人事档案整理

一、干部档案的性质与分类二、干部档案的整理三、干部人事档案整理工作注意事项干部人事档案整理工作什么是干部档案？干部档案是将一个人的历史有关材料集中整理而成的，是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部档案的分类第一类履历材料。第二类自传材料。第三类考察、考核、鉴定材料；审计材料。第四类分为四个小类：4-1-：学历、学位材料；4-2-：评（聘）专业技术职称（职务）材料；4-3-：反映科研学术水平的材料；4-4-：培训材料。第五类政审材料；更改（认定）民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料。第六类党、团组织建设工作中形成的材料。第七类表彰、奖励材料。第八类涉法违纪材料。第九类此类分为四个小类：9-1-：工资、待遇材料；9-2-：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；9-3-：出国（境）审批材料；9-4-：党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。第十类健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；其他材料。干部档案十大类的性质第一类履历材料:指以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。第二类自传材料：指报告个人有关事项的材料，包括自传和属于自传性质的材料。第三类鉴定、考核材料：指干部工作、学习、劳动一个时期或工作调动以及参加临时工作结束后，组织上作出的关于本人优、缺点的结论或在个人写的自我总结、鉴定等所作的评语。第四类学历学位、职称、学术、培训材料：指在普通高校、成教机构、党校、军队院校学习、培训、留学过程中形成的有关材料。第五类政审材料：指有关政治、历史和家庭成员，社会关系情况的材料。第六类党团材料：主要指参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。第七类奖励材料：指各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬材料等。第八类处分材料：指违纪党纪、国法等材料。第九类工资、任免、出国、会议材料：出国材料中有再次出国，因公因私出国人员审批表材料，（注:初次出国人员登记表放入五类为政审材料）。会议：出席党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。第十类其他材料：指可供组织上参考的材料。干部人事档案的整理1.概念干部人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。2.类型一是对新建干部档案的整理；二是因补充归档材料而对原有的档案进行局部整理。3.要求既不能“欠”整理，也不“过”整理；要做到严格审核、准备分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到“完整、真实、条理、精练、实用“的要求，这是整理档案所要达到的质量标准。4.步骤干部人事档案整理一般分为八个步骤：鉴别→分类→排序→编目→复制→技术加工→装订→验收（1）鉴别，鉴别是指对收集来的材料是否归入干部档案作最后一次的审查。通过认真鉴别，使干部档案具有真实的特性，避免不合乎归档的材料装进档案。在材料鉴别中强调两点：一是对归档材料的要求：必须完整齐全、内容客观真实、手续完备。二是注意对不属于归档材料的处理，尤其是销毁材料特别要慎重。处理不属于归档范围的材料，一般有4个办法：①留存：作为工作资料；②转出：办理转递手续；③退回：填写“退还本人材料登记表”；④销毁：填写“销毁材料登记表”，履行登记→审批→监销手续，以示负责。（2）分类，分类是将材料按内容、性质以及材料之间相互的内在联系，区别类型，相对集中，进行组合排列，以达到系统化、条理化的过程。（3）排序，是将每一类别的材料，按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系，排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。①、按材料形成的时间排序：适用于干部人事档案的第一、二、三、七、九、十类材料。②按材料的内容以及材料之间的内在联系排列顺序：适用于五、六、八类材料。第五、八类按上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交代材料等排序。第六类入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后一次排序。③按材料形成逻辑顺序排序：适用于干部人事档案的四类（4-1）学历学位、九类（9-1）工资类材料。第四类（4-1）：按读书的先后顺序如：小学、初中、高中、大学、硕士、博士等，同一阶段相关材料排在一起，按照时间排序。第九类（9-1）：按照工资的金额排序（可不按照时间排序）。按工资的金额与档次、级别排列。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。（4）编目，编目包括编制类号和顺序号、计算编写页码、填写档案目录等。提示：①中组部最新要求：有封面的材料从封面开始计算，空白纸和托裱用的衬纸不计页数。②复印件和原件应视为一份材料。原件需做编码等处理，复印件附在原件后不作处理，目录备注项注明“含复印件”。③目录格式按最新要求，删除了“份数”栏。“材料名称”根据材料题目编写。要简明扼要，准确揭示材料内容。④材料名称与材料内容明显不一致的，要根据内容重新编制材料名称（应用铅笔标注在材料封面上方），并在备注栏内加以注明；没有名称的材料，可根据材料内容拟定标题，标题要规范、确切。（5）复制，对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保证文件原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制件应附后在原件后，与原件作为一件。一般情况下干部档案材料需收集原件，不得用复印件代替原件。有三种情况例外：一是各类证书、证件，二是全国统考科目成绩单，三是补充收集的历史久远的材料。必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。另外，下列三种情况必须复制：①建立副本所需要的材料。