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新华人寿保险股份有限公司广东分公司营销部会务标准化手册企划室发布2目录一、手册说明...................................4二、适用范围...................................4三、会议类型及职责分工.........................4（一）会议类型.................................4（二）职责分工.................................51、一类会议....................................51、二类会议....................................51、三类会议....................................53、四类会议....................................6四、会议组织标准化流程.........................6（一）会前工作................................61、参会人员范围................错误!未定义书签。2、会议场所的选定..............................63、会议通知的起草..............................74、申报会议预算................................85、参会人员确认................................96、会议设备准备...............................107、接待安排...................................108、参会资料的准备.............................1139、茶歇采买...................................1110、会场布置..................................12（二）会中工作................................131.会议设备保障................................132.会议签到.....................错误!未定义书签。3.会议报告拷贝................................144.会议记录....................................145.用餐安排....................................156.茶歇供应....................................16（三）会后工作................................171、会场整理...................................172、结帐.......................................173、费用报销...................................184一、手册说明为适应规范性的会务管理要求，掌握会议服务的各项流程，更好地为系统各级会议做好管理、服务保障工作，特编写了《营销部会务标准化手册》供大家参考，内容主要包含组织会议中（会前，会中，会后）各项标准化工作及相关注意事项。二、适用范围本手册适用于营销部会议。三、会议类型及职责分工（一）会议类型一类会议:定义为华南区域领导参加层面会议。例如现场月度分析会、人代表彰会；二类会议:定义为分公司领导参加层面会议。例如节点经营会、机构总工作沟通会等；三类会议:定义为外勤表彰大会会议。例如人代会等；四类会议:定义为各四级负责人会议。例如区经理工作沟通会等；五类会议：定义为各室召开视频会议等。5（二）职责分工1、一类会议（1）现场月度分析会营销分管总会议主持人；督导室为会议承办部门；督导室为会议记录部门。企划室为负责会议期间餐饮工作。人管室为负责茶歇工作2、二类会议（1）节点经营会、机构总现场工作沟通会营销部总经理或培训部总经理为会议主持人；督导室为会议承办部门；督导室为会议记录部门。企划室为负责会议期间餐饮工作。人管室为负责茶歇工作3、三类会议外勤表彰大会会议。例如人代会企划室室为会议承办部门；督导室、人管室、机构室为会议协助部门。64、四类会议四级负责人会议营销部副总经理为会议主持人；机构室为会议承办部门；督导室为会议记录部门。机构室为负责会议期间餐饮工作。5、五类会议各室召开视频会议各室经理为会议主持人；四、会议组织标准化流程（一）会前工作1、会议场所的选定（1）在公司召开的会议原则：在公司召开会议，如公司内部会议室能满足会议各项需求的情况下。要求：由通知起草人于会前上周周四、五在公司会议系统预定，根据会议规模、参会人数及类型预定会议室，并及时与管理员(林云、国智）确认订单情况。所有会议室规模7及设备如下：会议室名称容纳人数硬件配置可召开会议类型一号大会议室30投影仪、幕布、无线麦克、视频会议视频会议三号大会议室20投影仪、幕布、无线麦克、视频会议视频会议十一楼视频会议室50投影仪、幕布、无线麦克、视频会议视频会议十一楼培训室200投影仪、幕布、无线麦克、视频会议网络视频会议现场会议（2）在（分公司）以外召开的会议原则：在满足会议需求的前提下，提前选择至少3家酒店进行简单比价。同时参考如下几点：——酒店地理位置适宜，不宜过于偏远；——交通方便，距离中支、车站、高速路口30分钟内。——酒店各项会议、住宿、餐饮各项设施齐备。——所预定会议室布局能满足会议需求，如圆桌会议、分组会议等，且考虑光线明暗，灯光，音响，空调、视频等设备；要求：在会前至少十个工作日确定好会议地点及各项费用标准。3、会议通知的起草（1）会议组织部门在会前一周确定本次会议的关键信息，通知应该包括以下几项内容：会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在公8司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点具体地址及联系电话。