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政府公文實例行政及人事香港特別行政區政府法定語文事務署二零零零年九月©版權所有未經許可請勿複製前 言 制定㆗文公事的標準和協助公務員在公事㆖使用㆗文，是法定語文事務署的使命。 近年來，政府致力提高公務員撰寫㆗文公文的能力，並鼓勵他們在公事㆖多用㆗文。為配合這項政策，本署編製了各種參考材料和公文寫作輔助工具。我們在㆒九九七年出版了㆒套六冊《政府公文寫作手冊》，把各類常用公文的格式體例加以規範，使公務員有所依據。本書可視為《政府公文寫作手冊》的續篇。 行政及㆟事是政府部門日常管理工作的兩大範疇，而各部門的行政及㆟事公文內容差別不大，把這兩類公文的實例結集成書，有助公務員在公事㆖使用㆗文。本年㆕月，我們向各部門收集了逾1700份行政及㆟事公文樣本。我們把這些樣本分門別類，增刪潤飾，再從《政府公文寫作手冊》挑選合適素材，擬就本書所載的130個示例。這些示例涉及不同類別的行政及㆟事工作，例如辦公室管理、購買器材、招聘、調職、津貼發放和假期安排等。不過，由於篇幅所限，難免有所取捨。讀者如能舉㆒反㆔，觸類旁通，撰寫公文時自能得心應手。 除了廣舉示例外，本書也載列常用的公文格式樣本和用語，方便查閱。至於撰寫各類公文的要點，詳見《政府公文寫作手冊》，在此不贅。本書重點在於公文格式和行文風格。讀者草擬文件時，應查核相關的政府規例和行事程序，並斟酌情況㆘筆。 本書如有不足或錯漏之處，敬請不吝指正。法定語文事務署㆓零零零年九月格式樣本2公函格式樣本機密（部門信箋）本署檔號：(13)inOLA4/08傳真急件來函檔號：收信人地址所屬部門／單位收信人職銜收信人姓名收信人稱謂：標題___________________________________________________________________________________________。2._______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________。3.____________________________________________________________________________。發文人職銜（代行人姓名簽名代行）連附件副本送：○○○○年○月○日3註視乎需要，在信箋上方中央位置註明機密等級，例如“機密”、“限閱文件”等。註書寫公函應採用部門信箋。註註明發文機關檔號和來函檔號，方便發信人及收信人歸檔、翻查和跟進。註視乎需要，在信箋右上方註明優先次序和送遞方式，例如“急件”、“特急件”、“專遞急件”、“傳真急件”等。註根據實際需要，寫上收信人的地址、所屬部門／單位、職銜和姓名。註收信人的稱謂寫在正文之前。詳情可參閱《政府公文寫作手冊‧公函》第2至3頁。註宜在首段上方中央位置加上標題，扼要說明公函的主題。標題可用粗體字排印或加底線。註正文每段第一行縮入兩格。註橫式公函內文標註段數與否，可自由選擇。如標註段數，宜使用阿拉伯數字，並由第二段開始標示。註下款先具列發文人職銜和姓名，方才簽署或蓋章。如由下屬代行，下款先具列發文人的職銜，另行寫代行人姓名，並由代行人簽署或蓋章。簽署和蓋章方式詳見《政府公文寫作手冊‧總論》第9至10頁。註如有附件，應註明“連附件”，或用“附件：”首，把附件逐一列出。註如有副本發出，應註明“副本送”或“副本分送”。列出副本受文人後，可加註其他資料，例如“不連附件”、“經辦人”等。註日期自成一行，寫在信末的左下方。4便箋格式樣本機密傳真文件便箋發文人：受文人：檔 號：（經辦人：）經：電 話：來文檔號：傳 真：日 期：日 期：傳 真：總頁數：標題____________________________________________________________________________。2._______________________________________________________________________________________________________________________________________。3.____________________________________________________________________________________________________________。發文人職銜（代行人姓名簽名代行）連附件副本送：機密5註視乎需要，在箋頭和箋末的中央位置註明機密等級，例如“機密”、“限閱文件”等。註視乎需要，在右上方註明優先次序和送遞方式，例如“急件”、“特急件”、“專遞急件”、“傳真文件”等。註各機關或部門之間的往來便箋，發文人和受文人應該是機關或部門首長；內部單位之間的便箋，發文人和受文人應該是單位主管。如受文人數目眾多，可在“受文人”一欄註明“見分發名單”，然後在箋末“附件”之下，加“分發名單”一項，載列所有受文人。註如知道經辦人的姓名及職銜，可在受文人之下註明，並加上括號，方便受文部門或單位的收發處把便箋直接送達經辦人。如須經其他人員閱讀後才轉交受文人，應用“經︰”首，列出相關人員的職銜，但無須加括號。註宜在正文之上中央位置加上標題，扼要說明便箋的主題。標題可用粗體字排印或加底線。註正文每段第一行縮入兩格。註正文第二段起用阿拉伯數字標註段數。註下款先具列發文人職銜和姓名，方才簽署或蓋章。如由下屬代行，下款先寫出發文人的職銜，另行寫代行人姓名，並由代行人簽署或蓋章。