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名翔恿線股份有限公司品質記錄管制程序書文件編號MS-M2-1601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第1頁共4頁一、目的確保品質系統之有效運作及作為日後品質改善及追溯之依據。二、範圍使用於品質系統之各項表單、記錄與報告均適用之。三、定義無流程圖過期記錄存查A歸檔、保存填表A品質記錄管制時機來源測狀況需求歸檔、保存移轉NY銷毀彙總借閱名翔恿線股份有限公司品質記錄管制程序書文件編號MS-M2-1601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第2頁共4頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程相關單位1品質記錄管制時機6.1品質記錄管制時機6.1.1程序書品質活動運作之表單記載完成時。6.1.2作業標準書執行運作之表單記載完成時。相關單位2填表6.2填表6.2.1各單位主辦人員，將該單位負責保管之各作業流程之表單、記錄或報告，填入〝品質記錄管制一覽表〞(MS-M4-1601)如附件1中，以傳真或影印一份交給總務人事組主任保管存檔。品質記錄管制－覽表(MS-M4-1601)相關單位3彙總6.3彙總6.3.1各單位主辦人員應將程序書與作業標準書運作所產生之品質記錄，分類蒐集。相關單位4歸檔、保存6.4歸檔、保存6.4.1各單位主辦人員依各程序書類別將品質記錄分類，再依每天產生的例行性表單及不定期產生的非例行性表單分別儲存、歸檔。6.4.1.1例行性表單產生之當月，依日期順序排列置於當期之卷宗內，歸檔時，以月為儲存單位，於每月初，將前一個月之表單依日期順序排列整齊後，並將〝品質記錄儲存標示〞(MS-M4-1602)如附件2，置於表單最上層，一併置入A4規格之保護套中，依年份月份排列整齊，置於當年度之卷宗內。6.4.1.2非例行性表單依產生日期順序排列，並登錄於置於表單最上層之〝品質記錄儲存目錄〞(MS-M4-1603)如附件3後，一併置於當期之卷宗內以利於日後追蹤，歸檔時，以月為儲存單位，置入A4規格品質記錄儲存標示(MS-M4-1602)品質記錄儲存目錄(MS-M4-1603)名翔恿線股份有限公司品質記錄管制程序書文件編號MS-M2-1601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第3頁共4頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程之保護套中，依年份月份排列整齊，置於當年度之卷宗內。6.4.2各單位主辦人員將品質記錄卷宗依序置於櫥櫃中，避免受潮、日晒、毀損、變質且不得遺失。6.4.3卷宗標示式樣詳見〝卷宗標示表〞(MS-M4-1604)如附表1。6.4.4保存期限6.4.4.1一般表單須保存二年，有關會計、財務表單須保存5年。6.4.4.2各單位負責第一年的保存保管，其後之保存年限轉由總務人事組負責保管。卷宗標示表(MS-M4-1604)相關單位5借閱6.5借閱6.5.1借閱人員須填寫〝文件申請單〞(MS-M4-0501)如附件4，經原文件使用單位主管同意後，可借閱並遵守以下規定。6.5.1.1借出之文件應維持其完整性及清潔性，並不得在其內做任何記號，不得拆卸或複印，使用後應儘速歸還。6.5.1.2歸還時，各單位主辦人員應仔細檢查歸還文件之完整性後，將文件歸回定位，並於〝文件申請單〞(MS-M4-0501)如附件4上註明歸還後結案。文件申請單(MS-M4-0501)相關單位6過期6.6過期6.6.1各單位主辦人員應於每月清查品質記錄保存日期是否屆滿一年；若未滿一年，則回到流程4，繼續保存，若超過一年，則進入流程7，進行移轉。名翔恿線股份有限公司品質記錄管制程序書文件編號MS-M2-1601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第4頁共4頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程相關單位7移轉6.7移轉6.7.1各單位主辦人員將保存日期超過一年之品質記錄，登錄於〝品質記錄處置表〞(MS-M4-1605)如附件5，勾選移交欄，將該表與品質記錄一併移交給事務員。品質記錄處置表(MS-M4-1605)總務人事組8歸檔、保存6.8歸檔、保存6.8.1事務員依本作業內容6.4之相關規定辦理。總務人事組9銷毀6.9銷毀6.9.1事務員於每月清查品質記錄是否超過保存期限，若已超過保存期限，開立〝品質記錄處置表〞(MS-M4-1605)如附件5，勾選逾期銷毀欄，經總務人事組主管審核確認後，以碎紙機將文件銷毀或於文件上劃×記以示作廢，紙張背面若有空白處，可回收使用。品質記錄處置表(MS-M4-1605)總務人事組10記錄存查6.10記錄存查6.10.1事務員與相關單位主管依本程序書之相關規定，彙集所有相關之表單記錄並妥善保存。