归档文件整理的一般步骤

1归档文件整理的一般步骤2013年归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料，归档的过程就是把归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用第一步：收集整理资料（一）、收集收集工作是将本单位职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的一个过程。凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。归档制度包括归档范围、归档时间、和归档要求三部分内容。（1）归档范围的划分：凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围。凡与本机关、本单位、本职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成（3）归档要求a.归档文件材料应齐全完整、内容准确;b.收集工作应立足本单位;c.底稿随印件一起收集;d.有重要领导批示的办文单位应随正文一起收集归档;e.附件随正件一起收集归档;f.关于同一问题的请示和批复一起归档。（二）、整理要求归档整理时把文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，下列文件或文本或实体装订时，可作为一件：（1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件；（2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多，又是单件装订，如附件1、附件2、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；（3）收文处理单位与来文作为一件；（4）原件与复印件或手抄件为一件；（5）转发文件与被转发文件为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）；2（6）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；（7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书为一件；（8）归档中的中文与外文为一件。第二步：分类分类就是将归档文件按其来源、时间、内容、和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。（一）按年度归档应注意以下问题：（1）文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征、包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件的签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。（2）跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。（3）几份文件作为一份时“件”的日期正文与定稿、原件与复制件、来文与复文等作为一件，这时判定“件”的日期、应以装订时排在前面的文件的日期为准。（4）无落款日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件（也叫白头文件）需要分析文件内容、制成材料、模式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。（二）按保管期限归档按保管期限分类，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。文书档案分为永久、长期和短期。（1）凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关和国家建设及历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：a.本机关制定的属于政策规定性的文件；处理重要问题形成的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构设置、人员编制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上级针对本机关所做的决定、批复、报告、机关领导人任免等文件材料。c.本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。（2）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件，列为长期保管。主要包括：a.直属上级机关发来的属本机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻执行的一般性文件材料。b.下级机关报送的年度工作计划、总结、报告和统计报表等文件材料。反映方针政策贯彻落实情况的文件。（3）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。主要包括：a.本机关一般事务性的文件材料b.上级机关和同级机关颁发的非本3机关主管业务但需要参照执行的文件材料。c.下级机关报送的一般性文件材料。（三）按机构（问题）分类法机构分类法，就是根据机关内设机构对归档文件进行分类。问题分类法，就是按照文件内容对归档文件进行分类。按问题分类时，还要注意问题的密切联系，根据文件的不同特点，妥善处理好不宜按问题分类的文件材料。编文号的正式文件和未编号的文件材料，应按问题分类，不能分成“文件类”和“材料类”。文件与电报应按问题合并归档，不能归“电报类”。第三步：排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等方法确定文件的先后次序的过程。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列；上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级来文集中排在其后。具体的排列方法：（1）同一事由的归档文件排列，即一个作者，一个问题（即一个事由）的文件，按时间先后顺序排列。（2）不同事由的归档文件排列：a.按不同事由形成时间的先后顺序排列，所谓事由的形成时间即事由的办结时间。b.按事由的重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后边，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。c.按事由具有的共同属性分别集中排列。排列时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，批请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文本在前，少数民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文处理单放在来文前面。对具有保存价值，没有及时归档的零散文件，应排列在同一保管期限归档文件的最后或与相关的某份归档文件装成一件，并在归档文件目录备注栏中加上说明。第四步：编号归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章在归档文件上注明（一）盖章的要求归档章一般采用红色印泥，盖在文件首页右上角空白的位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，可盖在上端空白处。（二）归档章具体项目的填写a.全宗号：是档案馆给立档单位编制的代码；b.年度：是指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度；c.保管期限：是指机关文书、业务部门、或档案部门在整理归档文件时，给归档文件划定的保管期限。一般分为永久、长期、短期三种；d.件号：即归档文件的排列顺序号；e.盒号：即档案盒的排列顺序号。4第五步：编目编目就是编制归档文件目录。编目的项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。件号：文件的排列顺序号，即室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文责任者应填写标注发文字号的机关。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。文号：文件制发机关的发文字号。题名：文件标题，没有标题或标题不规范，不能全面提示文件内容的，应根据文件内容重新拟写，外加“[]”号。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909页数：每件文件的页数，文件中有图文的页面为一页，空白页不计数。备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。第六步：装订装订前，对破损的文件进行修复；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；对某些特殊超大的纸张按A4纸的尺寸折叠；去除易锈蚀的金属物和易变脆的塑料物（精装和平装等书本式的档案材料除外）。将“件”内的各页按一定的方式对齐。一般采用线绳装订，文件较薄（2-39页）的用缝纫机装订；文件较厚的（40页以上）采用三孔一线左侧装订，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订要牢固，达到文件不损页、不倒页、不压字。第七步：装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写备考表、档案盒封面及盒脊项目。档案盒封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称（立档单位名称）。盒脊的项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。备考表置于盒内文件之后，项目包括：盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人、检查人和日期（归档文件整理完毕的日期）。装盒时应注意以下问题：（1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒内；（2）不同保管期限的归档文不应放入同一档案盒；（3）不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒内。第八步：档案上架（1）编制盒号：用铅笔分保管期限的年度流水号。（2）上架方法：在同一保管期限中按年度顺序从左到右，从上到下。