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名翔恿线股份有限公司合约审查管理程序书文件编号MS-S3-0301制订日期：89年11月1日修订日期：89年12月1日版次：A.1版页次第1页共6页一、目的确保合约签订之合理性、安全性与适用性，以确保公司与客户之权益。二、范围本公司对外销售之产品适用之。三、定义1.规格品：本公司色卡上所有颜色的成品。2.非规格品：本公司色卡上所没有之颜色的成品。3.打样：客户提供供应品，打样员需于化验室调配出相同颜色之色样，供客户确认。4.Quotation：报价单。流程图订单来源询价/答复不异动NY查询/答复记录存查Y无库存A生产制造打样排期/重排不变更NY入库/交货BAB接单/取消审核非规格品N有库存NY名翔恿线股份有限公司合约审查管理程序书文件编号MS-S2-0301制订日期：89年11月1日修订日期：89年12月1日版次：A.1版页次第2页共6页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，Howtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程客户1订单来源6.1订单来源6.1.1口头：如电话、亲自拜访方式下订单时。6.1.2非口头：如传真、邮寄、电子邮件下订单时。营业部2询价/答复6.2询价/答复6.2.1业务员接获客户以口头方式询价时，应先了解客户性质与要求及订单内容后，调阅相同性质客户之历史事务数据作比较后，向客户报价，若客户接受报价，则填写〝报价协议书〞(MS-S4-0301)如附件1，向营业部主管报备后，先交由业务助理建立计算机档案，再由营业所主管存档备查，若客户不接受时，依本作业内容6.2.3之规定处理。6.2.2业务员接获客户以非口头方式询价时或贸易组主管接获国外客户询价时，应先了解客户性质与要求及订单内容后，调阅相同性质客户之历史事务数据作比较后，填写〝报价协议书〞(MS-S4-0301)如附件1或〝Quotation〞(MS-S4-0302)如附件2，向营业部主管报准签核后，以传真或电子邮件方式向客户报价，若客户接受报价，请客户于买方代表栏签名后，以传真或电子邮件方式回传后，先交由业务助理建立计算机档案，再由营业所主管或贸易组主管存档备查。6.2.3业务员遇以下状况，无法直接报价时，须先以口头方式向营业部主管报备获准后，方可答复客户，并填写〝报价协议书〞(MS-S4-0301)如附件1，向营业部主管报备后，先交由业务助理建立计算机档案，再由营业所主管存档备查。6.2.3.1业务员报价，客户无法接受时。报价协议书(MS-S4-0301)Quotation(MS-S4-0302)名翔恿线股份有限公司合约审查管理程序书文件编号MS-S2-0301制订日期：89年11月1日修订日期：89年12月1日版次：A.1版页次第3页共6页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，Howtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.2.3.2客户订单订购量较多。6.2.3.3同业竞价时。6.2.3.4新产品新规格。6.2.3.5单一颜色之规格品，一次订购60公斤时。营业部3不异动6.3不异动6.3.1以下状况出现异常时，业务员需判定价格与交易条件是否需要异动，若不需要，进入流程4，进行接单，若需要，则进入流程2，进行本作业内容6.2.3。6.3.1.1市场情形(如同业竞价时)。6.3.1.2客户付款及信用状况。6.3.1.3订单订购量较多时。营业部4接单/取消6.4接单/取消6.4.1业务员或业务助理或贸易组主管接获订单时。6.4.2客户以各种方式下订单时，经查询目前无现品库存，预定之交期又无法满足客户要求时，应婉拒该订单。营业部5查询/答复6.5查询/答复6.5.1业务助理接获订单，或业务员与贸易组主管请业务助理协助查询时，于计算机系统中查询成品库存或开立暂存之客户订购单，若有库存，直接回复客户并于暂存之客户订购单中输入交货日期，转成〝送货单〞(MS-S4-0304)如附件3，进入流程12，进行交货，如无库存，则不输入交货日期并请客户待排定交期后回复，进入流程6，进行审核。送货单(MS-S4-0304)名翔恿线股份有限公司合约审查管理程序书文件编号MS-S2-0301制订日期：89年11月1日修订日期：89年12月1日版次：A.1版页次第4页共6页四、权责五、作业流程六、作业内容七、参考文件八、应用窗体单位No流程Who，When，Where，Howtodo，What6.5.2营业部助理确认交期后，以电话或传真方式联络告知客户，或通知业务员与贸易组主管，以电话或传真或电子邮件方式联络告知客户。营业部6审核6.6审核6.6.1业务助理每天早上打印前一天之〝业务(订货日)订购一览表〞(MS-S4-0303)如附件4，分为已交货与未交货，呈营业所主管或营业部主管审核。