副本是由正本中的部分重复材料所构成的，有的单位如果建立副本，收集的材料又无重件，就要进行复制，保证建立副本的需要。②字迹模糊的材料。由于年久纸张变质，墨水褪色，字迹模糊，难以辨认，影响使用价值，这种材料就要及时进行抢救。③圆珠笔、复写纸、铅笔等书写的材料。按规定圆珠笔、复写纸、铅笔书写的材料不能归档，但是由于受历史和其他方面条件限制，档案中已经归入了一些书写不合格的材料，为使这些材料长期保存，就必须对其进行复制。（6）技术加工对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的档案材料，要进行技术加工，方法有：①剪裁或折叠；②裱糊；③加边与包边，档案材料一般应留够2.5厘米装订边；④拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品。加工时不得损坏档案材料的内容，不要对档案材料进行过度裁剪。加工后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏；要便于展开阅读。特别提示：干部档案材料在整理时务必保证各自独立，不建议将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。（7）装订■装订时目录置于卷首；■各类第一份材料前放分类纸或在右上角贴分类角；■档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订；■打孔压字的正确做法：先加边，再打孔；■结实、整齐、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、方便阅读。（8）验收。验收的方法可在自检、互检的基础上，最后由负责验收人员对所有整理过的档案，逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查。具体验收的内容有六个方面：①检验卷内的档案材料是否是都属于该人员的，归入的材料是否符合有关要求，有无该剔除而未剔除的材料；②检验分类是否准确，内容交叉的材料前后归类是否一致，每类材料的排序是否准确无误；③检验需要复制的材料有无漏掉，复制件的质量是否符合要求，正本中的原件与复制件是否放在一起；④检验目录登记与实际材料是否相符，材料题名时间、页数的登记是否准确，字迹是否工整、清楚；⑤检验金属物是否拆除，裱糊、折叠是否合乎要求；⑥检验装订是否整齐有无损字、压字、掉页现象，卷皮书写是否规范整洁。人事档案的收集、利用与调转1、人事档案材料的形成。形成人事档案材料的主体一般有三类：一是干部本人，二是与干部学习工作等经历相关的外部组织，如学校等，三是组织内部的相关部门，包括组织人事、党群、审计、外事等部门。2、人事档案材料的收集归档。（1）干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起，一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档，并履行移交手续。（2）干部人事档案管理部门，应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成主体收集干部人事档案材料。（3）干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。（4）成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应进行登记并及时收集补充。（5）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。（6）归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复印时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。特别说明：外部人员转入档案时，必须对档案进行审核，发现材料缺失的，要及时和本人进行说明，返回本单位补充完善。干部人事档案的整理查缺重点第一类履历材料查缺■88版干部履历表（98年以前参加工作的）■99版干部履历表（如果99版的履历表不是现在所在单位的，要重新填写）■更名材料（如果改过名字）《干部履历表》所填信息应真实准确■1999年版的《干部履历表》应有照片、本人签名、填表时间和组织印章第三类考核鉴定材料查缺从97年以来所有的年度考核表（本单位的，举例：甲97参加工作，2005年来到本单位，本单位只提供05-09年度考核表，如果原单位未形成考核表则不需要补，如原单位形成过考核表则要求所有年度考核表补齐）对干部进行过审计的应有任期经济责任审计结果报告第四类4-1学历材料查缺：“文革”（1966年）以前入学的，须有高校毕业生登记表；“文革”（1966-1976）期间入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；恢复高考制度后（1977以后）入学的，大学本（专）科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表；毕业证书复印件；硕士：报考硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士研究生毕业登记表、授予硕士学位决定。（参加硕士单独考试的，要有专家推荐表）博士：报考攻读博士学位研究生专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士研究生毕业生登记表、授予博士学位决定；同等学历申请硕士、博士学位的，要有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩合格证书复印件，授予硕士学位决定；党校学历须有学员成绩表和学生毕业鉴定表；其他学历（包括广播电视大学、职工大学、夜大学、函授大学、成人教育、军队院校等）须有教育部规定的相应材料。4-2专业技术职务材料查缺：评聘专业技术职务的应有专业技术职务呈报表（评审表）等材料；通过全国统一考试取得会计师、审计师、经济师等专业技术人员职业资格证书的应有相应的《专业技术资格考试申报表》；专业技术职务审批（呈报）表要齐全（依次分为初级、中级、副高、正高）。4-4短期培训材料查缺：97年以来参加两个月以上的短期培训材料。第五类政审材料查缺更改出生日期、参加工作时间的材料：更改出生日期的，应有个人申请、调查报告、证明材料和上级批复。更改参加工作时间的，应有个人申请、调查报告、证明材料和上级批复。第六类党员材料查缺：中共党员应有《入党志愿书》，