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时间意识本章重点◎时间哪去了◎学会运用时间原理◎培养高效工作的好习惯时间哪去了一、时间溜走了大多数的酒店管理者都很忙碌，一个接一个的会议要参加，电话铃声不断，经常要加班加点，没有周末、没有假期，整天像只“陀螺”一样，被一大堆似乎永远也做不完的工作忙得团团转。案例时间哪去了今天是星期一，虽然8：00AM才上班，但酒店前厅部的张经理已经早早来到酒店，开始了今天的工作，以下是张经理这一天的工作时间表：7：45-8：30对酒店前厅部经营分析报表、大堂副理日报表、值班经理日报表、酒店及部门质检日报、部门领班报表、保安部夜间值班日报表等酒店各类报表，对其中的问题进行摘录、分析，准备酒店早会的汇报材料。8：30-9：00参加酒店部门经理早会。其间，酒店总经理就近期酒店人员流动率较高的现象，要求各部门经理对本部门人员的流动情况作详尽分析，并将分析报告以书面形式上交酒店，同时就前厅部门童经常离岗的问题，要求前厅部及时整改。9：00-9：30因为今天有一个小团队入住酒店，对现场接待进行了跟踪，并准备部门早会内容。9：30-10：00传达酒店早会相关内容，布置部门早会工作，对本周的工作计划作和重点工作作了初步安排。10：00-10：30就今日重要工作与相关班组的领班、主管进行沟通，检查布置下去的工作，就礼宾部劳动纪律的问题进行专项督促，并要求礼宾部一定要加强落实的力度，以切实提升执行力。10：30-11：30对部门各班组提交的相关单据进行审核签字，并对部门早会中各班组提出的涉及部门之间协作的问题，与其他部门进行沟通协调。此时，人力资源部发来通知要求各部门将下月度培训计划表上交。11：30-14：00酒店午餐午休时间，因为是退房高峰期，受理了一起宾客投诉。14：00-15：00查看当天重要客人接待情况，对酒店常包房客人进行了拜访，并对酒店各报表中提到的涉及班组管理人员的重要问题，与其进行沟通，提出处理意见供其参考解决。15：00-16：00与管家部就而对近期客房出租率较高的情况工作如何更加有效开展的问题，召开了部门协调会，但是因为两部门之间员工总是抱怨对方工作中存在问题，导致会议延迟，也未达到预期效果。16：00-17：00处理办公室各类文件报告，中间为断有人进来汇报工作或输新员工面试、老员工离职等。17：00-18：00处理一些未批阅的文件，解决办公室一些琐碎的事情，如与员工谈话，与上级沟通等。不知不觉间已经到下班时间了，总经理布置的人员流动分析报告还未写，下个月的培训计划不未拟定，忙碌的张经理叹了一口气，看来只有晚上回去加班写了。现在我们来回顾并分析前厅部经理这一天的工作安排。张经理也是忙忙碌碌地在工作，都是在工作岗位上，没有丝毫的休息时间。可是为什么时间还是不够用呢？时间又到哪里去呢？其时间不够用的原因何在？这些问题都值得每一位管理者深思。1、无计划或计划不周计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理。但是，由于酒店管理者经常会碰到突发情况，所以，很多酒店管理者觉得计划对于他们来说没有明显的作用，总认为计划不如变化快，所以干脆就不制订计划。2、工作无主次工作总有主要与次要的差别，作为酒店管理者，因为很多工作会影响到其他人，所以自己必须分清楚哪些事情是必须立刻要做的，哪些事情可以缓一下慢慢处理，哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，而且还要规定一个具体的完成时限，否则，便可能会因为你的事情没有处理好而影响到整个部门、团队的工作。很多人按照事件发生的先后顺序来安排工作，这种方法不科学，在一些将要的工作上浪费了很多时间，用来处理重要工作的时间就要相对减少。3、不对下属授权我们说管理就要对下属进行有效授权，通过下属去实现目标。如果我们不向下属授权，很多工作都得由自己去完成，总认为这个工作下属做不了，那个工作下属也做不了，所有的工作都要由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作，而作为酒店管理人员需要做的很多工作反而没有时间去处理，原因就在于把时间用错了地方，结果不但自己忙得不可开交，上级和下属也不觉得你好。上级认为你的工作效率低，下属则认为你不认可他的工作能力。