簽署或蓋章方式詳見《政府公文寫作手冊‧總論》第9至10頁。註如有附件，應註明“連附件”，或用“附件：”首，把附件逐一列出。註如有副本發出，應註明“副本送”或“副本分送”。列出副本受文人後，可加註其他資料，例如“不連附件”、“經辦人”等。6錄事格式樣本FileNo. Page錄事x受文人職銜經：或檔案紀要標題____________________________________________________。2._______________________________________________________________________________________________________________。3.____________________。發文人職銜簽名發文日期備考：或副本送：7註錄事必須寫在錄事頁上。註每一錄事頁須填上所屬檔案的檔號，並依次編寫頁數。註同一檔案的錄事，自成一組，依次編號。每則錄事都要在開端中央位置標明編號，並加底線。註上款須列明受文人的職銜。如要其他人員先行閱讀錄事內容，才轉交受文人省覽，應在上款受文人職銜之下，用“經︰”首，列出相關人員的職銜。公務員口頭洽商公事，可在錄事頁上撰寫檔案紀要，作備案記錄用。格式與錄事相若，上款以“檔案紀要”取代受文人職銜。註可因應需要加上標題，扼要說明錄事的主題。註正文每段第一行縮入兩格。註正文第二段起用阿拉伯數字標註段數。註下款列明發文人職銜，並由發文人親筆簽署，簽署全名或簡簽均可。註發文日期寫在發文人職銜之下，一般採用西式寫法，如“7.7.2000”。註如要把錄事送交其他人員備考或把錄事副本送交其他人員，應在下款和發文日期之後另行註明相關人員的職銜。8通告格式樣本一機密檔號：OLA4/08急件○○署通告第xx/xx號（注意： ）標題小標題___________________________________________________________________________________________。2._______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________。小標題3.____________________________________________________________________________。(a)_______________________。(b)_______________________。9小標題4.____________________________________________________________________________。發文人職銜和姓名簽名連附件分發名單：副本送：副本存：○○○○年○月○日10通告格式樣本二機密檔號：OLA4/08急件○○署通告第xx/xx號分發名單：副本送：副本存：（注意： ）標題小標題___________________________________________________________________________________________。2._______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________。小標題3.____________________________________________________________________________。(a)_______________________。(b)_______________________。11小標題4.____________________________________________________________________________。發文人職銜（代行人姓名簽名代行）附件：（一）……（二）……（三）……○○○○年○月○日12註視乎需要，在通告上方中央位置註明機密等級，例如“機密”、“限閱文件”等。註視乎需要，在通告右上方註明優先次序和送遞方式，例如“急件”、“特急件”、“專遞急件”、“傳真急件”等。註通告通常按性質註明類別，並逐年編上序號，方便徵引。通告名稱及序號寫在檔號之下的中央位置。由部門發出的通告，宜冠上部門名稱，以資識別。註在通告名稱和序號之下，註明傳閱等級或傳閱對象（見通告格式樣本一）；或先列出分發名單和副本分送名單，然後另行列明傳閱等級或傳閱對象（見通告格式樣本二）。註在正文之上的中央位置加上標題，扼要說明通告主題。標題可用粗體字排印或加底線。註如有需要，可在正文內加小標題。註正文每段第一行縮入兩格。註正文第二段起用阿拉伯數字標註段數。註下款先具列發文人職銜和姓名，方才簽署或蓋章（見通告格式樣本一）。如由下屬代行，下款先具列發文人的職銜，另行寫代行人姓名，並由代行人簽署或蓋章（見通告格式樣本二）。簽署和蓋章方式詳見《政府公文寫作手冊‧總論》第9至10頁。註如有附件，應註明“連附件”（見通告格式樣本一），或用“附件：”首，把附件逐一列出（見通告格式樣本二）。13註如通告開首並無列出分發名單和副本分送名單（見註），可在下款之後註明（見通告格式樣本一）。註日期自成一行，寫在通告末的左下方。14通函格式樣本一機密檔號：OLA4/08急件○○署通函第xx/xx號（注意： ）標題小標題__________________________________________________________