新建医院的信息化建设中，对信息化项目进行采购是信息化建设的一个重要环节，既要控制好信息化建设的建设成本和维护成本，又要保证信息化建设的质量，就需要在采购管理上采取有效措施。1现有问题分析在对2家新建医院信息化建设进行采购的过程中，发现3个亟待解决的问题。1.1技术参数制定困难技术参数与中标结果有着直接的关系，决定着所采购产品的质量层次及使用科室业务需求的满足情况，准确、全面、合理地设置技术参数，在一定程度上决定着项目采购过程的成功与否。此次信息化建设涉及2家新院所有业务科室，关联人员多，覆盖面广，需求收集困难，并且由于相关使用人员主要为医护人员和行政后勤人员，对信息产品并不精通，专业的差异可能导致沟通障碍，影响技术参数制定的准确性.1.2采购预算的制定有偏差由于关系到大量资金的往来，项目采购预算的制定环节非常重要，对所需信息化产品的建设内容要求有着直接的影响。预算制定偏低，难以完全符合建设项目的实际需求，供应商报价超出预算价格，会增加流标风险；而预算制定偏高，又会增加采购的成本，从而导致医院建设资金浪费。1.3低价竞标风险大低价竞标存在多重的风险。信息化建设类项目，往往对产品售后维护、软件升级改造等各方面后期技术服务提出很高的要求。而低价竞标带来的后果可能引起诸如软硬件产品质量差，售后服务响应时间长，实施人员服务态度差等不良现象，同时也无法维持后期增量的个性化需求，增加再次招标的时间和成本。2对策与实践黄发云等提出的“一动力三循环”医疗质量管理模式是模拟人体内各循环系统维持生命正常活动的原理，融合现代管理理念及方法，将具有“团结-协作-奉献”的“动力源”比作人体心脏，将“政策-人文-制度”的“决策环”比作脑循环，将“技术-管理-规范”的“创新环”比作肺循环，将“安全-便捷-舒适”的“目标环”比作人体主要循环。这是一种新型的医疗质量管理模式，可以运用到医院管理和建设的各个方面。我们针对2家新建医院信息化建设的采购管理，以信息化建设团队为“动力源”，在采购规章制度等“决策环”的引导下，融入“创新环”，实现及时、精准、高效采购管理的“目标环”。2.1信息化建设采购管理的“动力源”“动力源”是整个信息化项目的建设团队。包括业务科室、计算机技术科、采购小组以及审计和纪检人员。业务科室负责提出需求，计算机技术科收集需求和组织评审等，采购小组负责组织招投标工作，审计和纪检人员负责全程的监督。各部门相互配合，齐心协力，具备“沟通-协调-配合”精神。2.2信息化建设采购管理的“决策环”“决策环”是遵从国家、省、市及医院出台的各种招标采购规章制度，包括国务院的《中华人民共和国政府采购法》、财政部令第87号《政府采购货物和服务招投标管理办法》、省财政厅印发的《政府集中采购目录及限额标准的通知》、医院内控制度《招标采购管理办法》等。2.3信息化建设采购管理的“目标环”“目标环”即满足核心需求，就是在2家医院信息化建设采购管理过程中，能够及时、精准、高效地完成采购并满足覆盖需求、合理预算、优质服务这3个核心需求。2.4信息化建设采购管理的“创新环”在“决策环”的引导下，融合在“创新环”中，并结合项目管理的理念，在各个环节注重完整性、合理性、可靠性，实现“目标环”的建设目标。2.4.1完整性。①团队建设完整性。改变了常规信息化建设项目的规划设计阶段，往往由信息部门来推动，作为直接使用者的业务部门参与度不强的现象。强调信息化建设绝不是哪个部门的事，而是必须要全员参与，重在全面。业务科室作为信息系统的直接使用者，更需要在规划设计阶段就积极参与建设，才是项目效果最大化的保证。为了给信息化建设全过程提供强有力的专业支持，建设团队成立了信息化建设小组，完整涵盖了医疗、护理、医技、药剂、财务、后勤、行政等医院各个业务类别，每个类别都由若干名业务科室的骨干成员与医院计算机技术科的工程师共同组成，互相配合，共同收集工作中的实际需求，从根本上将需求收集从被动式转为主动式，同时有效消除了沟通障碍。②需求获取完整性。为了避免在规划阶段初期，各小组成员信息化概念不足和对需求缺少头绪，建设团队采用“请进来”和“走出去”的方式。“请进来”就是邀请国内知名医疗信息化厂商来院内进行产品推介，将各厂商最新的信息化功能呈现给大家，同时与各类别成员结合工作实际对需求深入探讨；“走出去”主要是走访参观，信息化建设小组北上xx、xx、xx、xx、xx、xx、xx等，南下xx、xx，西进xx、xx，走访全国各大城市，参观学习信息化建设优秀的医院，特别是妇儿医院、多院区医院的信息化建设，大幅拓宽信息化建设小组的视野，了解同行业信息化发展趋势。做到每天形成学习汇编，学习结束后进行汇总，将推介和参观心得形成了完整的文字材料，全面规划完整需求，为采购技术参数的制定打下基础。③可行性研究及编制完整性。根据产品推介和走访参观积累的需求，信息化建设小组分别对2家新建医院的信息化项目完成项目可行性研究及初步设计方案的编写，并邀请省内医疗信息化行业专家，对2家医院的可行性研究方案分别进行评审论证，针对专家的意见对可行性研究方案进行修改完善，最大限度保证项目可行性研究编制内容的完整性。