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公文写作基本知识培训人事企管部2011年3月23日公文写作培训内容2344培训的目的公文的定义公文的种类公文的概念的区分公文的规范要求培训目的•1.了解公文的基本知识；•2.掌握工作中常用公文写作基本技巧；•3.规范公文格式要求；•4.提升公文写作能力。公文的定义•公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。•而对于集团则是实施管理和对外进行公务活动的过程中，是贯彻集团发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公文类型•常见的公文类型：1.命令；2.决定；3.公告；4.通告；5.通知；6.通报；7.议案；8.报告；9.请示；10.批复；11.意见;12.函;13.会议纪要•日常常用文稿：1.计划；2.总结；3.述职报告等公文的类型31331从公文的来源来划分对外文件（发文）内部文件收来文件（收文）•发文：指本单位向外单位发出的文件。•收文：指由外单位发送来本单位的文件。•内部文件：限于单位内部制发、运行和使用的文件。32332从公文的行文关系来划分上行文下行文平行文•上行文：指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。•平行文：指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。•下行文：指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。公文的类型从公文内容的性质和特点来划分指挥性公文规范性公文报请性公文记录性公文知照性公文命令、指示、决定、意见、批复、通知等条例、规定、办法、制度等报告、请示等公告、知照性通知、通报、函等会议记录、会议纪要、大事记、值班日志等34334公文的类型公文的概念与区分用途:适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。(总公司）结构:由标题、成文时间、主送部门、正文、制发部门几大部分组。写作要求:内容合法、符合实际、结构合理、文字精炼。分类与撰写要点:对重要事项作出处理或安排的决定：重点突出、事实准确、入情理、概括简要。对重大行动作出安排的决定：首先讲清形势；其次阐明政策、原则、措施和步骤；最后要层次分明，词语严谨、庄重肯定。规定重要管理原则、办法的决定：按条款形式安排内容，重点写明应当做什么和怎样做，词语庄重准确，语气坚决肯定。决定用途:用于下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见等具体问题都可以用通知。上级机关对下级机关可用通知，平行机关之间有时也可以用通知。种类和适用范围1、指示性通知：明确交代政策依据及行文目的，并说明工作任务与执行要求。2、知照性通知：将说明的事项简要周密地交待清楚，不必议论评价和阐发意义。3、转发公文的通知：两种写法：1以简要文字写明所转发公文的制发机关、标题与转发机关的原则要求。2结合实际，对受文单位提出如何贯彻执行的指示性意见。4、发布规章的通知：需说明印发意义和施行要求。通知公文的概念与区分会议通知一般有三种形式：（1）、一般性会议，写明名称、目的、时间、地点、人员、准备事项即可。（2）、内容比较复杂的会议，要写清名称、期限、报到时间地点、与会范围、准备事项与注意事项、入场凭证、联系单位、联系人、联系电话号码等。（3）、隆重会议，在会议通知之后，还应附上会议日程安排和相关资料。公文的概念与区分通知用途：是下级向上级请求指示或批准的呈请性公文。特点：1、使用比较广泛的上行文。2、属于要求领导必须予以回复的公文。3、内容属于本机关职权范围内无权处理或难以处理的问题事项。4、表达方式上采用叙述和说明，忌用议论。结构:由标题、主送部门、正文、附件、制发部门与成文时间六部分组成。要求:观点鲜明，理由具体；层次清楚，表述明确。主题集中，一文一事；选择主送，忌送多头。请示的内容由三部分构成：（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；（3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。请示公文的概念与区分用途:用于记载和传达会议情况与要求有关单位共同执行的议定事项。特点:1、制成于会议后期或会议结束之后。2、具有一定的约束力，要求与会单位或下属单位予以遵守或执行。3、具有知照性、参考性、规定性、协议性、指导性等多种性质。4、结构由标题、成文时间、正文三部分构成。分类:会议纪要可分为例会、专题性会议、座谈会、现场会等。写法:专题会议用归纳叙述法；例会用分条列项法；座谈会先概括后分述发言。专题会概括成若干层次，按小标题分项叙述。座谈会先按逻辑关系分列问题，再按发言顺序分别叙述。例会按讨论顺序整理纪要。各类纪要均要明确会议期望，要求或号召。会议纪要公文的概念与区分把握六要点:1、何时何地何组织机构开了何种会；2、参加会议人员名单（分正式和列席）；3、会议主持人是谁；4、研究通过或形成了哪些决议、决定；5、有何安排部署；6、会议记录人。7、会议纪要不加盖印章，不标识主送机关。写作要求:真实准确，主持签发；突出重点，简明精炼；层次分明，条理清楚。公文的概念与区分会议纪要•文头部分：又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度和份号等项内容，位于公文首页上端，一般占A4型公文纸的三分之一或五分之二的面积。•主文部分：是公文最主要的部分，其格式包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、成文时间和印章等内容。•文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印数、附注和页码等内容。