总之，不向下属授权往往就会造成吃力不讨好。4、无效沟通花了很多时间，却没有达成有效的沟通，也就是说用于沟通的时间没有效率。很多酒店管理者也认为已经花了大量的时间与下属进行沟通，但是，沟通之后并没有产生明显的改观。事实上，问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了取得显著的效果，使现状有所改观。5、不良习惯有些人把大量的时间浪费在不良的习惯上。例如，喜欢在电话里、网上聊天；在桌面上放一堆的材料，需要的时候就匆忙地东翻西找；有些人属于心血来潮型的，想到哪里，做到哪里，没有具体的计划和思路；有些人对办公环境特别的敏感，必须要在一定的环境中才能静心工作……对于这些不良的习惯，自己可能没有意识到，但是时间已经在不知不觉中浪费了很多。二、树立正确的时间观念1、认识时间的价值我们常说时间就是金钱，然而时间是无价的，是无法用金钱来衡量的。时间是最宝贵的资源，也是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。同时，时间又是不会会议上，也不可能增减的，但时间又是公平的，每个人拥有的时间都是相同的，但时间在每个人手里的价值却是不同的。☆无形价值时间的无形价值是将时间投资于工作、睡眠、锻炼、社交等方面，获得充实的生活健康的体魄、伟大的友谊、崇高的爱情……你为此花掉了时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这就叫做无形的价值。☆有形价值时间的有形价值是指在辛勤地工作之后，你所获得的有形的报酬。例如你获得的薪金、奖金和各种福利等。2、认识时间的特点☆不可储存性时间最重要的一个特点是不可储存性，昨天的时间不能留到今天用，今天的时间也不能存到明天再用，在这一刻你没有好好地把握时间，浪费了，那么这一刻也就再也找不回来了。☆时间不会停止时间在一分一秒地流逝，它不会因为你是在休息或是在忙着工作而停止流动；也不会因为你找不到某份文件或是工作太多完成不了，而停下来等你片刻。时间是最勤奋的，分分秒秒不停地向前跑，丝毫不会偷懒。☆时间不可能增加时间是最公平的，每个人每天都只有24个小时，1440个分钟，86400秒，哪怕你是富也罢，穷也罢，忙也限，闲也好，你都无法试图使自己的时间啬或者减少一分一秒☆时间无法转让时间就是生命，不存在任何的借贷关系，也不能将自己时间转让给他人使用，也不可能将坏消息的来临推迟到你采取了防范措施之后。浪费的时间始终都是你自己的，而别人的时间你也无法占为己有。☆时间无法被交易时间是不能被买卖的，在时间的眼里，皆是一样的。时间买不到、租不到，也借不到。即使你是亿万富翁，你也不可能让今天变成48小时，死亡来临之时，任凭你贵为万人之上，也是逃脱不掉的。3、树立争分夺秒的时间观时间相对于整个世界的发展来说是无极限的，但是对于个人来说却是有限的。时间的有效利用是挖掘财富的法宝，凡是有理想、有抱负、有作为的人都应该把时间看成是有限的物质财富，充分利用有限的时间，科学地管理好时间，尽可能地在有限的时间里创造出尽可能多的财富，实现个人的人生价值，这才是真正的时间观，是正确对待和使用时间所应该持有的态度。学会运用时间原理故事装不满的罐子在一次时间管理课上，教授拿出一只罐子，然后又拿出一些刚好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放完后问他的学生：“你们说这罐子里有没有装满呢？”“装满了。”所有的学生异口同声地回答说。教授又拿出一袋碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，然后问学生：“你们说这罐子现在是不是满的？”班上有位学生小心翼翼地回答道：“也许还没满。”“很好！”教授说完又拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里，之后再问学生：“现在你们说这个罐子是不是满的呢？”“没有满！”同学们信心十足地回答说。“好极了！”教授又拿出一大瓶水，倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子里。当这些事情都做完之后，教授问同学们“我们从这件事中得到什么启发呢？”