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程序文件文件编号Q/BFB-4.2.3-01-2003版本号/修改状态A/04.2.3文件控制程序页码第1页共4页1.目的：对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2.适用范围：适用于与质量体系有关的文件和资料的控制。3.职责：3.1《质量手册》由认证小组组织编写，管理者代表审核，经总经理批准发布执行；3.2《质量程序文件》由管理者代表负责组织编写并审核，经总经理批准发布执行；3.3其它质量体系文件由相关质量活动的主管部门组织编写和审核，由管理者代表批准发执行；3.4质量体系文件的发放、更改、回收和销毁统一由工程部负责。3.5各部门负责本部门外来文件的收发、保管；3.6行政部做好质量体系文件的发放、借阅和保管工作。4.定义：文件和资料：是指本公司指导生产和管理活动的依据和证明材料。包括质量手册、程序文件、作业指导书、技术标准、检验规范、工艺文件以及顾客提供的文件等。5.工作程序：5.1本公司文件和资料按照质量体系的结构要求分类如下：BF/QM-01-2003：《质量手册》B类：《质量程序文件》C类：质量文件，生产工艺文件，生产设备、检验设备操作规程，原材料、半成品及成品的检验标准，有关材料采购、生产安装、销售及服务的工作指引等。QJ类：有关质量记录及表格。G类：:管理制度。5.2编写的目的：为贯彻本公司质量方针，建立和完善质量管理体系，促成质量目标的实现，针对公司各部门工作需要，制订各类质量、技术文件用于指导生产，以控制产品的质量。5.3文件编写：程序文件文件编号Q/BFB-4.2.3-01-2003版本号/修改状态A/04.2.3文件控制程序页码第2页共4页5.3.1A类《质量手册》由认证小组组织编写；5.3.2B类、C类质量体系文件由相关质量活动的主管部门组织编写；5.3.3文件编写部门订出该文件编写方案，包括题目、格式、文件提要等；5.3.4文件编写以“正确、全面、清晰、简单”为原则，以保证文件的正确性和可操作性。5.4文件审核5.4.1A类、B类由管理者代表审核；5.4.2C类的质量体系文件由编写主管部门负责人组织审核；5.4.3文件审核工作以该文件的上层文件或有关国家标准、法令为依据，审核人员由负责审核的领导人决定。5.5文件批准5.5.1A类、B类由总经理批准；5.5.2C类文件由管理者代表批准；5.6文件的编号：5.6.1《质量手册》编号：BF/QM-01-2003BF：公司代号QM：质量手册01：序号2003：编制年份5.6.2《质量程序文件》编号：Q/BFB-5.3-01-2003Q：质量文件BF：公司代号B：文件层次类别5：要素章号3：要素节号01：序号2003：编制年份5.6.3其它质量体系文件编号：Q/BFC-01-2003Q：质量文件BF：公司代号C：文件层次类别01：流水号2003：编制年份5.6.4管理制度编号:Q/BFG-01-2003Q：质量文件BF：公司代号G：管理制度01：流水号2003：编制年份5.7文件的版本号管理程序文件文件编号Q/BFB-4.2.3-01-2003版本号/修改状态A/04.2.3文件控制程序页码第3页共4页5.7.1《质量手册》有多处修改，应进行换版，并更改版本号；5.7.2《质量程序文件》、C类质量体系文件参照《质量手册》的换版办法进行换版；5.7.3版本号用英文字母大写表示（如A、B、C），据更换次序类推。5.8文件发放5.8.1质量手册由工程部负责发放到各部门负责人，并在《文件发放登记表》上登记，由领用人签名；5.8.2B、C、D类质量体系文件由编写部门移交行政部,由行政部发放到相关责任部门，在《文件发放登记表》上登记,由领用人签名；5.8.3受控文件受控本在发放前，由工程部在该文件首页上盖上“受控文件”字样的图章，以便于控制。5.9文件使用5.9.1质量体系文件由领用人安排使用；5.9.2领用人根据工作需要将质量体系文件发放给使用者，且保证文件为有效版本；5.9.3质量体系文件使用者要妥善保管好文件，受控文件未经发放部门许可不得擅自复印、外借。有遗失及损坏情况应及时报发放部门办理补发手续。5.10文件更改5.10.1文件的小部分更改（如几个错别字更改、一至两句文字更改），由原文件编制部门或人员直接在文件上用红色笔更改，并在更改处盖上“更改”字样图章，注明日期，更改者签名；5.10.2文件的大部分更改（如整篇更改、一段文字的更改），由提出部门或人员填写《文件更改申请表》，交原文件编制部门或人员；5.10.3文件编制部门认为有更改必要时，根据有关标准及实际情况，对文件进行更改，并填写《文件更改通知单》；5.10.4《文件更改通知单》送原文件审批人批准，编制部门收回原已发放的文件，重新更改后发放；5.11文件作废：5.11.1对无使用及保存价值的文件，由文件主管部门审批后及时收回销毁，并填写《文件回收销毁记录》；程序文件文件编号Q/BFB-4.2.3-01-2003版本号/修改状态A/04.2.3文件控制程序页码第4页共4页5.11.2对有参考价值的作废文件，应在该文件上盖上“作废”字样的图章，并用专柜保存，以防误用；5.11.3对使用部门要求保存有参考价值的作废文件，应在该文件封面上盖上“参考”字样的图章，由使用部门保管；5.12文件回收对已使用完毕且有保存价值的文件，由发放部门及时收回存档，并填写《文件回收销毁记录》。5.13文件存档：5.13.1行政部建立《受控文件一览表》，统一登记全公司的受控文件的发放、使用情况；5.13.2行政部负责对外来文件编上文件号、发放号，并负责外来文件的收发、保管。5.14文件借阅5.14.1借阅“受控文件”须经发放部门或有关领导批准，并在《文件借阅登记表》上做好记录，由借阅人签名。6.相关文件和记录：6.1BF/QJ-001《文件发放登记表》6.2BF/QJ-002《文件更改申请表》6.3BF/QJ-003《文件更改通知单》6.4BF/QJ-004《文件借阅登记表》6.5BF/QJ-005《受控文件一览表》6.6BF/QJ-006《文件回收销毁记录》批准审核编制日期日期日期