6.6.2营业所主管或营业部主管判定客户要求之交期或价格，无法接受者，则进入流程4，婉拒该订单，若可以接受，进入流程7，进行判定是否为规格品作业。业务(订货日)订购一览表(MS-S4-0303)营业部7非规格品6.7非规格品6.7.1业务员或贸易组主管判定是否为规格品，若为非规格品，则要求客户提供供应品，进入流程8，进行试样，若为规格品，则进入流程9，进行排期生产。营业部厂务部8打样6.8打样6.8.1业务员或贸易组主管依【客户供应品管制程序书】(MS-S2-0701)之相关规定要求客户提供供应品。6.8.2打样员依【配方管理程序书】(MS-P2-0502)之相关规定，进行打样。客户供应品管制程序书(MS-S2-0701)配方管理程序书(MS-P2-0502)营业部厂务部客户9排期/重排6.9排期/重排6.9.1营业部助理每天上午十点与下午三点时，汇集书面订单并于计算机系统中，以未交货为查询条件，查询〝业务(订货日)订购一览表〞(MS-S4-业务(订货日)订购一览表(MS-S4-0303)名翔恿线股份有限公司合约审查管理程序书文件编号MS-S2-0301制订日期：89年11月1日修订日期：89年12月1日版次：A.1版页次第5页共6页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，Howtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程0303)如附件4，填写〝生产计划排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，以传真或电子邮件方式，将〝生产计划排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，交给技术组主管排定生产日期并将交期填入〝生产计划排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，以传真或电子邮件方式回复给营业部助理，营业部助理分别以电话或传真方式回复客户交期。6.9.2若客户同意交期，则进入流程10，进行生产制造作业，若客户不满意交期，营业部助理先与客户协商交期后，以电话联络技术组主管，协商重新排定交期，若可依客户满意之交期达成协议，营业部助理于计算机系统中暂存之客户订购单，输入交货日期，并以电话或传真方式回复客户，营业部助理与技术组主管分别修改各自保管的〝生产计划排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，并分别由营业部与厂务部主管签核。6.9.3营业部助理与技术组主管若无法达成协议，必要时分别由营业部及厂务部主管与客户三方进行协商，议定客户同意之交期后，则进入流程10，进行生产制造作业。6.9.4营业部助理如接获临时插单或订单变更或订单取消时，须立即以电话通知技术组主管修改〝生产计划排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，营业部助理与技术组主管分别修改各自保管的〝生产计划排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，并分别由营业部与厂务部主管签核，营业部助理需修改计算机系统中相关暂存之客户订购单之交期。生产计划排程表(MS-P4-0901)名翔恿线股份有限公司合约审查管理程序书文件编号MS-S2-0301制订日期：89年11月1日修订日期：89年12月1日版次：A.1版页次第6页共6页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，Howtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程厂务部10生产制造6.10生产制造6.10.1厂务部所有相关人员依【生产计划管理程序书】(MS-P2-0901)之相关规定办理。生产计划管理程序书(MS-P2-0901)营业部厂务部客户11不变更6.11不变更6.11.1客户若因故通知营业部相关人员，变更订单或取消订单，进入流程9，通知厂务部修定生产计划排程，若无，则进入流程12，进行入库或交货作业。厂务部营业部12入库/交货6.12入库/交货6.12.1厂务部与营业部所有相关人员依【成品搬运、储存、包装、保存与交货管理程序书】(MS-S2-1501)之相关规定，办理入库作业。6.12.2厂务部与营业部所有相关人员依【成品搬运、储存、包装、保存与交货管理程序书】(MS-S2-1501)之相关规定，办理交货作业。成品搬运、储存、包装、保存、与交货管理程序书(MS-S2-1502)厂务部营业部13记录存查6.13记录存查6.13.1营业部助理、技术组主管、贸易组主管与营业所主管依【质量记录管制程序书】(MS-M2-1601)之相关规定，汇集所有相关之窗体记录并妥善保管。质量记录管制程序书(MS-M2-1601)