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前言公文写作是每一个公务员以及企事业单位、社会团体管理人员必须具备的一项基本技能。可以说，不具备这项基本技能，在当今社会根本无法胜任公务员或其他管理人员的工作。随着我国现代化进程的发展，政治体制改革特别是公共管理领域的变革将显得格外显著。新的理念、新的制度、新的措施不断出现，这些新变化将不可避免地在公文运用的各个环节中得以体现。所以，公文写得好不好，不仅直接关系到公文效用的发挥，同时也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。公文写作的这种独特的地位和作用，决定了公文写作人员必须要加强自身的修养。梁代刘勰将公文称之为“经国之枢机”，其重要性可见一斑。公文作为国家管理的工具，可以起到领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用以及依据和凭证作用。一篇公文，如果在内容上脱离实际，言之无物，政治性不强，甚至违背客观规律，那就不便于贯彻执行，难以发挥公文应有的效用。在公文写作中，做到语言简明，绝非易事。要写得简短明白，既需要一定的思想理论水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，还要有较高的文字修养。在此基础上，方能做到叙述平直，说明扼要，逻辑严密，议论精当。考虑到不同层次、不同领域的需要，本书做到了每一文种都配有一则例文，所选的例文既注重规范，又注重经典，更注重给读者起到充分的示范作用。其中的行政公文范例，绝大多数出自近年来的政府公报，非常严谨规范，能让学习者避免走一些弯路。书中所涉及的文种均为广大公文工作者在实践中所常用，其中既包括党和国家公文法规中规定的各种正式公文，也包括公务活动中常用的各种事务性文书，还囊括了当下需求日盛的各种涉外性文书写作。系统全面，理论与范例紧密结合，具有极强的可操作性和实用性，对从事行政管理的同志和文秘人员提高公文写作水平，无疑是有所裨益的。本书既可以作为党和国家机关工作人员的参考用书，也可以作为广大公文学习写作者的教材。本书编委会│目录│第一章公文写作基础知识概述第一节公文写作的语言要求一、语言准确简练二、运用叙述三、运用议论四、运用说明第二节公文写作的格式要求一、选择材料二、划分层次段落23进行层次衔接三、安排开头结尾四、安排主次详略第二章行政机关公文写作要点及其范例第一节法定公文写作要点及其范例一、函二、通知三、报告四、请示五、指示六、意见七、命令八、议案九、决议十、决定十一、通报十二、公报十三、规定十四、通告十五、公告十六、条例十七、批复十八、会议纪要第二节通用公文写作要点及其范例一、计划二、办法三、公约四、简报五、章程六、演讲词七、讲话稿八、调查报告九、工作要点十、总结第三章公司(企业)常用文书写作要点及其范例第一节办公室常用文书写作要点及其范例321办公室行政管理规定322办公室员工岗位职责规定323企业员工保密纪律规定一、会议管理实施办法二、公司档案管理规定三、企业印章管理规定第二节企业常用广告文书写作要点及其范例一、招商广告二、会议广告三、商品广告四、转让广告五、书报征订广告六、展销、订货会广告第三节商务经济文书写作要点及其范例一、企业意向书二、商业计划书三、企业协议书四、可行性研究报告五、市场调查报告六、招标书、投标书七、经济决策方案八、产品质量分析报告313市场预测报告34经济活动分析报告3111企业成本管理办法第四章常用合同文书写作要点及其范例第一节国内合同文书写作要点及其范例一、买卖合同二、借款合同412合伙合同三、委托合同四、租赁合同五、运输合同六、技术转让合同418仓储合同419保管合同第二节国际合同文书写作要点及其范例一、中外租赁合同二、国际贸易合同三、中外劳务合同四、一般货物出口合同五、中外技术转让合同六、国际工程承包合同第五章涉外商务文书写作要点及其范例第一节常用涉外文书写作要点及其范例一、中外合作经营合同二、国际商务谈判纪要13国际工程履约保函三、中外合资立项意向书四、中外合资项目可行性研究报告516商品产地证明书516外贸商品说明书第二节常用商务信函写作要点及其范例一、投标邀请书二、投标邀请书回函三、询价函四、报价函五、订购函六、确认订购函527推销产品信527催款书529确认订单及交货日期528代理函529装运通知函53常用涉外礼仪文书写作要点及其范例531欢迎词、欢送词532表扬信533推荐信534贺信535邀请书536慰问信537感谢信538倡议书539答谢词第6章财务、审计文书写作要点及其范例61财务文书写作要点及其范例611财务制度612财务分析报告613现金收支管理办法614资金控制制度615财务收支计划书616企业年度财务结算62审计文书写作要点及其范例621企业经济效益审计办法622企业财务收支审计办法623企业内部审计报告624审计任务书625企业项目审计工作计划626产品成本项目审计立项申请书627审计工作总结第7章工商、税务文书写作要点及其范例71工商类文书写作要点及其范例711企业法人登记申请报告712申请营业登记注册书713私营企业变更登记申请书714注销登记申请书715外商投资企业申请登记表716外商投资企业变更登记申请书717商标注册申请书72税务类文书写作要点及其范例721税务登记表722注销税务登记申请书723纳税检查报告724延期缴纳税款申请书725减税、免税申请书726税务代征委托书727退税申请附录归档文件整理规则国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定第1章公文写作基础知识概述第一节公文写作的语言要求一、语言准确简练1（1）认真辨析词义。