人事档案操作手册模板

内部资料，注意保管中国石油人力资源管理系统用户操作手册人事档案管理（人事岗专用）人力资源管理系统项目经理部二〇〇九年三月-1-目录一、档案转递信息............................................................................................................-2-1．档案转入管理........................................................................................................-2-2．档案转出管理........................................................................................................-7-二、待移交档案材料管理................................................................................................-9-1.功能概述.................................................................................................................-9-2.操作流程图.............................................................................................................-9-3.具体操作.................................................................................................................-9-4.批处理工具的使用...............................................................................................-10-三、档案查（借）阅情况信息......................................................................................-13-1．档案查阅情况信息..............................................................................................-13-2．档案借阅情况信息..............................................................................................-18--2-人事管理岗在人事档案管理中的职责一、档案转递信息1．档案转入管理（1）功能概述“档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。（2）操作流程档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。如图：（3）具体操作①操作路径：SAP菜单→人事档案管理②事物代码：ZPA30_HR13-管理人事档案信息③人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。如图：-3-说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。举例：大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。④人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。（4）批处理工具的使用《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：其一：操作路径：SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序具体操作：第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板：选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员状态维护为“处理中”状态维护成“提交”-4-★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图：点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工“待转递档案”相关信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，对于状态中三个下拉选项“处理中”、“提交”由人事管理岗人员维护；“档案员确认”由档案管理岗人员维护。★如果选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型（转入/转出）的“档案转递信息”维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode文本”格式：-5-保存后，返回数据导入界面。第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E显示错误”，然后，点击执行。导入完成后，会出现如下两种情况：如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。（2）如果没有错误，则如下为空。这样批量的人事档案转入数据就导入完毕。《二》直接维护“档案转递信息”-6-当一次直接维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：其一：操作路径：SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---档案转递信息批量导入其二：事务代码：ZHRBI205---档案转递信息批量导入第一步：下载“档案转递信息批量导入程序”模板：如图所示：如果是对以前导入数据的修改，在“转递状态”中选择“修改”。选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员；同时选择“导入文件”及“转递状态”点击执行后，对“档案转递信息”中相关字段进行维护，对于有下拉选荐的请按选项去填写。同时将文本另存为“Unicode”的形式。保存后，返回数据导入界面。-7-第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E显示错误”，然后，点击执行。导入完成后，会出现如下两种情况：如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。2．档案转出管理（1）功能概述“档案转出”是记录档案材料转出情况的信息。（2）操作流程-8-（3）具体操作①操作路径：SAP菜单→人事档案管理②事物代码：ZPA30_HR13-管理人事档案信息③当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需根据管理权限转到相关单位。人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息---档案转出”，并将状态栏调整为处理中，如下图：“通知人”上面加一个“审核人”栏!④人事管理岗负责：审核通过后，人事管理岗将“待转递人事档案信息”的状态栏调整成“提交”，即通知档案管理人员该员工档案需要转出:状态维护成”提交”-9-（4）批处理工具的使用操作同“‘档案转入管理’的批处理工具的使用”二、待移交档案材料管理1.功能概述“待移交档案材料信息”是记录新增归档材料的移交过程。2.操作流程图3.具体操作（1）操作路径：SAP菜单→人事档案管理（2）事物代码：ZPA30_HR13-管理人事档案信息（3）人事管理岗负责：当有新增材料归档时，需要维护“待移交档案材料信息”。在维护人力资源主数据的界面，选择“待移交档案材料信息”，点击创建，进入到“待移交档案材料信息”子类型的选择界面，如图：-10-根据新增材料的类别选择相应的子类型后，进入到“待移交档案材料信息”的界面。如图：维护完毕后，将“状态栏”调整为“提交”。4.批处理工具的使用当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：其一：操作路径：SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI129---待移交档案材料信息批量人事管理岗维护单位负责人、部门负责人和档案管理人员可以从系统中直接选择-11-导入其二：事务代码：ZHRBI129---待移交档案材料信息批量导入具体操作:第一步：下载“待移交档案材料信息批量导入程序”模板：如图所示：选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图：点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出。★①其中“档案材料名称”和“档案材料类别”为必填字段②对于有下拉选项的请严格按照选项中的填写！③如果在“状态”一栏中选择“档案员确认”会自动生成一条相应的“档案目录信息”-12-维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode文本”格式：保存后，返回数据导入界面。第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E显示错误”，然后，点击执行。如果是上传“修改”的信息请选中“修改”同时选重相应的“状态材料状态”即可。导入完成后，会出现如下两种情况：（1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。（2）如果没有错误，则如下为空。这样批量的待移交档案材料管理信息的数据就导入完毕。-13-三、档案查（借）阅情况信息1．档案查阅情况信息（1）功能概述“档案查阅情况信息”是记录人事管理岗在实际业务查阅档案过程的信息。（2）操作流程如果是非人事部门用户查阅员工档案，则由查阅人员直接填写查阅审批单，人事主管部门签字同意后，由档案管理岗填写“档案查（借）阅情况信息—查阅信息”，并完成查阅过程。（3）具体操作①操作路径：SAP菜单→人事档案管理②事物代码：ZPA30_HR13-管理人事档案信息③人事管理岗负责：填写“查借阅人填写”的内容，并将状态栏调整成“提交”，回车后系统自动档案存放位置，然后点击保存。如图：-14-④人事管理岗负责：打印“查阅人事档案审批单”。操作路径为：SAP菜单→人事档案管理→表单→档案查借阅事物代码：ZHRISPAFM102-查阅人事档案审批单（人事岗用）打印出查阅审批单：-15-经过本部门领导签字后，拿着审批单去档案室查阅档案。（4）批处理工具的使用说明：当一次性维护多个员工的档案查阅情况信息时，可以使用批处理工具，有两种方法进入：其一：路径为：SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI019-档案目录信息批量导入其二：事物代码为：ZHRBI019-档案目录信息批量导入该批处理工具的操作分两步：第一步：下载模板，如图所示，选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员：-16-如果对系统中已有的信息进行修改，请选择“修改”同时对修改情况下的状态进行选择。如图：点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工档案查阅相关信息即可：字段“状态”中，人事管理岗人员维护“处理中”“提交”；档案管理岗维护“档案员确认”信息维护完毕后，保存成“Unicode文本”格式：-17-保存后，返回数据导入界面。第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事物，运行方式选择“E显示错误”，然后，点击执行。导入完成后，会出现如下两种情况：如果导入数据有错误，会在此显示员工号、员工姓名、档案材料类别及错误信息等。如果没有错误，则如下为空。-18-2．档案借阅情况信息（1）功能概述“档案借阅情况信息”是记录人事管理岗实际业务中借阅档案过程的信息。（2）操作流程如果是非