一阵沉默之后，一位学生回答说：“无论我们有多忙，时间排得有多满，如果再紧一下的话，还是可以再多做些事的。”教授听后点点头，微笑道：“不错，但我想告诉大家的还有更重要的一点。如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去，也许你以后再没有机会把它们放进去了。点评：对于工作中零零散散的事情可以根据重要性和紧急性的不同组合确定处理的先后顺序，做到鹅卵石、碎石子、沙子、水都能放进罐子里去。而对于人生旅途中出现的事情也应如此处理。也就是平常所说处在哪一年龄阶段就要完成哪一年龄段应完成的事，否则，时过境迁，到了下一年龄段就很难再有机会补救。酒店每天面临许多大大小小的工作，对工作的重要和优先程度的顺序是否排列得正确，将直接决定工作业绩的大小；同时只有分清工作的轻重缓急，才能合理有序地安排工作，这也是时间管理的一项重要法则。一、ABC时间管理法在日常工作中，常会遇到事情一个个接踵而来，千头万绪，心得像一团乱麻，时间很不够用。ABC管理法是一种方便、有效、快捷、实用的时间管理办法。首先，将应该处理的工作分成A、B、C三类。A—必须做。最重要、最迫切、会产生重要效果影响。B—应该做。比较重要、紧迫、无重要后果和影响。C—可以做。无关紧要、不迫切、无严重后果和影响。其次，将C类工作放到一边不予考虑或交别人去做；将B类工作尽快自己做或交由下属处理。再次，集中主要精力处理A类工作。将A类工作中的各类事项可进一步分成a、b、c三类。其中a类—重要且紧急办理的事；b类—重要但并不紧急的事，或者不很重要但要立即处理的事；c类—不太重要，暂缓办理也无妨的事。在安排工作日程时，应尽量先把a类事情处理完，再处理b类事情，最后再处理c类事情。最后，在处理A类事情过程中，可利用零星时间，过问B类工作的完成情况，遇到问题时可指导并帮助下属处理。灵活运用ABC时间法，工作则可以轻松自如，得心应手，达到事半功倍的效果。二、将工作重心放在第二象限时间管理的本质其实就是做决策，决定哪些事情重要，哪些事情不重要；决定哪些事情紧急，哪些事情不紧急。1、工作的两种划分☆按照工作的重要程度划分重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。☆按照工作的紧急程度划分有些工作特别紧急，需要马上处理。有些事不太紧急或不紧急的，可以往后推一推。2、“四象限”原理所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同，酒店管理者要根据这两个方面，将工作分成因类。重要第二象限第一象限紧急第三象限第四象限☆第一象限：很重要、很紧急的事项重要是指对酒店、部门或者个人有重大影响的事项；紧急是指必须马上做的事项。例如酒店销售部突然接到通知，马上有VIP客人接待，销售部经理要临“急”而不乱，合理安排好各项接待事宜，大堂副理要迅速启动VIP接待程序，确保接待质量。☆第二象限：很重要、不紧急的事项例如酒店的人力资源部经理要的财富员工工资发放标准、新聘基层管理人员培训计划等工作，这些工作虽然在非常重要，但是不紧急，可以作暂放一放处理。但是，如果重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上交或要实施时才着急去做，这时就变成既重要又紧急的事了。☆第三象限：不紧急、不重要的事项酒店管理者不要为既不紧急也不重要的事浪费宝贵的时间与精力。☆第四象限：很紧急、不重要的事项酒店管理者经常会遇到比如上级要了解工作下属来请示工作等情况，还有电话、会议、来访等，这些都是很紧急，但是不重要的事项。由于对时间缺少计划性，酒店管理者经常会主次颠倒，把一些紧急的事当成重要的事来处理。案例格拉特的时间分配惠普公司前任总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚，他花20%的时间和顾客沟通，35%的时间用在会议上，10%的时间用在电话上，5%的时间看公司的文件，剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系，但却有利于公司发展的活动上。例如接待记者采访、参加业界共同开发技术专案讨论会、参加有关贸易协商的咨询委员会等，当然每天还要留下一些空闲的时间来处理那些突发事件。分清工作的轻重缓急，才能合理有序地安排工作，使你在有效的时间内