西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到一个准确的名词、形容词、动词。这句话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。但这句话用于公文写作，倒是比较确切的。在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。公文写作，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。（2）讲究语法和逻辑。公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。首先，句子成分要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成分，其中主语、谓语、宾语是主干成分，定语、状语、补语是辅助句子成分。对于每一个句子来说，主干成分不是必不可少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给予很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给予评价？少了主语，违反了语法规则，意义也就不明白了。其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合道理和习惯，否则就不通顺。如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。2（1）用语精确，以一当十。在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借助形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。（2）尽量使用短句。“五四”时期，现代汉语的书面语言还不成熟，不少作家借鉴欧化的句法来写文章，句子写得长长的，句子内部的成分多多的，阅读起来虽别有风味，读者却常常需要再三反复推敲，才能弄明白句子复杂的含义。这种现象现在已经很少了。著名作家老舍写文章，总喜欢写短句子，七八个字一句，十个字左右一句。他认为，这样写，读者好读，意思也简练明白。有人统计过他的名篇《济南的冬天》，说其中超过11个字的句子只有6句，超过14个字的句子只有两句。请看下面的文句：设若单单是有阳光，那也算不了出奇。请闭上眼睛想：一个老城，有山有水，全在蓝天底下，很暖和安适地睡着，只等春风来把它们唤醒，这是不是个理想的境界？老舍用这样的短句，写出了多么精致而优美的文章！公文与文学虽然是不同质的语言，但基本道理是相通的。为了做到简练，不妨学学老舍。（3）适当采用文言词语。我们在谈到公文语言的模式化的时候，就需要讲一下公文对文言词语的继承问题。继承文言词语的一个主要原因，就是文言词语比现代汉语更精练。例如“来函收悉”4个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没增加，而且这还不是真正的白话，要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那岂不是大煞风景？运用文言词语，要注意不得生吞活剥，食古不化，要适当、活用、自然、流畅。新中国成立初期周恩来撰写的一个指令，是活用文言词语的典范：查我国具有历史文化价值之文物图书，过去反动统治时代，往往官商勾结，盗运出口，致使我国文化遗产蒙受莫大损失。今反动政权业已推翻，海陆运输均已畅通，为防止此项文物图书继续失散起见，特制定“禁止文物图书出口暂行办法”，随令颁发，希即转令所属遵照办理为要。在这段文字中，古代文言和现代白话完美地结合在一起，简洁明了，自然流畅，完全没有一味因袭的陈腐气。二、运用叙述在公文中，叙述运用得十分普遍。决议中提供的事实论据，报告中对事件前因后果的汇报，通报中对先进事迹或错误事实的交代，调查报告和总结中对事件和现象的转达，都要使用叙述。叙述的人称有两种，分别是第一人称叙述和第三人称叙述。在公文中，这两种叙述人称都被广泛采用。报告、请示、总结用的是第一人称叙述，下行公文、调查报告大多用第三人称叙述。按照不同的分法，叙述的类型可以分很多种。1(1)概叙。粗略简练、只介绍事件梗概的叙述叫概叙，它的特点是篇幅不长，语言简明，事实完整，但缺少细节。下面就是一段概叙：××年××月××日，学校党委召开由中层领导干部、专家学者、优秀中青年教师和离退休职工代表参加的调研会，全面征集对学校党政工作和领导班子成员的意见和建议。到会代表共77人，收回调研表74份。参加调研的同志以对学校工作高度负责的精神，结合学校的工作实际和个人的切身感受，对学校近年来取得的进展和党政领导班子的工作给予了充分肯定，同时也对学校工作中存在的问题提出了许多中肯的、建设性的意见和建议。把事件发生所占的时间长度和叙述所占的时间长度进行比较，事件时间要远远长于叙述时间，这是概叙的本质性特征。有时，两者之间的差数会大得惊人，譬如，事件的发生经历了若干年，而叙述这一事件却只用几秒或十几秒钟。在公文写作中，概叙的手法用得比较多。因为公文不是记叙文，不是文学作品，无需制造氛围、渲染细节，叙事的目的只是为了让读者了解有关情况，或者为议论提供论据，概叙完全可以担当这些职责。(2)细叙。细叙就是详细叙述，它所叙述的不只是事件的梗概，还有较多的细节。细叙的特点是详尽具体、篇幅较长。例如：11月3日晚上9时，王×在宿舍里插上电炉煮面条，被班长李×看到。李×警告说，工地规定不准私自使用电炉，要王×注意，并要他用完后拔掉电源，但没有当即制止王×的行为。王×刚煮完面条，就有人邀他同去看电影。王×在没有切断电炉电源的情况下就离开了宿舍。10时30分左右，电路因负载过大开始自燃，并引着了周围的易燃物质，酿成了火灾。在细叙中