可行性研究方案也顺利通过省发改委数字办（省儿童项目）与省财政厅投资评审中心（省妇产项目）的评审、批复和立项。2.4.2合理性。①概算编制合理性。可行性研究方案中的概算编制，对项目建设意义重大，直接影响着上级主管部门对建设项目的资金批复。建设团队将可行性研究方案中的建设内容分为11个大项、55个细项，对每个细项都拟定3家一线品牌信息化建设厂商并分别进行市场询价，了解每家厂商的相关产品过往在医疗信息化行业特别是省内外三级甲等多院区医院建设案例及中标价格，做为概算编制的重要参考依据。同时根据工作量进行价格估算，预估每个细项的软件厂商从需求调研到上线测试需要花费的人力和时间，根据了解的市场行情，按每人每天支付标准计算价格，最后汇总估算出项目概算，保证了对每个产品的概算编制合理。②采购模式合理性。实施采购阶段的常规模式是按照2家医院可行性研究编制方案和上级主管部门的批复方案，对2家新建医院的信息化项目分别进行采购。但在对2家医院的可行性研究方案的编制中发现，2家医院大部分的业务信息系统及功能模块都相同。在建设妇儿总医院的大背景下，可改变常规模式，将2家医院共同的基础软件采用“统招分签”模式合并采购，对2家医院分别报价、签订合同及结算，并同时升级妇幼老院区系统，形成一套软件3院区共用的模式，既可减少工作量，又可大幅节约资金。该采购模式合理性分别报2家医院筹建办、院党委会及上级主管部门审批，均获同意。③招标预算合理性。按“统招分签”模式合并采购，预算编制关系3家医院的实际支出，对合理性提出更高的要求。在不超出2家医院各产品可行性研究概算的前提下，按照共有软件版权费加3院实施费并按床位比例分摊的思路，再委托专业的造价公司编制招标控制价，将2家医院2套软件的建设预算，结合产品询价和价格估算的结果，重新编制项目预算，确保招标预算合理性。2.4.3可靠性。①评标方式可靠性。在控制采购阶段，最大的挑战是如何防止低价竞标。采购小组经过多次会议讨论，确定采用综合评分方式，降低价格分比重，提高技术分和商务分比重，保证一线品牌的入围；同时对软硬件的质保期及售后服务提出具体要求。例如在招标文件中提出：软件免费提供3年原厂维护，硬件免费提供5年原厂维护，承诺现场维护人员不少于4人，其中医院信息系统（HIS）身1人、电子病历2人、集成平台S1人等明确要求。②产品质量可靠性。为保证产品质量，采购小组改变了以往信息化项目仅以软件正常使用作为验收条件的模式，在招标文件中加入了项目验收时必须提供的具有约束性的、可验证性的条款，例如在项目验收前要求通过《电子病历系统应用水平分级评价》六级评审、《互联互通标准化成熟度测评》五级乙等评审、省网络与信息安全测评中心三级等级保护测评、省公安厅等级保护备案证明等各类硬性证书考核指标，满足这些条款才能通过项目验收，最大限度防止低价竞标，保证产品质量可靠性。③招标文件可靠性。为避免招标文件存在倾向性和排他性，提高质疑风险，采购小组先后2次对招标文件发出预公告和调研公告，并和招标代理公司先后3次组织政府采购专家、省数字办专家、医疗行业信息化专家对招标文件进行评审和修改，以确保招标内容和评分标准的严谨可靠。3效果分析3.1需求变更大幅减少由于在规划采购阶段技术参数制定完整，各中标厂商在后续的2次调研过程中，重大需求变更极少，从需求调研时候的1200多个需求变更，到实施阶段只有10个左右的变更，基本实现了与招标文件中所拟定的建设内容一致，减少了追加投入进行二次建设的风险。3.2大幅节约采购金额按统招分签模式，最终中标金额与省发改委立项金额（省儿童医院）以及与省财政厅批复金额（省妇产医院）对比，省儿童医院节约资金30.92%，省妇产医院节约资金36.74%，计划将节约的资金投入到后续2家医院的智慧医院建设中。3.3所有产品均为一线品牌55个子系统的中标厂商均为医疗信息化行业的一线品牌，备选品牌中标率达100%，业绩、口碑、研发质量、售后服务等均有保证，无恶意低价竞标现象出现。4讨论作为智慧医院建设发展的重要保障环节，信息化项目的招标采购是政策性、专业性、技术性都很强的环节'既要控制好信息化建设的建设成本和维护成本，又要保证信息化建设的质量。基于“一动力三循环”医疗质量管理模式的采购管理，以规范为依据，以问题为导向，以需求为牵引，在采购环节加强管理，有效完善采购技术参数，合理制定采购成本，防止低价竞标，满足新建医院信息化采购的发展需要，值得推广和借鉴。此外，结合“一动力三循环”的反馈建言模式，评价对各环节完整性、合理性、可靠性的实施成效，认为尚存一些不足和有待改进之处。①不足之处：由于在规划采购阶段为保证技术参数完整性，各科室考虑过于谨慎，需求变更频繁，花费时间较多，导致项目在实施阶段时间略显紧张。②改进措施：建议在全院开展智慧医疗创新大赛，各业务科室从日常工作中发现问题，明确需求，激发创新活力，通过创新思维，以更好地完成2家医院信息化建设及智慧医院建设。