人事档案室办事程序及须知

1人事档案室办事程序及须知为保证学生人事档案及时归档和转出，简化归档的程序，统一归档的要求，自2008年1月1日起，人事档案室将按照以下办事程序进行学生档案的归档和转出。请各学院予以配合，归档时按照附件的相关模版填写打印，以保证档案材料顺利归档。一、新生人事档案的归档：每年9月份人事档案室将根据当年的实际情况制定最新的新生归档通知和归档模版，并及时发到公共信箱，同时，人事档案室将统一进行新生归档培训，请负责新生的辅导员届时安排小辅导员准时参加，严格按照通知要求整理新生档案。二、本科毕业生大批派遣毕业材料、派遣证的归档（指本科7月派遣）每年6月份人事档案室将根据当年的实际情况制定最新的毕业生大批派遣毕业材料的归档通知和归档模版，并及时发到公共信箱，请负责毕业生的辅导员老师关注通知，严格按照通知要求整理毕业生毕业材料。三、毕业生零散派遣毕业材料、派遣证的归档（指研究生和大批派遣以外的本科生）每年非大批派遣的本科生以及所有的研究生的毕业材料要根据以下程序进行核查，然后归入人事档案：1)学院收齐同一批次派遣学生的派遣证（白联），并确认毕业材料是否已经归档（如未归档可与派遣证一起归档）。派遣证可2按照月份收齐（如在当月30日收齐当月派遣的所有学生的派遣证），如急需取走个人档案请按照本通知第六条的相关要求办理；2)研究生归档时，暂未派遣但毕业材料齐全的也可单独提前归档；3)将学生学号用铅笔标注于派遣证（白联）备注栏，并将派遣证按照学号升序排列，毕业材料按照学号升序排列；4)按照归档学生的学号顺序填写“归档清单”，打印一式两份，加盖公章；5)将整理好的归档材料和“毕业生零散派遣毕业材料、派遣证的归档清单”移交人事档案室核对验收;6)核对完成后修改相关数据，于归档第二天将最新的“毕业生零散派遣毕业材料、派遣证的归档清单”发送电子版至[e-mail]；7)如只有派遣证，毕业材料尚未齐备的，请学院先将派遣证扣留，待毕业材料齐全后一起归档；8)注意：归档之前请确认各项归档材料应为原件，材料内容不可粘贴、修改，有材料形成日期并加盖公章。9)毕业生零散派遣毕业材料、派遣证的归档清单详见附件一。四、党员材料的归档1)党员应在办理完转正审批手续后一周内办理归档，归档前请先确认党员材料中有入党申请书、转正申请书、入党自传、3父、母、亲属外调材料这四项，并按照以上顺序排放，一齐夹入入党志愿书中，其他材料放在入党志愿书后装入材料袋；2)在材料袋右上角用铅笔标注学号，并按学号升序排放；3)办理党员材料归档请按照学号升序打印“党员材料归档清单”一式两份，加盖学院公章；4)将整理好的党员归档材料和“党员材料归档清单”移交人事档案室核对验收；5)核对完成后修改相关数据，于归档第二天将最新的“党员材料归档清单”发送电子版至[e-mail]；6)毕业生的入党材料请于每年6月30日前办理完归档，以保证与人事档案一并转入工作单位；7)非毕业生党员材料归档请尽量避开6、7月份，选择其他时间归档；8)“党员材料归档清单”详见附件二。五、学生其他归档材料的归档学生其他处分、处罚材料办理归档的，请在材料右上角用铅笔标注学号，并按学号升序排列，打印归档清单两份，办理归档。学生奖励材料的归档应根据学生处的归档模版打印“归档材料清单”一式两份，加盖公章及时与人事档案室联系确定归档时间，选派学生完成归档工作。归档第二天都应将最新修改的“归档材料清单”发送电子版至[e-mail]。4六、毕业生档案转出的途径1)学生档案的转出原则上由学校按照三方协议上的档案转寄单位地址统一通过机要局寄出，学生无需提供详细地址；2)工作单位是北京市内的，无法通过机要局寄档的，可由单位人事部门派专人取档，也可由人事部门出具同意本人自带人事档案的介绍信，自行取档，但收档回执应由单位人事部门加盖公章尽快返回学校；3)工作单位在北京以外其他地区的，不允许自带档案，如急需调取人事档案，可来人事档案室自费办理邮政特快专递；4)档案转出后，如学生查询档案是否收到，请与用人单位联系查询。七、学生复印成绩及相关材料的规定1)如无正当需要，人事档案室不提供任何复印材料；2)确需复印人事档案中部分材料的（主要是外校毕业学生成绩单），应由学院开具介绍信（见附件3），写清复印的用途，加盖公章来人事档案室办理；3)在本市高校毕业的学生请到原学校办理复印，本校学生可持身份证、学生证到校综合档案室办理复印手续；4)预备党员的材料不归入人事档案如已错归的，党支部需要取出入党相关材料的，请持学院开具的介绍信派支部成员办理取出手续。八、学生办理自费出国留学的相关问题：51)开具公证证明：请先在学校网站上了解办理自费出国的相关程序，持“自费出国（出境）申请表”经学院签字盖章后至人事档案室办理（“自费出国申请表”需复印一份留存人事档案室），否则不予办理；2)人事档案的转递：自费出国留学的学生档案应转往教育部留学服务中心，请先与他们联系领取“调档函”和相关情况调查表。自己填写相关情况调查表的信息，拿到学院盖章确认（单位盖章一栏里），将以上两表用铅笔标注学号交到人事档案室统一以机要形式寄出。九、考取外校研究生的档案转递问题：考取外校研究生的学生办理转档时，应将校方调档函先交就业处签字盖章，标注学号后，送交人事档案室办理转递手续。十、办理退学转档的问题：应先由学院将该生的在校成绩、退学通知各一份送交归档；学生根据下列情况进行转档：1)转回原高中学校的：先与学校联系能否收档，提供校方的详细地址、邮编和接收部门，办理自费快递转档；2)转入单位的：提供收档单位调档函办理转档；3)转回街道办事处的（限北京生源）：由学生本人提供身份证、户口本原件到人事档案室办理转往劳动部门手续。十一、关于学生的派遣证（白联）请各学院派专人去就业处领取派遣证，按照“毕业生零散派遣毕6业材料、派遣证的归档”要求归入人事档案。请勿将派遣证的白联交到学生本人手中，以免影响档案的转递。十二、其他：办公时间安排：每周二全天，周四上午接待学生个人办理档案转出、业务查询、出国公证、成绩复印等业务（时间：上午8：00——11：30，下午14：00——17：00），周四下午进行业务学习，请各学院尽量避开以上时段办理归档，并提示学生按规定时间前来办理个人业务。归档清单是档案交接的证明，请相关人员留存一份备查。此通知自2008年1月1日起执行，请各学院予以配合，谢谢！联系电话：51688181办公地点：图书馆五层附件1：毕业生零散派遣毕业材料、派遣证的归档清单附件2：党员材料归档清单附件3：复印人事档案相关材料的介绍信