参会人员：列出会议参会人、必参会人员、汇报人、主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会；会议议程：保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解，需围绕会议目的列出会议议程，——如会议以培训为主，则根据培训内容时间控制在30-60分钟。——休息时间参考议程安排2小时一次。——会议开始时间上午安排在8:30-9:30之间，下午安排在13:30-14:30之间。（2）会议通知的发送会议组织部门应该至少提前7个工作日发出会议通知，临时性会议至少提前3个工作日发出会议通知，以便与会人员能够事先安排行程及准备会议材料。4、申报会议预算预算项目包括会议室费用、住宿费用、餐饮费用、茶歇9费（包括会议用矿泉水），交通费、相关会议用品费用及浮动费用。参考原则如下：（1）在公司内部会议室召开会议，根据参会人数及会议时间做矿泉水采购费用、餐饮费用即可；根据一、二类会议参会人数及会议时间做茶歇费用。（2）在公司外部酒店召开会议，根据会议时间及参会人员数量，预算项目应包括会议室费用、住宿费用、餐饮费用、茶歇费（包括会议用矿泉水），其他相关会议用品费用及浮动费用。5、参会人员确认及考勤制度根据会议通知中所注明的参会人员名单确认是否参会,具体如下：（1）参会人员由会议通知部门邮件、电话、微信确认是否参会；（2）机构总如不能参会或委托他人代替参加会议，需向营销分管总请假说明；营销部经理及区经理如不能参会需向营销部总经理请假说明。在会议召开前三天由通知部门与组织方最高负责人进行必参会人员的确认；（3）参会人员如不能参会，需事先告知通知起草人。106、会议设备准备会议承办人需在会议开始前与设备管理员/酒店会议室服务人员就会议室各项设备进行检查与调试，确保各项设备可正常运行。检查项目包括：投影仪、视频会议、幕布、电脑、无线麦克、电源等。同时需自备如下明细：设备明细数量设备明细数量烧水壶1个插线板至少2个录音笔1个遥控笔1个桌卡根据会议人数准备白板（笔、擦）至少1套剪刀1把宽带透明胶1个纸杯50个A4复印纸1包果盘碟6个订书机1个照相机1台纸巾（盒）5人/盒茶叶（绿茶）一包茶叶（红茶）一包7、接待安排安排公司领导接待工作、工作汇报、娱乐活动、住宿等工作。工作人员提前半天到达酒店，准备接待工作要及时提供相应房间的钥匙。早、午、晚三餐提前安排房间，午餐、晚餐提前点菜。在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。118、参会资料的准备（1）依据参会人员到会情况，按照规定格式在会议前两天制作并打印参会须知，内容包括会议议程、会务组联系方式、会议特殊要求等；（2）涉及分组讨论的会议，需同时制作并打印人员分组信息表；9、茶歇采买原则如下：月度例会不提供茶歇，只提供会议用水。季度例会提供茶歇以点心为主、水果为辅，具体采购明细参考如下：类别明细说明点心巧克力派、小面包、苏打饼干（美丹）购买3种水果香蕉，葡萄、桔子、小西红柿、红提购买3-4种酒水红酒、白酒在酒店开会如安排圆桌餐，需采购白酒、红酒、饮料。其他咖啡、茶叶/以上品类供参考，购买数量根据会议时长及会议人数进行匹配。1210、会场布置（1）会议室布置——根据会议规模、召开方式、参会人数对参会人员座次进行排定，要求会场内座椅摆放整齐，布局合理；——核实所有参会人员桌牌名字无误，并按照规定摆放整齐；——重要会议根据会议主题，制定会场条幅，要求会悬挂整齐，标示粘贴牢固；——会议场所布置指引标示、摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点；——会议用的资料（文件袋、笔、软皮本）检查无误后分发至桌上；（2）会议设备调试——会议服务人员应提前1小时进入会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作到位，并备好茶水，打开音响。播放音乐，如需使用空调，提前半小时开启。——会议设备调试，涉及内容有：投影仪及幕布调试、麦克风及音响调试、汇报用电脑和资料联机调试、场内灯光及空调开关位置及调制、电源及插板的连接；——准备会议现场记录所需设备，包括记录用电脑、录音笔、照相机、摄像机等，并明确相关负责人员；——汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。13（2）会场服务用品布置——会议用矿泉水要求在会议前30分钟摆放到位；——会议用热水需在会前20分钟前准备，茶水需在会前10分钟开始冲泡；——会议用水果、点心、休闲食品分装成盘，整齐合理；——确定相关的准备工作，如纸杯、纸巾、食品碟、开水壶、等物品的充足，并在会议前30分钟准备好。（二）会中工作1.会议设备保障（1）会议开始前30分钟，会务人员确定一下设备调试——会场内投影仪及幕布调试无误；——会场内所有麦克风、音响调试无误（保密会议不能用无线麦克风）；——会议汇报用电脑和资料联机调试无误；——会场内灯光、开关、电源及插板的落实；——会议现场录音设备或器材的落实，且调试无误；——确定会场专用打印机和纸张，联机调试无误；（2）会议过程中会务组安排专人随时对以下设备进行检查，并根据情况及时安排：电脑、投影机、激光笔、屏幕、摄像设备（视频会议）、录音设备（会议记录）、空调设备、灯光设备、照相机；14（3）若会议过程中需代表发言，明确麦克风传递负责人，要求每次汇报、讨论开始前，确定麦克风电量及位置、音响音量及音质；（4）查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等，协助进行准备。2.会议报告拷贝（1）会议开始前，确定会议用电脑调试无误后，由会议记录人告知相关汇报人员进行报告的拷贝，要求将所有汇报报告收集到桌面的同一新建文件夹中；（2）汇报过程中，会议记录人需关注各个汇报材料更新情况，汇报前负责告知汇报人员材料所在位置，并协助其进行设备调试及报告的放映；