公文的规范要求•发文字号：是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号，位于发文机关标识下空两行处，间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号是由发文机关代字、年份、序号三部分组成。如“山科院字〔2006〕14号”，表示是山东省科学院在2006年度内发的第14号文。发文字号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，不能省略，括号必须用六角括号。•文件名称：由发文机关全称或规范化简称后加”文件”两字组成，如“ⅩⅩ省人民政府文件”、“ⅩⅩ市商业局文件”。•秘密等级：分为“绝密”、“机密”和“秘密”三个等级，秘密等级标注在版心右上角第一行，两字之间空一格。如需同时标识秘密等级和保密期限，则顶格标识在版心右上角第一行，秘密标识为★。前标密级，★后写保密期限，如“机密★5年”。公文的规范要求文头部分•紧急程度：分为“特急”、“急件”。顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。如需同时标识秘密等级与紧急程度，则紧急程度标识在第二行。•份号：又称份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。一般件不印份号，绝密、机密公文要印份号，按号登记分法给收件人。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。公文的规范要求文头部分•标题：标题一般不加书名号，由发文机关名称，公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。有时可以省略除文种以外的一个或两个部分，一般使用“关于”这个介词结构。•题注：即注释、说明标题的文字。它位于标题之下，主送机关之上，一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。•主送机关：公文的主要受理机关。写在正文之前，标题之下，顶格写，尾加冒号。如主送机关不止一个，应按其性质、级别或惯例一次排列，中间用顿号（类间用逗号）断开。•正文：一般分为开头、事项、结尾三部分，正文内容较多，涉及到分段分层时应遵循以下序码顺序：一、（一）、1.、⑴、①•发文机关：是公文的作者或发出单位，要写全称或规范化简称。公文的规范要求主文部分•附件：公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件必须写所附内容的标题或名称，附件若不止一件，使用阿拉伯数字标识，附件名称后不加标点符号。附件写在正文下一行，左空两字，“附件”后加冒号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时还需标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。•签署：签署在发文机关位置、领导人职务名称后空一格书写。•成文时间：以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人为准。电报以发出日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准。成文时间应用汉字将年月日标齐，“零”要写为“○”。一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧。会议通过的文件，则标在公文标题下。•印章：公文，除了会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章要盖得合乎规范，上不压正文，下要压年月日。公文的规范要求主文部分•主题词•抄送机关抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，抄送机关的书写应当写全称或规范化简称、统称，如有多个抄送机关，可按机关性质和隶属关系情况依次排列。其位置是在主题词下，印发机关之上，左空1字。•印发机关、印发日期和印数•附注用于说明其他项目不便说明的事项，如说明有关引文的出处，解释有关名词术语。发至级限有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。附注应当加括号标注，位置居左空2字，在成文时间下一行。•页码即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。公文的规范要求文尾部分1、主题词是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组，其主要作用在于方便电脑的存储和文件检索。根据《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。2、主题词的位置在抄送机关上方。标引主题词需要使用主题词表。标引主题词要注意三点：⑴、要掌握选词原则。选用最能反映公文主题内容的词语，一份文件的主题词一般不超过5个。其标引顺寻是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文种的词。各个主题词之间空一格，不写标点符号。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标上文中名称“通知”。⑵、要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》（1997年12月修订），由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两个部分。⑶、主题词的标引，坚持“谁办文，谁标引”的原则。公文的规范要求主题词•印发机关即印发公文的机关，要写全称。印发日期以公文付印的日期为准。•印发机关和印发日期在同一行，前面左空1字写印发机关，最后写印发日期，印发日期右空1字。•印数指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，写“共印xx份”，用圆括号括上。公文的规范要求印发机关、印发日期和印数公文写作的规范感谢欣赏人事企管部2011年3月